Информационные системы Лекция 1 LOGO к т н

Информационные системы Лекция 1. LOGO к. т. н. Петров И. Е.

Общие положения v Информационная система (ИС) – комплекс вычислительного и коммуникационного оборудования, программного обеспечения, лингвистических средств и информационных ресурсов, который обеспечивает их сбор, хранение, актуализацию, распространение и обработку в целях поддержки какого-либо вида деятельности.

Общие положения v В настоящее время обработка экономической информации выделилась в отдельное самостоятельное научно-техническое направление, характеризующееся огромным направление разнообразием идей и методов. v При этом отдельные элементы процесса обработки информации достигли высокой степени организации и взаимосвязи, что позволяет взаимосвязи объединить все средства обработки информации на конкретном экономическом объекте понятием «экономическая информационная система» .

Общие положения v Экономическая информационная система представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-либо реального экономического объекта. v Основная роль экономической информационной системы заключается в организации хранения и передачи информации. Следовательно, реализация функций информационной системы невозможна без ориентированных на неё информационных технологий.

Общие положения Информационная технология - процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта). Цель информационной технологии (ИТ) производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия. Основы информационной технологии § Сбор данных или первичной информации § Обработка данных и получение результатов информации § Передача результатов информации пользователю для принятия на ее основе решений

Общие положения Информационная система является средой, составляющими элементами которой являются: § компьютеры, § компьютерные сети, § программные продукты, § базы данных, § люди, § технические средства § программные средства § средства связи § и т. д. Цель информационной системы - организация хранения и передачи информации. Информационная система представляет собой человеку - компьютерную систему обработки информации.

Общие положения Информационный обмен, который лежит в основе процесса управления, заключается в циклическом осуществлении следующих процедур: процедур v сбора информации о текущем состоянии управляемого объекта, v анализа полученной информации и сравнения текущего состояния объекта с желаемым, v выработки управляющего воздействия с целью перевода управляемого объекта в желаемое состояние, v передачи управляющего воздействия объекту.

Место ИС в системе управления экономическим объектом v В соответствии с кибернетический подходом система управления представляет собой совокупность объекта управления, например предприятия, выполняющего конкретные работы, необходимые для достижения цели, и субъекта управления – управленческого аппарата, принимающего решения и обеспечивающего контроль выполнения принятых решений (рис. 1. 1). v Компоненты системы управления связаны прямой (П) и обратной (О) связями.

Место ИС в системе управления экономическим объектом v С помощью ИС, к сожалению, может перерабатываться далеко не вся информация, используемая для управления объектом, поскольку на любом предприятии циркулируют огромные информационные потоки, играющие важную роль в принятии решений, но не поддающиеся компьютерной обработке.

Место ИС в системе управления экономическим объектом v В ИС от объекта управления направляется только та часть информации – О 2, которую можно систематизировать, формализовать и обрабатывать с помощью компьютера (рис. 1. 2). Аналогично от управленческого аппарата передается в ИС лишь часть директивной информации – П 2, которая может быть соответствующим образом переработана и передана объекту управления. v Взаимосвязь информационных потоков (П и О), средств обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, и составляет информационную систему (ИС) объекта.

Место ИС в системе управления экономическим объектом § § ввод информации из внешних или внутренних источников; обработка входной информации и представление ее в удобном виде; вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему; обратная связь - это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации. Информационная система определяется следующими свойствами: § § § любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем; информационная система является динамичной и развивающейся; при построении информационной системы необходимо использовать системный подход; выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения; информационную систему следует воспринимать как человекокомпьютерную систему обработки информации.

Место ИС в системе управления экономическим объектом v С позиций управления информационная система – это организационно-упорядоченная, взаимосвязанная совокупность средств и методов информационных технологий, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Информационная технология управления Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления.

Место ИС в системе управления экономическим объектом В процессе управления принимаются решения трех категорий: v стратегические, v тактические, v оперативные. В соответствии с этой классификацией управленческий аппарат обычно имеет трехуровневую иерархию: v высший, v средний, v оперативный.

