Информационное обеспечение АРМ Информационное обеспечение
Структура информационного обеспечения n Под информационным обеспечением принято рассматривать методы и способы представления экономической информации, характеризующей состояние управляемой системы. n При этом информационное обеспечение включает в себя: n n n систему показателей данной предметной области; системы классификации и кодирования; документацию; структуру информационных потоков — варианты организации документооборота; структуру информационных массивов различной степени организации на машинных носителях.
Системы классификации и кодирования экономической информации n Для размещения информации в АИС при разработке АРМ необходимо данные упорядочить (выполнить классификацию), а затем формализовать (закодировать) с использованием специальных справочников — классификаторов данных. n Классификатор — документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание экономической информации, содержащий наименование классификационных группировок данных и их кодовое обозначение. n Основными объектами классификация являются справочные реквизиты-признаки, например, наименования материальных, трудовых, финансовых ресурсов, основных средств, товаров и т. п. К объектам классификации относят также другие виды информационного обеспечения, например, наименования показателей и документов.
Классификаторы экономической информации n Цель создания классификаторов — установление соответствия между значениями справочных и описательных признаков и значениями группировочных признаков (закодированных аналогов справочных признаков, предназначенных для логической обработки данных на компьютере). n Процесс классификации — процесс распределения объектов заданного множества по описанному множеству признаков. n Система классификации – совокупность правил распределения объектов множества на отдельные подмножества (классы).
Типы систем классификации n Существует две основных системы классификации: Иерархическая; n Фасетная. n
Иерархическая система классификации n Иерархическая система — между классификационными группировками устанавливаются отношения подчинения, последовательной детализации свойств типа: класс–группа–вид и т. д. n При использовании данной системы каждый объект попадает только в одну классификационную группу. Объединение классификационных группировок на каждом уровне должно составлять исходное множество объектов. n Классификация на каждой ступени выполняется по единственному признаку. Глубина иерархии определяется классификационными правилами.
Фасетная система классификации n Фасетная (многоаспектная) система — система классификации, основанная на параллельном использовании нескольких независимых признаков. n Фасет — набор значений одного признака классификации. Каждый объект может входить одновременно в разные классификационные группировки. n Система устанавливает порядок следования фасетов и количество классификационных группировок. Внутри фасета значения признаков могут перечисляться по порядку или образовывать иерархическую структуру, при наличии соподчиненности выбранных признаков.
Типы классификаторов n По охвату области применения классификаторы делятся на: n общегосударственные классификаторы — разрабатываемые централизовано и являющиеся едиными для всей страны. Например, различные классификаторы статистической отчетности: общегосударственный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), общегосударственный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ); n отраслевые классификаторы — разрабатываемые для классификации объектов в отдельных отраслях. Примером может служить план счетов бухгалтерского учета, виды оплат и удержаний, виды операций движения средств; n локальные классификаторы — разрабатываемые для обозначения номенклатуры объектов, характерных для конкретного предприятия, организации, банка (коды подразделений, клиентов, внутренних документов и т. п. ). n Для обеспечения единого подхода к классификации экономической информации используют целый ряд классификаторов, входящих в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).
Кодирование информации n Кодирование — процесс условного буквенноn n числового обозначения объектам и их группам по соответствующей системе кодирования. Система кодирования — совокупность правил присвоения условного обозначения объектов с использованием кода. Код (условное обозначение объекта) базируется на определенном алфавите (множестве знаков). Число знаков алфавита называется основанием кода. Код характеризуется рядом дополнительных признаков: длина кода, основание кода, структура кода (распределение знаков по признакам и объектам классификации).
Системы кодирования n Системы кодирования можно разбить на два больших подмножества: Регистрационные; n Классификационные. n
Регистрационные системы кодирования n Регистрационные системы кодирования независимы от применяемой системы классификации объектов. n Такие коды используются для идентификации объекта при вводе и передаче информации. n К регистрационным относятся порядковая и серийная системы кодирования.
Регистрационные системы кодирования Порядковая система — состоит в последовательном присвоении каждому новому объекту в системе его порядкового номера. Как правило, данная система используется для простых, устоявшихся множеств объектов, включающих небольшое количество элементов. n Серийная (серийно-порядковая) — отличается от порядковой предварительным разбиением номенклатуры кодируемых объектов по одному признаку, и для каждой группы должна быть введена серия кодовых обозначений, в пределах которой выполняется порядковое присвоение кода. Серии обозначений для каждой группы должны быть таковы, чтобы оставались свободные номера для включения новых объектов. n
Классификационные системы кодирования n Классификационные системы кодирования применяются для отражения взаимосвязей объектов и групп. Применяются классификационные коды для логической обработки данных на ЭВМ, что требует однозначности при отображении взаимосвязей объектов в соответствии с квалификационными признаками. В качестве квалификационных систем используются: n n Разрядная; Комбинированная.
