II Konferencja z cyklu Statystyka w służbie samorządu

II Konferencja z cyklu „Statystyka w służbie samorządu terytorialnego – nowe perspektywy i wyzwania” Jak skutecznie wykorzystać system zarządzania JST do poprawy jakości życia mieszkańców? Wdrażanie produktu projektu innowacyjnego „Monitorowanie jakości usług publicznych jako element zintegrowanego systemu zarządzania JST” (2011 – 2015) Piotr Wierzchosławski UMK Kraków

Geneza projektu Od ponad dekady przepisy w zakresie finansów publicznych w Polsce nałożyły na jednostki administracji publicznej szereg wymagań. Jednostki administracji są zobowiązane m. in. do: 1 Wdrożenia audytu wewnętrznego w dużych jednostkach 2 Definiowania wymiernych celów i rezultatów 3 Monitorowania i oceniania postępu w realizacji celów 4 Zapewnienia zgodności systemu kontroli zarządczej ze standardami COSO 5 Wdrożenia systemu zarządzania ryzykiem Wdrożenia systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji i zapewnić jego coroczny audyt Dodatkowo, oprócz powyższych wymagań niektóre JST wdrażały i rozwijały własne narzędzia zarządzania jak: budżet zadaniowy, WPI, normy zarządzania jakością 9001, 27001, etc. 6 Zadanie: Jak skutecznie wdrożyć wszystkie wymagane narzędzia nie tracąc z oczu misji JST – tj. dostarczania wysokiej jakości usług mieszkańcom 2

Produkty projektu Zasady Akty prawne Wskaźniki JŻ i JUP Zbiór zasad ogólnych dla jednostki samorządu terytorialnego zorientowanej na zarządzanie przez cele i rezultaty Przykładowe akty kierowania pozwalające na wdrożenie akty kierowania powyższych zasad w Krakowie i Poznaniu Koncepcja i Katalog wskaźników JŻ i JUP - jakości życia i jakości JŻ i JUP usług publicznych System STRADOM System informatyczny STRADOM – aplikacje i hurtownia STRADOM danych wspomagająca system zarządzania JST Podręcznik zarządzania strategicznego z wykorzystaniem Podręcznik Systemu STRADOM na przykładzie Krakowa 3

Model Zarządzania Zintegrowanego 1 Opis stanu - baza danych Strategie sektoroweoczekiwana zmiana stanu 3 5 6 7 U MIARY Wybór działań, cele szczegółowe, sformułowanie zadań 4 8 U Określenie hierarchii potrzeb i celów 2 MIARY “produkcja i dostarczanie usług” Ocena wykonania zadań Ocena zmiany stanu U U MIARY Uzupełnienie bazy i wnioski U = UCZESTNICTWO Warsztaty dla Koordynatorów dziedzin zarządzania 2016 4

Koncepcja i Katalog wskaźników jakości życia (JŻ) & jakości usług publicznych (JUP) Koncepcja • Dziedzin życia/ zarządzania • usług publicznych • wskaźników JŻ & JUP Kluczowe kroki do opracowania lokalnego Katalogu wskaźników JŻ & JUP Katalog wskaźników JŻ & JUP: • kontekstowych • strategicznych • obiektywnych • subiektywnych Przykłady wdrożenia katalogu wskaźników JŻ & JUP w administracji w celu poprawy procesu decyzyjnego 5

System STRADOM wspomaga: wieloletnie & roczne planowanie działań + planowanie finansowe Monitoring + ewaluacja na poziomach: strategicznym & operacyjnym Zarządzanie ryzykiem + audyt wewnętrzny + audyt bezpieczeństwa informacji hurtownia powyższych danych + dane księgowe + zestaw raportów 6

PROGRAMY – główne narzędzie wdrażania strategii Definiowanie deklaracji wyniku : CEL (ogólny) poprzez DZIAŁANIA tak, aby MIERZALNE REZULTATY 1 Wskaźniki strategiczne (rezultatu) do oceny stopnia osiągnięcia rezultatu 2 Wsparcie planowania rzeczowo finansowego 3 Identyfikacja, ocena i zarządzanie ryzykiem na poziomie strategicznym 4 Raporty do oceny postępów realizacji Programu 7

