Hotelová recepcia Prezentácia Základné informácie

Hotelová recepcia (Prezentácia)

Základné informácie • jeden z voliteľných modulov systému OBERON • prepojenie so skladovým, pokladničným a účtovným systémom • výsledkom je komplexné riešenie typu „všetko v jednom“ • zaujímavá licenčná politika a výhodná cena • bezpečnosť a rýchla dostupnosť všetkých údajov o hosťoch • určený pre všetky typy ubytovacích zariadení (hotely, apartmánové domy, penzióny, chaty, turistické ubytovne atď. ) • celkový počet izieb: 200, počet záznamov v knihe ubytovaných: 100 000, počet osôb v histórii ubytovaných hostí: 100 000

Hotel Alexander’s, Nitra

Hotel Ďumbier, Brezno

Hotel Bellevue, Bardejov

Penzión Fontána, Bešeňová

Žiarska chata

Apartmánové domy Hrabovo, Ružomberok

Dôležité evidencie • Najdôležitejší a najpoužívanejší formulár modulu je Grafický prehľad izieb - zobrazuje voľné, obsadené a rezervované izby a umožňuje aktívne pracovať s rezerváciami a evidenciou ubytovaných (zapisovať nové rezervácie, príchody hostí, robiť presuny medzi izbami a pod. ). • Služby, ktoré poskytuje ubytovacie zariadenie, je možné evidovať v Knihe poskytovaných služieb alebo je možné ich mať graficky zobrazené v Grafickom prehľade poskytovaných služieb. Najčastejšie ide o evidenciu rezervácií priestorov, športovísk, športových potrieb a pod. • Dôležitou evidenciou je Kniha ubytovaných - eviduje ubytovaných hostí (aj históriu ubytovaných hostí). Pri zaevidovaní hosťa z Grafického prehľadu izieb sa vykoná zápis do Knihy ubytovaných. • Doplnkové evidencie – napr. Kniha rezervácií, Pokladničná kniha, Hotelové účty.

Prehľad evidencií modulu Hotelová recepcia

Grafické prehľady • napriek relatívne podrobnej štruktúre je možné aktívne pracovať s rezerváciami a evidenciou ubytovaných, ale aj služieb v Grafickom prehľade izieb, resp. Grafickom prehľade poskytovaných služieb • stlačením pravého tlačidla myši sa vyvolá kontextová ponuka, kde je možné pracovať s jednotlivými rezerváciami a zápismi ubytovania, resp. služieb • ďalšie možnosti evidencie sú dostupné cez tlačidlo Možnosti

Formulár Grafický prehľad izieb

Formulár Rezervácia s prehľadom stavov rezervácie

V ľavej časti formulára je panel, kde sa zobrazujú objekty (budovy) ubytovacieho zariadenia a typy izieb (možnosť filtrovania). Ďalej sú tu ikony: • - okupometer - zobrazuje obsadenosť za vybrané obdobie, • - On-line rezervácie - zobrazí zoznam rezervácií so stavom Nová online rezervácia alebo Dopyt (dátum príchodu je vyšší ako aktuálny dátum), • - Prichádzajúci hostia - zobrazí zoznam rezervácií k danému dátumu, • - Ubytovaní hostia - zobrazí zoznam ubytovaných k danému dátumu, • - Odchádzajúci hostia - zobrazí zoznam ubytovaných, ktorí odchádzajú k danému dátumu.

Možnosť rezervovať a evidovať nasledujúce služby: • rokovacie, školiace miestnosti, salóniky (školenia, svadby, semináre), • miesta na športoviskách (tenisové kurty, biliardové dráhy, bowlingové dráhy), • športové potreby (lopty, rakety, náčinie), • sauny a wellness centrá (sauny, soláriá, masáže), • schôdzky. Dva rôzne spôsoby zobrazenia služieb: a) štandardné - jeden riadok jedna služba (pri vyššom počte služieb), b) denný plánovač - jeden stĺpec jedna služba (pri nižšom počte služieb).

Formulár Grafický prehľad poskytovaných služieb – štandardné zobrazenie

Formulár Grafický prehľad poskytovaných služieb – denný plánovač

V ľavej časti formulára sa nachádzajú záložky s týmito obrázkami: • - On-line rezervácie - zobrazí zoznam rezervácií so stavom Nová online rezervácia alebo Dopyt (dátum príchodu je vyšší ako aktuálny dátum). On-line rezerváciu je možné vykonať priamo z webového formulára; • - Dnešné rezervácie - zobrazí zoznam rezervovaných služieb k danému dátumu; • - Neuhradené služby - zobrazí zoznam služieb neuhradených k danému dátumu. Vyúčtovať službu je možné z ponuky Hotel, Kniha poskytovaných služieb, tlačidlo Možnosti, alebo stlačením pravého tlačidla myši na príslušnej službe.

