Інформаційні системи і технології Тема 1 Загальні

Інформаційні системи і технології

Тема 1. Загальні поняття дисципліни інформаційні системи і технології Зміст теми: 1. 1. Предмет і зміст дисципліни 1. 2. Основні поняття дисципліни. 1. 3. Властивості інформації 1. 4. Класифікація та покоління ЕОМ 1. 5. Принципи фон-Неймана. Архітектура комп’ютера. 1. 6. Системи числення. 1. 7. Збереження інформації.

1. 1. Предмет і зміст дисципліни Інформаційні системи і технології - це дисципліна, призначення якої полягає у вивченні механізмів і засобів автоматизації інформаційних процесів із використанням обчислювальної техніки. Мета дисципліни: вивчення теоретичних основ принципів створення і функціонування інформаційних систем і технологій та набуття практичних навиків використання прикладних програмних засобів на базі обчислювальної техніки для розв’язку задач економічного спрямування і вирішення завдань аналізу та оптимізації.

1. 1. Предмет і зміст дисципліни Завдання дисципліни: • ознайомлення з методикою розв’язку економічних задач за допомогою ПК; • засвоєння техніки використання ПК; • освоєння і використання найбільш поширених в галузі економіки програмних продуктів.

1. 2. Основні поняття дисципліни Інформація – це сукупність сигналів, що сприймаються нашою свідомістю, відображають ті або інші властивості об’єктів та явищ, що оточують нас в реальності. Природа даних сигналів обумовлює присутність принципових можливостей по їх зберіганню, обробці та передачі. Інше визначення: Інформація – сукупність даних, які сприймаються з навколишнього середовища (вхідна інформація), надходять у навколишнє середовище (вихідна інформація) або зберігаються всередині певної системи (внутрішня інформація).

1. 2. Основні поняття дисципліни Друге визначення ґрунтується на схематичному представленні процесу передачі інформації. В цьому процесі можна виділити два фундаментальних елементи: l Джерело (передавач) – створює вихідну інформацію; l Споживач (приймач) – отримує вхідну інформацію. При їх взаємодії і виникає інформація. Грунтуючись на даному підході один із засновників теорії інформації Клод Шеннон дав визначення терміну «інформація» - як знята невизначеність.

1. 2. Основні поняття дисципліни Під даними зазвичай розуміють інформацію представлену в конкретних формах, котрі адекватні можливим процесом її обробки. Дані - це сукупність відомостей, зафіксованих на певному носієві у формі, придатній для постійного зберігання, передачі і обробки. Перетворення і обробка даних дозволяє отримати інформацію. Інформація - це результат перетворення і аналізу даних. Відмінність інформації від даних полягає в тому, що дані - це фіксовані відомості про події і явища, які зберігаються на певних носіях, а інформація з’являється в результаті обробки.

1. 2. Основні поняття дисципліни Знання - це зафіксована і перевірена практикою оброблена інформація, яка використовувалася і може багато разів використовуватися для прийняття рішень. Знання - це вид інформації, яка зберігається в базі знань і відображає знання фахівця в конкретній предметній галузі. Знання - це інтелектуальний капітал. Формальні знання можуть бути у вигляді документів (стандартів, нормативів), що регламентують прийняття рішень або підручників, інструкцій з описом рішення задач. Неформальні знання - це знання і досвід фахівців в певній предметній галузі.

1. 2. Основні поняття дисципліни Знання – це інформація на основі якої шляхом логічного висновку можуть бути отримані певні висновки. Прийнято також виділяти прикладні і фундаментальні знання. Фундаментальною властивістю інформації є властивість системності. Системою називають таку сукупність, яка має загальні властивості, котрими не володіє ні один з елементів системи. В загальному вигляді поняття система охоплює комплекс взаємопов'язаних елементів діючих як одне ціле в інтересах досягнення поставленої мети.

1. 2. Основні поняття дисципліни Одними з найважливіших характеристик інформації є її структура і форма. Структура інформації – визначає взаємозв’язки між її складовими елементами. Інша характеристика інформації є форма її представлення. Серед основних форм представлення інформації можна виділити наступні: l символьно-текстова; l графічна; l звукова.

1. 2. Основні поняття дисципліни Інформатика «computer science» (термін виник в середині 60 -х років в Франції) - прикладна наука, яка вивчає структуру i загальні властивості iнформацiї, а також закони i способи збирання, обробки, зберігання, пошуку, передавання та використання iнформацiї в різних галузях людської дiяльностi. Основні напрямки дослідження інформатики: l аналіз існуючих і розробка методів побудови нових комп’ютерних систем; l розробка нових програмних засобів; l аналіз ризиків безпеки інформації та розробка методів її захисту; l впровадження нових інформаційних технологій.

