Информационные системы в экономике к т н

Информационные системы в экономике. к. т. н. , доцент Полупанов Дмитрий Васильевич Лекция 3. Электронный офис

Цель лекции l l l l дать понятие электронного офиса; рассмотреть информационные технологии, используемые в офисных задачах; изучить основные функции электронного офиса; рассмотреть технические и программные средства электронного офиса; дать понятие офисного пакета; рассмотреть основные компоненты офисного пакета; сравнить пакеты MS Office и Open. Office. org. 2

3. 1. Понятие электронного офиса l Офисная деятельность характеризуется прежде всего используемыми информационными технологиями, а, следовательно, соответствующими средствами и методами преобразования информации. Если преобладающими информационными технологиями являются компьютерные (на основе электронных средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники), то говорят о реализации офисной деятельности в рамках электронного офиса. 3

Структура электронного офиса l Под электронным офисом, в широком смысле, понимают полноценное информационное предприятие, преобразующее исходную информацию с учетом имеющихся информационных ресурсов в информационный продукт. 4

l Электронный офис – это организованная для достижения общей цели совокупность специалистов, средств компьютерной коммуникационной и организационной техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их отношений, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов 5

Информационные технологии в офисных задачах К офисным задачам можно отнести следующие: l делопроизводство, l управление, l контроль управления, l составление отчетов, l ввод и обновление информации, l составление расписаний, l обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями. При решении этих задач выполняются такие типовые процедуры информационных технологий, как: l обработка входной и выходной информации (ответы на письма, написание отчетов, которые могут включать табличный материал, графики, рисунки); l сбор и последующий анализ данных за определенный период (отчетность, сводки и т. д. ); l хранение поступившей информации для использования ее в дальнейшем (организация быстрого доступа к информации и поиска необходимых данных). 6

Основные функции электронного офиса l l l l общая обработка документов управления, установление их подлинности, оформление; локальное хранение документов; обеспечение сквозного доступа к документам без их дублирования на бумаге; дистанционная и совместная работа служащих над документом; поддержка общения без отрыва от рабочего места; электронная почта; персональная обработка данных; составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов; обмен информацией между базами данных; ввод данных или форм и ведение персональных баз данных; генерация отчетов по обработке данных; управление ресурсами; контроль исполнения; управление личным временем; l l l l контроль автоматической корреспонденции передача данных; обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала; обеспечение стилистического качества документов; моделирование решений и имитация их принятия; информационная поддержка принятия решений; создание адаптируемых автоматизированных рабочих мест (АРМ); обмен локальной и персонализированной информацией; служба видеотекста; обмен и интеграция программных средств; перенос документов с одного носителя на другой; полиграфическое оформление документов; групповой контакт через терминалы. 7

Виртуальный офис l Это разновидность электронного офиса, в котором все необходимые функции информационного обслуживания деятельности специалистов и соответствующие ресурсы пространственно распределены в различных узлах компьютерной сети. Благодаря этому абонентские системы сотрудников организаций независмо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую сеть. 8

Техническая основа электронного офиса l l l l компьютеры; сетевое оборудование; средства коммуникации; устройства ввода-вывода информации; устройства хранения мультимедиа; организационная техника; дополнительные средства. 9

3. 2. Программные средства электронного офиса Для организации информационных технологий в электронном офисе необходимо наличие программной платформы, базовыми элементами которой являются: l системное программное обеспечение для организации процесса компьютерной обработки информации и взаимодействия между компьютером и пользователем; l офисное прикладное программное обеспечение. 10

Программные средства электронного офиса l Помимо базовых компонентов в офисе могут использоваться: l коммуникационные ППП для организации взаимодействия пользователя с удаленными абонентами или информационными ресурсами сети (браузеры, электронная почта, средства создания Web-страниц); l средства автоматизированного ввода информации и распознавания образов, обеспечивающие обработку и преобразования информации, считанной сканером (например, Fine Reader); l программы поддержки факсимильной связи при использовании факс-модема для отправки и приема факсимильных сообщений; l системы компьютерного перевода, позволяющие автоматически осуществлять перевод текста на различные языки (например, Prompt); l программные средства мультимедиа; . l l Ø Ø Ø l пакеты математического анализа для анализа рисков, исследования и описания нелинейных зависимостей между экономическими показателями (например, Mat. CAD Plus, Mathematica, Math. Lab, Maple); пакеты статистического анализа для прогнозирования временных рядов, анализа рисков и др. (например, SPSS, Statistica, Эвриста, Олимп: Стат. Эксперт); пакеты для решения задач фундаментального анализа: для оценки и управления инвестиционными проектами (COMFAR, Proect Expert, Альт-Инвест, Инвестор); пакеты для комплексного анализа и диагностики финансового состояния предприятия (Audit Expert, Альт-Финансы, ОЛИМП: Финэксперт, БЭСТ-Ф, ЭДИП); специализированные программы (@RISK, Forecast Expert, Marketing Expert). пакеты для решения задач технического анализа (Meta. Stock, Windows on Wall Street Professional). 11

3. 3. Офисный пакет — набор приложений предназначенных для обработки электронной документации на персональном компьютере. Компоненты офисных пакетов распространяются, как правило, только вместе, имеют схожий интерфейс и имеют хорошо развитую схему взаимодействия друг с другом. 12

