Информационные системы и базы данных Реализация Microsoft Access
Нормализация таблиц Номер Фамилия зачетки Имя Отчество Предмет Оценка 035123 Иванов Сергей Иванович Физика Информатика 4 5 035128 Петров Вадим Петрович Физика Информатика 3 4 035256 Кукушкина Галина Сергеевна Физика Информатика 5 5 Данная таблица содержит неатомарные строки и должна быть нормализована. В данном случае ее достаточно разбить на две таблицы
Всего разработано шесть нормальных форм отношений (1 НФ, 2 НФ, 3 НФ, НФБК (нормальная форма Бойса – Кодда), 4 НФ, 5 НФ). Каждая нормальная форма более высокого уровня предполагает, что анализируемое отношение уже находится в нормальной форме на уровень ниже рассматриваемой. Чем выше уровень нормальной формы, тем жестче накладываемые на отношения ограничения.
Отношение называется нормализованным или приведенным к первой нормальной форме, если все его атрибуты атомарные, то есть являются простыми. Рассмотрим ненормализованное отношение в системе учета претендентов на рабочие места. Во время проектирования выясняется, что будущие пользователи системы хотят хранить два справочных телефона для каждого кандидата на рабочее место. Получается следующее отношение. Кандидат Идентификатор кандидата ФИО Телефон 1 Телефон 2 В таблице нарушено условие первой нормальной формы, так как в таблице имеется два однотипных столбца. Это может привести к следующим последствиям при использовании ИС. Потребуется для некоторых кандидатов ввести 3 -4 телефона. В результате необходимо будет менять структуру таблицы
Необходимо удалить сложный атрибут из данного отношения и определить его на одном домене в другом отношении. Кандидат Идентификатор кандидата Телефон ФИО Идентификатор кандидата Телефон Имеет (1: m) Новая структура не содержит повторяющихся доменов. Таким образом, каждая таблица в первой нормальной форме (1 НФ) удовлетворяет условию, в соответствии с которым в позиции на пересечении каждой строки и столбца таблицы всегда находится единственное атомарное значение.
Ключевые поля Для связывания в Microsoft Access сведений, хранящихся в разных таблицах — например, для связывания конкретного студента со всеми его оценками — каждая таблица базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющих каждую запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом. После разбиения сведений на таблицы и определения полей первичного ключа (Первичный ключ. Одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах. ) необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять связанные сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данных Microsoft Access.
Установление связей между таблицами в MS ACCESS(создание многотабличных баз данных) Для связывания таблиц необходимо(до заполнения таблиц): В окне базы данных выполнить СЕРВИС/СХЕМА ДАННЫХ; в появившемся окне выделить Таблица 1 и выполнить Добавить Выделить Таблица 2, выполнить Добавить и Закрыть В появившемся окне для обеспечения целостности данных установить переключатель ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЦЕЛОСТНОСТИ ДАННЫХ и КАСКАДНОЕ ОБНОВЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ПОЛЕЙ, а также КАСКАДНОЕ УДАЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ПОЛЕЙ
Определение связей между таблицами Схема данных является графическим образом БД. Она используется различными объектами Access для определения связей между несколькими таблицами. Например, при создании формы, содержащей данные из нескольких взаимосвязанных таблиц, схема данных обеспечивает автоматический согласованный доступ к полям этих таблиц. Она же обеспечивает целостность взаимосвязанных данных при корректировке таблиц. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Обязательным условием при установлении связи является совпадение связываемых полей по типу и формату.
Типы связей Отношение «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В отношении «одинко-многим» каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, но запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A. При отношении «один-к-одному» запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот. Отношения этого типа используются не очень часто, поскольку большая часть сведений, связанных таким образом, может быть помещена в одну таблицу. При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Этот тип связи возможен только с помощью третьей (связующей) таблицы, первичный ключ которой состоит из двух полей, которые являются внешними ключами таблиц A и B. Отношение «многие-ко-многим» по сути дела представляет собой два отношения «один-ко-многим» с третьей таблицей.
