Информационная модель деятельности фирмы Информация в управлении

Информационная модель деятельности фирмы

Информация в управлении Важнейшая особенность процесса управления заключается в его информационной природе. Выполнение принятых решений проводится через систему методов воздействия на работников с использованием информации о ходе выполнения принятых решений (обратная информация). Чем точнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы управления, чем полнее она отражает действительное состояние объекта управления, тем точнее цели и эффективнее меры, направленные на их достижение. n n Информация как элемент управления должна обеспечить качественное представление о задачах и состоянии управляемой системы; обеспечить разработку идеальных моделей желаемого их состояния.

Информация в управлении Деятельностью любого предприятия нужно эффективно с управлять. Изучение документооборота организации и моделирование потоков информации и информационных процессов, которые описывают преобразование входных данных системы в выходные. Информационная модель, разрабатываемая в соответствии с принципиальной схемой модели предприятия, содержит сведения о документах, маршрутах их движения, формирование показателей, а также об аппарате, выполняющем функции управления. Информационный поток – совокупность информации, минимально необходимая для осуществления работы фирмы. Информационный процесс сопровождается изменением состояния системы. Каждое такое изменение называется событием.

Информационное сопровождение объектов и процессов Когда рассматриваешь всю технологию работы фирмы, то становится понятно, что каждому реальному объекту соответствует его информационная копия. Например: n груз + накладная квитанция, n больной + история болезни, n школьник + классный журнал. . . Этот информационный поток выходит за границу фирмы в виде рекламы, договоров, репутации на рынке и т. д. Существует информация, необходимая с точки зрения технологии, которая сопровождает производственные процессы фирмы. Эта информация обязательно возникает на "стыке" между этапами процесса и может быть зафиксирована в любой форме: квитанции, журнала учета, информационного листка, справки, устного сообщения. . . Рассмотрим пока два вопроса: какую информацию и кому необходимо передать?

Схема информационных потоков в больнице

Информационные потоки в больнице Таким образом, информация запустила функционирование технологических процессов: n n взятие анализа, раздачу лекарств, питание, смену белья и т. д. Возник и встречный поток информации: результаты анализов, отметки о выполнении назначений и процедур. На данный момент учитывается только технологическую, а не административную информацию. Административная информация – приказы, распоряжения, выговоры, поощрения, отчеты и т. д. – влияет на людей, а не на технологический процесс.

Модель информационных потоков в фирме, производящей пластиковые окна

Анализ недостатков в модели информационных потоков Обращаем внимание на такие аспекты информационного потока: n n когда он остается без обратной связи (информация отправлена, но неизвестно, что получена), когда между участниками технологического конвейера вообще нет информации, когда есть излишняя информация, направляемая просто "по привычке" и не запускающая никакого технологического процесса, когда информация не обеспечивает какой-то "сквозной" процесс. Все эти нарушения информационного потока мешают равномерной работе организации, вызывают конфликты на "стыках" между этапами технологического процесса.

Построение информационной модели методом DFD (диаграммы потоков данных) В качестве предметной области рассмотрим работу видеотеки, которая получает запросы от клиентов на фильмы, проверяет членство клиентов, контролирует возврат лент, не допуская выдачу фильмов тем, кто просрочил аренду фильма. За аренду начисляется плата, за просрочку возврата - пени. Информация об аренде лент хранится отдельно от записей о членстве клиентов. Новые фильмы видеотека получает от поставщиков, фиксируя информацию о них. Служащие регулярно готовят отчеты для руководства за определенный период времени о членах видеотеки, поставщиках лент, выдаче фильмов и приобретенных лентах. Итак, приступим к анализу предметной области. Из его описания следует, что в работе видеотеки участвуют следующие группы людей: клиенты, поставщики, руководство и работники библиотеки. К внешним объектам можно отнести первые три группы пользователей. Начальная ДПД будет иметь звездообразный вид. В центре находится процесс 0 -го уровня "Видеотека", соединенный потоками данных с внешними объектами.

Начальная контекстная диаграмма

Начальная контекстная диаграмма Уточним содержание потоков данных: Информация от клиента включает данные о клиенте и запрос на фильм; Информация для клиента включает ответ на запрос об аренде фильма и членскую карточку. Информация от поставщика включает данные о поставщике и о новых фильмах; Информация от руководства включает: запросы отчетов о новых членах, о новых поставщиках, о новых фильмах; об аренде фильмов, о составе видеотеки, о поставщиках вообще. Информация для руководства включает все эти виды отчетов.

Детализация процесса «Обслуживание видеотеки» Каждый входной поток данных порожден каким-либо событием, а выходной поток данных является ответом (реакцией) системы. Теперь можно разбить процесс 0 -го уровня "Обслуживание видеотеки" на 4 процесса, отражающие основные виды деятельности видеотеки: n учет членов, n учет поставщиков, n учет аренды фильмов, n управление фондом фильмов. Поскольку компонентов системы все еще не очень много, то можно изобразить ДПД в целом

Составим список событий Событие Реакция системы Новый клиент хочет стать членом видеотеки Регистрация клиента Клиент сообщает об изменении адреса Регистрация нового адреса Клиент просит фильм в аренду Рассмотрение запроса Клиент возвращает фильм Регистрация возврата Руководство находит нового поставщика Регистрация нового поставщика Изменение данных о поставщике Регистрация изменений Поставщик передает новый фильм Получение нового фильма Руководство запрашивает отчет о работе Формирование требуемого отчета

Модель работы видеотеки

На следующем этапе можно продолжить детализацию процессов, например, рассмотрим детализацию процесса 1 - учет членов видеотеки. Этот процесс можно разбить на 4 подпроцесса 1. 1 -1. 4. В центре детальной диаграммы находится накопитель данных "Члены видеотеки".

Учёт членов видеотеки Каждый процесс на этой диаграмме имеет 2 -3 входных и выходных потока данных, поэтому их дальнейшая детализация нецелесообразна. Теперь можно составить описание алгоритма каждого процесса. Например, опишем алгоритм процесса 1. 1: а) начало б) получить от клиента данные для регистрации в) сравнить данные клиента со списком членов видеотеки (процесс 1. 4) г) проверить: был ли клиент зарегистрирован ранее, д) если нет - то занести данные клиента в накопитель "Члены видеотеки" е) в противном случае проверить: является ли клиент должником; ж) если да - отказать клиенту в повторной регистрации и потребовать возврата долга; затем перейти к шагу "и"; з) в противном случае - обновить информацию о клиенте в накопителе "Члены видеотеки" и перейти к процессу 1. 2. и) конец. Аналогично следует рассмотреть детализацию процессов 2 -4, построить соответствующие детальные контекстные диаграммы и составить описание алгоритмов выполнения простейших процессов.

Построение модели бизнес-процесса методом ARIS

Описание процесса обслуживания клиента процесса

Описание процесса анализа заявки клиента

Нотация Information Flow является аналогом нотации DFD и используется при создании модели потоков данных между функциями бизнес-процессов Информация о производственных возможностях Данные заявки клиента Данные по номенклатуре Информация о соответствии номенклатуре Информация о возможностях производства Проверить на Выполнить учет заказа в системе соответствии номенклатуре Согласовать заявку с ПЭО