Информационносправочные документы 1 1 Виды информационно-справочных документов

Информационносправочные документы 1.

1. Виды информационно-справочных документов: протокол, справка, докладная и объяснительная записка, акт, телеграмма, письмо Информационно-справочные документы выполняют служебную роль по отношению к организационным и распорядительным, не содержат поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать управленческие решения. Эти документы идут снизу вверх по системе управления – от исполнителя к руководителю.

Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях. Подготовительная работа: составление повестки дня, список участников и приглашенных, наличие докладов и тезисов выступлений, справки по ходу обсуждения, проекты решений по каждому вопросу. Реквизиты: наименование ведомства, учреждения или структурного подразделения, указание вида документа, дата заседания, номер место заседания, гриф утверждения, заголовок, текст, подписи.

Текст протокола состоит из двух частей: 1. Вводная (Ф, И, О, председательствующего, секретаря, присутствующих, повестка дня); 2. Основная – фиксирующая ход заседания. Основная часть строится по разделам повестки дня, каждый раздел включает пункты: «Слушали» , «Выступили» , «Решили» . Протоколы бывают полные и краткие. Решения доводятся до исполнителей ввиде постановлений и приказов, выписок из протокола.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Докладная записка может оформляться в рукописном виде, содержит изложение вопроса, отражающего производственную деятельность. Реквизиты: наименование структурного подразделения, вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении.

Объянительная записка – это документ, в котором работник объясняет причины невыполнения какого-либо задания, свое личное видение прошедшего события. Акт – составляется по результатам ревизий, подготовке документов к уничтожению, приемепередаче дел и др. Подписывается лицами принимающими участие в его составлении, при этом указывается не должность, а распределение обязанностей комиссии (председатедь, члены). Состоит из двух частей: вводной (указывается документ, на основании которого проводится ревизия, состав комиссии)и констатирующей (цели, задачи, характер проведения работы, выводы о полученнных результатах).

2. Современное деловое письмо Письма оформляются на бланках для писем и содержит следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе. Название вида документа (письмо) не указывается. Адресат указывается в дательном или именительном падеже: ГОС ВПО ТГСПА Ректору (И. О. Фамилия) Ректору ГОС ВПО ТГСПА И. О. Фамилия

Если в письме больше 4 -х адресатов – оставляется список рассылки. Второй экземпляр письма оформляется не на бланке, он остается в делах. На нем должна быть виза исполнителя. Деловое письмо посвящается одному вопросу. Необходимо соблюдать композицию (бывают простые и сложные). В переписке используют формулировки: От первого лица (Прошу…. ) От первого лица мн. ч. (Просим …. ) От третьего лица мн. ч. (Руководство предприятия и трудовой коллектив просят …. )

3. Сценарий составления делового письма Уточнить целесообразность. 2. Сформулировать цель письма. Цель – побудить адресата к определенным действиям. Главная задача – убедить адресата, что он хочет и может решить эти проблемы. 3. Составить четкое представление об адресате: выбирается язык послания; важно все занать об адресате (досье); уточнить к кому из должностных лиц обратиться. 1.

4. Составить план письма(кто? , что? , когда? ) 5. Обеспечить деловой стиль. 6. Обеспечить однозначность понимания адресатом послания. 7. Рекомендуется поставить себя на место адресата. 8. Недопустимо заставлять ждать ответа. 9. Письмо нужно отправлять на имя того руководителя, от кого Вы это письмо получили. 10. Не забудьте поблагодарить за ответ.