I SERVIZI INTERBIBLIOTECARI IL PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO E LA

I SERVIZI INTERBIBLIOTECARI: IL PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO E LA FORNITURA DI DOCUMENTI Laura Montinaro Venezia, 24 novembre 2015

I servizi di prestito interbibliotecario e di fornitura di documenti • Definizioni • Contesto • Principi e linee guida IFLA • Fasi di una transazione • Limiti e condizioni del servizio • NILDE • British Library on Demand e Subito • Prospettive future

Definizione di prestito interbibliotecario e di fornitura di documenti Servizi con i quali un utente di una biblioteca può ricevere in prestito un documento o la riproduzione di un documento appartenenti ad una biblioteca diversa dalla propria, che si fa carico di richiedere, ricevere, consegnare all’utente ed eventualmente restituire il materiale ricevuto. Prestito interbibliotecario o interlibrary loan (ILL) Fornitura di documenti o document delivery (DD)

Borrowing e lending richiesta biblioteca prestante lending library richiesta biblioteca richiedente borrowing consegna library restituzione fornitura restituzione Se le due biblioteche si trovano in nazioni diverse si parla di prestito interbibliotecario internazionale o document delivery internazionale

Definizione di interlibrary loan (ILL) e document delivery (DD) Nei paesi anglosassoni • interlibrary loan (ILL), ovvero prestito interbibliotecario = sia per il prestito di un documento originale sia per la riproduzione, purché lo scambio avvenga tra biblioteche • document delivery (DD) = fornitura di riproduzioni a pagamento ad opera di agenzie o società commerciali (detto anche document supply) “The ILL service provides capabilities to request the loan of returnable bibliographic items, such as books, or to request non-returnable items, such as photocopies of journal articles. ” UNI ISO 10160: 2015 (definisce i servizi di prestito interbibliotecario)

Definizione di interlibrary loan (ILL) e document delivery (DD) In molti paesi come l’Italia • document delivery = fornitura di riproduzioni (articoli, capitoli) • prestito interbibliotecario = prestito del documento originale (soprattutto libri) Nel documento International Resource Sharing and Document Delivery: Principles and Guidelines for Procedure del 2009 l’International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) ha recepito le diverse accezioni http: //www. ifla. org/files/assets/docdel/documents/international-lending-it. pdf

International Resource Sharing and Document Delivery: Principles and Guidelines for Procedure (2009) PRINCIPI e LINEE GUIDA PER LE PROCEDURE « 1. Responsabilità Nazionale Ciascun paese dovrebbe accettare la responsabilità di permettere a qualsiasi altra nazione di accedere alle proprie ( sue ) pubblicazioni attraverso prestito, fotocopie e altre modalità. Questo si rivolge certamente a quelle collezioni pubblicate da ora in poi e quanto più possibile retrospettivamente. … 2. Sistema di Condivisione di Risorse Nazionali Ciascun paese dovrebbe mirare allo sviluppo di un sistema efficiente di condivisione di risorse nazionali dal momento che i sistemi di condivisione di risorse nazionali sono l’infrastruttura essenziale della condivisione di risorse internazionali. » Fonte: http: //www. ifla. org/files/assets/docdel/documents/international-lending -it. pdf

ILL e DD: perché nascono • Origini • 1919 U. S. Interlibrary Loan Code adottato dall’American Library Association • 1954 IFLA International Resource Sharing and Document Delivery: Principles and Guidelines for Procedure • Sviluppo più recente • Dagli anni ’ 70 nuove dinamiche nella ricerca scientifica e nella sua disseminazione soprattutto in alcune discipline (STM)

Publish or perish

ILL e DD : contesto • Diffusione di Internet e dei cataloghi collettivi online • Aumento delle riviste scientifiche e accademiche, anche in seguito alla nascita degli e-journal • Serials crisis • Big deals • Valutazione della qualità dei prodotti della ricerca scientifica • Tagli ai budget delle biblioteche

ILL e DD : contesto ILL e DD: servizi richiesti soprattutto nelle biblioteche appartenenti a università ed enti di ricerca Sono una valida alternativa alla sottoscrizione o all’acquisto di risorse documentarie?

