Информационное письмо — служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовой характер и рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные.
Информационное письмо используется для развития деловых отношений с новыми партнерами. Такое письмо уместно отправлять после того, как на предыдущее послание получен ответ, указывающее на принципиальную готовность к сотрудничеству.
Основное функциональное назначение письма - информирование адресата с целью предоставления в его распоряжение конкретной информации относительно перспектив сотрудничества по возможно более широкому кругу направлений. Цель составления и направление информационного письма сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения.
1 -Информационные письма могут содержать приложения. 2 -Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. 3 -Информационные письма подписываются руководителем организации, а в случае массовой рассылки (например, всем клиентам компании) могут вообще не содержать ручной подписи. В некоторых случаях для данного вида письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. 4 -В некоторых случаях они содержат отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов.
Правила, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем: 1 -Излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями. 2 -Применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи. 3 -Употреблять термины в их общепринятом, однообразном для понимания толковании.
Данные письма подготавливают в соответствии с общими требованиями делопроизводства: на фирменном бланке организации, все элементы письма (их еще называют реквизиты) указывают согласно существующим правилам.
Обязательными реквизитами служебного письма являются: 03 -товарный знак(эмблема), 04 -код организации, 05 -регистрационный номер, 06 -ИНН 08 -наименование организации, 09 -справочные данные об организации, 11 -дата письма, 13 -ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа, 15 -адресат, 18 - заголовок к тексту (при необходимости), 20 -текст, 21 -отметка о наличии приложения, 22 - подпись, 27 -отметка об исполнителе.
В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: «Государственный герб РФ» или «Герб субъекта РФ» или «товарный знак» . «Наименование организации» являющейся автором документа. «Справочные данные об организации» включают: почтовый адрес, номер телефона, факса (номера счетов в банке, адрес электронной почты и др. ). «Дата документа» - дата его подписания. -23. 01. 2012 «Регистрационный номер» - номер документа, присваиваемый ему организацией. -62. 02. 4212 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» - заполняется в том случае, если письмо является ответным.
1. «Заголовок к тексту» включает краткое содержание документа. Например: О сроках поставки, Об участии в выставке. 2. В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): фирма, структурное подразделение, должность, почтовый адрес получателя. Если письмо одного содержания направляется нескольким однородным адресатам, то адресат пишут обобщенно. Например: (колледжам по г. Оренбургу). 3. «Текст» письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы.
В вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: «В связи с тем, что при получении груза 26. 01. 2012 по накладной № 2342 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя … была установлена недостача … штук изделий на сумму… (коммерческий акт от 26. 01. 2012 № 43)…» Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п. ) например: «Просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет» .
Отличительной особенностью делового письма является официально-деловой стиль изложения его содержания. Специфическими чертами данного стиля являются: 1 -Его информационное насыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок, например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 июня 2004 г. № 620 «Об утверждении Типового положения. . . »
В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т. д. Например: Уведомляю(докладываю, извещаю и т. д. ) о…(далее следует коротко указать, о чем именно намерен уведомить автор адресата. ) Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т. д.
1 - стандартизация изложения; 2 - нейтральный тон изложения; 3 -точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие формулировок; 4 -лаконичность, краткость изложения текста; 5 -использование языковых формул; 6 -использование терминов; 7 -употребление словосочетаний с отглагольным существительным; 8 -использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже; 9 -преобладание простых распространенных предложений.
Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) оборотов, используемых в неизменном виде. Для мотивации того или иного действия применяются следующие выражения: - Сообщаем, что в период с. . . по. . . ; - Сообщаем, что по состоянию на. . . ; - Направляем Вам согласованный. . . ; - Просим Вас рассмотреть вопрос о. . . , - Проверкой установлено, что. . ; - В связи с отсутствием финансовой помощи. . . ; - В связи со сложной экономической ситуацией. . . ; - В соответствии с Вашим письмом. . . ; - В порядке проведения совместной работы. . . ; - В соответствии с протоколом. . . ; - В подтверждение нашей договоренности. . . ; - В целях укрепления ответственности. . . и т. д.
Еще одна особенность деловой речи. В деловой речи применяют сокращения. Различают два основных вида сокращения слов: 1. Лексические (аббревиатуры) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв из частей слов: СНГ, ООО, МЧС, АЭС, ГОСТ, ГУМ, Роскомзем, главбух, зав. , зам. , спецназ. 2. Графические - применяемые на письме сокращенные обозначения слов: гр-н, тчк, ж-д, кв. м и др. В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций и должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.
Еще одна особенность деловой речи - использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже: -Предлагаем Вам варианты решений (чего? ) реконструкции систем отопле¬ия, вентиляции и санитарно-техническихустановок жилых домов и административных зданий. -Полностью разделяем необходимость (чего? ) дальнейшего обсуждения конкретных вопросов возможного сотрудничества. -Согласно утвержденному Президентом Российской Федерации (чему? ) Перечню основных мероприятий по подготовке и проведению празднования 60 -й годовщины Победы в Великой Отечественной войне. . . - Согласно штатному расписанию. . .
Кроме традиционных языковых формул в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания. Практически они играют роль языковых формул. Часть из них хорошо знакома, часть распространена в меньшей степени. Следует иметь в виду, что использование иностранных слов отдает незначительной старомодностью, но вместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего эти слова партнера и позволяет поставить в тупик постороннего читателя.
Скачать презентацию Информационное письмо служебное письмо которое содержит сообщение
Информационное письмо.ppt