Информационносправочные документы их виды назначение правила оформления

Информационносправочные документы. их виды , назначение, правила оформления Беликова У. 5 -1

Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

В состав информационносправочных документов, как правило, включают: · · · · Докладная записка; Объяснительная записка; Предложение; Представление; Заявление; Протокол; Акт; Справка; Заключение; Отзыв; Перечень; Список; Переписка; Служебная записка; Письмо; Телефонограмма.

Оформление различных информационносправочных документов имеет много общего. Письма, докладные записки, справки, направляемые за пределы организации (например, в органы власти, в вышестоящие инстанции и др. ), чаще всего приходиться выполнять секретарю организации. Оформляются эти документы на бланках, подписывают их руководители предприятия (или их заместители). Докладные и объяснительные записки, справки, которые используются в пределах одной организации, оформляются на обычном листе бумаги. В этом случае они могут быть даже рукописными; подписывают их либо сами исполнители (составители), либо руководители структурных подразделений. Но состав реквизитов, порядок расположения и правила оформления унифицированы, закреплены ГОСТом в 2003 году и являются едиными для всех документов.

Общие правила составления и оформления всех перечисленных документов Каждый документ должен иметь дату и регистрационный номер, указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо), визы, подпись (только в докладных и объяснительных записках автор и подпись совпадают), часто печать. Все перечисленные реквизиты оказывают влияние на юридическую силу документа, т. е. обеспечивают его бесспорность и официальность, поэтому они должны быть оформлены правильно, т. е. в соответствии с требованиями государственного стандарта.

Докладная записка Внешняя Внутрення Текст докладной записки состоит из трех смысловых разделов: · в первом разделе излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания; · во втором - анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения; · в третьем - содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения); наименование вида документа; дата и регистрационный номер; место составления (для внешней докладной записки); адресат; заголовок к тексту; текст; подпись. Докладная записка может быть составлена либо по личной инициативе автора (должностного лица), либо по указанию (письменному или устному) руководителя. По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

Служебная записка Служебные записки могут информировать руководство по следующим вопросам: - материально-технического обеспечения; - хозяйственного обеспечения; - организационного обеспечения. Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги. Текст записки, как правило, состоит из двух разделов: - обоснования (изложения причин составления); - предложения, просьбы, заявки и тому подобное. Служебную записку подписывает составитель (специалист или руководитель подразделения).

Объяснительная записка Объяснительные записки составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях. 1. Сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт. 2. Происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов: - первый содержит факты, послужившие поводом к ее написанию; - второй - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительную записку подписывает ее составитель. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера. Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органов суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др. ). Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать. Справки бывают двух видов. В первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к написанию, во второй - приводятся конкретные данные. Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки. В справке фиксируют сведения на определенном отрезке времени. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которые прилагаются сведения, приведенные в документе.

Письмо Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А 4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А 5. Датой письма является дата его подписания. Текст письма строят по схеме: введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма); доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения). Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений. По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.

Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: дата; номер; ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом); заголовок к тексту, изложенный одной фразой. В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): фирма; структурное подразделение; должность; фамилия и инициалы; почтовый адрес получателя. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: «В связи с тем, что при получении груза 26. 01. 06 по накладной Ns 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя. . . была установлена недостача. . . штук изделий на сумму. . . (коммерческий акт от 26. 01. 06 № 247). . . » . Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п. ), например: «На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет» .

Телеграмма Телеграмма - документ, выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает необходима, если другой, более медленный способ замедлит исполнение. Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт, или с одинаковым текстом - в разные пункты. Существуют разновидности телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, посылаемая на специальном бланке, и т. д. Первая часть телеграммы содержит следующие реквизиты: - отметку о категории или особом виде телеграммы; - адресат; - текст; - фамилию должностного лица, подписавшего телеграмму (сокращенное или условное, если они неизвестны адресату). Вторая часть телеграммы содержит следующие реквизиты: - наименование организации-отправителя телеграммы (с указанием адреса); - подпись лица, от имени которого телеграмма исходит (указание должности); - печать; - дата.

Телефонограмма Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста - по телефону. Записывается получателем. Телефонограмма удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи. Рекомендации для передачи телефонограммы: · передавать только краткую и срочную информацию; · проверять правильность записи повторным чтением; · не передавать сложные тексты (текст должен содержать не более 50 слов); · не использовать трудно выговариваемые и редкие слова.

Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты можно разделить на три подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и вопросам, связанным с документированием трудовых отношений.

Акт В заголовочной части акта размещают реквизиты, которые присутствуют в бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа (акт), основание для его издания, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту. Если акт предназначен для передачи в другие организации, т. е. является внешним документом, в состав реквизитов заголовочной части включают юридический адрес организации — автора акта. Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Основное содержание акта включает заголовок и текст. Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже: Акт (чего? ) «работы комиссии по проверке деятельности АХО» . Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного — «О приемепередаче оборудования» , «Об уничтожении дел» . Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы. Вводная часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи. В этой части в обязательном порядке должны быть сведения о документе (автор, название, дата и номер), послуживший основанием для проведения проверки (или работы комиссии). Таким документом может быть приказ руководителя, договор о совместной деятельности и др. Далее во вводной части указывают должность ифамилию председателя комиссии; должности и фамилии членов комиссии. Возможно, в работе комиссии (или в проверке) участвовали работники из других организаций. Тогда в акте должны быть указаны все присутствующие, их должности и названия организаций.

Протокол Протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов. Протоколы оформляют на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в типографии или на обычных листах бумаги формата А 4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию. Датой протокола является дата проведения заседания (21. 12. 2012). Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и через тире - окончания заседания (20 -21. 12. 2012). Номер протокола - порядковый номер, который проставляют в течение календарного года. Реквизиты формуляра - образца ПРОТОКОЛА: - наименование организации (наименование структурного подразделения) - автора документа; наименование вида документа - ПРОТОКОЛ; дата заседания, номер (в течение календарного года); место составления (город); заглавие (отражает вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа); текст вводной и основной части; подпись; - гриф согласования (если нужно); - гриф утверждения (если нужно); - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.