Členenie izieb • izby ubytovacieho zariadenia je možné členiť podľa: Ø objektov - ak ubytovacie zariadenie má viac objektov, napr. budov, Ø zoskupení izieb - zoskupenie môže byť ľubovoľná spoločná charakteristika izieb (napr. izby pre študentov, robotníkov, VIP) Ø majiteľov izieb – k izbe je možné priradiť majiteľa (napr. pri apartmánových domoch) • izby je možné podľa konkrétneho členenia kvôli prehľadnosti farebne odlíšiť

Členenie izieb (podľa objektov a zoskupení izieb) a farebné odlíšenie izieb

Priradenie majiteľa k apartmánu

Prehľad farebne odlíšených izieb vo formulári Grafický prehľad izieb

Možnosti používania s inými modulmi systému OBERON • modul Skladová evidencia - umožňuje pracovať na otvorených hotelových účtoch či v rezerváciách pri kalkulácii ceny s položkami zo skladu • modul Pokladnica OBERON - umožňuje zapísať položky z pokladnice na hotelový účet, potom hotelový účet zúčtovať (vytlačiť daňový doklad); po vykonaní dennej uzávierky je možné tržbu za pokladnicu poslať na zadaný e-mail alebo SMS správou • modul Fakturácia - umožňuje jednoducho fakturovať rezerváciu, ubytovanie či hotelový účet

Prepojenie s modulom Skladová evidencia – položky zo skladu na otvorenom hotelovom účte

Zúčtovanie hotelového účtu na Pokladnici OBERON

Nastavenie notifikácie Pokladnica OBERON – denná uzávierka

Fakturácia hotelového účtu

Užitočné funkcie Automaticky vytvoriť položky kalkulácie ceny • predtým je potrebné zadať cenové hladiny a ceny v Cenotvorbe ubytovania • kalkulácia ceny podľa rôznych kritérií, napr. za 1 alebo až 10 osôb, za izbu, podľa sezóny, akcií, cena podľa dĺžky pobytu, zmluvné ceny pre partnerov

Formulár Cenotvorba ubytovania so zadanými cenovými hladinami

Výber funkcie Automaticky vytvoriť položky kalkulácie ceny

Odoslať e-mail • na zadaný e-mailový kontakt sa zašle predvolený e-mail • napr. pri dopyte na voľný termín je možné veľmi jednoducho odoslať email s informáciou o dostupnosti daného termínu a kalkuláciou ceny za ubytovanie, prípadne aj služby

Odoslanie e-mailu s informáciou o dostupnosti termínu a kalkuláciou ceny

Zobraziť prehľad obsadenosti izieb • prehľad o počte voľných, obsadených a rezervovaných izieb • prehľad o počte ubytovaných osôb aj osôb evidovaných v rezerváciách • aktuálna celková obsadenosť ubytovacieho zariadenia za dané obdobie, očakávaná obsadenosť vypočítaná z rezervácií • denná obsadenosť ubytovacieho zariadenia (obsadenosť za každý deň) • prehľad o obratoch (tržbách) za ubytovanie v cenách s DPH • prehľad o budúcich obratoch (tržbách) z rezervácií v cenách s DPH • tri spôsoby zobrazenia – jednoduché, rozšírené, podrobné • tri spôsoby výpočtu obratov – K dátumu príchodu, Rozpočítať po dňoch, K ukončeniu pobytu

Výber funkcie Zobraziť prehľad obsadenosti izieb

Prehľad obsadenosti izieb – jednoduché zobrazenie údajov

Prehľad obsadenosti izieb – podrobné zobrazenie údajov

Hlásenie pobytu cudzincov - export do XML • povinnosť zo zákona vyplniť a doručiť úradné tlačivo o hlásení pobytu cudzinca do 5 dní od jeho ubytovania • možnosť vykonať importom z elektronickej knihy ubytovaných - hromadné zapísanie hostí zo súboru XML vygenerovaného OBERON-om • ubytovaným hosťom, pre ktorých už bolo poslané hlásenie pobytu elektronicky, sa poznačí dátum exportu (v Knihe ubytovaných) • pri ďalšom exporte už nebudú takíto hostia zaradení do exportu

