Информационная система коллективной работы с документами Константин Майоров Konstantin. Maiorov@bix. ru «БИКС» www. bix. ru тел. +7 (495) 644 -24 -13
Назначение и состав решения Business Information e. Xperience Назначение - автоматизация процесса совместной работы сотрудников предприятия по подготовке документов. Информационная система коллективной работы с документами реализована на базе технологии Microsoft Share. Point, и обеспечивает поддержку полного цикла работы с проектом документа, начиная с момента работы над текстом проекта документа и заканчивая передачей документа на утверждение: • • • подготовка текста проекта документа; согласование проекта документа; визирование проекта документа. Компоненты решения • Microsoft Word, Microsoft Excel. • Модуль на основе Microsoft Share. Point Services 2. 0, разработка компании BIX Москва 2008 г. - 2 - Информационная система коллективной работы с документами
Назначение решения Business Information e. Xperience Цели создания информационной системы коллективной работы: • • организация совместной работы сотрудников, являющихся пользователями корпоративной вычислительной сети, по подготовке проектов документов; увеличение результативности и эффективности подготовки проектов документов; повышение качества создаваемых документов; повышение действенности контроля подготовки проектов документов; организация централизованного хранения подготавливаемых документов с контролем версий и исключением несанкционированного доступа к проектам документов; обеспечение удобного поиска проектов документов по заданным критериям отбора, в том числе контекстный поиск; систематизация и удобство поиска информационных материалов при работе с проектами документов; обеспечение полной интеграции с существующим общим программным обеспечением в организации. Москва 2008 г. - 3 - Информационная система коллективной работы с документами
Процедура подготовка проектов Москва 2008 г. - 4 - Business Information e. Xperience Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience Процесс согласования и утверждения проекта документа. Создание документа Обсуждение документа Согласование и визирование Визирование с ЭЦП Завершение работы с документом Москва 2008 г. - 5 - Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience Ответственный исполнитель документа нажимает кнопку «Создать проект документа» . Открывается страница описания документа в виде карточки документа. Карточка заполняется. При нажатии кнопки «Создать» происходит создание проекта документа на основе выбранного шаблона - 6 - Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience Ответственному исполнителю отправляется письмо с уведомлением о назначении ответственным за документ и ссылкой на страницу «Рабочая область документа» , и вновь открывается главная страница макета. - 7 - Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience Наименование созданного документа Ответственный исполнитель документа щёлкает на наименовании вновь созданного документа. Открывается страница «Рабочая область документа» , на которой доступны функции работы с конкретным документом - 8 - Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience В системе присутствует возможность автоматического разделения документа на разделы и подразделы с сохранением каждого раздела в отдельном файле. Наряду с этим производится назначение исполнителей разделов документа, выбор дат начала и завершения подготовки разделов. - 9 - Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience Для каждого из созданных разделов/подразделов ответственный исполнитель нажимает кнопку «Уведомить исполнителя» . Появляется кнопка «Забрать» ; создается страница «Рабочая область раздела» ; исполнителю отправляется письмо по электронной почте с указанием срока подготовки текста раздела и ссылки на страницу «Рабочая область раздела» . - 10 - Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience Процесс согласования и утверждения проекта документа. Обсуждение проекта документа. Создание документа Обсуждение документа Согласование и визирование Визирование с ЭЦП Завершение работы с документом Москва 2008 г. - 11 - Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience Для пользователя существует возможность создания обсуждения документа. - 12 - Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience Исполнитель документа, (раздела, подраздела) может настроить оповещения об обсуждениях документа в виде писем о документе - 13 - Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience Страница добавления файла со справочной информацией В системе имеется возможность добавления справочных материалов в виде документов - 14 - Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience В системе также имеется возможность добавления справочных материалов в виде веб-частей - 15 - Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience В системе также имеется возможность добавления настраиваемого списка - 16 - Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience В системе также имеется возможность импорта электронной таблицы - 17 - Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience Созданную веб -часть можно добавить на рабочую область страницы «Справочные материалы» Список доступных веб-частей - 18 - Информационная система коллективной работы с документами