1. 2. Основні поняття дисципліни Інформаційна технологія – це спеціалізована технологія збирання, обробки в передачі інформації, що ґрунтується на використанні обчислювальної техніки. Інформаційні технології мають такі основні властивості: l об’єктом обробки є дані; l метою процесу обробки є отримання інформації; l засоби реалізації - сучасні технології (програмні та апаратні засоби);

1. 2. Основні поняття дисципліни Збирання, обробка і передача інформації становить інформаційний процес. Характеристики інформаційного процесу: надійність, вірогідність, цілісність і своєчасність передачі інформації. Предметна область - це визначена певними ознаками сукупність об’єктів (усі елементи знання процес, проблему, організацію, систему та ін. ). Об’єкти - можуть бути різні класи систем управління: технологічний процес, галузь, виробниче об’єднання, підприємство, цех, дільниця, робітник і т. п. ;

1. 2. Основні поняття дисципліни Інформаційні системи (ІС) - це людино-машинні системи, які збирають, нагромаджують, зберігають, оброблюють і видають за запитом чи замовленням інформацію у вигляді даних і знань, необхідних для управління економічним об’єктом. Інформаційна база - сукупність інформації, що використовується для функціонування системи і поділяється на зовнішню і внутрішню машинну базу. Зовнішня машинна інформаційна база - частина інформаційної бази, що являє собою сукупність повідомлень, сигналів і документів, що призначені для безпосереднього сприйняття людини.

1. 2. Основні поняття дисципліни Внутрішня машинна інформаційна база - частина інформаційної бази, що є сукупністю інформації, що використовується в інформаційній системі на машинних носіях даних. Інформаційне забезпечення (ІЗ) - сукупність форм документів нормативної бази і реалізованих рішень по обсягах , розміщенню і формам існування інформації, що використовується в інформаційній системі при її функціонуванні. Структура ІЗ: методичні інструктивні матеріали (сукупність державних стандартів), система класифікації і кодування інформації, інформаційна база (зовнішня і внутрішня).

1. 2. Основні поняття дисципліни Основні принципи створення ІЗ: цілісність, імовірність, контроль, захист від несанкціонованого доступу, єдність і гнучкість, стандартизація й уніфікація, адаптивність, мінімізація введення і висновку інформації. Інформаційний засіб - комплекс упорядкованої постійної інформації на носіях даних. Інформаційний виріб - інформаційний засіб, що пройшов випробування і передається замовнику разом із програмним забезпеченням його ведення. Особа, яка приймає рішення (децидент) - фахівець, що керує економічним об’єктом;

1. 2. Основні поняття дисципліни Користувач інформаційної системи (ІС) - особа, що бере участь у функціонуванні ІС або має право використовувати результати її функціонування. Класифікатор – офіційний документ, що представляє систематичний перелік найменувань і кодів класифікаційних угрупувань і об’єктів класифікації. Види класифікаторів: державний, галузевий, підприємства.

1. 3. Властивості інформації Основними властивостями інформації є : точність, достовірність, оперативність. lточність інформації забезпечує її однозначне сприйняття всіма користувачами; lдостовірність визначає допустимий рівень викривлень (похибок, помилок), як вхідної так і вихідної інформації, при яких зберігається ефективність функціонування системи; lоперативність відображає актуальність надання інформації для необхідних розрахунків і прийняття рішень в змінених умовах.

1. 3. Властивості інформації Економічну інформацію прийнято поділяти за слідуючими ознаками: l функціями керування; l місцем виникнення; За функціям керування інформація ділиться на: прогнозну; планову; облікову; нормативно-довідкову; звітно-статистичну інформацію. ь ь ь

1. 3. Властивості інформації Прогнозна інформація пов'язана з функцією прогнозування, відображає ймовірне твердження про майбутній стан господарських процесів із високим ступенем вірогідності. Наприклад, прогнозований розмір прибутку за рік. Облікова інформація пов'язана з функціями оперативного, бухгалтерського, статистичного обліку і відбиває господарські процеси, що вже здійснилися, а також їхній фактичний стан. Наприклад, кількість відпущеного матеріалу конкретного найменування зі складу цеху за робочу добу.

1. 3. Властивості інформації Планова інформація - пов'язана з функцією планування й описує господарські процеси, що мають від¬бутися в заданому часовому періоді. Наприклад, планований обсяг випуску продукції конкретного найменування за місяць, кількість матеріалів конкретного найменування, які постачаються за договором.