ZADANIA BUDŻETOWE – narzędzie zarządzanaia przez cele na poziomie operacyjnym System STRADOM oferuje m. in. : 1 Słownik kategorii produktów zadań bieżących i inwestycyjnych 2 Zbiór mierników i wskaźników zadaniowych (produktów, zasobów, jakości…) 3 Wsparcie planowania finansowo - rzeczowego 4 Identifikację, ocenę i zarzadzanie ryzykiem na poziomie operacyjnym 5 Raporty dla monitorowania i oceny efektów i rezultatów zadań 8

PW v Rozumienie jakości życia na poziomie jednostki samorządu terytorialnego 9

Dziedziny – obszary gromadzenia danych dla analizy stanu miasta 1 Opis stanu - baza danych Strategie sektoroweoczekiwana zmiana stanu 3 5 6 7 U MIARY Wybór działań, cele szczegółowe, sformułowanie zadań 4 8 U Określenie hierarchii potrzeb i celów 2 MIARY “produkcja i dostarczanie usług” Ocena wykonania zadań Ocena zmiany stanu U U MIARY Uzupełnienie bazy i wnioski U = UCZESTNICTWO Warsztaty dla Koordynatorów dziedzin zarządzania 2016 10

v Definicja usług publicznych i jakości usług publicznych PW • Usługa publiczna to działania lub zespół działań wykonywanych na rzecz wspólnoty przez podmiot publiczny lub z udziałem środków publicznych, • Usługa publiczna definiowana jest na poziomie strategicznym w sposób ogólny inaczej niż w zadaniach budżetowych, gdzie usługa rozumiana jest jako realizacja konkretnej procedury. Dla każdej dziedziny zarządzania należy zdefiniować komplet usług. • Definiowanie usług publicznych na poziomie strategicznym wymaga przede wszystkim uwzględnienia perspektywy klienta. • Na ocenę jakości usług publicznych składają się trzy podstawowe kryteria: Dostępność Skuteczność Satysfakcja • Ważna jest także efektywność kosztowa dostarczanych usług. • Realizacja usługi publicznej może odbywać się w całości w ramach jednego zadania budżetowego, wielu zadań budżetowych - jednej lub wielu jednostek realizujących (np. obsługa inwestorów, zarządzanie dps-ami, szkołami, przedszkolami, etc. ). 11

v 15 dziedzin zarządzania (życia) - kompleksowe podejście do jakości usług publicznych i jakości życia 12 PW

PW v. Liczba i typy wskaźników w dziedzinach zarządzania Symbol Dziedzina zarządzania dziedziny P T U S Z Przestrzeń i architektura Transport Gospodarka komunalna Ochrona i kształtowanie środowiska Oświata i Wychowanie Bezpieczeństwo publiczne Mieszkalnictwo Kultura i ochrona dziedzictwa narodowego Sport i rekreacja Zdrowie W Pomoc i integracja społeczna G Przedsiębiorczość Społeczeństwo obywatelskie Turystyka i Promocja Nauka i technologie informatyczne Razem: O E B M K D H N Wskaźniki Liczba usług strategiczne kontekstowe Razem publicznych obiektywne subiektywne 4 1 12 6 14 33 3 7 14 8 12 41 5 15 9 8 4 36 6 5 2 3 4 13 8 4 7 44 15 4 7 7 7 8 0 0 0 6 18 64 30 22 2 3 4 5 3 13 4 10 12 5 5 5 11 23 12 25 41 42 4 2 8 9 1 0 11 5 7 10 27 24 4 2 7 5 7 0 5 3 3 0 22 8 2 6 0 3 2 11 51 108 139 93 104 444 13

