Информационные системы (ИС) в экономике

Информационные системы (ИС) в экономике Исхаков З. Ф. Кафедра «Информатика и ИКТ» УГАЭС 1

Два направления использования компьютерной техники: • Вычисления • Накопления и обработки информации 2

В наиболее распространенных видах бизнеса (банковское дело, биржевые операции, система резервирования билетов и мест в гостиницах, торговля и т. д. ) предполагают прежде всего надежное накопление, хранение и оперативная обработка 3

Два свойства, которые общие для всех ИС 1. В основе любой информационной системы лежит среда хранения и доступа к данным 2. Должна обладать простым, удобным, легко осваиваемым интерфейсом 4

Теория систем впервые была применена в точных науках и в технике. Применение теории систем в управлении в конце 1950 -х годов явилось важнейшим вкладом школы науки управления. 5

Под системой будем понимать любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. 6

Требования к ИС формируются с учетом: • Долговременого и надежного хранения информации • Уровень надежности и долговременности хранения информации определяются конкретными требованиями корпорации к информационной системе • Возможность хранения данных различных структур • Возможность развития ИС 7

Примеры систем Система Элементы системы Главная цель системы Фирма Люди, оборудование, Производство материалы, здания и др. товаров Компьютер Электронные и Обработка электромеханические элементы, данных линии связи и др. Телекоммуникаци Компьютеры, модемы, кабели, Передача онная система сетевое программное информации обеспечение и др. Информационная Компьютеры, Производство система компьютерные сети, люди, профессио- информационное и нальной программное обеспечение информации 8

Для системы характерны следующие основные свойства: (1) • сложность системы зависит от множества входящих в нее компонентов, их структурного взаимодействия, а также от сложности внутренних и внешних связей и динамичности; • делимость системы означает, что она состоит из ряда подсистем или элементов, выделенных по определенному признаку, отвечающему конкретным целям и задачам; 9

Для системы характерны следующие основные свойства: (2) • целостность системы означает, что функционирование множества элементов системы подчинено единой цели; • многообразие элементов системы и различия их природы связаны с их функциональной специфичностью и автономностью, например, в объектах промышленного производства могут быть выделены такие элементы, как сырье, основные и вспомогательные материалы, топливо, полуфабрикаты, запасные части, готовая продукция, трудовые и денежные ресурсы; 10

Для системы характерны следующие основные свойства: (3) • эмерджентность – это свойство системы создавать новое качество, которое не присуще ни одному из элементов, ее составляющих, например, ни одна деталь самолета не обладает способностью летать, в совокупности же элементы системы создают для самолета возможность самостоятельного полета; 11

Для системы характерны следующие основные свойства: (4) • структурированность системы определяет наличие установленных связей и отношений между элементами внутри системы, распределение элементов системы по уровням иерархии. 12

Существует два основных типа системы: закрытая и открытая • Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от окружающей среды • Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой 13

Добавление к понятию «система» слова «информационная» отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы (ИС) обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты. 14

Определение ИС (1) Информационная система – организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы. 15

Определение ИС (2) Информационная система – это средство организации информационного обеспечения процесса управления, способствующее своевременному поступлению необходимой и достоверной информации во все звенья системы управления, нуждающиеся в ней. 16

Определение ИС (3) !!! Информационная система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. 17

Информационная система организации – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационных связей экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений. 18

Структура информационной системы организации 19

В рамках любой организации можно выделить управляющую часть (орган управления) и управляемый процесс (объект управления), составляющие в совокупности систему управления. 20

21

Можно выделить три основные модели, без разработки которых невозможно формирование эффективной системы управления организацией: • модель координирующих и организующих подсистем организации (управляющие подсистемы – управленческий аппарат); • модель внутренней среды организации (управляемые подсистемы – объект управления); • модель взаимодействия внешней и внутренней сред организации (совокупность управляющих и управляемых подсистем). 22