1. 3. Властивості інформації Нормативно-довідкова інформація пов'язана з функцією підготовки виробництва. Вона регламентує межі витрат матеріальних та трудових ресурсів, рівень запасів і заділів, встановлення складу та структури об'єктів виробництва, послідовність технологічних операцій та ін. Наприклад, норма витрати матеріалу на деталь. Звітно-статистична інформація відображає, як правило підсумкові дані за вказаний період і слугує для оцінки ефективності, продуктивності, рентабельності та інших показників економічної діяльності.

1. 3. Властивості інформації Класифікація інформації за місцем виникнення включає в себе вхідну і вихідну інформацію. До важливих властивостей інформації також відносяться адекватність і доступність. Адекватність інформації - ступінь відповідності інформації, отриманій споживачем, тому, що автор вклав в її зміст. Доступність інформації — це міра можливості отримати ту або іншу інформацію. На ступінь доступності інформації впливають одночасно як доступність даних, так і доступність адекватних методів для їх інтерпретації.

1. 3. Властивості інформації Система класифікації інформації визначається і характеризується використаним методом класифікації, ознаками класифікації, послідовністю і кількістю рівнів класифікації, кількістю угруповань. Метод класифікації – це сукупність правил створення системи класифікаційних угруповань та зв"язки між ними. Розрізняють два основних методи класифікації: ієрархічний та фасетний. (Як додатковий використовують дескрипторний – виділяються певні ключові найуживаніші слова предметної області (дескриптори) і будується схема зв’язків).

1. 3. Властивості інформації Ієрархічний метод класифікації характеризується тим, що початкова множина об"єктів послідовно поділяється на угруповання (класи) першого рівня поділу, потім – другого і т. д. Сукупність угрупувань при цьому утворює ієрархічну деревоподібну структуру (див. Схему 1). Ієрархічний метод класифікації характеризується: • глибиною (кількістю рівнів класифікації); • ємністю (глибина та кількість створених на кожному рівні угруповань); • гнучкістю (добра пристосованість для ручної обробки та велика інформативність кодів).

1. 3. Властивості інформації Схема (1) угрупувань ієрархічного методу класифікації.

1. 3. Властивості інформації При фасетному методі класифікації початкова множина об'єктів може незалежно поділятися на класифікаційні угруповання з використанням однієї з образних ознак. Кожна ознака фасетної класифікації відповідає фасеті, яка є списком значень цієї класифікації (колір: червоний, зелений, . . ; професія: інженер, бухгалтер, . . . ). Система класифікації може бути подана переліком незалежних фасетів (списків), які містять значення ознак класифікації. Приклад фасетної класифікації наведено в табл. 1.

1. 3. Властивості інформації Табл. 1. Фасети ознак та їх значення.

1. 3. Властивості інформації Схема 2. Варіант ієрархічної класифікації для заданої послідовності фасетів.

1. 4. Класифікація та покоління ЕОМ Перше покоління ЕОМ (1944 -1955 рр. ): Технічна основа елементної бази машин 1 -го покоління - електронні лампи. Максимальна швидкодія - 102(оп/с), обсяг оперативної пам’яті - 102 слів. Режим використання - монопольний, в розпорядженні користувача були всі ресурси машини і її управління. На цьому етапі сформувалася типова схема ЕОМ (фон неймановська архітектура). Програми розроблялися машинною мовою, а з часом мовою асемблера. Характеризувалися ненадійністю і значними витратами електроенергії.

1. 4. Класифікація та покоління ЕОМ Друге покоління ЕОМ (1955 -1964 рр. ): Максимальна швидкодія -104 оп/с, обсяг оперативної памяті -104 слів. Режим виконання - пакетна обробка. Поколінню притаманна заміна ламп на напiвпроводникові елементи (транзистори), значне збільшення швидкодiї і пам'яті, підвищення надiйності у роботi, зменшення габаритів ЕОМ i споживання електроенергiї. З‘явилися мови програмування високого рівня, операційні системи.

1. 4. Класифікація та покоління ЕОМ Третє покоління ЕОМ (1964 -1971 рр. ): Технічна основа - малі і середні інтегральні схеми, які на малих напівпровідникових кристалах реалізують великі схеми машин 2 -го покоління. В однiй такiй схемi об'єднано десятки транзисторiв, дiодiв, резисторiв, конденсаторiв. Значно зменшилась кiлькiсть з'єднань, габарити, споживання енергiї; збiльшилась потужнiсть i надiйнiсть ЕОМ. Максимальна швидкодія -106 оп/с, оперативна пам’ять - 106 слів, внутрішня пам’ять -109 слів. Метод виконання - режим розподілу часу разом із пакетною обробкою.