Место ИС в системе управления экономическим объектом Уровни управления определяются сложностью решаемых задач. Структура управления любой организации традиционно делится на три уровня: 1. Операционный (оперативный) - обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной информации. 2. Функциональный (тактический) - обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне. 3. Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации.

Место ИС в системе управления экономическим объектом v На каждом из этих уровней выполняются работы, в комплексе обеспечивающие управление. Эти работы принято называть функциями. Типичными являются следующие функции: планирование, функции учет, анализ и регулирование (рис. 1. 3). Все они впоследствии должны быть трансформированы в компьютерные программы.

Место ИС в системе управления экономическим объектом v Планирование – функция, посредством которой в идеальной форме определяется цель управления. Планирование на высшем уровне управления касается будущих проблем и ориентировано на длительный срок. На среднем уровне планирование осуществляется на более короткий срок, при этом план высшего уровня управления детализируется. Показатели на этом уровне более точные. Оперативное управление предполагает самую детальную проработку плана.

Место ИС в системе управления экономическим объектом v Учет – функция, направленная на получение информации о ходе работы экономического объекта. Учет в основном осуществляется на оперативном и среднем уровнях управления. На высшем уровне управления учет отсутствует, однако на основе учета в полной мере выполняются анализ результатов производства и регулирование его ходом.

Место ИС в системе управления экономическим объектом v Анализ и регулирование – сопоставление фактических показателей с нормативными (директивными, плановыми), определение отклонений, выходящих за пределы допустимых параметров, установление причин отклонений, выявление резервов, нахождение путей исправления создавшейся ситуации и принятие решения по выводу объекта управления на плановую траекторию.

Место ИС в системе управления экономическим объектом В табл. 1. 1 представлена взаимосвязь между уровнями управления и объемами работ, выполняемыми в соответствии с указанными функциями. Таблица 1. 1 Объемы работ на разных уровнях управления Уровень управления Планирование Учет Анализ и регулирование Высшее руководство Значительный Отсутствует Значительный Средний уровень Умеренный Значительный Умеренный Оперативное управление Незначительный Значительный Отсутствует

Классификация ИС

Классификация ИС § IC (Inventory Control)– материальный учет § MRP (Material Requirements Planning)– планирования материальных ресурсов § MRP II(Manufacturing Requirements Planning)– планирования производственных ресурсов § ERP (Enterprise Resource Planning)– планирование ресурсов предприятия § SFA (Sales Force Automation)– автоматизация торговых представителей Схема § CSS (Customer Service & Support)– классификации автоматизация службы поддержки и обслуживания ИС § CRM (Customer Relationship Management)– управление взаимоотношениями с клиентами § PRM (Partnership Relationship Management)– управление бизнес-отношениями с партнерами § HRM (Human Resources Management)– управление сотрудниками компании § SRM (Stakeholder Relationship Management)– управление акционерами компании § e. BRM (Electronic Business Relationship Management)– управление электронными деловыми взаимоотношениями

Классификация ИС В зависимости от характера данных, с которыми работает ИС: v документографические (документальные) ИС, v фактографические ИС.

Документальные ИС Документальные системы работают, в основном, с текстовыми документами. Основная их функция – информационное обеспечение потребителей путем выдачи ответов на их запросы. Для этого документальная система реализует свою главную операцию – информационный поиск. Информационный поиск в системе проводится на основе поступившего от потребителя запроса на отыскание необходимой ему информации. Потребность человека в определенной информации в процессе его практической деятельности называется информационной потребностью.

Документальные ИС v Результат информационного поиска оценивается релевантностью – соответствием содержания документа информационному запросу в том виде, в каком он сформулирован. Документы, содержание которых отвечает запросу потребителя, носят название релевантных.

Документальные ИС Различают 3 вида документальных систем: v 1) библиографические, v 2) реферативные, v 3) полнотекстовые.

