ИНДЗ на тему: «Управление рабочим временем работника»

ИНДЗ на тему: «Управление рабочим временем работника» Выполнил: студент ЭИ 102 -08 Лысенко А. А. Проверила: Никифорова О. В. к. э. н. , доцент

Введение n Бродя по лесу, один человек натолкнулся на работника, который с ожесточением пилил дерево. n - Что это вы делаете? – поинтересовался человек. n - Сами, что ли, не видите? – следует ответ. – Пилю. n - Вы выглядите усталым, с сочувствием сказал незнакомец. – Давно пилите? n - Да уже больше пяти часов! – отвечает работник. – Еле на ногах стою. Нелёгкая это работа! n - Так почему бы вам не прерваться на несколько минут и не заточить пилу? – советует человек. Работа пойдёт гораздо быстрее! n - Нет у меня времени точить пилу! – восклицает человек. Мне пилить надо!

Актуальность темы n Это пример низкой эффективности работы. Чтобы её повысить, нужно потратить 30 минут на затачивание пилы, чтобы потом, работая острой пилой, сэкономить несколько часов, сохранить силы и здоровье. На первый взгляд, это очевидно. Но, как видно из ситуации, не каждый человек способен продумать, предусмотреть и реализовать механизмы, повышающие эффективность труда.

n Рабочее время — это продолжительность обязательного пребывания работника на рабочем месте для выполнения должностных обязанностей. n Рабочее время — явление сферы труда. Работа в общественном производстве выступает в разных конкретных видах, которые различаются условиями, сложностью и т. п. Количественное сравнение разных видов работы можно осуществить только с помощью рабочего времени. Итак, рабочее время является универсальной мерой количества работы. Количество работы, уречевленої в ее продуктах, определяется экстенсивной (продолжительность рабочего времени) и интенсивной (степень интенсивности работы) величинами.

n Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управлению временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов.

n Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.

Структура n В управлении временем можно выделить следующие процессы: n Анализ. n Моделирование стратегий с учётом проведённого анализа. n Целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития. Определение и формулирование цели (целей). n Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения. n Реализация — конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели. n Контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам. Также в случае, если лицо или группа лиц, которые практикуют управление временем, планируют и далее осуществлять проекты, то целесообразно вести хронометраж и фиксировать результаты анализа хронометража в виде «карточек проекта» (запись по параметрам различного характера показателей расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе любых проектов или программ.

Анализ использования рабочего времени n Коэффициент экстенсивного использования рабочего времени n Кэ = (Ф — Р)/Ф = 1 — Р/Ф, n где Ф — фонд рабочего времени, мин; n Р — регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин. n Коэффициент потерь рабочего времени, которые зависят от работников n Кп = Пз/Ф, n где Пз — потери рабочего времени, зависящие от работника, мин. n Коэффициент потерь рабочего времени, которые обусловлены организационно- техническими причинами и не зависят от работника n Кп = По/Ф, n где По — потери по организационно-техническим причинам, не зависящие от работников, мин. n Коэффициент затрат рабочего времени на отдых и личные потребности работников n Кол = ОЛ/Ф, n где ОЛ — затраты времени работника на личные потребности (обеденный перерыв, производственная гимнастика, гигиена и т. п. ), мин. n Аналогично можно проанализировать затраты времени работника на выполнение свойственных ему функций (Ксв), несвойственных ему функций (Кнсв), на выполнение творческих работ (Кт), организационно-административной работы (Коа) и т. п.