Ввод, редактирование и просмотр данных
Поиск, сортировка и фильтрация данных Для поиска значений в текущем или во всех полях таблицы необходимо в режиме таблицы или формы воспользоваться командой меню Правка/Найти. В раскрывающемся списке В поле Образец вводится Совпадение можно выбрать В раскрывающемся списке Раскрывающийся списоккоторое значение, Просмотр степень совпадения значений: С Поиск направление область позволяет требуетсявнайти в полях выбрать выбирается любой частью поля, Поля целиком, поиска: Все, Вверх, поиска. Вниз. таблицы. начала поля. С
Замена данных Если в диалоговом окне выбрать вкладку Замена, оно дополнится раскрывающимся списком Заменить на, позволяющим ввести в найденные поля новое значение. Кроме того, появятся две дополнительные кнопки, позволяющие управлять процессом замены. Например, для замены оклада 890 р. на 950 р. на вкладке введем эти цифры в соответствующие поля. После нажатия кнопки Найти далее курсор переместится на первую запись с окладом 890 р. Если нужно поменять 890 на 950 во всех записях таблицы, то нажимаем кнопку Заменить все, в противном случае выбираем Заменить или Найти далее.
Сортировка записей по возрастанию или убыванию значений одного поля может быть выполнена как в режиме таблицы, так и в режиме формы. Для этого курсор устанавливается в поле сортировки и нажимается соответствующая кнопка на панели инструментов: Сортировка по возрастанию. Сортировка по убыванию Для сортировки записей можно также использовать команду меню Записи/Сортировка. Для сортировки записей по нескольким полям необходимо выделить соответствующие столбцы и выполнить команду сортировки. Сортируемые поля должны быть смежными, при этом старшим полем сортировки является поле, расположенное слева. Разместить поля таблицы в нужном порядке можно путем их выделения и перетаскивания при помощи мыши.
Использование фильтра Для просмотра и корректировки записей БД, удовлетворяющих указанным пользователем условиям отбора, предусмотрена фильтрация таблицы. Фильтр – это набор условий, применяемый для отбора подмножества записей из таблицы, формы или запроса.
Фильтр по выделенному Простейшим способом задания условия отбора записей является выделение в таблице или форме некоторого значения поля или его части (фильтр по выделенному). Для этого необходимо открыть таблицу в режиме таблицы и в поле, по которому надо сделать фильтр, выделить значение поля или его часть и выбрать команду Записи/Фильтр по выделенному или после выделения нажать правую кнопку мыши и в контекстном меню выбрать команду Фильтр по выделенному Для отбора записей, поля которых не содержат выделенного значения, необходимо после выделения значения выбрать команду Записи/Фильтр/Исключить выделенное.
Обычный фильтр вызывается командой Записи/ Фильтр / Изменить фильтр После выполнения команды Записи/Фильтр/Изменить фильтр в окне обычного фильтра на экран выводится пустая таблица или форма для активного объекта БД. На вкладке Найти в поля фильтра вводятся значения, по которым будут отбираться записи. На рисунке фильтрация осуществляется по значению Физика в поле Код дисциплины, а также по значению Доцент в поле Должность. Для выполнения фильтрации нажмите кнопку Применение фильтра.
