Информационные системы управления документооборотом Преподаватель: к. т. н. , доц. каф. АСУ Никулина Наталья Олеговна nick_nataly@rambler. ru
Литература 1. 2. 3. 4. 5. Никулина Н. О. , Черняховская Л. Р. Модели информационной поддержки принятия решений с использованием систем управления электронным документооборотом: учебное пособие. – Уфа: УГАТУ, 2009. – 134 с. Смирнова Г. Н. Проектирование электронных систем управления документооборотом: Учебное пособие, практикум по курсу / Московский государственный университет экономики, статистики и информатики. – М. : 2006. – 127 с. Майкл Дж. , Саттон Д. Корпоративный документооборот. – СПб: «БМикро» , «Азбука» , 2002. – 416 с. Романов, Ильина, Логинова. Правда об электронном документообороте. – М. : «ДМК Пресс» , 2002. – 224 с. Организация работы с документами: Учебник / В. А. Кудряев и др. – М. : ИНФРА-М, 1999 г. – 575 с. 2
Принятые сокращения n n n n ДОУ – документационное обеспечение управления; ГСДОУ – государственная система ДОУ; ЭД – электронный документооборот; СЭД – система ЭД; УСД – унифицированная система документации; ОРД – организационно-распорядительный документооборот; СИБИД – система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу 3
ТЕМА 1. Документационное обеспечение управления. Лекция 1. История развития делопроизводства. Задачи ДОУ. 4
Древние носители информации Глиняные дощечки – Вавилон n Папирус – II век до н. э. Александрийская библиотека (Египет) n Восковые дощечки – Древний Рим, Древняя Греция n Пергамент – II-I век до н. э. Пергамская библиотека (Малая Азия) n Бумага – 105 год н. э. (Китай) n Берестяные грамоты – XI в. (Новгород) n 5
История делопроизводства в России XI-XIII вв. – храмы и монастыри (источники распространения письменности и хранилища пергаментных документов) n XV в. Орган управления – приказ, служащие – приказные дьяки, высший орган управления – Боярская дума, принцип управления – территориально-отраслевой. К XVIII веку существовало около 70 приказов. n 6
История делопроизводства в России n n n XVIII вв. – приказы заменены коллегиями, сформированными по отраслевому принципу (12 коллегий). Высшим органом по делам законодательства и государственного управления стал Сенат. Каждая коллегия имела собственный регламент, определяющий штат, структуру, функции и порядок делопроизводства. Все регламенты были объединены в Генеральный регламент, принятый в 1720 году. Основным стал коллегиальный способ принятия решений (коллежская система делопроизводства). Делопроизводство закреплено за канцелярией. 7
История делопроизводства в России n n n XIX век. В 1802 г. коллегии упразднены и заменены министерствами (8). Комитет министров стал высшим административным учреждением, действующим на коллегиальных правах. Председатель Комитета и все министры назначались императором и несли ответственность только перед ним. Должность председателя Комитета первоначально была совмещена с должностью председателя Государственного совета, созданного в 1810 году. Госсовет состоял из нескольких департаментов и Государственной канцелярии во главе с государственным секретарем. 8
История делопроизводства в России n n 1811 г. – принятие законодательного акта «Общее учреждение министерств» , который определил систему министерского устройства, включая делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и должностными лицами. Были формализованы принципы создания и архивного хранения документов, утверждены формы документов, по которым совершается делопроизводство, движение документов и дел. Появились угловые бланки – с угловым расположением реквизитов. Появились ссылки на взаимосвязанные документы. 9
История делопроизводства в России n n n n 17 октября 1905 г. Учреждена Госдума – первый выборный государственный орган. Госдума рассматривала законопроекты, которые затем обсуждались в Государственном совете и утверждались царем. 1917 г. Министерства заменены наркоматами (13), которые подчинялись Совету народных комиссаров. 1917 г. – декрет «О порядке утверждения и опубликовании законов» . 1918 г. – постановление «О форме бланков государственных учреждений» . 1926 г. – основан Государственный институт техники управления (ИТУ), в котором разбирались проблемы делопроизводства. 1931 г. – приняты «Общие правила документации и документооборота» , в которых определялись функции работников, их обязанности и содержание работы. 10
Сущность управленческого труда Руководство – специфическая функция управления, представляющая собой совокупность однотипных операций, выполняемых руководящими работниками на различных уровнях управления: n принятие управленческих решений; n отдача распоряжений; n контроль исполнения; n инструктаж подчиненных; n анализ положения дел и др. 11
Категории и функции управленческих работников n n n Руководители участвуют в стратегической разработке конкретных вопросов, принимают по ним решения и подписывают отражающие их документы. Специалисты занимаются разработкой конкретных заданий руководителя и выполняют вспомогательные операции, документируя проекты решения. Вспомогательно-технические работники осуществляют информационное обслуживание аппарата управления: получение, обработку, передачу и хранение документальной информации. 12
13
Факторы, влияющие на эффективность управленческого труда количество и качество используемой необходимой информации; n скорость получения и обработки информации; n глубина логического и творческого анализа поступающей информации; n обоснованность, полнота и быстрота реализации принятых управленческих решений. n 14
