Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ

Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ Ур. О РАН Кирсанова Алена Игоревна, младший научный сотрудник ЦНБ Ур. О РАН 1

Основные понятия • Учет – это система регистрации документов, принятых в фонд библиотеки, и ведения документации о величине, составе и движении фонда по установленным правилам • Учет библиотечного фонда: – отражает поступление документов в фонд, выбытие из фонда, – отражает величину всего библиотечного фонда, его подразделений, – служит основой для государственного статистического учета, – служит основой для отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, – обеспечивает сохранность фонда, контроль за наличием и 2 движением документов.

Основные требования, предъявляемые к учету библиотечного фонда (Приложение к приказу Министерства культуры РФ от 8 октября 2012 г. № 1077 «Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда» ) • полнота и достоверность учетной информации; • оперативность; • документированное оформление каждого поступления в фонд и каждого выбытия из фонда; • совместимость приемов и форм учета, их надежность при параллельном использовании традиционной и автоматизированной технологий учета; • соответствие номенклатуры показателей учета фонда аналогичным показателям государственной библиотечной статистики. 3

Виды учета: • Суммарный (или интегрированный) учет – это учет библиотечного фонда группами (партиями) поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу (счету, накладной, акту и т. п. ). • Индивидуальный (дифференцированный) учет – это регистрация отдельных изданий (по названиям) и экземпляров документов для сохранности библиотечного фонда. 4

Индивидуальный учет • Индивидуальный учет документов осуществляется путем присвоения каждому экземпляру документа регистрационного номера, иного знака в качестве регистрационного номера (системного номера компьютерной программы, штрих-кода и других). • Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. • Регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам. 5

Регистры индивидуального учета документов: • регистрационная книга (инвентарная книга), • карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. • допускается считать топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов. 6

• Инвентарная книга предназначена для индивидуального учета книг, поступивших в фонд библиотеки или выбывших из него, а также для контроля за их сохранностью. • Она является важнейшим документом и обязана храниться наравне с денежными документами. • Инвентарные книги хранятся в библиотеке постоянно. 7

Методика создания базы данных «Инвентарных книг» • Цель – создание базы данных, обеспечивающей оперативную работу с основной информацией из инвентарных книг без непосредственного обращения к ним. • Назначение – БД призвана способствовать сохранению фонда инвентарных книг библиотеки и оказанию существенной помощи в работе по учету фондов библиотеки. 8

Классификационные признаки базы данных: • по характеру предоставляемой информации – фактографическая; • по характеру организации данных – структурированная с использованием сетевой модели представления данных; • по целевому назначению – производственная; • по широте тематического охвата – узкотематическая; • по профилю информации – информация для специалистов; • по виду доступа – локальная; • по временному охвату – ретроспективная и текущая. 9

База данных «Инвентарных книг» решает следующие задачи: • Производит кумуляцию и структурирование сведений об инвентарных книгах • Усовершенствует процесс учета библиотечного фонда • Позволяет проводить быстрый и точный анализ движения фонда • Значительно упрощает работу сотрудников библиотеки 10

Этапы построения БД • подготовительная стадия • основная стадия • заключительная стадия 11

1. Подготовительная стадия 1. 1. исследование предметного поля моделируемой базы • Определены назначение, цель, задачи и классификационные признаки базы данных • Данные были выявлены благодаря проведенным интервью с сотрудниками ЦНБ Ур. О РАН, в которых у респондентов уточнялись: – – – целесообразность создания базы данных «Инвентарных книг» , необходимость кумуляции данных, предпочтительные данные о книгах, формы их отражения, состав поискового образа документов. 12

Состав поискового образа документов: • Номер инвентарной книги • Дата ведения инвентарной книги • Инвентарные номера, указанные в книге • Вид документов, отражаемый в книге 13

1. 2. определение структуры записи • База данных создана в автоматизированной системе ИРБИС. • Состав полей записи определен по средствам категориального и рейтингового анализа информации об инвентарных книгах. 14

Состав полей 15

• В состав некоторых полей записи были включены подполя: – для поля «дата ведения» – «начало» , «окончание» ; – для поля «инвентарные номера» – «начало» , «окончание» ; – для поля «списание» – «год» , «кол-во списанных единиц» , «сумма списания» ; – для поля «остаток» – «год» , «кол-во единиц» , «сумма» ). 16

• для отражаемых видов документов, был создан словарь 17

• Для сведений о списании и остатке сформированы выходные формы в виде таблиц N n/n Таблица 1. Выходная форма «Списание» 1 N n/n Таблица 2. Выходная форма «Остаток» 1 Инвентарная книга 1: Книги отечественные , Книги иностранные Год 1961 1962 1963 1964 1965 1968 1969 1970 1971 Год 1961 1962 1963 1964 1966 1968 1969 1970 1971 Колво Сумма 9 10 14 170 238 7 156 150 292 00. 24 28. 13 7. 85 93. 99 131. 56 1. 95 46. 23 63. 86 172. 03 Колво Сумма 3988 3978 3964 3794 3556 3549 3393 3243 2951 3631. 10 3602. 97 3595. 12 3501. 13 3369. 57 3367. 62 3321. 39 3257. 53 3085. 5 18

2. Основная стадия 2. 1. Подготовка документов для ввода в БД • Массив документов – инвентарные книги ЦНБ Ур. О РАН. • Инвентарные книги описывались в порядке возрастания номеров, начиная с первой. • Описание инвентарных книг происходило de-visu. 19

2. 2. Ввод данных в БД • На первом этапе в базу были внесены общие краткие сведения о каждой книге (всего 140 записей). • На втором этапе производится ввод данных о списании и остатке единиц в книге. 20

Образец рабочего листа БД 21

3. Заключительная стадия формирования БД 3. 1. Подготовка описания БД • На БД «Инвентарных книг» был создан и согласован паспорт, в соответствии с образцом, принятым в ЦНБ Ур. О РАН. • Создано Положение о БД. • Разработана технологическая инструкция по работе с базой. 22

3. 2. Ведение БД • Дальнейшая работа с базой данных «Инвентарных книг» , а именно ввод данных и в дальнейшем их дополнение, будет продолжаться в отделе комплектования и учета ЦНБ Ур. О РАН. 23

Сложности, вызвавшие определенные трудности в работе: • Отсутствие документации, регламентирующей работу с инвентарными книгами • Отсутствие общей информации о составе и ведении фонда инвентарных книг • Ветхость инвентарных книг • Неточности данных внутри инвентарных книг 24

Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ Ур. О РАН Кирсанова Алена Игоревна, младший научный сотрудник ЦНБ Ур. О РАН E-mail: orf@cbibl. uran. ru (343) 362 -35 -07 25

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! 26