1. 4. Класифікація та покоління ЕОМ Четверте покоління ЕОМ (1971 -1984 рр. ): Технічна основа - надвеликі інтегральні схеми. Максимальна швидкодія - 109 оп/с, оперативна пам’ять - 107 слів, внутрішня пам’ять обмежена в основному економічними міркуваннями. Етап характеризується значним зростанням кількості користувачів і прикладних програм П’яте покоління ЕОМ. Комп‘ютери на мікропроцесорах. Проекти ЕОМ п’ятого покоління знаходяться в стадії реалізації. Максимальна швидкодія математичних обчислень доповнюється тут високими швидкостями логічного виводу.

1. 5. Принципи фон-Неймана. Архітектура комп’ютера Принципи побудови і функціонування комп'ютерів були сформульовані фон-Нейманом із співавторами в декількох публікаціях, серед яких варто виділити: 1. Burks A. W. , Goldstine H. H. , and von Neumann J. Preliminary discussion of the logical design of an electronic computing instrument, 1945 (Попередня дискусія про логічний устрій електронного обчислювального інструмента); 2. Von Neumann J. First draft of a report on the EDVAC, 1946 (Перший варіант доповіді про EDVAC).

Принципи фон-Неймана: 1. Принцип двійкового кодування - для представлення даних і команд використовується двійкова система числення. 2. Принцип однорідності пам’яті - як програми, так і дані зберігаються в одній і тій же пам’яті. Над командами можна виконувати ті ж дії, що і над даними. 3. Принцип адресації пам’яті - структурно основна пам'ять складається з пронумерованих комірок, процесору в будь-який момент часу доступна будь-яка комірка. 4. Принцип послідовного програмного управління всі команди розміщуються в пам’яті і виконуються за послідовністю, що визначається програмою. 5. Принцип жорсткості архітектури - незмінність в процесі роботи топології, архітектури і списку команд.

1. 5. Принципи фон-Неймана. Архітектура комп’ютера В роботі [1], були сформульовані основні механізми функціонування ЕОМ машин: 1. Комп’ютер складається з процесора, пам’яті і зовнішніх пристроїв; 2. Єдиним джерелом активності в комп’ютері є процесор, який в свою чергу керується програмою, що знаходиться в пам’яті. 3. Пам'ять комп’ютера складається з комірок кожна з яких має свій унікальний адрес;

1. 5. Принципи фон-Неймана. Архітектура комп’ютера 4. В будь який момент часу процесор виконує одну команду програми. 5. Обробка інформації відбувається тільки в регістрах процесора. Інформація в процесор надходить з пам'яті або зовнішніх пристроїв; 6. В кожній команді програми закодовані наступні вказівки: з якої комірки взяти інформацію, які операції виконувати з інформацією і в які комірки пам’яті направити результати; 7. Процесор виконує команду за командою до тих пір поки не отримає команду stop;

1. 5. Принципи фон-Неймана. Архітектура комп’ютера ЕОМ є машиною з архітектурою фон Неймана, якщо: 1. Програма та дані зберігаються в одній загальній пам'яті. 2. Кожна комірка пам'яті ідентифікується унікальним номером, який називається адресою. 3. Різні типи інформації (команди та дані) розрізняються за способом використання, але не за способом кодування та структурою представлення. 4. Кожна програма виконується послідовно, починаючи з першої команди, якщо немає спеціальних вказівок. Для зміни цієї послідовності використовуються команди передачі управління.

1. 5. Принципи фон-Неймана. Архітектура комп’ютера В роботі “Burks, A. W. , Goldstine, H. H. , and von Neumann, J. Preliminary discussion of the logical design of an electronic computing instrument, 1945” – була наведена аргументація чотирикомпонентної структури ЕОМ, яка на сьогодні вважається класичною структурою фон-нейманівської машини, її блок-схема представлена на рис. 1.

1. 5. Принципи фон-Неймана. Архітектура комп’ютера Рис. 1. Блок-схема ЕОМ згідно фон-Неймана.

1. 5. Принципи фон-Неймана. Архітектура комп’ютера Роботу сучасного комп’ютера розділяють на такі рівні: 1. найнижчий – це рівень роботи транзистора, являє собою цифровий логічний рівень, на якому визначаються регістри та пристрої комп’ютера; 2. рівень команд – це мікроархітектурний рівень, де остаточно формується логічна структура комп’ютера (арифметико - логічний пристрій, пристрій управління тощо); 3. рівень – це рівень мікропрограмування, тобто подання кожної команди у вигляді окремих мікрооперацій;

1. 5. Принципи фон-Неймана. Архітектура комп’ютера 4. рівень архітектури команд, або рівень програмування на рівні мови асемблера - використовується програмістом для створення програм на найнижчому рівні (мові асемблера). Мова асемблера являє собою символічну мову машинних команд. 5. рівень операційної системи – дозволяє використовувати ресурси операційних систем, а також деякі спеціальні машинні команди для ОС (привілейовані команди). 6. рівень мов високого рівня (PASCAL, С тощо) - дозволяє створювати програмні продукти на абстрактній мові, що не залежить від особливостей архітектури комп’ютера.