Процессы в информационной системе 23

Основная задача любой информационной системы – создание условий работы и ведения бизнеса, облегчение и автоматизация труда людей. Следовательно, информационная система образована двумя большими частями: информационной инфраструктурой и информационными сервисами. 24

Информационные сервисы – это то, ради чего создаются информационные системы. Это могут быть интернет- сервисы, сервисы приложений, управления, принятия решений и т. д. Однако без информационной инфраструктуры невозможно себе представить ни одного сервиса. 25

• Информационная инфраструктура есть функциональная, даже материальная основа, та среда, в которой функционируют информационные сервисы. • Поэтому качество сервисов напрямую зависит от качества информационной инфраструктуры и от качества управления информационной инфраструктурой. 26

Информационная инфраструктура – это совокупность технических средств, линий связи, процедур, нормативных документов и т. п. , обеспечивающая основу для функционирования информационных сервисов. 27

Пирамида информационной структуры ИС приложения, обеспечивающие прохождение бизнес-процессов. Для своего функционирования они используют оба нижележащих слоя и направлены на решение бизнес-задач, таких, как управление производством, взаимодействие с заказчиками и поставщиками, финансовые системы и системы принятия решений. различные приложения. Для своего функционирования они используют ресурсы из первого слоя и обеспечивают работу сервисов конкретных приложений, таких, как прикладное программное обеспечение, электронная почта, системы гарантированной доставки, базы данных, интернет-сервисы и т. д. технические и системные программные средства. К ним можно отнести вычислительные платформы, серверы, персональные компьютеры, сети передачи данных, линии связи – все то, что обеспечивает надлежащее функционирование следующих уровней. 28

Изменение подхода к использованию информационных систем Период Концепция Вид Цель времени использования информационных систем использования информации 1950 – Бумажный поток Информационные системы об- Повышение скорости 1960 гг. расчет- работки расчетных документов обработки документов. ных документов на электромеханических Упрощение процедуры бухгалтерских машинах обработки счетов и расчета зарплаты 1960 – Основная Управленческие информационные Ускорение процесса 1970 гг. помощь в системы для производственной подготовки отчетности подготовке информации отчетов 1970 – Управленческий Системы поддержки принятия Выбор наиболее 1980 гг. контроль решений. рационального решения реализации Системы для высшего звена (продаж) управления 1980 – Информация – Стратегические информацион Выживание и 2000 гг. стратегический ные системы. процветание ресурс, Автоматизированные офисы фирмы обеспечивающий конкурентное 29 преимущество

Внедрение информационных систем может способствовать: (1) • повышению качества обучения и контроля знаний; • получению более рациональных вариантов решения научных и управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем; • освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации; • обеспечению достоверности информации; • замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге; 30

Внедрение информационных систем может способствовать: (2) • совершенствованию структуры потоков информации, ее анализа и системы документооборота в фирме; • уменьшению затрат на производство продуктов и услуг; • предоставлению потребителям уникальных услуг; • отысканию новых рыночных ниш; • привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных скидок и услуг. 31

Традиционные цели и критерии информационной системы (1) Подцели Критерии Цель I. Повышение эффективности управления С 1 – максимальная полнота К 1 – отношение объема информации для обеспечения информации в ИС к объему инфор- принимаемых решений мации на реальном объекте управления → max С 2 – представление результатной К 2 – время обработки информации в кратчайшие (время реакции на ин- сроки (желательно в реальном формационный запрос) → min масштабе времени) C 3 – максимальная К 3 – время на формулировку доброжелательность к запроса и использование полу- пользователям ченной информации по назначению (простота взаимодействия с → min системой) 32

Традиционные цели и критерии информационной системы (2) Подцели Критерии Цель II. Эффективное использование ресурсов ИС С 4 – сокращение расходов на К 4 – затраты (капитальные и создание, эксплуатацию и развитие текущие) на создание и ИС эксплуатацию ИС → min С 5 – извлечение максимума К 5 – отношение объемов выходной информации из и входной информации имеющихся исходных данных → max С 6 – сокращение избыточности К 6 – доля избыточной информации информационного фонда в общем объеме данных системы → min 33