v Metodyka budowy Katalogu wskaźników JŻ i JUP PW Przykład Kraty wskaźnika 14

Wskaźniki strategiczne wskaźniki kontekstowe Wskaźniki strategiczne Ø Ø Ø Ø Ø W 8_O Odsetek zlikwidowanych kotłów i palenisk na paliwo stałe W 23_U % udział długości dróg objętych codziennym utrzymaniem czystości w całkowitej długości dróg utrzymywanych przez GMK W 36_U Zadowolenie z czystości w okolicy zamieszkania W 4_P - Udział powierzchni Krakowa przeznaczonej na zieleń i wody W 14_P Dostępność terenów zielonych w odległości 15 minut pieszo od miejsca zamieszkania W 6_O Powierzchnia wszystkich terenów zieleni w posiadaniu Krakowa W 13_T Realizacja zintegrowanych węzłów przesiadkowych W 6_T Wykorzystanie miejsc postojowych P&R W 58_Z Odsetek mieszkańców korzystających z miejskich programów zdrowotnych Wskaźniki kontekstowe Ø W 3_O Wskaźnik zanieczyszczenia powietrza (średnioroczne stężenie pyłu zawieszonego PM 10) W 2_T Udział transportu zbiorowego w podziale zadań transportowych Ø W 13_Z Przeciętne dalsze trwanie życia dla mężczyzn (w wieku 0) Ø W 5_A Zadowolenie z mieszkania w mieście Ø 15

Zastosowanie wskaźników dziedzinowych – diagnoza, priorytety, cele SRK… 1 Opis stanu - baza danych 2 Określenie hierarchii potrzeb i celów Strategie sektoroweoczekiwana zmiana stanu 3 5 6 8 U MIARY Wybór działań, cele szczegółowe, sformułowanie zadań 4 7 U MIARY “produkcja i dostarczanie usług” Ocena wykonania zadań Ocena zmiany stanu U U MIARY Uzupełnienie bazy i wnioski U = UCZESTNICTWO Warsztaty dla Koordynatorów dziedzin zarządzania 2016 16

Wskaźniki dziedzinowe - określanie zamierzeń i ocena rezultatów działań GMK 1 Opis stanu - baza danych 3 Strategie sektorowe- oczekiwana zmiana stanu 5 6 7 U MIARY Wybór działań, cele szczegółowe, sformułowanie zadań 4 8 U Określenie hierarchii potrzeb i celów 2 MIARY “produkcja i dostarczanie usług” Ocena wykonania zadań Ocena zmiany stanu U U MIARY Uzupełnienie bazy i wnioski U = UCZESTNICTWO Warsztaty dla Koordynatorów dziedzin zarządzania 2016 17

Powiązanie Zadań z Dziedzinami, usługami publicznymi Celami SRK i Programami 1 Opis stanu - baza danych 2 Strategie sektoroweoczekiwana zmiana stanu 3 4 5 6 7 8 U Określenie hierarchii potrzeb i celów U MIARY Wybór działań, cele szczegółowe, sformułowanie zadań MIARY “produkcja i dostarczanie usług” Ocena wykonania zadań Ocena zmiany stanu U U MIARY Uzupełnienie bazy i wnioski U = UCZESTNICTWO Warsztaty dla Koordynatorów dziedzin zarządzania 2016 18

Wskaźniki dziedzinowe – ocena rezultatów Programów i usług publicznych 1 Opis stanu - baza danych Strategie sektoroweoczekiwana zmiana stanu 3 5 6 7 U MIARY Wybór działań, cele szczegółowe, sformułowanie zadań 4 8 U Określenie hierarchii potrzeb i celów 2 MIARY “produkcja i dostarczanie usług” Ocena wykonania zadań Ocena zmiany stanu U U MIARY Uzupełnienie bazy i wnioski U = UCZESTNICTWO Warsztaty dla Koordynatorów dziedzin zarządzania 2016 20

Aktualizacja danych Dziedziny. Wnioski. Raporty dla decydentów i mieszkańców 1 Opis stanu - baza danych 2 Strategie sektoroweoczekiwana zmiana stanu 3 5 6 7 U MIARY Wybór działań, cele szczegółowe, sformułowanie zadań 4 8 U Określenie hierarchii potrzeb i celów MIARY “produkcja i dostarczanie usług” Ocena wykonania zadań Ocena zmiany stanu U U MIARY Uzupełnienie bazy i wnioski U = UCZESTNICTWO Warsztaty dla Koordynatorów dziedzin zarządzania 2016 21