1. 5. Принципи фон-Неймана. Архітектура комп’ютера Рис. 2. Структурна схема сучасного комп’ютера.

1. 5. Принципи фон-Неймана. Архітектура комп’ютера Рис. 2(а). Загальна схема сучасного комп’ютера.

ТЕМА 2. CИСТЕМИ ОБРОБКИ ТАБЛИЧНИХ ДАНИХ. ТАБЛИЧНИЙ ПРОЦЕСОР MS EXCEL Зміст теми:

ТЕМА 2. CИСТЕМИ ОБРОБКИ ТАБЛИЧНИХ ДАНИХ. ТАБЛИЧНИЙ ПРОЦЕСОР MS EXCEL Зміст теми (продовження): 4. 6. Введення та редагування формул. Функції в Excel. 4. 7. Правила синтаксису при запису функцій і формул. 4. 8. Створення формул з використанням функцій. 4. 9. Робота з масивами і матрицями. 4. 10. Графічне представлення табличних даних в Excel. 4. 11. Налаштування MS Excel. Друк робочих листів. 4. 12. Зведені таблиці. Підбір параметра. 4. 13. Створення макросів. Диспетчер сценаріїв. 4. 14. таблиці підстановок. Пошук рішення.

Література 1. 2. 3. 4. Джо Хабрейкен. Microsoft Office 2003: Word, Excel, Access, Power. Point, Publisher, Outlook. Все в одном / Джо Хабрейкен – М. : Вильямс, 2006. – 864 c. Информатика : учебник. – 3 -е изд. , перераб. / под ред. проф. Н. В. Макаровой. – М. : Финансы и статистика, 2001. – 768 с. Уокенбах Дж. Excel 2003. Библия пользователя – Excel 2003. Bible / Дж. Уокенбах; пер. с англ. – К. ; М. : Диалектика; Вильямс, 2007. – 766 с. Кузьмин В. Microsoft Office Excel 2003 : учеб. курс / В. Кузьмин. – М. : Диалектика, 2003. – 493 с.

4. 1. Призначення і функціональні можливості MS Excel. Основні поняття. MS Excel – програма, що є частиною пакету прикладних програмf MS Office, головним призначенням якої є обробка даних представлених в табличній формі. Табличний процесор Excel здійснює різноманітні математичні операції з даними таблиць, починаючи від операцій елементарної математики і закінчуючи складними фінансово-економічними розрахунками. MS Excel містить вбудоване прикладне середовище програмування Visual Basic For Applications (VBA). MS Excel містить велику кількість вбудованих функцій.

4. 1. Призначення і функціональні можливості MS Excel. Основні поняття. Простота в користуванні і універсальність табличного процесора Excel роблять його на сьогодні найбільш поширеною програмою обробки табличних даних. MS Excel має широкі функціональні можливості зокрема: • проведення різних обчислень з виростанням засобів функції і формул; • дослідження впливу різних факторів на дані; • розв’язання задач оптимізації; • отримання вибірки даних, що задовольняють заданим критеріям; • побудова графіків та діаграм; • статистичний аналіз даних; • автоматизація обчислень.

4. 1. Призначення і функціональні можливості MS Excel. Основні поняття. Основна перевага електронних таблиць - полягає у простоті використання засобів обробки даних, по своїм можливостям можуть порівнюватися з подібними можливостями баз даних, але для роботи з електронними таблицями не потрібно якоїсь спеціальної підготовки користувача, як програміста. Головною особливістю електронних таблиць є те, що в них структурне упорядкування інформації починається безпосередньо на етапі введення даних: з самого початку свого існування на машинних носіях вони пов’язуються із елементарними одиницями таблиць - комірками.

4. 1. Призначення і функціональні можливості MS Excel. Основні поняття. Структурно основним об’єктом MS Excel є робоча книга, яка зберігається в єдиному файлі, котрий має розширення *. xls. Книга поділяється на листи, а листи в свою чергу – на комірки. Будь-який лист робочої книги Excel має матричну структуру. По замовчуванню кожен робочий лист має (максимально) 256 колонок іменами починаючи з літери А і 65536 рядка з відповідними номерами. Ім’я колонки й номер рядка, яким одночасно належить комірка, однозначно визначають її адрес.