Подсистема – это часть системы, выделенная по какому-либо признаку. 34

Структура информационной системы как совокупность обеспечивающих подсистем 35

Информационное обеспечение – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных. 36

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель при этом – обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. 37

Разработаны стандарты, где устанавливаются требования: • к унифицированным системам документации; • к унифицированным формам документов различных уровней управления; • к составу и структуре реквизитов и показателей; • к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов. 38

При создании информационных систем очень важно учитывать два аспекта: • изучение потоков информации , циркулирующих в фирме • и создание баз данных для обслуживания запросов организации 39

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления. 40

В качестве примера простейшей схемы потоков данных можно привести схему, где отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника – от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу. 41

Для создания информационного обеспечения необходимо: • ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией; • выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков; • совершенствование системы документооборота; • наличие и использование системы классификации и кодирования; • владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации; • создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения. 42

Техническое обеспечение – комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы 43

Комплекс технических средств составляют: • компьютеры любых моделей; • устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации; • устройства передачи данных и линий связи; • оргтехника и устройства автоматического съема информации; • эксплуатационные материалы и др. 44

Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение. 45

Документацию можно условно разделить на три группы: • общесистемную, включающую государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению; • специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения; • нормативно-справочную, используемую при выполнении расчетов по техническому обеспечению. 46

Математическое и программное обеспечение – совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств. 47

К средствам математического обеспечения относятся: • средства моделирования процессов управления; • типовые задачи управления; • методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др. 48

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а так- же техническая документация. 49

К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных. 50

Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта. 51

Техническая документация на разработку программных средств должна содержать описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико- математическую модель задачи, контрольные примеры 52

Организационное обеспечение – совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы. 53

Организационное обеспечение реализует следующие функции: • анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации; • подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование ИС и технико- экономическое обоснование ее эффективности; • разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления. 54

Правовое обеспечение – совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации. 55

Главной целью правового обеспечения является укрепление законности 56

В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти. В правовом обеспечении можно выделить общую часть, регулирующую функционирование любой информационной системы, и локальную часть, регулирующую функционирование конкретной системы. 57

Правовое обеспечение этапов разработки информационной системы включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора. 58

Правовое обеспечение этапов функционирования информационной системы включает: • статус информационной системы; • права, обязанности и ответственность персонала; • правовые положения отдельных видов процесса управления; • порядок создания и использования информации и др. 59

Создание и использование информационной системы для любой организации нацелены на решение следующих задач (1) 1. Структура информационной системы, ее функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящими перед организацией. Например: • в коммерческой фирме – эффективный бизнес; • в государственном предприятии – решение социальных и экономических задач, • в учебном заведении – качественное образование. 60

Создание и использование информационной системы для любой организации нацелены на решение следующих задач (2) 2. Информационная система должна контролироваться людьми, ими пониматься и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами. 3. Производство достоверной, надежной, своевременной и систематизированной информации. 61

Координация работы всех подразделений организации осуществляется через органы управления разного уровня. Под управлением понимают обеспечение поставленной цели при условии реализации следующих функций: организационной, плановой, учетной, анализа, контрольной, стимулирования. 62

Управленческие функции (1) Организационная функция заключается в разработке организационной структуры и комплекса нормативных документов: штатного расписания фирмы, отдела, лаборатории, группы и т. п. с указанием подчиненности, ответственности, сферы компетенции, прав, обязанностей и др. Чаще всего это излагается в положении по отделу, лаборатории или должностных инструкциях. 63

Управленческие функции (2) Планиpование (плановая функция) состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Например, бизнес-план для всей фирмы, план производства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведения научно- исследовательской работы и т. д. на различные сроки (год, квартал, месяц, день). 64