Výber funkcie Hlásenie pobytu cudzincov – export do XML

Okupometer • z lat. occupatio = obsadenosť - graficky zobrazuje obsadenosť ubytovacieho zariadenia za určité obdobie: Ø zelená šípka - denná obsadenosť (za dnešný deň) Ø tmavo modrá šípka - obsadenosť za posledných 7 dní Ø svetlo modrá oblasť - obsadenosť za posledných 365 dní • prehľad o počte ubytovaných osôb aj osôb evidovaných v rezerváciách zobrazuje obsadenosť podľa dátumu spracovania; ak bude dátum spracovania v budúcnosti, obsadenosť sa bude počítať z rezervácií, nielen z ubytovania • obsadenosť sa počíta podľa počtu osôb ubytovaných (alebo rezervovaných) na izbe (pri výpočte obsadenosti izieb s prístelkami: napr. izba 2+2, obsadenosť 1+0 = 50%, 2+0 = 100%, 2+1 = 125%, 2+2 = 150%)

Dverové systémy • možnosť pripojiť viaceré dverové systémy (ONITY, SALTO, SEAGUEST, ASSA ABLOY) • ovládanie z vonkajšej strany bezdotykovou kartou • mechanika s motorovým ovládaním, ktorá v prípade priblíženia karty uvoľní alebo blokuje kľučku (vnútornou kľučkou sa dajú dvere bez obmedzenia otvoriť) • možnosť naviazať na prístupové karty ďalšie služby (napr. klimatizácia, parkovisko, vstup do fitnes, wellness a pod. )

Dverový zámok s vybranými formulármi

Tlačové výstupy • možnosť tlačiť rozličné tlačové výstupy - výkazy a štatistiky, rôzne prehľady a grafy • napr. je možné vytlačiť prehľad obsadenosti izieb (aj podrobný) • ďalej je možné evidovať zdroje rezervácií (priamy kontakt, zľavový rezervačný portál, provízny rezervačný portál, cestovná agentúra atď. ), a tak zistiť a aj graficky znázorniť, koľko rezervácií odkiaľ prichádza • podobne je možné z Knihy rezervácií alebo z Grafického prehľadu izieb vytlačiť tlačové výstupy Darčekový poukaz, resp. Darčekový certifikát • množstvo ďalších výstupov

Graf prehľadu vyťaženosti izieb

Graf prehľadu vyťaženosti izieb (podrobne)

Formulár Rezervácia s prehľadom zdrojov rezervácií

Tlačový výstup Zdroje rezervácií

Graf zdrojov rezervácií – koláčový

Graf zdrojov rezervácií – pruhový

Darčekový poukaz

Darčekový certifikát

Prehľad ubytovaných osôb podľa izieb k vybranému dátumu

História ubytovaných osôb

Prehľad výnosov a surovín • možnosť tvorby cenových ponúk, ktoré poskytnú prehľad tak o surovinách potrebných na zhotovenie jedál, ako aj o výnose • napr. pri organizovaní rôznych akcií (svadby, konferencie, školenia atď. ) • k dispozícii sú tak informácie o surovinách, ktoré sú na sklade, a ktoré je potrebné nakúpiť • pri organizovaní viacerých spoločenských udalostí za sebou možnosť nákup surovín realizovať hromadne

Tlačové výstupy z evidencie Objednávky prijaté

Objednávka prijatá (podrobný rozbor)

Objednávky prijaté (podrobný rozbor) [len označené]

OBERON Web Nadstavbový modul vo forme webovej aplikácie pre tablety, telefóny či iné mobilné zariadenia umožňujúci napr. : • majiteľovi či prevádzkarovi prístup k okamžitým tržbám na recepcii či v reštaurácii, prípadne otvoreným stolom v reštaurácii • vzdialený prístup ku grafickému prehľadu obsadenosti izieb: Ø majiteľom a prevádzkarom Ø zmluvným partnerom (cestovným kanceláriám) • majiteľom apartmánov vzdialený prístup k prehľadu rezervácií svojho apartmánu (prípadne viacerých apartmánov) • chyžným prístup k prehľadu upratovania izieb • údržbárovi prístup k zoznamu drobných porúch a opráv • ubytovaným hosťom prístup k svojmu hotelovému účtu

Grafický prehľad izieb v zobrazení pre tablet

Kontrola výšky hotelového účtu hosťom • v prípade, že ubytovaný hosť neplatí ihneď za poskytnuté služby (ubytovanie, strava, parkovné, wellness, atď. ) • pri odhlasovaní hosťa z hotela (check out) sa uzatvára hotelový účet jeho vyúčtovaním a zaplatením • v priebehu celého pobytu hosťa si môže hosť svoj hotelový účet kontrolovať priamo cez svoje mobilné zariadenie pripojené na internet (mobil, tablet) • náhľad hotelového účtu je hosťovi prístupný po zadaní prihlasovacích údajov (prihlasovacie meno je priezvisko hosťa, heslo je číslo preukazu totožnosti)