Wpływ działań administracji publicznej na zadowolenie i jakość życia Ogólne zadowolenie Zadowolenie z życia w mieście Zadowolenie z życia w ramach dziedzin zarządzania Rezultaty programów Usługi publiczne 1 2 3 4 Wskaźniki strategiczne pokazują rezultaty programu & jakość usług publicznych Subiektywne wskaźniki pokazują poziom satysfakcji z usług we wszystkich dziedzinach oraz wagę każdej z nich Zadowolenie z życia w ramach dziedzin wpływa na ogólne zadowolenie z życia w mieście Zadowolenie z życia w mieście jest ważną częścią ogólnego zadowolenia z życia 22

PW v Model logiczny zarządzania zintegrowanego z uwzględnieniem systemu STRADOM 23

Aktualizacja Strategii Krakowa – synchronizacja Obszarów strategicznych z Dziedzinami zarządzania Warsztaty dla Koordynatorów dziedzin zarządzania 2016 24

Mapowanie nowych celów Strategii Krakowa w STRADOM I. Kraków – otwarta i harmonijna metropolia o znaczeniu międzynarodowym w sferach: innowacji, nauki, gospodarki i kultury. II. Kraków – miasto kreujące i efektywnie korzystające z zasobów gospodarczych i naukowych. III. Kraków – miasto kreujące i korzystające z potencjału kulturowego dla budowy nowoczesnej metropolii. IV. Kraków – miasto przyjazne do życia. V. Kraków – silna wspólnota samorządowa. VI. Kraków - nowocześnie zarządzana metropolia. Warsztaty dla Koordynatorów dziedzin zarządzania 2016 25

v Upowszechnianie STRADOM dla JST zainteresowanych produktem • Produkt projektu MJUP jest dostępny na stronie www. mjup. krakow. pl, • Każda jednostka administracji może uzyskać darmową licencję Systemu STRADOM wraz z kodami źródłowymi i dokumentacją. Po utworzeniu lub uzyskaniu dostępu do środowiska bazodanowego i infrastruktury serwerowej możliwa jest instalacja Systemu i rozpoczęcie jego wdrażania w organizacji w wybranym zakresie funkcjonalnym. • Obecnie licencję na użytkowanie STRADOM posiadają Kraków, Poznań i Piotrków Trybunalski, zainteresowanych jest kilka innych miast różnej wielkości. 26

v Przykładowe wskaźniki i mierniki pobierane z GUS lub przekazywane do GUS przez JST Wskaźniki / mierniki pobierane z GUS • M 1_A liczba mieszkańców • W 9_G Stopa bezrobocia • W 1_M Liczba mieszkań oddanych do użytkowania • W 1_H Średnie obłożenie w obiektach noclegowych poza wysokim sezonem turystycznym Wskaźniki przekazywane do GUS • W 4_P udział powierzchni Krakowa przeznaczony na zieleń i wody • W… • W 6_O Powierzchnia wszystkich terenów zieleni w posiadaniu Krakowa Warsztaty dla Koordynatorów dziedzin zarządzania 2016 27

v Produkt projektu MJUP, w tym STRADOM, a perspektywy współpracy JST z GUS • W 2015 r. 11 JST objętych upowszechnianiem Produktu projektu MJUP oceniło Katalog wskaźników JŻ i JUP jako zbieżny z ich potrzebami informacyjnymi od 50% (min) do 90% (max). • Struktura Dziedzin zarzadzania, Usług publicznych oraz Katalog wskaźników JŻ i JUP mogą i powinny być dostosowywane do potrzeb JST (w zależności od wielkości, specyfiki, strategii, etc. ). Mimo możliwych różnic Dziedziny zarządzania i dane gromadzone w ich ramach mogą być przedmiotem porównania zakresu działań JST np. w grupach miast różnej wielkości. • Dobrą praktyką byłoby stworzenie wspólnego Katalogu wskaźników JŻ i JUP dla JST w Polsce oraz stworzenie platformy informatycznej umożliwiającej gromadzenie, przeglądanie i prezentowanie danych z różnych JST. (Prace nad podobnym Katalogiem trwają od lat w Wielkiej Brytanii z udziałem Audit Comission UK) • STRADOM jest narzędziem porządkującym i integrującym informacje zarządczych umożlwiających monitorowanie jakości usług publicznych i jakości życia na poziomie JST oraz źródłem danych dla GUS. • Metodyka MJUP i STARDOM promują nowy paradygmat pracownika administracji i nowy model współpracy między administracją, ekspertami i mieszkańcami. 28