I N F O R M A T I O N S Y S T E M D E V E L O P M E N T Система электронного документооборота ВАС РФ Вопросы обмена электронными документами между ВАС РФ и арбитражными судами Олег Смирнов, Руководитель проектов департамента программных решений, Digital Design
I N F O R M A T I O N S Y S T E M D E V E L O P M E N T Система электронного документооборота для органов государственной власти (СЭДО) § Разработана в рамках работ ФЦП «Электронная Россия» § Внедрена в Министерствах – МЭРи. Т, Минрегион, Минпромэнерго, ряде ведомств
I N F O R M A T I O N S Y S T E M D E V E L O P M E N T Архитектура СЭДО В основу построения платформы Docs. Vision положен модульный принцип: 1. Сервер Docs. Vision 3. 1, который 2. строится на основе MS SQL Server 200 х и Web-сервера MS IIS и предназначен для хранения данных. 2. Клиент Docs. Vision 3. 1 интегрированный в Internet Explorer и состоящий из ядра системы и набора управляемых им карточек. Ядро системы - "Менеджер объектов" - загружает и запускает карточки, а также предоставляет им стандартные интерфейсы для исполнения разных функций. Клиентское приложение работает в рамках Internet Explorer. 3. Сервер Бизнес-процессов, отвечающий за управление бизнес-процессами в системе.
I N F O R M A T I O N S Y S T E M D E V E L O P M E N T Новое качество системы документооборота § В системе работают все сотрудники ВАС РФ § Сквозной контроль исполнения поручений до уровня конечных исполнителей § Бумажные документы переводятся в электронный вид: быстрый доступ к документам § Электронное согласование проектов документов § ЭЦП § Расширяемая платформа документооборота: § Электронный обмен документами с судами § Интеграция с другими системами автоматизации, webпорталом
I N F O R M A T I O N S Y S T E M D E V E L O P M E N T Технология выполнения проекта Старт проекта Тестовая эксплуатация СЭДО ОГВ Спецификация на конвертор данных Адаптация СЭДО ОГВ под специфику документооборота ВАС РФ Спецификация на адаптацию СЭДО ОГВ справочники печатные формы процессы Поэтапный ввод системы в эксплуатацию
I N F O R M A T I O N S Y S T E M D E V E L O P M E N T Участники документооборота
I N F O R M A T I O N S Y S T E M D E V E L O P M E N T Поэтапный ввод системы в эксплуатацию 1 этап 2 этап 3 этап сентябрь - октябрь ноябрь декабрь Административный отдел Управление делопроизводства Секретариаты руководства Ответственные делопроизводители уровня Управлений § § § § § Регистрация документов Ведение журнала передач документов Потоковое сканирование документов Наложение корневых резолюций Доведение резолюций до уровня Управлений Прикрепление документов во исполнение к РК Контроль исполнения поручений руководства ВАС РФ Списание документов в архив Формирование установленной отчетности Исполнители, сотрудники подразделений Руководители подразделений § § § Наложение дочерних резолюций Контроль исполнения поручений § § Регистрация и прикрепление к РК документов во исполнение Регистрация инициативных документов Согласование проектов документов Ведение хода исполнения поручений Отметка об исполнении поручений
I N F O R M A T I O N S Y S T E M D E V E L O P M E N T Регламенты электронного документооборота § Регистрация входящих документов § Наложение резолюции руководством ВАС РФ § Наложение резолюции руководителем судебного состава, структурного подразделения § Подготовка и регистрация внутренних/исходящих документов § Регистрация и контроль исполнения приказов и распоряжений § Контроль исполнительской дисциплины § Списание документов по номенклатуре
I N F O R M A T I O N S Y S T E M D E V E L O P M E N T Регистрация документа и доведение до конечного исполнителя Канцелярия Руководитель аппарата Председатель ВАС РФ Управление Отдел Исполнитель Регистрация документа, рубрика Печать штампа и штрих-кода Сканирование Передача адресатам Подготовка проекта резолюции Печать проекта резолюции Утверждение резолюции в системе Подпись Подготовка и утверждение проекта резолюции Исполнение поручения