Расширенный фильтр вызывается командой Записи / Фильтр / Расширенный фильтр. При этом в окне расширенного фильтра выводится список полей активной таблицы. В нижней части окна выводится бланк запроса. В строку бланка запроса Поле из списка перетаскиваются мышью поля, по которым необходимо задать условия отбора записей. Кроме того, бланк запроса позволяет выбрать тип сортировки для одного или нескольких выбранных полей
• Обычный и расширенный фильтры, так же как и фильтр по выделенному, сохраняются автоматически при сохранении таблицы, запроса или формы. При повторных открытиях объекта этот сохраненный фильтр является текущим и может использоваться по команде Записи/Применение фильтра. Если создается новый фильтр, он заменяет ранее сохраненный. Для уничтожения фильтра на панели инструментов Фильтр нажмите кнопку Очистить бланк и затем кнопку Применение фильтра. Только в этом случае фильтр будет уничтожен. • Для сохранения подготовленного фильтра нужно выполнить Записи/Фильтр/Изменить фильтр и нажать кнопку Сохранить как запрос на панели инструментов. В открывшемся окне Сохранение в виде запроса необходимо ввести имя сохраняемого запроса. В дальнейшем, вместо того, чтобы создавать фильтр заново, можно использовать существующий фильтр. Для этого в режиме Изменить фильтр воспользоваться командой Загрузить из запроса.
Создание форм Основой диалогового интерфейса пользователя для работы с БД являются формы. Через формы может осуществляться первоначальная загрузка данных во взаимосвязанные таблицы БД, просмотр данных, а также их корректировка. Работая с формой, можно добавлять и удалять записи из таблицы, изменять значения полей, получать расчетные данные. В процессе работы может осуществляться контроль вводимых данных. Access позволяет создавать однотабличные формы (на основе одной таблицы) и многотабличные (для работы с несколькими взаимосвязанными таблицами). Создавать формы можно в режиме Конструктора и с помощью Мастера форм. .
Создание форм данных с помощью МАСТЕРА Вначале в окне баз данных выбираем объект – ФОРМЫ. Для вызова Мастера форм в окне Новая форма выбираем соответствующую строку. Далее в окне для выбора источника нужно выбрать таблицу, для которой создается форма.
Создание форм с помощью МАСТЕРА осуществляется за несколько шагов Выбираем поля в окне СОЗДАНИЕ ФОРМ, в котором Access предлагает выбрать те поля, которые должны присутствовать в форме. Для этого нужно сделать текущим соответствующее поле и кнопкой со стрелкой перенести его в Выбранные поля. Если необходимо поместить в форме все поля таблицы (как в нашем случае), то надо нажать кнопку
В следующем окне Access предлагает выбрать внешний вид формы: в один столбец, ленточный, табличный, выровненный, сводная таблица или сводная диаграмма. В левой части окна предлагается образец выбранного внешнего вида. Мы выберем первый вариант – в один столбец
На следующем шаге выбираем стиль формы. Перечень стилей представлен на рисунке, в левой части опять присутствует образец выбранного стиля. Мы выбираем стиль Стандартный
И теперь остается последний шаг: задать имя формы На этом построение формы закончено.
Запросы Предположим, что на крупном предприятии есть огромная база данных Кадры, содержащая подробнейшие сведения о каждом сотруднике. Кроме формальной информации база может содержать и конфиденциальную, например сведения о заработной плате. Вся эта информация хранится в базовых таблицах. Работать с базой данных Кадры могут разные подразделения предприятия, и всем им нужны разные данные. Не все то, что положено знать службе безопасности предприятия, должно быть доступно главному врачу, и наоборот. Поэтому доступ пользователей к базовым таблицам закрывают. Для доступа к данным есть другое, гораздо более гибкое и удобное средство — запросы. Для одной и той же таблицы можно создать множество разных запросов, каждый из которых сможет извлекать из таблицы лишь малую часть информации, но именно ту часть, которая в данный момент необходима.
Запрос – это средство извлечения информации из базы данных, отвечающей некоторым условиям, задаваемым пользователем. Конкретная ИС должна уметь отвечать на любой (заранее не определенный) вопрос в рамках своей предметной области. Любая СУБД позволяет выполнять следующие операции с данными: • Добавить в таблицу одну или несколько записей. • Удалить из таблицы одну или несколько записей. • Обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях. • Найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию. • Сортировка данных – процесс упорядочения записей в таблице. • Отбор данных, например, отобрать фамилии детей с одним годом рождения. • Вывод на печать, осуществляется в нескольких формах: простая распечатка, детальный отчет, специальный отчет.
