Информационные процессы в организации Информационные процессы в

Информационные процессы в организации

Информационные процессы в организации Основные принципы Организация должна быть спроектирована таким образом, чтобы для достижения ее общих целей обеспечивалось движение информации по вертикали и по горизонтали. Если структура организации не соответствует ее информационным требованиям, сотрудники будут либо недополучать необходимые сведения, либо тратить время на переработку информации, не нужной для решения их задач. В обоих случаях эффективность организации снижается.

Информационные процессы в организации Основные принципы Между вертикальными и горизонтальными механизмами движения информации в организации имеются противоречия. Если вертикальные связи предназначены преимущественно для контроля, то горизонтальные обеспечивают координацию и сотрудничество, что обычно означает уменьшение контроля.

Информационные процессы в организации Основные принципы Соотношение между этими двумя механизмами движения информации зависит от принципиальных решений, принятых организацией. Если она предполагает ориентироваться на традиционную схему обеспечения эффективности, то акцент будет поставлен на вертикальной коммуникации и контроле. Если за основу будет взято современное направление на обучающуюся организацию, то будет доминировать горизонтальная коммуникация и координация.

Информационные процессы в организации Основные принципы Если эти два подхода будут комбинироваться, то между вертикальным и горизонтальным механизмами движение информации должно быть найдено оптимальное соотношение. На рисунке сопоставляются два типа организаций, ориентированных либо экономическую эффективность либо на обучение:

Информационные процессы в организации Основные принципы Преобладающий подход Вертикальная организация: акцент на эффективность Ø Ø Ø Доминирование вертикальной структуры специализация задач; жесткая иерархия, множество правил; вертикальная коммуникация, формальная система отчетности; централизованное принятие решений. Горизонтальная организация: акцент на обучение Ø Ø Ø Ø Доминирование горизонтальной структуры распределение задач, полномочий; нестрогая иерархия, минимум правил; горизонтальная коммуникация, непосредственное общение; множество команд и рабочих групп; децентрализованное принятие решений

Информационные процессы в организации Основные принципы Организация может экспериментировать, чтобы найти такую степень централизации и децентрализации, которая удовлетворяла бы ее потребностям.

Информационные процессы в организации Вертикальные информационные связи Вертикальные связи используются для координации действий верхнего и нижних уровней организации и преимущественно предназначаются для контроля. Работники, занимающие нижние уровни организаций, в своей деятельности должны руководствоваться целями, задаваемыми сверху, а лица, занимающие руководящие должности, должны получать информацию о деятельности и ее результатах низового уровня.

Информационные процессы в организации Вертикальные информационные связи Для обеспечения вертикальных связей организации может быть использовано много различных приемов, включая: Ø иерархические переадресации; Ø правила и планы; Ø формализованные вертикальные системы управления информацией.

Информационные процессы в организации Вертикальные информационные связи иерархические переадресации Основным инструментом вертикальной организации служит иерархия, или цепь управляющих связей, показанная вертикальными линиями на структурной схеме.

Информационные процессы в организации Вертикальные информационные связи иерархические переадресации Если возникает проблема, способ решения которой работникам неизвестен, ее можно переадресовать вышестоящему уровню иерархии. Когда проблема решается, ответ снова опускается на нижележащие уровни. Линии структурной схемы организации соответствуют каналам коммуникации.

Информационные процессы в организации Вертикальные информационные связи Правила и планы Одним из инструментов вертикальной связи служат правила и планы. Когда проблемы и их решения повторяются, для работников могут быть выработаны правила и процедуры, дающие возможность не обращаться к менеджеру по каждому поводу. Правила – это стандартный источник информации, позволяющий работникам действовать координировано, не используя коммуникацию по поводу частых видов деятельности.

Информационные процессы в организации Вертикальные информационные связи Правила и планы Разновидность каналов устойчивой информации для работников представляют из себя планы. Так, например, самым широким планом организации является ее бюджет. Если бюджет тщательно разработан, низовые сотрудники могут работать самостоятельно в рамках представленных им ресурсов.

Информационные процессы в организации Вертикальные информационные связи Вертикальные системы информации – это еще одна стратегия, увеличивающая возможности передачи информации по вертикали. Вертикальная система информации включает в себя периодические отчеты, текстовую информацию и компьютерное общение менеджеров. Такая система делает разнонаправленную коммуникацию в иерархии более продуктивной.