IFLA Document Delivery and Resource Sharing Section obiettivi • rendere disponibile l’informazione in qualunque formato in tutto il mondo • promuovere l’uso delle nuove tecnologie e la cooperazione interbibliotecaria «the idea of the global library as a networked resource sharing organism that enables access to resources through the collaboration of libraries worldwide» Action plan 2013 -2015 http: //www. ifla. org/docdel

IFLA Guidelines for best practice in interlibrary loan and document delivery Alcune raccomandazioni: • gestire per quanto possibile le richieste elettronicamente, puntando alla • • interoperabilità dei sistemi informatizzati di prestito/fornitura inserire il proprio posseduto in cataloghi collettivi, aggiornando la disponibilità dei documenti e le relative condizioni di circolazione/fornitura ricercare accordi di collaborazione reciproca tra biblioteche monitorare le attività conservando le statistiche raccolte definire indicatori di performance per i livelli di servizio, come il tempo di giacenza e tasso di evasione (turnaround time, fill rate) Fonte: http: //www. ifla. org/publications/guidelines-for-best-practice-in-interlibrary-loanand-document-delivery? og=56

IFLA Guidelines for best practice in interlibrary loan and document delivery Seguono altre indicazioni per biblioteche richiedenti e fornitrici, tra queste: • rispettare le condizioni di fornitura richieste dalla biblioteca fornitrice e le limitazioni imposte dalla disciplina sul copyright • velocizzare le procedure a beneficio dell’utente finale • non porre limiti, per quanto possibile, al numero di richieste di utenti e biblioteche • adattare le procedure alle esigenze dell’utente finale Fonte: http: //www. ifla. org/publications/guidelines-for-best-practice-in-interlibrary-loanand-document-delivery? og=56

I servizi interbibliotecari in Italia Si affermano in ritardo e trovano spesso resistenze in molte biblioteche • ILL SBN (Inter Library Loan SBN) attivato nel 2004 ad oggi vede l’adesione di 562 su oltre 5700 biblioteche SBN • ACNP Archivio Collettivo Nazionale Periodici attivato alla fine degli anni ‘ 90 oltre 2000 biblioteche registrate, attive circa 1200

Richiesta dell’utente alla propria biblioteca di riferimento Fasi di una transazione di ILL o DD • email • modulo online sul sito della biblioteca • modulo online accessibili a partire dal menu dei sistemi di link resolver (ad es. SFX, 360 Link) • sistemi dedicati (ILL SBN, NILDE) • modulo cartaceo in biblioteca La modalità di inoltro della richiesta dipende dal regolamento della biblioteca dell’utente

Fasi di una transazione di ILL o DD Verifica del riferimento bibliografico The development of financial management and control in monastic houses and estates in England c. 1200– 1540 Alisdair Dobie Accounting History Review Vol. 18, Iss. 2, 2008 Periodico: quale titolo?

Fasi di una transazione di ILL o DD Verifica del riferimento bibliografico M. Como, "Seismic Strength of Reinforced Multi. Storey Masonry Walls", Key Engineering Materials, Vol. 624, pp. 19 -26, Sep. 2014 Monografia o periodico?

Fasi di una transazione di ILL o DD Verifica del riferimento bibliografico Fully-2 D and quasi-2 D modeling of flooding scenarios due to embankment failure F. Aureli, C. Ziveri, A. Maranzoni, and P. Mignosa River Flow 2006, Set. Aug 2006 Relazione di un convegno

Fasi di una transazione di ILL o DD Verifica del riferimento bibliografico Manuale di linguistica e filologia romanza di Lorenzo Renzi e Alvise Andreose, Bologna, Il mulino Quale edizione?

Fasi di una transazione di ILL o DD Verifica del riferimento bibliografico Canovese, L. et al. , 2015. The addition of bromine and iodine to palladacyclopentadienyl complexes bearing bidentate heteroditopic P-N spectator ligands derived from differently substituted quinolinic frames. The unexpected evolution of the reaction. Dalton transactions (Cambridge, England  2003), 44(33), pp. 15049– 15058. Open Access

Fasi di una transazione di ILL o DD Ricerca del documento in cataloghi online Riviste Libri e riviste

Individuazione della biblioteca fornitrice Fasi di una transazione di ILL o DD • attenzione al dato sul posseduto per una rivista • alla disponibilità e all’ammissibilità al prestito interbibliotecario per un libro • recupero dei contatti della biblioteca • verifica delle condizioni di fornitura (se disponibili online) • • • gratuità o richiesta di rimborso durata del prestito per ILL tempi di evasione condizioni di utilizzo del materiale prestato possibilità di rinnovo modalità di inoltro richiesta (mail, modulo online, moduli all’interno dei software gestionali delle biblioteche) In Italia DD e ILL avvengono di norma solo tra biblioteche