Создание простых запросов ВЫБОР РЕЖИМА ЗАДАНИЕ ИМЕНИ ЗАПРОСА ВЫБОР ТАБЛИЦ ВЫБОР ПОЛЕЙ
Алгоритм создания простых запросов
Правила построения запросов-выборки В конструкторе запросов используется табличный способ представления условий поиска. В ячейках таблицы конструктора запросов записываются условия, накладываемые на значения соответствующих полей. Условия, стоящие в одной строке, должны выполняться одновременно, т. е. соединены операцией И; условия в разных строках соединены между собой операцией ИЛИ.
Заполнение бланка запроса по образцу Бланк запроса по образцу имеет две панели. На верхней панели расположены списки полей тех таблиц, на которых основывается запрос. Строки нижней панели определяют структуру запроса, то есть структуру результирующей таблицы, в которой будут содержаться данные, полученные по результатам запроса. Строку Поле заполняют перетаскиванием названий полей из таблиц в верхней части бланка. Каждому полю будущей результирующей таблицы соответствует один столбец бланка запроса по образцу. Строка Имя таблицы заполняется автоматически при перетаскивании поля. Если щелкнуть на строке Сортировка, появится кнопка раскрывающегося списка, содержащего виды сортировки. Если назначить сортировку по какому-то полю, данные в результирующей таблице будут отсортированы по этому полю.
Заполнение бланка запроса по образцу Бывают случаи, когда поле должно присутствовать в бланке запроса по образцу, но не должно отображаться в результирующей таблице. В этом случае можно запретить его вывод на экран, сбросив соответствующий флажок. Самая интересная строка в бланке запроса по образцу называется Условие отбора. Именно здесь и записывают тот критерий, по которому выбирают записи для включения в результирующую таблицу. По каждому полю можно создать свое условие отбора. Запуск запроса выполняют щелчком на кнопке Вид. При запуске образуется результирующая таблица. Чтобы выйти из результирующей таблицы и вернуться к созданию запроса в бланке запроса по образцу, нужно еще раз щелкнуть на кнопке Вид.
Примеры записи запросов Записи Поля А B C R 1 1 2 3 R 2 1 3 1 R 3 2 2 2 Условие А В 1) А=1 и В=2 =1 =2 2)А=1 или А=3 С =1 =3 3)А=1 или В=2 =1 =2 4)А=1 или В=2 или С=3 =1 =2 =3 5) Не А=1 <>1
Примеры условных выражений Условное выражение Значение поля, по которому производится поиск записей Саратов Текст «Саратов» Саратов OR Уфа Текст «Саратов» или текст «Уфа» Not Саратов Не текст «Саратов» In (Саратов, Томск, Уфа) Текст «Саратов» , «Томск» или «Уфа» <М Текст, начинающийся с букв «А» - «Л» >=М Текст, начинающийся с букв «М» - «Я» 100 Число 100 <=20 Число не более 20 Date() Текущая дата >=01. 94 Даты позднее 01. 94 Beetween 01. 93 AND 31. 12. . 93 Дата 1993 года *. 02. * Дата, у которой значение месяца — февраль Is Null Пустое значение Is Not Null Не пустое значение Like "P*" Текст, начинающийся с буквы «Р»
Примеры шаблонов Смысл символа Шаблон Результат поиска Вопросительный знак (? ), обозначающий один любой символ За? ор Забор Затор Звездочка ( * ), обозначающая любую группу символов Д*нь День Добрый день Длинная тень Знак фунта ( # ), обозначающий любую цифру #-й Квадратные скобки [ ], обозначающие один символ указанного набора Иванов[аы] Ивановы Иванова Иванов[!аы] - Иванову (но не «Иванова» или «Ивановы» ) Восклицательный знак (!) в сочетании с квадратными скобками, обозначающий символ, не входящий в указанный набор 5 -й 8 -й
Запросы-действия ПОСТРОЕНИЕ ЗАПРОСА НА ОБНОВЛЕНИЕ Вкладка ЗАПРОС->СОЗДАТЬ->КОНСТРУКТОР->ДОБАВИТЬ (добавить таблицу)->выбрать поле. В главном меню выбрать ЗАПРОС->Указать тип запроса (ОБНОВЛЕНИЕ) Вводим условие замены и подтверждаем обновление записей