Комплекс требований к управленческой информации высокая степень надежности и достоверности информации; n своевременность поступления информации; n удобство форм представления информации; n минимальность объемов информации при необходимой полноте и др. n 15
Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. n Основное предназначение ДОУ – обеспечение руководителей информацией, удовлетворяющей вышеперечисленным требованиям. n 16
Место документооборота в системе управления предприятием 17
Виды управленческих операций n n n Технические (делопроизводственные) – обработка поступающей корреспонденции, регистрация, печатание документа, перемещение документа. Логические – чтение и ознакомление с документом, подбор необходимой информации, анализ и сопоставление данных, произведение необходимых подсчетов, визирование, контроль исполнения. Творческие – определение состава исполнителей документа, поиск альтернатив решения, выбор оптимального решения. 18
Недостатки существующей технологии обработки документов неоправданно высокие затраты рабочего времени на технические операции; n отсутствие документов, необходимых и достаточных для управления на каждом иерархическом уровне; n обработка документации, решения по которой не входят в компетенцию руководителей определенного ранга; n недостаточное использование средств ПО и оргтехники для составления документов. n 19
Проблемы документационного обеспечения управления 1. Рост объема управленческой информации. 2. Низкое качество управленческой информации. 3. Приток ненужной информации. 20
Объективные причины роста объема управленческой информации n n n создание новых учреждений, организаций и предприятий, расширение производственных и торговых связей, увеличение номенклатуры выпускаемой продукции; внедрение технических средств в управленческий труд; объективное свойство документации при использовании возрастать, а не сокращаться; недостаточная разработанность законодательной базы; дублирование документов из-за дублирования функций учреждений и их структурных подразделений. 21
Субъективные причины роста объема управленческой информации издание некачественных документов, несвоевременное выполнение поручений и заданий; n введение новых форм отчетного и справочного характера в нарушение существующих унифицированных систем документации; n устаревшая технология работы с документами. n 22
Ошибки автоматизации документооборота n n Отсутствие системного подхода к анализу документооборота и делопроизводства, сложившегося на предприятии Отсутствие способов организации информационного обмена между сотрудниками и подразделениями предприятия Отсутствие функциональной связи автоматизации бизнес-процессов с автоматизацией делопроизводства Неэффективное использование накопленной на предприятии информации. 23
Задачи ДОУ 1. Документирование управленческой деятельности (составление, оформление и изготовление документов). 2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, согласования, контроля исполнения, хранения и использования документов). 3. Систематизация архива документов. 24
Средства решения задач n Документирование – средства создания документов; n Организация работы с документами – средства маршрутизации и обеспечения контроля исполнения; n Систематизация архива – средства ведения архива документов. 25
Государственная система ДОУ n n ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Основная цель ГСДОУ: n n упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. 26
История развития ГСДОУ n n n В 1941 г. на Первом межотраслевом совещании по оргтехнике была предложена первая программа ДОУ. С 1958 г. Главное архивное управление (ГАУ) при Совете Министров СССР начало контролировать делопроизводство организаций. В 1963 г. по поручению Совмина началась работа над созданием Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В 1973 г. Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) закончил разработку «Основных положений ЕГСД» . В 1988 г. новая редакция ЕГСД получила название Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). 27
Составные части ГСДОУ n n n n Единые правила составления и оформления документов; Рациональные принципы документооборота; Единые правила создания учетно-справочной системы; Формы и методы контроля исполнения документов; Правила составления номенклатуры дел; Принципы формирования дел; Правила подготовки дел к последующему хранению и использованию; Рекомендации по повышению эффективности труда в делопроизводстве и автоматизации делопроизводственных процессов. 28
n n n n Организации по стандартизации в области ДОУ ISO; Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (РОССТАНДАРТ); Всероссийский научно-исследовательский институт делопроизводства и архивного дела (ВНИИДАД); ООО «Электронные офисные системы» , Региональная общественная организация «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией» ЗАО «Научно-Технологический Центр ИРМ» . технические комитеты (ТК) и подкомитеты (ПК): n n n ТК 46 «Документация» ТК 154 «Документы и элементы информации в управлении, торговле и промышленности» ПК 6 «Жизненный цикл электронного документооборота» 29
Стандартизация в области ДОУ n n ГОСТ Р 51141 -98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» . ГОСТ Р 15489 -1 -2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» . ГОСТ Р 53898 -2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» . ГОСТ Р 34. 10 -2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи» . 30
Скачать презентацию Информационные системы управления документооборотом Преподаватель к т н
eecdbc80f2721b4daf310179e08a3b2e.ppt