Fasi di una transazione di ILL o DD Richiesta alla biblioteca fornitrice • email • modulo online sul sito della biblioteca prestante • modulo ILL integrato nel software gestionale • software dedicati ai servizi di ILL/DD (es. NILDE) La modalità di richiesta dipende dal regolamento della biblioteca fornitrice

Fasi di una transazione di ILL o DD Invio del materiale • ILL invio per posta (piego di libri, raccomandata), corriere • DD: invio in formato cartaceo (posta, fax) o elettronico (se consentito) Electronic Document Delivery (EDD) Secure Electronic Document Delivery (SEDD) software Prospero, Ariel DRM La modalità di evasione dipende dal regolamento della biblioteca fornitrice

Fasi di una transazione di ILL o DD Rimborso/pagamento della fornitura se richiesto • bollettino postale • bonifico • francobolli • fattura • voucher IFLA La modalità di rimborso dipende dal regolamento della biblioteca fornitrice

Fasi di una transazione di ILL o DD Consegna del materiale all’utente • documento originale • fotocopie del contributo/articolo Nel caso di ILL la transazione si chiude con la restituzione del materiale alla biblioteca prestante nei tempi indicati La modalità di restituzione dipende dal regolamento della biblioteca fornitrice

DD e ILL in Italia: limiti • legge sul diritto d’autore • fotocopie nel limite del 15% di ciascun volume o fascicolo di periodico • richieste per uso personale e motivi di studio • licenze delle risorse elettroniche

Prestito e riproduzioni nella Legge 633/1941 Protezione del diritto d’autore e di altri diritti connessi al suo esercizio • Art. 68 comma 3 e 5 Riproduzioni per uso personale delle opere esistenti nelle biblioteche pubbliche, fatte all'interno delle stesse nei limiti del quindici per cento di ciascun volume o fascicolo di periodico effettuata mediante fotocopia, xerocopia o sistema analogo con corresponsione di un compenso in forma forfetaria a favore degli aventi diritto. • Art. 68 -bis «… sono esentati dal diritto di riproduzione gli atti di riproduzione temporanea privi di rilievo economico proprio che sono transitori o accessori e parte integrante ed essenziale di un procedimento tecnologico, eseguiti all'unico scopo di consentire la trasmissione in rete tra terzi con l'intervento di un intermediario, o un utilizzo legittimo di un'opera o di altri materiali. » • Art. 69 comma 1 «ll prestito eseguito dalle biblioteche e discoteche dello Stato e degli enti pubblici, ai fini esclusivi di promozione culturale e studio personale, non è soggetto ad autorizzazione da parte del titolare del relativo diritto ((. . . )) e ha ad oggetto esclusivamente: a) gli esemplari a stampa delle opere, eccettuati gli spartiti e le partiture musicali, b) i fonogrammi ed i videogrammi contenenti opere cinematografiche o audiovisive o sequenze d'immagini in movimento, siano esse sonore o meno, decorsi almeno diciotto mesi dal primo atto di esercizio del diritto di distribuzione, ovvero, non essendo stato esercitato il diritto di distribuzione, decorsi almeno ventiquattro mesi dalla realizzazione delle dette opere e sequenze di immagini. » Fonte: www. normattiva. it data di consultazione 21/11/2015

DD e licenze d’uso delle risorse elettroniche • sottoscritte da biblioteche, enti o più spesso consorzi interuniversitari • licenze standard e negoziate • ILL-clause (usi consentiti per ILL e DD)

Licenze delle risorse elettroniche: ILLclause • possibilità di effettuare il DD • profilo utenti finali • carattere gratuito e non sistematico della fornitura • formato utilizzabile • modalità di invio • formato consegnato all’utente • cancellazione file inviato • sistema di trasmissione sicura tipo ARIEL, NILDE (secure electronic document delivery SEDD) • sistemi di Digital Rights Management (DRM) Un esempio tratto da: Archivio Licenze Periodici Elettronici (ALPE NILDE) https: //nilde. bo. cnr. it/licenze. php

Cos’è NILDE • Network Inter-library Document Exchange • È un Internet-based Document Delivery Service • Servizio online di richiesta e fornitura di riproduzioni di documenti tra biblioteche (articoli di riviste, capitoli, estratti da libri) • Nato da un progetto del CNR di Bologna alla fine degli anni ‘ 90 • Software • Applicazione web-based, accessibile tramite credenziali sia per le biblioteche sia • • per gli utenti Gestione automatizzata e tramite procedure standard di tutte le fasi del servizio di document delivery Invio del documento in modalità elettronica sicura Statistiche e indicatori di performance Tecnologia software Open Source • Rete di biblioteche • Oltre 870 biblioteche afferenti soprattutto a università ed enti di ricerca italiani • Condivisione delle risorse documentarie in modo reciproco e preferibilmente gratuito • Rispetto di standard di qualità nell’erogazione del servizio https: //nilde. bo. cnr. it/index. php