Информационные процессы в организации Горизонтальные информационные связи Связь по горизонтали – это коммуникация и координация, осуществляемая между подразделениями организации по горизонтали. Она позволяет преодолевать барьеры между подразделениями и дает возможность координировать работу сотрудников и объединять их усилия.

Информационные процессы в организации Горизонтальные информационные связи Важность такой связи очень велика. Отсутствие ее значительно снижает эффективность работы организации. Механизмы горизонтальных связей просматриваются на структурных схемах организации не всегда, тем не менее, они соответствуют части ее структуры. Рассмотрим некоторые решения, способствующие горизонтальной координации и передачи информации.

Информационные процессы в организации Горизонтальные информационные связи Информационные системы В современных организациях важным инструментом обеспечения горизонтальной связи служат кроссфункциональные информационные системы. Компьютерные информационные системы позволяют менеджерам и непосредственным исполнителям постоянно обмениваться информацией о работе, проблемах, возможностях, или решениях.

Информационные процессы в организации Горизонтальные информационные связи Информационные системы Так, например, компания Daimler Chrysler использует систему Fast. Car, позволяющую всем сотрудникам, занимающимся разработкой, получать информацию и отслеживать текущие издержки, качество, особенности производства и другие аспекты работы над будущим автомобилем на различных этапах его изготовления.

Информационные процессы в организации Горизонтальные информационные связи Прямые контакты Высший уровень горизонтальных связей – прямые контакты между менеджерами или работниками, решающими определенную проблему. Такие контакты надо поощрять и создавать специально. Для этого можно использовать следующие приемы: Создание специальной должности «связного» . Этот сотрудник – «связной» может работать в определенном подразделении, но отвечать за коммуникацию и координацию с другим подразделением.

Информационные процессы в организации Горизонтальные информационные связи Прямые контакты Высший уровень горизонтальных связей – прямые контакты между менеджерами или работниками, решающими определенную проблему. Такие контакты надо поощрять и создавать специально. Для этого можно использовать следующие приемы: Так, например, связные могут координировать работу проектировщиков и производственников, так как проектировщики должны разрабатывать свои новые изделия с учетом ограничений накладываемых технологией производства.

Информационные процессы в организации Горизонтальные информационные связи Прямые контакты Высший уровень горизонтальных связей – прямые контакты между менеджерами или работниками, решающими определенную проблему. Такие контакты надо поощрять и создавать специально. Для этого можно использовать следующие приемы: Другой прием – это расположение людей в непосредственной близости друг от друга. Известны примеры, когда для разработки новых изделий в сжатые сроки собирались в одном помещении разработчики изделия и технологии его производства, снабженцы, координаторы обучающих программ, маркетинг-менеджеры и финансовые аналитики для создания тесных повседневных контактов (Tayota, BMW – модель 300 и т. д. )

Информационные процессы в организации Горизонтальные информационные связи Рабочие группы Связные обычно согласовывают работу только двух подразделений. Когда работа требует участия нескольких подразделений, необходимы более сложные структуры, например, рабочие группы. Рабочая группа – это временное подразделение, составленное из работников всех подразделений, участвующих в решении проблемы. На заседаниях рабочей группы осуществляется прямая горизонтальная координация работы этих подразделений.

Информационные процессы в организации Горизонтальные информационные связи Постоянный интегратор Укреплению горизонтальных связей способ -ствует создание специальной должности или подразделения, занятого только координацией. Постоянным интегратором могут быть менеджеры, ответственные за определенный вид продукции: Ø менеджер проекта, Ø менеджер программы и т. п.

Информационные процессы в организации Горизонтальные информационные связи Постоянный интегратор

Информационные процессы в организации Горизонтальные информационные связи Постоянный интегратор Интегратор не отчитывается ни перед одним из функциональных подразделений, работу которых он координирует. Его рабочее место находится вне этих подразделений, и он отвечает за общую координацию их работы. Интеграторы должны обладать прекрасными коммуникативными качествами. Обычно они несут огромную ответственность, располагая незначительной властью.

Информационные процессы в организации Горизонтальные информационные связи Команды решения проблем служат наиболее надежным инструментом горизонтальных связей. Они представляют собой постоянные рабочие группы, создаваемые обычно для решения крупных проблем. Так для разработки и производства своей 777 -й модели компания Boeing использовала более 250 команд. Некоторые из них работали над отдельными секциями самолета, например, крылом или двигателем, другие были созданы для работы с особыми клиентами, такими как United Airlines или British Airways.