Запросы-действия Построение запроса на добавление Вкладка ЗАПРОС->СОЗДАТЬ->КОНСТРУКТОР->ДОБАВИТЬ (добавить таблицу)-> В главном меню выбрать ЗАПРОС->Указать тип запроса (ДОБАВЛЕНИЕ)->Выбор таблицы, в которой будут добавлены данные -> Выбор полей, которые необходимо добавить -> Выполните запрос Построение запроса на создание таблицы Вкладка ЗАПРОС->СОЗДАТЬ->КОНСТРУКТОР->ДОБАВИТЬ (добавить таблицу)-> В главном меню выбрать ЗАПРОС->Указать тип запроса (СОЗДАНИЕ)->Введите имя новой таблицы-> Выберите имена полей из старых таблиц и вставьте в новую -> Выполните запрос Создание перекрестных запросов Вкладка ЗАПРОС->СОЗДАТЬ->ПЕРЕКРЕСТНЫЙ ЗАПРОС -> Выделите нужную таблицу -> Выберите поле, значение которого будет использоваться в качестве строки -> Выберите поле, значение которого будет использоваться в качестве столбца -> Выберите функцию, по которой будут вычисляться значения ячеек на пересечении столбцов и строк -> Выполните запрос
Итоговые запросы Запросы позволяют не только отбирать нужную информацию из таблиц и обрабатывать ее путем создания новых (вычисляемых) полей, но и производить так называемые итоговые вычисления. Примером итогового вычисления может служить сумма всех значений в какой-то группе записей или их среднее значение, хотя кроме суммы и среднего значения существуют и другие итоговые функции. Поскольку итоговые функции для одной записи не имеют смысла и существуют только для группы записей, то предварительно записи надо сгруппировать по какому-либо признаку. 1. Итоговые запросы создают на основе известного нам бланка запроса по образцу, только теперь в нем появляется дополнительная строка — Группировка. 2. Для введения этой строки в бланк надо щелкнуть на кнопке Групповые операции на панели инструментов программы Access.
Вычисления в запросах Поле, содержимое которого является результатом расчета по содержимому других полей, называется вычисляемым полем. Вычисляемое поле существует только в результирующей таблице. В исходных (базовых) таблицах такое поле не создается, и при работе обычного запроса таблицы не изменяются. Каждый, кто имеет допуск к базе, может с помощью запросов как угодно манипулировать данными и получать любые результаты, но при этом исходные таблицы остаются неизменно одинаковыми для всех пользователей. 1. Для создания запроса, производящего вычисления, служит тот же самый бланк запроса по образцу. Разница только в том, что в одном из столбцов вместо имени поля записывают формулу. В формулу входят заключенные в квадратные скобки названия полей, участвующих в расчете, а также знаки математических операций, например так: Результативность : [Забито] / [Игры]
Вычисления в запросах 2. В узкий столбец непросто записать длинную формулу, но если нажать комбинацию клавиш SHIFT+F 2, то открывается вспомогательное диалоговое окно, которое называется Область ввода. В нем можно ввести сколь угодно длинную формулу, а потом щелчком на кнопке ОК перенести ее в бланк запроса по образцу. 3. Если включить отображение вычисляемого поля, результаты расчетов будут выдаваться в результирующей таблице. 4. Ничто не мешает сделать вычисляемое полем сортировки. чтобы не только получать новые результаты, но и анализировать их.
Для создания запросов к базам данных существует специальный язык запросов. Он называется SQL (Structured Query Language — структурированный язык запросов). К счастью, те, кто пользуются СУБД Access, могут позволить себе не изучать этот язык. Вместо него в Access есть простое средство, которое называется бланком запроса по образцу. С его помощью можно сформировать запростыми приемами, перетаскивая элементы запроса между окнами.