4. 1. Призначення і функціональні можливості MS Excel. Основні поняття. Наприклад: А 1 – адрес комірки, що знаходиться в колонці А та першому рядку. Excel також підтримує й іншу систему адресації, коли нумеруються й рядки й колонки (в цьому випадку спочатку вказується номер рядка, а потім номер колонки: наприклад R 1 С 1 – адрес тієї ж комірки А 1, R 1 – рядок 1, С 1 – колонка 1. Змінити стиль адресації можна за допомогою команди Сервис/Параметры і активізацією вкладки „Общие”.

4. 1. Призначення і функціональні можливості MS Excel. Основні поняття. Принциповим рішенням, що реалізовано в MS Excel є те, що в комірки таблиці можна вводити інформацію будь-якого типу текст, дату і час, формули, рисунки, діаграми, графіки тощо. Нарешті, що найбільш суттєво, комірка може містити формулу, що задає математичні та інші операції над даними інших комірок. Важливою особливістю Excel є забезпечення автоматичного перерахунку і оновлення зв язків при введені новних даних. Як тільки вводяться нові дані миттєво відбувається перерахунок по раніше заданим формулам і інформація миттєво оновлюється.

4. 1. Призначення і функціональні можливості MS Excel. Основні поняття. Запуск Excel здійснюється декількома способами: 1. Шляхом вибору знака його піктограми на панелі MS Office; 2. Шляхом виконання команди меню ПускПрограммы Excel ; 3. Шляхом активізації ярлика програми на робочому столі або активізацією файлу з розширенням *. xls; 4. У випадку якщо всі ці способи є неможливими, запуск Excel можна здійснити за наступною командою <ПускНайти>, в діалоговому вікні пошуку ввести Excel і після знаходження потрібного файлудодатку активізувати його.

4. 2. Інтерфейс користувача. Довідкова система. Робота з файлами. В діалоговому вікні MS Excel, що з’явиться після запуску програми (рис. 1) наявні наступні елементи інтерфейсу: l рядок заголовка з кнопками системного меню; l рядок меню; l дві панелі інструментів „Стандартная” і „Форматирование” (за замовчуванням); l рядок формул; l поле імені; l рядок стану , а також смуги прокручування; l робоча область з ярликами листів.

4. 2. Інтерфейс користувача. Довідкова система. Робота з файлами. Рис. 1. Стандартне вікно програми Excel.

4. 2. Інтерфейс користувача. Довідкова система. Робота з файлами. Табл. 1. Призначення кнопок рядка формул. Панелі інструментів Стандартная та Форматирование мають вигляд :

4. 2. Інтерфейс користувача. Довідкова система. Робота з файлами.

4. 2. Інтерфейс користувача. Довідкова система. Робота з файлами.

4. 2. Інтерфейс користувача. Довідкова система. Робота з файлами в Excel. Команди роботи з файлами розміщені в меню <Файл>. Для створення нового файлу необхідно виконати команду <ФайлСоздать>, після чого в діалоговому вікні <Создание документа> вибрати шаблон „Книга”. В результаті буде відкрита робоча книга із стандартною назвою „Книга 1”, наступна книга буде відкрита під іменем „Книга 2” і т. д. Також нову книгу можна створити натисканням кнопки <Создать> панелі інструментів „Стандартная”.

4. 2. Інтерфейс користувача. Довідкова система. Робота з файлами. Команда <Файл/Открыть> виводить вікно „Открытие документа”, в якому потрібно виділити файл і натиснути кнопку <Открыть>. Також можна використати кнопку <Открыть> панелі інструментів „Стандартная” або натиснути комбінацію клавіш Ctrl+O. Операцію збереження файлу можна виконати: • При допомозі команди <ФайлСохранить>. • Активізацією кнопки <Сохранить> панелі інструментів „Стандартнная”. • Натисканням комбінації клавіш Ctrl+S.

В робочу книгу Excel може вводитися інформація будь -якого типу: числа, текст, дати, час, ряди даних, формули і т. д. Для представлення даних в Excel існують різні формати, зокрема: числовий, текстовий, дата, час і т. д. Для введення інформації в задану комірку потрібно: встановити в ній курсор (це робиться або за допомогою клавіш переміщення курсору або за допомогою миші – досить клацнути лівою клавішею миші на потрібній комірці). З введенням першого символу автоматично здійснюється перехід в режим введення. При цьому в рядку стану відображається слово “Ввод”.

Якщо інформація вже введена в комірку і її потрібно тільки відредагувати потрібно двічі клацнути лівою клавішею миші на комірці, що редагується або натиснути клавішу F 2, виділивши попередньо потрібну комірку. При цьому виконується перехід в режим введення, після чого можна вносити зміни в дані, які знаходяться в комірці, що редагується. Для завершення запису даних у клітинку необхідно натиснути клавішу або клавішу переміщення курсора.