I N F O R M A T I O N S Y S T E M D E V E L O P M E N T Подготовка и регистрация документа во исполнение Исполнитель Принять поручение в работу Работа над поручением Промежуточный отчет Подготовка исходящего документа во исполнение с временным номером Согласование документа Регистратор Контролер Проверка, завершение визирования Присвоение постоянного регистрационного номера Снятие документа с контроля
I N F O R M A T I O N S Y S T E M D E V E L O P M E N T Интерфейсы
I N F O R M A T I O N S Y S T E M D E V E L O P M E N T Методическое обеспечение Ролевые инструкции пользователей Регламент работы пользователей в СЭДО на 1 этапе Регламент обмена электронными документами между ВАС РФ и арбитражными судами Регламент работы пользователей в СЭДО на 2 этапе Регламент работы пользователей в СЭДО на 3 этапе Инструкция по делопроизводству
I N F O R M A T I O N S Y S T E M D E V E L O P M E N T Перспективны развития § § § § Интеграция с системой судопроизводства Интеграция с кадровой системой Интеграция с системой планирования ЭЦП Долговременный архив Интеграция с факс-машиной Интеграция с интернет-порталом Создание на базе СЭДО библиотеки юридической литературы § Система обмена электронными документами и поручениями между ВАС РФ и арбитражными судами
I N F O R M A T I O N S Y S T E M D E V E L O P M E N T Вопросы обмена электронными документами между ВАС РФ и арбитражными судами § § § § § В области качества и управления: Сокращение времени обработки документов путем исключения операций сканирования документов и ручного ввода регистрационной информации о документах, передаваемых между арбитражными судами, Уменьшение числа ошибок при повторной регистрации документа, Уменьшение материальных и временных затрат на обмен документами; уменьшение времени на доставку документов адресатам. В области информационных технологий: Возможность отслеживания изменения состояний документов, передаваемых между СЭДО ВАС и СД арбитражных судов. Оповещение СЭДО ВАС об изменении состояния в СД арбитражных судов принятых документов (и наборот) Возможность сквозного контроля исполнительской дисциплины за счет двунаправленной передачи резолюций между СЭДО ВАС и СД арбитражных судов; возможность отслеживания изменения состояния документов, передаваемых между СЭДО ВАС и СД арбитражных судов, Осуществление электронно-цифровой подписи (ЭЦП) иноформации, передаваемой между участниками обмена. Возможность автоматической привязки данных, получаемых от СЭДО ВАС к справочникам СД арбитражных судов (и наоборот) с разрешением конфликтов.
I N F O R M A T I O N S Y S T E M D E V E L O P M E N T Возможная архитектура решения СЭДО
I N F O R M A T I O N S Y S T E M D E V E L O P M E N T Этапность построения системы электронного обмена документами 1. Обмен файлами электронных документов с частичным формированием регистрационных карточек 2. Обмен статусами обработки поручений 3. ЭЦП 4. Система ведения единых справочников арбитражных судов
I N F O R M A T I O N S Y S T E M D E V E L O P M E N T Опыт построения системы электронного обмена документами на примере МЭРи. Т - РФФИ • Передача документов с резолюциями из СЭДО МЭРи. Т в СЭДО РФФИ с автоматическим контролем завершения их исполнения; • Отслеживание исполнения резолюций, переданных из СЭДО МЭРи. Т в СЭДО РФФИ посредством формирования и отправки запросов о состоянии исполнения резолюций; • Осуществление электронно-цифровой подписи (ЭЦП) при передаче информации; • Осуществление проверки подлинности ЭЦП приеме информации: • Передачу и прием информации по каналу • с гарантированной доставкой посредством Web. Sphere MQ. • Автоматическую привязку данных, получаемых от СЭДО-отправителя, к справочникам СЭДО-получателя.
I N F O R M A T I O N S Y S T E M D E V E L O P M E N T Архитектура системы электронного обмена документами на примере МЭРи. Т - РФФИ
I N F O R M A T I O N S Y S T E M D E V E L O P M E N T Вопросы Ваши вопросы Олег Смирнов, Руководитель проектов департамента программных решений, Digital Design