Hotelový účet v internetovom prehliadači po prihlásení hosťom

On-line rezervačný formulár (Web booking ) • rezervačný formulár ubytovania na internetovej stránke ubytovacieho zariadenia • umožňuje po vykonaní rezervácie hosťom na internetovej stránke automaticky zapísať dopyt alebo rezerváciu do evidencie rezervácií a ihneď ich zobraziť v Grafickom prehľade izieb • poskytuje zoznam izieb aj typov izieb • poskytuje údaje o obsadenosti - o evidovaných rezerváciách a zaevidovaných ubytovaniach • umožňuje overiť stav voľných izieb aj s automatickým výpočtom ceny za ubytovanie • rezervovať je možné typ izby aj konkrétnu izbu (pri type izby systém automaticky určí a priradí rezervácii najvhodnejšiu izbu • zákazníkovi (aj ubytovaciemu zariadeniu) sa odošle e-mailová správa, resp. SMS s detailmi rezervácie, (potrebné nastavenia) • viaceré jazykové mutácie

Rezervačný formulár v zobrazení pre tablet

Manažér rezervačných kanálov (Channel Manager) • umožňuje prepojenie rezervačného systému ubytovacieho zariadenia (PMS) s desiatkami rezervačných portálov (Booking. com, Hotels. com, Expedia, Airbnb atď. ) • automatické odosielanie obsadenosti a prijímanie rezervácií ubytovania z/do on-line rezervačného formulára (Web booking) • automatická aktualizácia týchto údajov na viacerých rezervačných platformách súčasne • aj ďalšie služby, napr. práca s rozšírenou cenotvorbou (rôzne akcie, first moment, last minute), prepojenie s porovnávačmi cien typu Trivago atď. • systém OBERON podporuje nasledujúce manažéry: Ø Avail. Pro - Smart Channel Manager - preferuje osobný kontakt - od stanovenia ceny až po nastavenie systému a uvedenie celého prepojenia do prevádzky, Ø Beds 24. com - Channel Manager - na svojej internetovej stránke cenovú kalkulačku, cenu za jeho využívanie si vypočítate sami (cena závisí od počtu typov izieb, počtu rezervačných portálov atď. ). Tento manažér rezervačných kanálov je možné využívať už od cca 10 eur mesačne.

Rezervačné portály

História ubytovaných osôb • eviduje v minulosti ubytovaných hostí, do knihy sa ukladajú automaticky • potrebné zadať niektorý identifikačný údaj o hosťovi alebo jeho časť (meno, priezvisko, e-mail, ulicu adresy a pod. ) • po stlačení tlačidla Vyhľadať sa načítajú záznamy, ktoré vyhovujú danej podmienke • po stlačení tlačidla História sa zobrazia všetky návštevy daného hosťa (záznamy sa načítajú z Knihy ubytovaných) • cez tlačidlo Možnosti je možné vykonať export e-mailových adries z histórie ubytovaných osôb do textového súboru (. txt)

Formulár História ubytovaných osôb

Zaujímavé tipy Ø Evidované ubytovania zvýraznené tučným písmom znázorňujú ubytovaných hostí, ktorí ešte neuhradili ubytovanie, prípadne hotelový účet (obdobne to platí aj pre rezervácie a sumu nezaplatenej zálohy). Ø V tlačovom výstupe Drobné závady (tlačidlo Tlač) je možné vytlačiť drobné závady (napr. výmena žiarovky v izbe), a tak ich jednoducho predložiť zodpovednej osobe na ich odstránenie. Ø Medzi jednotlivými evidenciami si systém OBERON udržiava väzby - tak je možné zostaviť grafický prehľad väzieb záznamov, ktorý je zároveň aj interaktívny - jednotlivé záznamy je možné ihneď zobraziť, prípadne aj upraviť. Ø Je možné definovať prístupové práva používateľov pre jednotlivé činnosti.

Formulár Grafický prehľad izieb s ubytovaniami zvýraznenými tučným písmom (neuhradené)

Zoznam drobných opráv

Interaktívny grafický prehľad väzieb záznamov

Formulár Práva používateľov

Viac informácií získate v Pomocníkovi OBERON

Ďakujeme za pozornosť. Vypracoval: Paed. Dr. Štefan Kucík, Ph. D.