Фактографические системы v Фактографические системы ориентированы на организацию хранения и обработки детально структурированных данных. Эти данные представляют собой числовые, логические, текстовые и другие значения, полно и точно описывающие те или иные свойства информационных объектов и процессов и связанные достаточно простой смысловой структурой. v Фактографические системы используются не только для хранения больших объемов данных, но и для решения задач обработки данных.

Фактографические системы Любая ИС оперирует той или иной частью реального мира – предметной областью. v Предметная область рассматривается как некоторая совокупность реальных объектов (сущностей) и связей между ними. v Каждый объект обладает определенным набором свойств (атрибутов).

Фактографические системы Например, в системе автоматизации бухгалтерии организации требуется хранить сведения о сущностях – ее служащих. К служащих признакам (атрибутам) сущностей, которые сущностей будут актуальны для этой информационной системы, можно отнести: личный табельный номер, имя сотрудника, его должность, стаж работы и т. д. Каждый признак объекта имеет конкретное значение, например, значение атрибута «стаж работы» объекта «служащий» может быть равно « 10» . Предметная область может включать не только физические объекты, но и сведения о процессах, абстракциях

Фактографические системы v Между сущностями могут существовать связи разного рода. Так, любой служащий рода принадлежит некоторому отделу организации, поэтому в число атрибутов сотрудника может потребоваться включить атрибут «отдел» . v Предметная область ИС отображается в памяти ЭВМ в форме структурированной совокупности данных, которые характеризуют данных состав объектов предметной области, их свойства и взаимосвязи. Такое отражение предметной области принято называть базой данных (БД).

Фактографические системы v Создание БД, поддержание ее в актуальном состоянии и обеспечение эффективного доступа пользователей и их приложений к содержащейся в ней информации осуществляется с помощью специального программного инструментария – системы управления базами данных (СУБД).

Структура экономической информационной системы Структуру ИС составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами. Подсистема - это часть системы, выделенная по какому-либо признаку. Среди § § § обеспечивающих подсистем выделяют: информационное, техническое, математическое, программное, организационное, правовое обеспечение

Информационное обеспечение v Информационная база состоит из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной. v К внемашинной относится та часть, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств. Это, как правило, бумажные документы (наряды, акты, накладные, счета или регистры, ведомости и т. д. ). v Внутримашинная информационная база содержится в компьютерной памяти и состоит из файлов и массивов данных. Она может быть создана либо как множество данных локальных, то есть независимых файлов и массивов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов (например, накладных), либо как база данных. Состав и структура внутримашинной базы определяется, исходя из информационных потребностей каждого уровня управленческого аппарата.

Техническое обеспечение v Технические средства служат основой построения ИС. Их параметры в значительной мере определяются решаемыми задачами управления. К техническим средствам ИС относятся компьютеры, средства коммуникации и оргтехника.

Программное обеспечение v Программное обеспечение – совокупность программ обработки данных и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. v Различают системное ПО, прикладное ПО общего назначения и прикладное ПО специального назначения.

Организационное обеспечение Это одна из важнейших подсистем ИС, от которой зависит успешная реализация целей и функций системы. В составе организационного обеспечения можно выделить четыре группы компонентов. 1) Методические материалы, регламентирующие процесс создания и функционирования системы. систем 2) Совокупность средств, необходимых для эффективного проектирования и функционирования ИС (комплексы задач управления, включая типовые пакеты прикладных программ, типовые структуры управления предприятием, унифицированные системы документов, общесистемные и отраслевые классификаторы и т. п. ). 3) Техническая документация, получаемая в процессе обследования, проектирования и внедрения системы: технико-экономическое обоснование, техническое задание, технический и рабочий проекты и документы, оформляющие поэтапную сдачу системы в эксплуатацию 4) Компонента «Персонал» , где представлена организационноштатная структура проекта, определяющая, в частности, состав главных конструкторов системы и специалистов по функциональным подсистемам управления.