Классификационная система кодирования n n n Разрядная (позиционная) система используется для кодирования объектов, определяемых несколькими связанными признаками. Кодируемые объекты систематизируются по признакам на каждом уровне классификации, каждому признаку выделяется фиксированное число разрядов, в пределах которых кодирование начинается с единицы. При разрядной кодировке классификационные группировки по младшим признакам, кодируются в зависимости от старшего признака. Код объекта, построенный по данной системе, включает такое количество позиций, сколько было учтено классификационных признаков.
Классификационные системы кодирования n Комбинированная система применяется для кодирования больших номенклатур объектов. n Такие объекты, как правило, включают множество связанных и независимых признаков. n Система кодирования основана на сочетании принципов разрядной, порядковой и серийной систем кодирования.
Штрих-коды n Для автоматизации ввода значений числового n n кода в информационную систему получили широкое распространение системы штрихового кодирования. В данном методе применяется принцип двоичного кодирования информации с помощью 0 и 1. Штрих-код представляет собой набор чередующихся черных и белых полос. Широким полосам присваивается значение 1, узким — 0. Для считывания значения кода используются оптические сканирующие устройства. Для возможностей ручного ввода кода в информационную систему штрих-коды сопровождаются числовым значением кода.
Области применения штрих-кодов n Основными областями применения штрих-кодов являются розничная и оптовая торговля, логистика, складской учет и другие области, связанные с движением товаров. n Цель использования штрих-кодов — это отражение характерных свойств товаров, позволяющих проследить за их движением от поставщика к потребителю. n Использование штриховых кодов позволяет автоматизировать процесс ввода необходимой информации, унифицировать движение информации на всех участках пути от поставщика к потребителю.
Системы штрихового кодирования n n Система штрихового кодирования — совокупность вида штрихового кода, технических и программных средств нанесения кода на поверхность, считывания кода, верификации предварительной обработки данных. Для унификации штриховых кодов используются унифицированные системы кодирования: n UPC — универсальный торговый код, разработан и применяется в США и ряде стран Америки; n EAN — товарный код, разработан в Европе; n UCC/EAN — единый стандартизованный штриховой код; создан объединенными усилиями организаций США и Канады (Uniform Code Council) и Европейской ассоциацией товарной нумерации (EAN International).
Документация n Документом называется совокупность сведений, используемая при решении экономической задачи или задачи управления, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой. n Документы являются основным средством для учета, хранения и представления информации. n Документируемая информация должна обеспечить приведение множества экономических показателей в единую систему, позволяющую использовать единую терминологию, проводит анализ состояния объекта управления.
Классификация документов n Классификация документов может быть выполнена по ряду признаков: n n n по области применения — плановые, статистические, банковские, бухгалтерские и др. ; по содержанию хозяйственных операций — материальные, денежные, расчетные; по назначению — распорядительные, исполнительные, комбинированные; по виду отражаемых операций — единичные и сводные; по периодичности — годовые, квартальные, месячные и т. д. ; по способу заполнения — ручные или машинные.
Унификация документов n n n Унификация документов и их форм выполняется путем отбора видов документов, используемых в информационной системе, и введение для них единых форм: Унифицированная система документации (УСД) — рациональным образом организованный комплекс документов, отвечающий единым правилам и требованиям и содержащий необходимую информацию для оптимального управления некоторым экономическим объектом. Примером унифицированной системы документации может служить унифицированные формы документов, определенные в соответствии с общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
Процесс разработки первичных (входных) документов n Процесс разработки первичных (входных) документов включает последовательность: n определение реквизитного состава документа; n классификация реквизитов: однозначные и многозначные; признаки и основания; справочные и группировочные; n определение иерархии соответствия между реквизитами; n выбор определенной формы документа; n выполнение расчета размера документа и выбор формата бумажного носителя; n построение эскиза документа соответствующей формы; n редактирование заголовочной части документа (шапки) в соответствии со словарем-тезаурусом.
Структура первичных документов n Для первичных документов применяют комбинированную форму, состоящую из трех зон: n n n заголовочная зона — предназначена для размещения справочных признаков (наименование объекта управления, номер и название документа и т. п. ). содержательная зона — включает многозначные реквизиты, группировочные признаки и признакиоснования. оформляющая зона — располагаются подписи должностных лиц и другие признаки, устанавливающие юридическую силу документа.
Структура выходных документов n При построении форм выходных документов с результирующей информацией используют следующие принципы: n n n выделение трех зон в документе; разделение реквизитов на однозначные, т. е. принимающие одно значение в документе и многозначные, принимающие несколько значений; выделение группировочных реквизитов и размещение этих реквизитов в порядке убывания старшинства признака группировки; выделение признаков-оснований и размещение их в таблице, в порядке соответствующем порядку группировочных реквизитов; выделение строк с подведением итогов по группам.
Информационные потоки n При проектировании информационной системы существенное значение имеет изучение информационных потоков, сложившихся в экономической системе. n Правильная организация движения информации позволяет повысить эффективность управления, расширить области автоматизации. Напротив, отсутствие четкого представления об источниках информации и движении данных приводит к невозможности выполнения проектирования системы на предприятии. n При рассмотрении информационных потоков в экономической системе особое значение имеет документооборот.