Состав офисного пакета Как правило, офисный пакет содержит следующий набор компонентов l Текстовый редактор l Табличный процессор — средство для обработки объёмных таблиц данных l Система управления базами данных (СУБД) — позволяет управлять базами данных В дополнение к этому, некоторые пакеты содержат ещё и следующие типы приложений: l Мастер презентаций — позволяет создавать красочные и впечатляющие электронные презентации; l Графический редактор — позволяет редактировать графические форматы файлов; l Редактор формул - позволяет создавать и редактировать математические формулы, и др. 13

Проприетарные офисные пакеты l l l l l Microsoft Office — один из наиболее известных офисных пакетов, на данный момент последней является четырнадцатая версия, известная также, как Microsoft Office 2010 IBM Lotus Symphony - бесплатный офисный пакет корпорации IBM, основанный на Open. Office. org Ashampoo Office Ability Office — британский дешёвый офисный пакет, появившийся в 1985 году. На данный момент существует уже десять версий этого продукта, который включает в себя: Corel Word. Perfect Office Lotus Smart. Suite - офисный пакет корпорации IBM, информационно совместим с Open. Office. org Star. Office - офисный пакет корпорации Sun, информационно совместим с Open. Office. org Soft. Maker Office Kingsoft Office - китайский офисный пакет i. Work - офисный пакет Apple для Mac OS X и i. OS 14

Свободные офисные пакеты l l l GNOME Office — офисный пакет проекта GNOME. KOffice — офисный пакет из состава оболочки KDE. Open. Office. org — офисный пакет, сравнимый по возможностям и информационно совместимый с офисным пакетом Microsoft Office. Libre. Office — ответвление разработки Open. Office. org с более прозрачной разработкой и свободным лицензированием. SSuite Office — Бесплатный офисный пакет для ОС Windows. 15

Пакет Microsoft Office — Офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows и Apple Mac OS X. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office является сервером OLE объектов и его функции могут использоваться другими приложениями, а также самими приложениями Microsoft Office. Поддерживает скрипты и макросы, написанные на VBA. Последняя версия пакета – MS Office 2010, вышла в продажу 12 мая 2010 года 16 www. microsoft. com http: //office. microsoft. com/ru-ru/

Состав пакета l l l l l Microsoft Office Word — текстовый процессор. Доступен под Windows и Apple Mac OS X. Позволяет подготавливать документы различной сложности. Microsoft Office Excel — табличный процессор. Поддерживает все необходимые функции для создания электронных таблиц любой сложности. Занимает ведущее положение на рынке. Microsoft Office Access — приложение для управления базами данных. Microsoft Office Power. Point — приложение для подготовки презентаций под Microsoft Windows и Apple Mac OS X. Microsoft Office Outlook (не путать с Outlook Express) — персональный коммуникатор. В состав Outlook входят: календарь, планировщик задач, записки, менеджер электронной почты, адресная книга. Поддерживается совместная сетевая работа. Microsoft Office Info. Path — приложение сбора данных и управления ими — упрощает процесс сбора сведений. Microsoft Office Communicator — предназначен для организации всестороннего общения между людьми. Microsoft Office Publisher — приложение для подготовки публикаций. Microsoft Office Visio — приложение для работы с бизнес-диаграммами и техническими диаграммами — позволяет преобразовывать концепции и обычные бизнес-данные в диаграммы. Microsoft Office Project — управление проектами. Microsoft Query — просмотр и отбор информации из баз данных. Microsoft Office One. Note — приложение для записи заметок и управления ими. Microsoft Office Groove 2007 — приложение для поддержки совместной работы. Microsoft Office Share. Point Designer — инструмент для построения приложений на платформе Microsoft Share. Point и адаптации узлов Share. Point. Microsoft Office Picture Manager — работа с рисунками. Microsoft Office Document Image Writer — виртуальный принтер, печатающий в формат Microsoft Document Imaging Format Microsoft Office Diagnostics — диагностика и восстановление поврежденных приложений Microsoft Office. 17

Пакет Open. Office. org (OOo, OO. o) — свободный пакет офисных приложений. Конкурирует и может заменить Microsoft Office как на уровне форматов, так и на уровне интерфейса пользователя. Одним из первых стал поддерживать новый открытый формат Open. Document (ISO/IEC 26300). Официально поддерживается на платформах Linux, Microsoft Windows и др. www. openoffice. org http: //ru. openoffice. org/ 18

Состав пакета l l l Writer – текстовый редактор; Calc – табличный процессор; Base - механизм подключения к внешним СУБД и встроенная СУБД ; Impress – программа подготовки презентаций; Draw – векторный графический редактор; Math – редактор формул. 19

Отличия МS Office и Open. Office l l l MS Office представляет собой собрание отдельных программ, между которыми обозначены какие-то связи, Open. Office же имеет одно общее ядро и несколько интерфейсов для выполнения различных задач. В нем отпадает необходимость встраиваемых приложений. Меню приложений Open. Office в некоторой мере отличается от меню MS Office даже по идеологии. Например в текстовом редакторе OO Writer все команды, связанные с форматированием собраны в пункте меню Формат. В целом, по своим возможностям MS Office превосходит Open. Office. В нем более мощные возможности текстового редактора, СУБД и т. д. В пакет входит большее количество приложений. 20