Информационные системы в экономике. к.т.н., доцент Полупанов Дмитрий

Информационные системы в экономике. к.т.н., доцент Полупанов Дмитрий Васильевич Лекция 5. Создание баз данных средствами табличных процессоров

2 Цель лекции напомнить понятие реляционной БД; рассмотреть список как способ реализации БД в MS Excel ; изучить основные приемы работы с БД в MS Excel - сортировка, фильтрация, создание форм, подведение промежуточных итогов, создание сводных таблиц.

3 5.1. Воспоминания из информатики. Понятие реляционных БД База данных (БД) - поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области. Иными словами БД– это организованная структура, предназначенная для хранения информации Реляционная модель БД ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц, строки которых соответствуют записям, а столбцы — полям.

4 Основные компоненты реляционных БД Поле - элементарная единица логической организации данных, которая соответствует отдельной, неделимой единице информации – реквизиту. Для описания поля используются характеристики: • имя (например, Номер, Фамилия, Имя, Отчество, Дата); • тип (например, символьный, числовой, дата); • длина (например, 20 байт, причем определяется максимально возможным количеством симво­лов); • точность для числовых данных (например, два десятичных знака для отображения дробной части числа). Запись - совокупность логически связанных полей. Структура записи определяется составом и последовательностью входящих в нее полей, каждое из которых содержит элементарное данное. Запись соответствует составной единице информации – документу. Файл (таблица) - совокупность одинаковых по структуре экземпляров записей. Каждый экземпляр записи однозначно идентифицируется уникальным ключом записи. В структуре записи файла указываются поля, значения которых являются ключами: первичными (они идентифицируют экземпляр записи) и вторичными (они выполняют роль поисковых или группировочных признаков). Файл (таблица) соответствует составной единице информации – информационному массиву.

5 5.2. Реляционные БД в MS Excel Список – прямоугольная область ячеек, в которой строки электронной таблицы имеют фиксированную регулярную структуру заполнения. Список является аналогом реляционной БД, столбцы списка соответствую полям, строки – записям. Операции обработки списка осуществляются с помощью пункта меню Данные

6 5.3. Сортировка данных в списке Данные | Сортировка Позволяет упорядочить строки в соответствии с содержимым определенных столбцов Сортировка осуществляется в выделенной области Приоритет сортировки по возрастанию: числа – текст –логические значение – значения ошибок – пустые ячейки

7 5.4. Фильтрация записей списка Данные | Фильтр Автофильтр Расширенный фильтр

8 Автофильтр Для каждого столбца строится список значений, которые используются для задания условий фильтрации ЗНАЧЕНИЕ – будут выбраны только записи, которые в данном столбце содержат указанное значение; ВСЕ – выбираются все записи без ограничений; ПЕРВЫЕ 10 – выбираются первые десять записей; УСЛОВИЕ – в результате выбора этого поля появляется окно Пользовательский автофильтр

9 Пользовательский автофильтр равно не равно больше больше или равно меньше меньше или равно

10 Расширенный фильтр Необходимо задать диапазон критериев; Если не нужно повторение – установить флажок – Только уникальные записи

11 5.5. Форма данных Данные | Форма Добавить – заполнение пустых полей Удалить – удаление записи Критерии – критерии сравнения

12 5.6. Автоматическое подведение итогов Данные | Итоги

13 5.7. Создание сводных таблиц Данные | Сводная таблица Своды – итоги определенных видов на основании данных списков, других сводных таблиц, внешних БД, других разрозненных областей данных электронной таблицы Сводная таблица обеспечивает различные способы агрегирования информации

14 Шаг 1. Указание источника сводной таблицы Использование списка или БД Excel; Использование внешнего источника данных; Использование данных из другой сводной таблицы.

15 Шаг 2. Указание интервала ячеек

16 Шаг 3. Построение макета