ИНФОРМАЦИОННОСПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ n n Большинство документов создаваемых

ИНФОРМАЦИОННОСПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

n n Большинство документов, создаваемых учреждениями , являются информационносправочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел.

n n n К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные (служебные) записки, акты, протоколы. письма и др. Они носят вспомогательный характер и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них может быть принята к сведению.

Протокол n n Протокол занимает особое место в системе организационнораспорядительной документации. Его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов ), а так как он содержит постановляющую часть может рассматриваться как распорядительный документ.

Протокол n документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов (коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических и методических советов).

Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров. n n Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торговопромышленных палат и др. ) Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т. д. ).

n n Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона. В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол – n n фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется , доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол – n фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступления участников заседания , все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.

Стенографический протокол – n n составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему. Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке , который включает следующие реквизиты: n n n наименование учреждения, вид документа, место для проставления даты индекса документа, место составления протокола, место для заголовка к тексту.

n n Датой протокола является дата заседания. Если оно продолжалось несколько дней , то дата протокола включает даты начала и окончания. Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Заголовок к тексту отражает вид заседания или коллегиальной деятельности ( Протокол - заседания

Текст протокола включает вводную и основную части. n n n В водной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова присутствовали перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа в алфавитном порядке ( в краткой форме протокола эти данные опускают), а также фамилии, инициалы и должности приглашенных. Слова «Председатель» , «Секретарь» , «Присутствовали» пишут с большой буквы от начала левого края.

n При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается их общее количество. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу.

В водную часть протокола n n включается повестка дня. В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих (докладчиков) и закреплена последовательность их обсуждения.

n n Повестка дня заседания составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов. Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей : n n «СЛУШАЛИ» , «ВЫСТУПИЛИ» , «ПОСТАНОВИЛИ» , которые печатаются прописными буквами для того, чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение вопроса. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже.

n n Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа, пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме , то после тире также с прописной буквы пишут – « Доклад прилагается» .

n n Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят номер вопроса повестки дня , после – двоеточие. Ход обсуждения доклада отражается в разделе «ВЫСТУПИЛИ» Вопросы и ответы фиксируются в разделе «ВЫСТУПИЛИ» . Слова – вопрос и ответ не пишутся. Например: А. В. Смирнов – Были ли приняты меры для ликвидации…?

n n Принятые решения содержатся в разделе «ПОСТАНОВИЛИ» . Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждое решение сопровождается указанием должности , фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения, например: ПОСТАНОВИЛИ: 1. Подготовить проект нового Положения о персонале. Ответственный – менеджер по персоналу Родионова Н. П. Срок – 18. 11. 2001.

n n Постановляющую часть строят по схеме : действие – исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.

n n n При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре. Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст , знакомит каждого выступающего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласного с записью своего выступления. Протокол собрания для ведения , которого выбирают президиум, подписывают председатель, секретарь и все члены президиума.

Выписка из протокола представляет собой n n точную копию части текста подлинного протокола. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно» , указания должности лица, заверяющего выписку, личной подписи, фамилии , инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию , то она заверяется печатью.

Акт – n n документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия. Акты составляться в различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей:

n n n акт приема работ по договору; акт приема-передачи документов; акт списания материалов; коммерческий акт; акт проверки и т. д. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

n n Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон.

n n Если акт является внутренним документом предприятия, он оформляется на общем бланке. Если акт является внешним документов, то он должен содержать справочные данные об организации.

Акт должен иметь: n n n n n наименование организации (структурного подразделения); наименование вида документа; дату; номер; заголовок к тексту; текст; подписи; печать; приложения; (при наличии копий подтверждающих документов).

Текс акта состоит из вводной и констатирующей частей. n В водной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

n n Далее указывается состав комиссии: фамилии, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности и фамилии присутствующих.

n n n Акт может иметь заголовок, например: «Акт о недостаче ТНП» или «Акт приема-передачи документов с грифом «Конфиденциально» . В основной части акта излагаются: цели и задачи; сроки проведенной комиссией работы; результаты (выводы, заключения, предложения).

n n После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

n n Для ряда актов ( по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия. С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей отметка «С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты» .