Контроль версий документов Business Information e. Xperience Все версии документов, разделов, подразделов сохраняются на сервере. Существует возможность обратиться к предыдущей версии. Москва 2008 г. - 19 - Информационная система коллективной работы с документами
Контроль версий документов Business Information e. Xperience Чтобы начать сборку раздела (документа) ответственный исполнитель нажимает кнопку «Забрать» . После того как все разделы (подразделы) подготовлены - нажимает кнопку «Автоматическая верстка» и на уровне файлов произойдет перенос текстов из подразделов в раздел (а из разделов – в документ). Москва 2008 г. - 20 - Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience Процесс согласования и утверждения проекта документа. Согласование и визирование документа. Создание документа Обсуждение документа Согласование и визирование Визирование с ЭЦП Завершение работы с документом Москва 2008 г. - 21 - Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience Главная страница макета документа Москва 2008 г. - 22 - Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience Страница «Рабочая область документа» Страница «Документы и списки» Москва 2008 г. - 23 - Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience Страница «Согласование» Страница «Визирование» Москва 2008 г. - 24 - Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience Страницы «Управление пользователями» . Здесь указываются сотрудники, участвующие в процессах согласования и визирования документа(ов) Москва 2008 г. - 25 - Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience В рабочей области документов появляется список согласующих и визирующих Москва 2008 г. - 26 - Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience Почтовое уведомление о начале процесса согласования документа Москва 2008 г. - 27 - Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience На странице «Рабочая область документов» появляются кнопки «Согласовать» и «Отклонить» . Нажатие кнопки «Согласовать» означает, что руководитель согласует документ, а нажатие кнопки «Отклонить» означает, что у руководителя есть замечания по тексту документа. Москва 2008 г. - 28 - Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience Процесс согласования и утверждения проекта документа. Визирование с использованием ЭЦП Создание документа Отправление на согласование Согласование и визирование Визирование с ЭЦП Завершение работы с документом Москва 2008 г. - 29 - Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience После согласования и визирования документа появляется кнопка «Завизировать с использованием ЭЦП» . После визирования с ЭЦП на странице отображаются результаты Москва 2008 г. - 30 - Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience Почтовое уведомление о завершении процесса визирования документа Москва 2008 г. - 31 - Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience Процесс согласования и утверждения проекта документа. Завершение работы с документом. Создание документа Отправление на согласование Согласование и визирование Визирование с ЭЦП Завершение работы с документом Москва 2008 г. - 32 - Информационная система коллективной работы с документами
Business Information e. Xperience Выйти из макета можно одним из способов закрыв окно Internet Explorer с загруженными страницами: - в главном меню в разделе «Файл» нажать левой кнопкой мышки на пункт «Закрыть» - нажать левой кнопкой мышки на Москва 2008 г. - 33 - Информационная система коллективной работы с документами
Резюме демонстрационных примеров Business Information e. Xperience Информационная система позволяет + размечать текст документа Word с помощью специальных меток (признак окончания раздела и начала следующего); + автоматически разделять на части (в соответствии с разметкой) и собирать из частей целый документ. Решение строится на Microsoft технологиях + очень быстро осваивается пользователями – необходимо наличие MS Office Решение не является коробочным продуктом + отсутствуют расходы на лицензирование ПО – требует полноценного внедрения Москва 2008 г. - 34 - Информационная система коллективной работы с документами
Технические характеристики Business Information e. Xperience Программные требования • Для клиента расширений Share. Point требуется Internet Explorer 6. 0 с пакетом обновления «MS 06 -067: Накопительное обновление безопасности для обозревателя Internet Explorer» . Аппаратные требования • • Процессор: 2 x Xeon 3 GHz; ОЗУ: 4 Gb с возможностью расширения до 8 Gb; локальная сеть: 100 Мбит/с; операционная система: Microsoft Windows 2003 Server; IIS версии 6. 0 и выше; ASP. NET 2. 0; Microsoft SQL Server 2005 Enterprise Edition. Москва 2008 г. - 35 - Информационная система коллективной работы с документами
Спасибо!!! Вопросы? Для получения • • • дополнительной информации доступа к демонстрационному серверу консультаций и организации презентации системы обращайтесь: Константин Майоров Konstantin. Maiorov@bix. ru «БИКС» www. bix. ru тел. +7 (495) 644 -24 -13
Скачать презентацию Информационная система коллективной работы с документами Константин
6ffd742c07445fff20b2aed33964b17c.ppt