Управленческие функции (3) Учетная функция заключается в разработке или использовании уже готовых форм и методов учета показателей деятельности фирмы: бухгалтерский учет, финансовый учет, управленческий учет и т. п. В общем случае учет можно определить как получение, регистрацию, накопление, обработку и предоставление информации о реальных хозяйственных процессах. 65

Управленческие функции (4) Анализ или аналитическая функция связывается с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тенденций развития и т. д. Выполняется анализ разными специалистами в зависимости от сложности и уровня анализируемого объекта или процесса. Анализ результатов хозяйственной деятельности фирмы за год и более проводят специалисты, а на уровне цеха, отдела – менеджер этого уровня (начальник или его заместитель) совместно со специалистом-экономистом. 66

Управленческие функции (5) Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером: контроль за выполнением планов, расходованием материальных ресурсов, использованием финансовых средств и т. п. 67

Управленческие функции (6) Стимулирование или мотивационная функция предполагает разработку и применение различных методов стимулирования труда подчиненных работников: • финансовые стимулы – зарплата, премия, акции, повышение в должности и т. п. ; • психологические стимулы – благодарности, грамоты, звания, степени, доски почета и т. п. 68

Система поддержки принятия решения Принятие решения – акт целенаправленного воздействия на объект управления, основанный на анализе ситуации, определении цели, разработке программы достижения этой цели 69

Уровни управления Структура управления любой организации традиционно делится на три уровня: • операционный • функциональный • стратегический 70

Пирамида уровней управления, отражающая возрастание власти, ответственности, сложности и динамику принятия решений 71

Операционный (нижний) уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объем выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. Этот уровень управления часто называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. На уровне оперативного (операционного) управления большой объем занимают учетные задачи. 72

Например, в различных организациях можно встретить необходимость решения следующих учетных задач: • учет количества произведенной продукции; • учет затрат времени, сырья и материалов при выполнении отдельных производственных операций; • учет произведенной продукции; • бухгалтерский учет и т. д. 73

Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне. На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. 74

Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Часто стратегический уровень управления называют стратегическим или долгосрочным планированием. 75

Персонал организации – сотрудники разной степени квалификации и уровней управления – от секретарей, выполняющих простейшие типовые операции обработки, до специалистов и менеджеров, принимающих стратегические решения. 76

Квалификация персонала по уровням управления 77

Персонал организации (1) На верхнем, стратегическом, уровне управления – менеджеры высшего звена руководства организации (фирмы и его заместители). Основная их задача – стратегическое планирование деятельности фирмы на рынке и координация внутрифирменной тактики управления; 78

Персонал организации (2) На среднем, функциональном, уровне – менеджеры среднего звена и специалисты (начальники служб, отделов, цехов, начальник смены, участка, научные сотрудники и т. п. ). Основная задача – тактическое управление фирмой при решении основных функций в заданной сфере деятельности; 79

Персонал организации (3) На нижнем, операционном, уровне – исполнители и менеджеры низшего звена (бригадиры, инженеры, ответственные исполнители, мастера, нормировщики, техники, лаборанты и т. п. ) Основная задача – оперативное реагирование на изменение ситуации. 80

Прочие элементы организации Субкультура любой организации – это совокупность представлений, принципов, типов поведения. Особую роль играет важная ее составляющая – информационная культура специалиста. Это также должно найти отражение в информационной системе. 81

ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ (1) Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 25 января 1995 г. дает следующее определение. Информационные ресурсы – это отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах). 82

ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ (2) Информационные ресурсы можно определить как весь имеющийся объем информации в информационной системе. Для страны – это будут информационные ресурсы страны, для организации какого-то уровня – информационные ресурсы организации. 83

ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ (3) Экономическая информация – совокупность сведений, отражающих социально-экономические процессы и служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере. 84

Информация в экономике проявляется во множестве аспектов: (1) • во-первых, производство информации как таковой – это производственная отрасль, т. е. вид экономической деятельности; • во-вторых, информация является фактором производства, одним из фундаментальных ресурсов любой экономической системы; • в-третьих, информация является объектом купли-продажи, т. е. выступает в качестве товара; 85

