Информационно-справочные документы.их виды , назначение, правила оформления Беликова

Информационно-справочные документы.их виды , назначение, правила оформления Беликова У.5-1

Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

· Докладная записка; · Объяснительная записка; · Предложение; · Представление; · Заявление; · Протокол; · Акт; · Справка; · Заключение; · Отзыв; · Перечень; · Список; · Переписка; · Служебная записка; · Письмо; · Телефонограмма. В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:

Письма, докладные записки, справки, направляемые за пределы организации (например, в органы власти, в вышестоящие инстанции и др.), чаще всего приходиться выполнять секретарю организации. Оформляются эти документы на бланках, подписывают их руководители предприятия (или их заместители). Оформление различных информационно-справочных документов имеет много общего. Докладные и объяснительные записки, справки, которые используются в пределах одной организации, оформляются на обычном листе бумаги. В этом случае они могут быть даже рукописными; подписывают их либо сами исполнители (составители), либо руководители структурных подразделений. Но состав реквизитов, порядок расположения и правила оформления унифицированы, закреплены ГОСТом в 2003 году и являются едиными для всех документов.

Каждый документ должен иметь дату и регистрационный номер, указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо), визы, подпись (только в докладных и объяснительных записках автор и подпись совпадают), часто печать. Все перечисленные реквизиты оказывают влияние на юридическую силу документа, т.е. обеспечивают его бесспорность и официальность, поэтому они должны быть оформлены правильно, т.е. в соответствии с требованиями государственного стандарта. Общие правила составления и оформления всех перечисленных документов

Докладная записка Текст докладной записки состоит из трех смысловых разделов: · в первом разделе излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания; · во втором - анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения; · в третьем - содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения); наименование вида документа; дата и регистрационный номер; место составления (для внешней докладной записки); адресат; заголовок к тексту; текст; подпись. Докладная записка может быть составлена либо по личной инициативе автора (должностного лица), либо по указанию (письменному или устному) руководителя. По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

Служебные записки могут информировать руководство по следующим вопросам: - материально-технического обеспечения; - хозяйственного обеспечения; - организационного обеспечения. Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги. Текст записки, как правило, состоит из двух разделов: - обоснования (изложения причин составления); - предложения, просьбы, заявки и тому подобное. Служебную записку подписывает составитель (специалист или руководитель подразделения). Служебная записка

Объяснительные записки составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях. 1. Сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт. 2. Происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Объяснительная записка Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов: - первый содержит факты, послужившие поводом к ее написанию; - второй - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительную записку подписывает ее составитель. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера. Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органов суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Справка Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать. Справки бывают двух видов. В первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к написанию, во второй - приводятся конкретные данные. Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки. В справке фиксируют сведения на определенном отрезке времени. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которые прилагаются сведения, приведенные в документе.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5. Датой письма является дата его подписания. Текст письма строят по схеме: введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма); доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения). Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений. По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу. Письмо