Come funziona NILDE

Dati NILDE 2015 • Scambi 206800 (a novembre 2015) • Tasso di evasione 86% • Tempo di giacenza 0, 6 giorni • Utenti 38300 Fonte: https: //nilde. bo. cnr. it/learn. php? inc=network data di consultazione 21/11/2015

Distribuzione biblioteche e utenti NILDE per ambito disciplinare 2015 Fonte: https: //nilde. bo. cnr. it/learn. php? inc=network Non tutte le biblioteche NILDE usano anche il modulo Utenti

Altri sistemi di ILL e DD In Italia il servizio di fornitura di copie o originali prevede quasi sempre l’intermediazione della biblioteca richiedente richiesta biblioteca prestante lending library fornitura restituzione All’estero alcuni servizi di ILL e DD prevedono la fornitura all’utente senza intermediazione o quasi (la biblioteca di iscrizione dell’utente può avere una funzione di pura validazione)

British Library On Demand • Biblioteca nazionale del Regno Unito • British Library Document Supply Service (BLDSS) • ILL e DD: DD per utenti singoli e organizzazioni registrate, ILL solo per organizzazioni registrate • Servizio a pagamento con tariffe diverse in base a tempi e modalità di evasione (e qualità per EDD), costi licenze • Invio elettronico con DRM • Fattura (business account) o carta di credito http: //www. bl. uk/on-demand

Subito – Dokumente aus Bibliotheken • Rete di biblioteche (Germania, Austria, Svizzera) • ILL e DD • Servizio a pagamento • Tariffe diverse a seconda del profilo utente (privati, società commerciali, afferenti a istituzioni accademiche pubbliche, studenti e biblioteche) e dei tempi e modalità di evasione • Eventuali ulteriori costi dovuti alle licenze con gli editori • Invio tramite posta o fax o elettronico (con DRM) • Fattura o carta di credito (per i privati) http: //www. subito-doc. de/

Prospettive future Document delivery • Eccezioni e limitazioni al diritto d’autore a favore delle biblioteche e degli archivi Standing Committee on Copyright and Related rights (SCCR) WIPO • Open Access Lo scopo è fornire all’utente ciò che cerca, anche se questo è disponibile online in open access «Save the time of the reader»

Il DD e gli editori • entro determinati limiti non rappresenta una minaccia • ci sono riviste (core journal) irrinunciabili perché considerate fondamentali nelle varie discipline • il DD consente la diffusione di articoli tratti da riviste meno note che altrimenti non verrebbero mai citate (effetti sul relativo impact factor) In Germania i servizi di fornitura internazionali TIB e Subito sono stati chiamati in giudizio da associazioni di editori in merito all’invio dei documenti a privati e all’utilizzo del formato elettronico • pagamento di royalty • introduzione di Digital Rights Managment (DRM)

«The Value of Libraries for Research and Researchers: a RIN and RLUK Report» . London: Research Information Report, 2011. “Libraries spend huge amounts to sustain and develop their collections, and researchers across the sector now have access to more content than ever before. But they always want more. The downward pressure on institutional budgets, however, combined with continuing increases in subscription costs at above inflation levels, and fluctuations in exchange rates, may make it more difficult to sustain current levels of procurement. … Seeking to be smarter with the content budget to achieve more with less. This is an approach that many institutions are now seeking to adopt, for example by: a) Reviewing usage. COUNTER statistics now make it much easier than in the past for libraries rigorously to review levels of use of online material. b) Using document delivery services such as the British Library’s Secure Electronic Delivery to provide access to content in niche areas. c) Testing content with researchers before committing to purchase through the main content budget. d) Exploiting Open Access (OA) content, including OA journals and repositories, and promoting them to researchers. “

Conclusioni ILL e DD sono servizi fondamentali nelle biblioteche, soprattutto di università ed enti di ricerca perché consentono di soddisfare in modo rapido richieste di documenti: • non disponibili localmente e/o non accessibili online • poco consultati, per i quali non è economicamente giustificabile l’acquisto o la sottoscrizione di un abbonamento • fuori commercio • rari (es. letteratura grigia) • unici (es. tesi di laurea/dottorato)

GRAZIE Laura Montinaro laura. montinaro@unimore. it