Информация в экономике проявляется во множестве аспектов: (2) • в-четвертых, некоторая часть информации является общественным благом, потребляемым всеми членами общества; • в-пятых, информация – это элемент рыночного механизма, который наряду с ценой и полезностью влияет на определение оптимального и равновесного состояний экономической системы; 86

Информация в экономике проявляется во множестве аспектов: (3) • в-шестых, информация в современных условиях становится одним из наиболее важных факторов в конкурентной борьбе; • в-седьмых, информация становится резервом деловых и правительственных кругов, используемым принятии решений и формировании общественного мнения. 87

Классификация ИС по признаку структурированности задач (1) Различают три типа задач, для которых создаются информационные системы: • структурированные (формализуемые) • неструктурированные (неформализуемые) • и частично структурированные. 88

Классификация ИС по признаку структурированности задач (2) Структурированная (формализуемая) задача – это задача, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними. В структурированной задаче удается выразить ее содержание в форме математической модели, имеющей точный алгоритм решения. Целью использования информационной системы для решения структурированных задач является полная автоматизация их решения, т. е. сведение роли человека к нулю. 89

Классификация информационных систем по признаку структурированности решаемых задач 90

Классификация ИС по признаку структурированности задач (3) Неструктурированная (неформализуемая) задача – задача, в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связи. Решение неструктурированных задач из-за невозможности создания математического описания и разработки алгоритма связано с большими трудностями. Возможности использования здесь информационной системы невелики. Решение в таких случаях принимается человеком из эвристических соображений на основе своего опыта и, возможно, косвенной информации из разных источников. 91

Классификация ИС по признаку структурированности задач (4) Заметим, что в практике работы любой организации существует сравнительно немного полностью структурированных или совершенно неструктурированных задач. О большинстве задач можно сказать, что известна лишь часть их элементов и связей между ними. Такие задачи называются частично структурированными. 92

93

Классификация типов ИС по уровням управления Информационные системы оперативного (операционного) уровня (1) Информационная система оперативного уровня является связующим звеном между фирмой и внешней средой. 94

Классификация типов ИС по уровням управления Информационные системы оперативного (операционного) уровня (2) В качестве примера приведем информационные системы оперативного уровня: • бухгалтерская; • банковских депозитов; • обработки заказов; • регистрации авиабилетов; • выплаты зарплаты и т. д. 95

Классификация типов ИС по уровням управления Информационные системы для менеджеров среднего звена (1) Основные функции этих информационных систем: • сравнение текущих показателей с прошлыми; • составление периодических отчетов за определенное время, а не выдача отчетов по текущим событиям, как на оперативном уровне; • обеспечение доступа к архивной информации и т. д. 96

Классификация типов ИС по уровням управления Стратегическая информационная система – это компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации. 97

Классификация информационных систем по разным признакам 98

ИНТЕГРАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ Интеграция предполагает комплексное использование однократно вводимых в систему данных для решения произвольного числа взаимосвязанных задач, устранения неконтролируемого дублирования потоков информации, операций по ее преобразованию. Интеграция информационных систем предполагает формирование единых требований к формам и методам хранения, передачи и представления информации, т. е. должен быть разработан единый стандарт информационных процессов. Это необходимо для того, чтобы экономические данные однозначно интерпретировались в любой части информационной системы. 99

По степени интеграции информационные системы можно разделить на несколько классов: • крупные интегрированные системы реализуют комплексное управление производственно-хозяйственной и финансовой деятельностью организации, обеспечивают информационную и технологическую взаимосвязь между подсистемами; • средние интегрированные системы охватывают большую часть задач управления производственно- хозяйственной и финансовой деятельностями организации, обеспечивают информационную и технологическую взаимосвязи между подсистемами; • малые интегрированные системы реализуют управление отдельными областями производственно-хозяйственной и финансовой деятельностями организации; • локальные системы – информационные системы по 100 отдельным направлениям деятельности.