Документооборот n n Документооборот — последовательность прохождения документа от момента создания до сдачи его в архив. Сложность описания документооборота определяется, во многом, следующими причинами. Процесс обработки информации в экономической системе начинается с определенных первичных документов, проходящих различные стадии предварительной обработки. Документ отражает выполнение каких-либо хозяйственных операций и, в процессе его обработки, могут принимать участие несколько специалистов из различных подразделений. Электронный документооборот — документооборот, основанный на автоматизации процессов создания, хранения и движения документов. Основой систем электронного документооборота являются вычислительные машины и коммуникационные сети. Системы управления документооборотом предназначены для автоматизации движения документов на предприятии, их обработки и хранения.
Внутримашинное информационное обеспечение n В состав внутримашинного информационного обеспечения включают файлы, базы и банки данных, базы знаний и т. п. n Данные записываются на различных машинных носителях (магнитные диски, компакт-диски, магнитная лента и др. ). n Требования, предъявляемые к данному виду информационного обеспечения, — быстрота и надежность при выполнении операций по поиску, обработке и представлению данных для пользователя. n Содержание включает в себя фактические сведения, относящиеся к выбранной предметной области.
Информационная база n Основной частью внутримашинного обеспечения является информационная база — специальным образом организованная совокупность данных, хранимая в памяти ЭВМ в виде файлов. n Файл — совокупность однородных по структуре записей, предназначенное для решения экономической задачи. Запись — набор полей заданного формата.
Организация доступа к данным n Для организации доступа к данным существуют следующие способы организации информационных баз: Совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ; n Интегрированная база данных, основанная на использовании универсальных программных средств загрузки, поиска и обработки данных, т. н. системы управления базами данных (СУБД). n
Базы и банки данных n n Банк данных — система специальным образом организованной информации — баз данных, а также программных, технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного использования данных. В отличие от локально организованных массивов информации банки данных являются интегрированной информационной системой, решающей следующие задачи: n n n n сокращение избыточности в хранения информации; устранение противоречивости в данных; совместное использование информации в решении большого круга задач; удобства организации доступа к данным; обеспечение безопасности хранения данных; снижение затрат на хранение данных и поддержание в актуальном состоянии; обеспечение независимости данных от изменяющихся внешних условий.
База данных n База данных (БД) — именованная совокупность данных, отражающая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области. В общем случае данные в базе данных являются интегрированными и общими. n Под понятием интегрированные данные подразумевается возможность представить БД как совокупность нескольких отдельных файлов данных, полностью или частично не перекрывающихся.
Состав БД n В состав базы данных входит также метаинформация (т. е. информация об информации), включающая описание базы данных (схема БД), информацию о предметной области, необходимую для проектирования системы, о пользователях БД, о проектных решениях и др. n Программные средства БД представляют собой комплекс программ и программных модулей, обеспечивающий взаимодействие всех частей информационной системы при ее функционировании. Приложения базы данных — программы и программные модули, с помощью которых пользователь выполняет операции с БД. Основу программных средств БД представляет СУБД. n Система управления базами данных (СУБД) — совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями. Основная функция, выполняемая СУБД — предоставление пользователю базы данных возможности работать с ней, не вникая в детали на уровне аппаратного обеспечения.
Структура СУБД n В СУБД можно выделить ядро СУБД, обеспечивающее организацию ввода, обработки и хранения данных, а также средства тестирования и утилиты, обеспечивающие выполнение вспомогательных функций. Важной компонентой СУБД являются трансляторы или компиляторы для используемых ею языковых средств. n Подавляющее большинство СУБД работает в среде универсальных операционных систем и взаимодействует с операционными системами при обработке обращений к БД. Поэтому часто рассматривают операционную систему как часть БД. n Для обработки запросов по поиску и обработке информации в БД разрабатываются соответствующие программы, которые представляют прикладное программное обеспечение БД. n Языковые средства должны обеспечить интерфейс пользователей и прикладных приложений разных категорий с банком данных. Языковые средства большинства СУБД относятся к так называемым языкам четвертого поколения.
Средства СУБД В качестве технических средств БД чаще всего используются универсальные ЭВМ, периферийные устройства для вывода информации в базу данных и отображения выводимой информации. Последнее время наметился переход от больших ЭВМ к открытым распределенным системам на компьютерах различной архитектуры. n Организационно-методические средства представляют собой различные инструкции, методические и регламентирующие материалы, предназначенные для пользователей разных категорий, взаимодействующих с банком данных. n Администратор БД — лицо, определяющее правила манипулирования данными в БД, устанавливает доступ различных пользователей к различным участках информационной базы. В задачи администратора входит определение общих правил работы с информацией в базе данных, выполнение установочных и регламентных работ по обеспечению сохранности информации. n Пользователь БД — лицо, выполняющее операции по вводу информации в БД, запуск различных модулей обработки данных, вывода информации в электронном виде или на бумажных носителях. Права пользователей устанавливаются администратором системы и определяются организационной схемой управления предприятием. n
Скачать презентацию Информационное обеспечение АРМ Информационное обеспечение Структура информационного
1_Инф_обеспечение ЭИС.ppt