ИНФОРМАЦИОННО- СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Цель урока:

ИНФОРМАЦИОННО- СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Цель урока: определить назначение информационно-справочных документов; рассмотреть особенности их составления и оформления Вопросы для повторения: 1. Каков состав реквизита «Наименование организации» ? 2. На каком документе нет реквизита «Наименование вида документа» ? 3. Чем отличается бланк внешнего документа от бланка внутреннего документа?

Характеристика: Не содержат поручений Не обязывают действовать строго определенным образом Сообщают сведения, побуждающие принимать управленческие решения Передают информацию о фактическом состоянии дел в системе управления

ПРОТОКОЛ Документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Виды протоколов Краткие: запись Полные: подробная только ФИО запись всех выступающих и выступлений краткая запись о теме выступления

РЕКВИЗИТЫ ПРОТОКОЛА Наименование организации Наименование вида документа Номер и дата документа (дата проведения мероприятия) Заголовок (отвечает на вопрос «кого? » или «чего? » ) Текст Подписи председателя и секретаря

ТЕКСТ ПРОТОКОЛА Вводная часть Разделы основной части Должность и ФИО председателя СЛУШАЛИ: ФИО и должность (полностью) выступающего, краткое изложение доклада с отметкой о его приложении Должность и ФИО секретаря ВЫСТУПИЛИ: ФИО, должность, (полностью) содержание вопросов и предложений ФИО присутствующих или общее РЕШИЛИ: принятое решение, количество присутствующих (если сформулированное четко, более 15 человек) лаконично, с указанием сроков и ответственных Повестка дня ( в именительном падеже)

АКТ – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий Реквизиты: - Наименование организации - Наименование вида документа - Дата и номер документа - Заголовок ( чего? О чем? ) - Место составления документа (структурное подразделение) - Текст - Подписи председателя и членов комиссии

ТЕКСТ АКТА Вводная часть Содержание основной части Основание (ссылка на Суть проделанной комиссией работы распорядительный или (проведена проверка, установлен нормативный документ) факт и т. п. ) Состав комиссии: председатель Сроки проведения мероприятия (ФИО и должность) и члены (когда был установлен тот или иной комиссии (ФИО и должность в факт) соответствии с иерархией должностей) Установленный факт(ы) Выводы и/или предложения комиссии

ТЕКСТ АКТА Текст акта заканчивается указанием на количество экземпляров и их местонахождение: Составлен в количестве 2 -х экз. : 1 -ый экз. – в канцелярию; 2 -ой экз. – в отдел кадров. Подписывают акт все члены комиссии Председатель И. О. Фамилия Члены комиссии: (без расшифровки)

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Реквизиты: - Наименование организации - Наименование структурного подразделения - Наименование вида документа - Дата и номер документа - Адресат - Заголовок (о чем? ) - Текст - Подпись автора документа

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - Причины, факты, события, побудившие к написанию записки : Довожу до Вашего сведения………. . - Анализ ситуации и варианты решений: К чему приводит ситуация и что можно сделать? - Просьба или предложения по решению вопроса. - Подпись автора документа с расшифровкой.

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Предложение – служебный документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

СПРАВКА – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов или событий Справка Личная: подтверждает Служебная: отражает основную сведения биографического деятельность предприятия характера

СПРАВКА Справка Внешняя: оформляется на бланке предприятия и Внутренняя: оформляется как подписывается первым докладная записка руководителем и главным бухгалтером (финансовые справки) или руководителем кадровой службы (личные справки)

Вопросы для закрепления Какую функцию выполняют информационно- справочные документы? Какие структурные части имеет текст протокола? В ком случае составляется акт? Что общего между докладной, служебной и объяснительной записками? Чем они отличаются?