Копіювання даних здійснюється стандартним для середовища Windows способом, який складається з наступних етапів: • Виділення комірок, в яких міститься інформація, яку потрібно скопіювати. • Розміщення виділеного фрагменту в буфер обміну даних за допомогою клавіш Ctrl+Ins, або шляхом активізації кнопки <Копировать> панелі інструментів “Стандартная”. • Вставка вмісту буфера обміну даних в будь-яку програму – додаток ОС Windows, або в будь-який файл MS Excel.

Вставка порожнього рядка або колонки в Excel вирішується наступним чином: • спочатку потрібно виділити колонку (рядок), перед якою потрібно виконати вставку, це здійснюється натисканням лівої клавіші миші на заголовку колонки (рядка); • потім необхідно активізувати контекстне меню, натисканням правої клавіші миші; • в переліку команд, що з'явилися необхідно вибрати команду “Добавить ячейки”, в діалоговому вікні, що з'явиться, вказати який об'єкт потрібно додати (рис).

Введення чисел і тексту Практично будь-яка інформація, що обробляється в програмі може бути представлена у вигляді чисел чи тексту. Представлення інформації у вигляді чисел відрізняється від текстового перш за все обмеженою кількістю символів, а також набагато жорсткішими правилами їхньої інтерпретації, тобто складання чисел із наявних символів. Текстове представлення інформації допускає роботу з використанням для набору практично будь-яких символів та їх комбінацій.

При введенні числової інформації можна використовувати тільки наступні символи: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0, –, +, /, Е, е. Не всякий набір даних символів утворює число. Наприклад: “ 214 е” не є числом, а комбінація символів “ 523 е 2” число 52300. Excel автоматично визначає інформацію в числовому форматі. Якщо введені в комірку символи не є числа, вони вирівнюються по лівому краю комірки, якщо введені символи числа, то здійснюється їх вирівнювання по правому краю комірки.

Числа Excel відображаються в наступних категоріях форматів: “Числовой, Экспоненциальный, Финансовый, Денежный, Процентный, Дробный”. Якщо необхідно вводити числа без прив'язки до якого -небудь формату, то використовують формат “Общий”. Для введення чисел краще за все використовувати формат комірок “Числовой”, який встановлюється в діалоговому вікні “Формат ячеек” (рис. ), що активізується командою “Формат/Ячейки”. При цьому можна також задавати кількість знаків після коми.

Текст в Excel представляє собою послідовність букв і символів або комбінацію букв, символів і чисел. Будь -яка послідовність введених в комірку символів, яка не може бути інтерпретована програмою Excel як число, формула, дата, час, логічне значення, або значення поля - інтерпретується як текст. Інколи потрібно ввести деякі числа як текст. Для цього потрібно виділити комірки, виконати команду “Формат/Ячейки”, активізувати вкладку “Число”, в списку форматів вибрати “Текстовый”, і натиснути “ОК”. Будь-яка введена послідовність знаків, автоматично сприймається програмою Excel як текст.

Робота зі стилями в MS Excel. В поняття стилю входять наступні елементи: формат представлення чисел, тип та розмір шрифту, тип вирівнювання, вид рамки, присутність художнього оформлення та захист. Можна застосовувати конкретний стиль як до виділеної області комірок так і до будь-якого робочого листа повністю. Для створення стилю використовується команда <Формат/Стиль>. Виконання даної команди активізує діалогове вікно „Стиль”(рис. ).

В полі „Имя стиля” відображається ім’я стилю, котрий застосовується до виділених комірок. Це поле є списком і в ньому можна вибрати для комірок один із існуючих стилів. Натискання кнопки <Изменить> виводить діалогове вікно „Формат ячеек”, в якому можна вибирати параметри стилю для застосування до виділених комірок. Після задання параметрів стилю в діалоговому вікні „Формат ячеек” необхідно натиснути кнопку <Добавить>, після чого створений стиль додається до списку існуючих. Кнопка <Удалить> видаляє стиль, виділеного в полі „Имя стиля”.

Для безпосереднього застосування новоствореного стилю до виділених комірок таблиці, необхідно виконати наступні дії: 1. Виділити на робочому листі книги потрібні комірки. 2. Виконати команду <Формат/Стиль>, після чого з’явиться діалогове вікно „Стиль”. 3. Вибрати із списку „Имя стиля” діалогового вікна „Стиль” потрібний стиль і натиснути клавішу Enter або кнопку ОК. Після виконання цих дій для виділених комірок буде встановлено заданий стиль.