Отчеты во многом похожи на формы и тоже позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме, но только не на экране, а в виде распечатки на принтере. Таким образом, в результате работы отчета создается бумажный документ. Перед началом конструирования отчета пользователь должен произвести подготовительную работу, в результате которой определяется требуемый макет отчета. В процессе конструирования формируется состав и содержание разделов отчета, а также размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц базы данных. Кроме того, оформляются заголовки, подписи реквизитов отчета, размещаются вычисляемые реквизиты. Отчет может создаваться с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Достаточно часто сначала используется мастер отчетов, который позволяет быстро создать заготовку отчета, а затем заготовка дорабатывается в режиме конструктора.
Разработка отчета в режиме конструктора При создании отчета в режиме конструктора в окне отображаются пустые разделы отчета, показанные на рисунке. Наличие этих разделов, а также их добавление или удаление определяется командами меню Вид/Колонтитулы и Вид/3 аголовок/Примечание отчета. Для этих же целей можно использовать соответствующие кнопки панели инструментов конструктора отчетов. При разработке отчета разделы окна нужно заполнить элементами в соответствии с необходимым пользователю макетом отчета. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. В колонтитул обычно помещают заголовки, даты и номера страниц. При определении содержания этих разделов следует исходить из требований к оформлению отдельных страниц отчета. В области данных размещаются поля таблиц базы данных.
Структура отчета состоит из пяти разделов: заголовка отчета, верхнего колонтитула, области данных, нижнего колонтитула и примечания отчета. Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета. Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и занимает много страниц. Здесь можно также помещать и колонцифры (номера страниц), если это не сделано в нижнем колонтитуле. В области данных размещают элементы управления, связанные с содержимым полей таблиц базы. В эти элементы управления выдаются данные из таблиц для печати на принтере. Порядок размещения и выравнивания элементов управления тот же, что и при создании структуры форм. Раздел нижнего колонтитула используют для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула. В нашем случае в нем размещены два элемента управления. Раздел примечания используют для размещения дополнительной информации. В нашем примере он не использован.
Автоотчет Выбрав в диалоговом окне База данных вкладку Отчеты и щелкнув на кнопке Создать, мы получаем диалоговое окно Новый отчет, позволяющее создать отчет автоматически (автоотчет), с помощью Мастера или вручную.
КОНСТРУИРОВАНИЕ ФОРМЫ Для конструирования формы необходимо вызвать панель элементов нажатием кнопки ("Панель элементов") на панели форматирования окна Access. Панель элементов имеет вид, показанный на рисунке.
Сервис -> Надстройки -> Диспетчер кнопочных форм. Для запуска БД можно попрежнему использовать окно БД. Однако это может показаться неудобным. На этот случай в состав MS Access включена надстройка "Диспетчер кнопочных форм". С помощью этой надстройки автоматически создается удобная и функциональная форма, для выполнения основных действий с БД. На кнопочную панель помещаются кнопки, при нажатии которых открываются формы или отчеты
Для начала нажмите кн. "Изменить", при выделенной записи "Главная кнопочная форма" (эта запись создается автоматически). Теперь Вы можете создавать элементы этой формы - кнопки на форме возле которых выводится текстовая надпись из поля "Текст" и которые выполняют действия, определенные в поле "Команда". В третьем поле записываются параметры команды (оно меняется в зависимости от типа команды). По окончании заполнения, нажмите кнопку "Закрыть" и у Вас в окне БД на закладке Формы появится новая форма - "Кнопочная форма".
Параметры запуска - MS Access имеет возможность управления запуском базы данных. Пользователь может указать, какую форму следует открыть при запуске, разрешается ли изменять панели инструментов, а также являются ли доступными контекстные меню. Сервис Параметры запуска
Скачать презентацию Информационные системы и базы данных Реализация Microsoft Access
ИСиБД_сам_работа.ppt