Дефицит рабочего времени n Дефицит рабочего времени — нехватка временного ресурса, вызванная неправильной организацией работником своей деятельности, либо неграмотной организацией деятельности руководством, что приводит к спешке, затягиванию выполнения работ, заданий, некачественной работе, потерям в производстве, браку и т. д. что в конечном итоге существенно влияет на эффективность и результаты работы всего предприятия. n Одним из методов совершенствования управления на предприятии является анализ затрат рабочего времени руководителя предприятия и руководителей функциональных подразделений. Для выявления причин нехватки времени необходимо периодически проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней. Беспокойство менеджера из-за недостатка времени можно определить по следующим признакам: n Отсутствует чёткое расписание работы на текущий день; n Секретарь или помощник не знает распорядка дня своего руководителя, не знает, где он будет находиться в определенный момент рабочего дня; n Из-за чрезмерной занятости менеджер несвоевременно отвечает на деловые письма; n Из-за нехватки времени в течение рабочего дня менеджер вынужден завершать работу дома; n Частые телефонные звонки и визиты посетителей не дают сосредоточиться на основной работе; n Менеджер постоянно выполняет работу за своих подчиненных, поскольку ему кажется, что он сделает её лучше; n Большой поток рутинных дел не дает менеджеру возможности заниматься основной работой; n Работа в условиях постоянной спешки приводит к переутомлению.

Причины дефицита времени n Наиболее характерные причины дефицита времени: n Бесплановость работы как результат работы не только самого менеджера, но и стиля работы всей организации; n Несоответствие работника и занимаемой им должности; n Неадекватная оценка своих способностей, скорости работы, результативности; n Отсутствие личной миссии работника (что я могу сделать для организации, что могу получить, какими активами располагаю); n Неумение контролировать свои потребности (в мыслях, питании, общении, выражении эмоций); n Слабая мотивация труда, приводящая к низкой производительности (зарплата давно не увеличивалась, долгое время нет повышения в должности), порождающей хронический недостаток времени.

Методы упорядочивания планов рабочего времени n Упорядочивание планов дня с помощью метода «Альп» . Этот метод охватывает пять стадий: n Упорядочение заданий; n Оценка продолжительности действий; n Резервирование времени (в соотношении 60: 40); n Принятие решений по приоритетам и перепоручениям; n Контроль учета выполненного. n Очерёдность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа Парето (в соотношении 80: 20). Этот принцип означает, что в середине данной группы или множества отдельные малые части являются более значимыми, чем в общем в этой группе. В соответствии с этой теорией можно сделать вывод в отношении использования рабочего времени специалиста: за первые 20 % израсходованного времени достигается 80 % результата. Оставшиеся 80 % затраченного времени дают лишь 20 % общего результата.

Система планирования времени

Установление приоритетов с помощью анализа ABC n Эта техника основана на том, что части в процентах наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются неизменными. Все задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ ABC базируется на трёх закономерностях: n Наиболее важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается специалист. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %; n Важные задачи составляют 20 % общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %; n Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65 % общего их количества, а их значимость равна 15 %.

Установление приоритетности задач с помощью ABC-анализа

Техники управления рабочим временем n Техника «Матрица Эйзенхауэра» реализуется путем настройки системы приоритетов и категорий. n Техника «Хронометраж» реализуется посредством модуля «Контроль рабочего времени» . n Метод Парето (закон 80/20): 80 % задач может быть решено за 20 % затрачиваемого времени; на оставшиеся 20 % задач тратится 80 % затрачиваемого времени. n Самоменеджмент — это самостоятельная организация сотрудником своего собственного времени[4]. n Инвентаризация рабочего времени n ABC-анализ

Обучение тайм-менеджменту n Классическое обучение проводится по следующим темам: n Аудит личной и управленческой эффективности. n Определение точки отсчета для создания собственного плана. n Личная миссия как эмоционально мотивирующий фактор. n Основы стратегического планирования. n Основы тактического планирования (квартал — месяц — неделя — день). n Искусство определять приоритеты. n Анализ достигнутого. Методики совершенствования процесса достижения целей. n Использование инструмента «Mind. Mapping» . n Основы использования программных продуктов( MS Outlook, MS Project, My. Life. Organized и др. ) для планирования.

Заключение n Эффективные люди мыслят не проблемами, а возможностями. Они мыслят упреждающе, стараясь не допускать появления проблем. Они дисциплинированы, эмоционально устойчивы и равновесны. Благодаря их умению держать ситуацию под контролем, у них редко возникают кризисные ситуации.

Спасибо за внимание!