Можна задавати стиль оформлення всієї таблиці загалом по шаблону. З цією метою використовується команда <Формат/Автоформат>. Після виконання даної команди на екрані з’явиться діалогове вікно „Автоформат” (рис. ), в якому наводяться зразки автоформатів, дозволяє вибирати необхідний автоформат таблиці. Кнопка “Параметры” дозволяє змінвати налаштування стилю автоформату.

В Excel розроблено механізм введення рядів даних (автозаповнення). Під рядами даних розуміють дані, що відрізняються одне від одного на фіксовану величину, причому дані не обов’язково повинні бути числовими. Щоб створити новий ряд даних, необхідно: 1. Ввести в комірку перший член ряду. 2. Підвести вказівник миші до чорного квадрату в правій нижній частині рамки виділеної комірки (в цей момент вказівник миші перетвориться з білого на чорний хрестик). 3. Утримуючи натисненою ліву клавішу миші, виділити потрібну частину ряду або колонки.

Ряд даних може бути побудовано й іншим способом, якщо буде вказано інтервал між членами ряду. Для цього в комірки по напрямку заповнення необхідно ввести два члени ряду, потім виділити обидві комірки і, встановивши вказівник миші на чорний квадрат в нижньому правому куті виділених комірок, розширити область виділення до потрібної. Дві перші комірки, значення яких було введено користувачем, визначають інтервал між членами ряду. В режимі автозаповнення можуть бути заповнені ряди з різними типами даних. Процедура автозаповнення логічно продовжує задані послідовності, наприклад: Ном. 1, Ном. 2, Ном. 3.

Для побудови довільних рядів необхідно вибрати команду <Правка/Заполнить/Прогрессия>. Після її виконання з’явиться діалогове вікно „Прогрессия” (рис. ), в якому можна встановити параметри ряду даних.

Пошук і заміна даних. Після введення інформації може виникнути необхідність знайти або внести зміни в раніше введені дані. З цією метою використовуються команди Правка/Найти і Правка/Заменить. Дані команди активізують відповідні діалогові вікна (рис. ).

4. 3. Введення та редагування даних робочого листа. Автозаповнення. Списки для автозаповнення. Якщо користувач постійно працює з даними інтервального типу, що часто повторюються, можна створити відповідні списки цих даних для автозаповнення. Потім, для заповнення комірок цими даними, буде достатньо ввести перший елемент створеного списку у вибрану комірку й використати механізм автозаповнення. Списки для автозаповнення створюються за допомогою команди Сервис/Параметры. У діалоговому вікні „Параметры” необхідно вибрати вкладку „Список”, що місить два розділи: „Списки” і „Элементы списка” (рис. ).

Додавання нового списку автозаповнення полягає в наступному: 1. Виконати команду Сервис/Параметры , вибрати вкладку „Список”. 2. В полі „Списки” вибрати „Новый список”. 3. В полі „Элементы списка” ввести всі елементи списку автозаповнення. 4. Натиснути кнопку „Добавить”. 5. Натиснути „ОК” Команда Удалить „Параметры” дозволяє вибраний список. діалогового вікна видалити будь-який

4. 4. фільтрація даних. Програма Excel надає широкі можливості по форматуванню комірок. З цією метою використовуються вкладки діалогового вікна „Формат ячеек” (рис. ). Щоб встановити формат однієї або декількох комірок, необхідно спочатку їх виділити, після чого виконати команду Формат/Ячейки. Діалогове вікно містить шість вкладок: „Число”, „Выравнивание”, „Шрифт”, „Граница”, „Вид”, „Защита”.

4. 4. фільтрація даних.

4. 4. фільтрація даних.

4. 4. фільтрація даних.

4. 4. фільтрація даних. Сортування даних. З цією метою в Excel використовується команда <Данные/Сортировка>, яку потрібно виконати після виділення таблиці дані в якій потрібно відсортувати. Діалогове вікно містить наступні розділи: l «Сортировать по» – в даному списку здійснюється вибір колонки, котру необхідно сортувати першою; l «Затем по» – даний список задає ім’я колонки яку потрібно сортувати в другу чергу; l «В последнюю очередь, по» – вибір колонки по якому сортування повинно виконуватись в останню чергу.

4. 4. фільтрація даних. Таблиця "Фірма" Група товарів Фірма дата надходження 1 В 11. 01. 2010 1 А 02. 03. 2010 1 А 13. 08. 2010 1 А 02. 10. 2010 1 А 22. 11. 2010 2 В 24. 01. 2010 2 В 15. 03. 2010 2 В 05. 2010 2 В 24. 06. 2010 2 В 05. 12. 2010 2 А 27. 08. 2010 2 А 16. 10. 2010