Правовое обеспечение Представляет собой совокупность норм, выраженных в нормативных актах, устанавливающих и закрепляющих статус ИС. Оно осуществляет правовое регулирование разработки ИС и взаимоотношения разработчика и заказчика. Правовое обеспечение этапа функционирования ИС определяет её статус в процессе управления, обеспечение информацией процесса принятия решения и правовое обеспечение информационной безопасности функционирования ИС. Правовое обеспечение включает общую и специальную части. Общая часть содержит нормативные документы, регламентирующие деятельность ИС, а специальная часть осуществляет юридическую поддержку принятия решений. В настоящее время на российском рынке коммерческих юридических баз данных существует более двадцати продуктов, которые могут осуществлять правовую продуктов поддержку принятия решений, и могут быть легко встроены в ИС.

Функциональные подсистемы ИС информационно обслуживают определенные виды деятельности экономической системы (предприятия), характерные для структурных подразделений экономической системы и (или) функций управления. Функциональная часть фактически является моделью системы управления объектом в определенной предметной области. Функциональная часть может быть разбита на подсистемы, конкретный состав которых определяется признаком декомпозиции. Поскольку сложная система всегда многофункциональна, ИС может быть декомпозирована по разным признакам: v предметному, v функциональному, v проблемному, v смешанному (предметно-функциональному).

Задачи, решаемые ИС в организации ВЫХОД Создание и использование информационной системы для любой организации нацелены на решение следующих задач: 1. Структура ИС, ее функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией. 2. ИС должна контролироваться людьми, ими пониматься и использоваться в соответствии с их потребностями. 3. Производство достоверной, надежной, своевременной и систематизированной информации. Построение информационной системы должно начинаться с анализа структуры управления организацией (ее уровней) Применение информационной системы в деятельности предприятия

Взаимосвязь организации и ИС Информационные системы и организации имеют взаимное влияние друг на друга. С одной стороны ИС должны присоединиться к организации, чтобы обеспечить необходимой информацией важные группы внутри организации. В то же время организация должна сознавать и открывать себя влияниям ИС, чтобы извлечь выгоду из новых технологий. В организациях имеются различные уровни управления, для которых нужны свои типы информационных систем. В свою очередь, соотношение ролей менеджеров и компьютеров в принятии решений также зависит от типов ИС. Коммуникации и обработка информации на предприятии с использованием ИС

Требования к информационной системе ВЫХОД Для каждого конкретного предприятия требования к информационной системе будут различными, так как должна учитываться специфика каждой организации. Несмотря на это, надлежит выделить несколько основных требований к системе, общих для всех «потребителей» : § Локализация информационной системы • функциональная локализация • лингвистическая локализация § Защита информации • парольное разграничении доступа • многоуровневая система защиты данных и т. д. § Реализация удаленного доступа § Адаптивность • изменений направления бизнеса, • изменения правил учета, • изменения в законодательстве и т. п. § Консолидация информации • на уровне предприятий • на уровне отдельных задач • на уровне временных периодов § и т. д.

Пример построения маркетинговой ИС Маркетинговая информационная система – это система включающая в себя совокупность внутренней и внешней информации, маркетинговые исследования, предназначенные для анализа и подготовки маркетинговой информации для удовлетворения потребностей менеджеров МИС состоит из 4 основных систем: • внутренней отчетности предприятия; • внешней информации; • маркетинговых исследований; • анализа данных.

Пример построения CRM-системы CRM-система представляют собой приложения для автоматизации, оптимизации и повышения эффективности бизнеспроцессов, направленных на взаимодействие с клиентами (продажи, маркетинг, обслуживание) за счет персонализации взаимоотношений Информация для CRM-систем

Пример построения ERP-системы Системы класса ERP (Enterprise Resource Planning) – это комплекс интегрированных приложений, позволяющих создать единую среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнеспроцессов предприятия. ERP-система включает в себя набор подсистем, связанных с деятельностью предприятия: § финансы § снабжение § сбыт § хранение § производство § и т. д.

LOGO