HAAGA-HELIAn laatujärjestelmä 26 1 2007 Juha P Lindstedt

HAAGA-HELIAn laatujärjestelmä 26. 1. 2007 Juha P. Lindstedt laatupäällikkö HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit 8. 1. 2007

HAAGA-HELIAn laatutyön funktio: pääprosessin ja tukiprosessien tuki Tukiprosessit Laatutyö Pääprosessi Laatutyö Tukiprosessit Laadusta vastaa jokainen HH: n toimija, laatutiimi tukee toimijoita laatukysymyksissä (esim. prosessikuvausten laadinta ja kuvausjärjestelmän ylläpito, palautteiden kerääminen ja analysointi) HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit 2 8. 1. 2007

Laatutyö Laadun määrittäminen Plan HH: n missio, visio ja arvot Do Laadun todentaminen Check Ta. Tu Tilastotiedot HH: n oppimisnäkemys ja pedagoginen strategia; OPS Prosessikuvaukset (laatukäsikirja) Työohjeet ja muut asiakirjat Tuloskortit Esim. OPALA, AMKOTA Palautejärjestelmä OPS-työskentely Koulutusjohdon toimenpiteet • Asiakaspalaute (opiskelijat) • Sisäinen palaute • Ulkoinen palaute Kehittämispäivät ja kehittämistilaisuudet Auditoinnit Benchmarking ja parhaat käytänteet • Sisäinen • Ulkoinen (mm. KKA) Suunnittelukokoukset Kehityskeskustelut Laatujärjestelmä ja akkreditointi? KKA: n kriteerit, EFQM, EQUIS Malli kalvopohjasta Laadun kehittäminen Act Suunnittelukokoukset Henkilökunnan kehittäytyminen 3 10. 11. 2006

Laatujärjestelmät ja akkreditoinnit EFQM is the primary source for organisations throughout Europe which are looking for more than quality, but are also striving to excel in their market and in their business. Based in Brussels, EFQM brings together over 700 member organisations and valued partners situated in every geographical region across the globe. EFQM is the creator of the prestigious EFQM Excellence Award which recognises the very top companies each year. EFQM is also the guardian of the EFQM Excellence Model which provides organisations with a guideline to achieve and measure their success. EFQM is a not-forprofit membership foundation focused on serving its members' information and networking needs. Laadunvarmistus Korkeakoulujen laadunvarmistusjärjestelmien auditointi http: //www. kka. fi/ The European Quality Improvement System EQUIS is an international system for accrediting business schools. EQUIS accreditation is awarded after a rigorous assessment by a panel of international academics and business people. (http: //www. efmd. org/html/home. asp) http: //www. efqm. org/ ENQA, the European Association for Quality Assurance in Higher Education, disseminates information, experiences and good practices in the field of quality assurance (QA) in higher education to European QA agencies, public authorities and higher education institutions. http: //www. enqa. eu/ 4 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit 8. 1. 2007

Vertailua – mikä on HH: n valinta? Amk: t Yliopistot Jyväskylän ammattikorkeakoulu TOHJO, tekniikassa ISO 9001; itsearv. EFQM Helsingin yliopisto Arviointia ja seurantaraportteja Seinäjoen ammattikorkeakoulu EFQM; (toim. ohj. BSC) Helsingin kauppakorkeakoulu EQUIS Svenska yrkeshögskolan Kvalitetsmanual 2002; ”ISO 9001” * Svenska handelshögskolan EQUIS Keski-Pohjanmaan ammattikorkeakoulu Quality. COP-portaali; arviointi EFQM: n mukaisesti Tampereen yliopisto L. j. ensimmäinen jäsennys laadittu 2006 Mikkelin ammattikorkeakoulu EFQM: ään pohjautuva l. j. Turun yliopisto L. j. rakenteilla Pirkanmaan ammattikorkeakoulu Laatujärjestelmässä vaikutteita ISO: sta ja BSC: stä Kuopion yliopisto ISO 9001 Kymenlaakson ammattikorkeakoulu Itsearvioinnissa EFQM; johtamisjärjestelmässä BSC Vaasan yliopisto ”Tavoitteena kokonaisl. j. 2007 mennessä” Laurea-ammattikorkeakoulu Taustalla EFQM ja BSC Oulun yliopisto ”Oma järjestelmä alhaalta ylöspäin” Helsingin ammattikorkeakoulu, STADIA Rakenteilla EFQM-perustainen l. j. Lapin yliopisto Oma järjestelmä vuoden 2008 loppuun mennessä Turun ammattikorkeakoulu Rakenteilla 9001: Te. Li ISO 9001 ja ISO 14001 Teknillinen korkeakoulu TKK: n laadunvarmistusjärjestelmä Vaasan ammattikorkeakoulu ISO 9001 Sibelius-Akatemia Taidekk: jen laatuhanke Kursivoidut tiedot perustuvat lähteeseen ”RISUT JA RUUSUT, ”Ammattikorkeakoulujen asiakastyytyväisyyskyselyn loppuraportti” 2004. Pirkanmaan ammattikorkeakoulun julkaisusarja A. Tutkimukset ja selvitykset. Nro 7. Tampere. Sinisellä merkityt perustuvat lähteeseen: ”Yliopistojen laatujärjestelmät kesällä 2005: yhdistelmä laatutapaamisen 5 6. 6. 2005 katsauksista” Tampereen yliopisto, muistio 15. 6. 2005. Muut tiedot perustuvat ko. oppilaitoksen www. sivujen tietoihin. HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit 8. 1. 2007 * Kvalitetsmanualens struktur, liksom yrkeshögskolans kvalitetsledningssystem, följer ordningen i standard ISO 9001: 2000 utan uteslutningar.

Laatujärjestelmän rakentamisaikataulu 2007 Johtoryhmän päätös laatujärjestelmästä ja palautejärjestelmästä Koulutusohjelmien itsearviointi Prosessikuvausten 1. versiot Uusi opintojaksopalautejärjestelmä käytössä maaliskuussa 2008 2009 Keskeisten prosessikuvaukset koottu Prosessikuvausten tarkistus ja päivitys 2010 KKA: n HH-auditointi Palautejärjestelmien arviointi ja tarvittavat korjaukset Ulkopuolinen HH: n laatujärjestelmän katselmus Tukiprosessien erillisarviointi inen ttam lkau ja män stel järje aatu L 6 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit 8. 1. 2007

Laatutiimin sisäinen työnjako Koulutusohjelmien itsearviointi Junkkari Lindstedt Kinnunen Prosessikuvaukset Palautejärjestelmät Junkkari (kirjasto, kv. toimisto…) Lindstedt (kontaktiopetus) Lindstedt (opetus, t & k…) Karvanen (verkko-opetus) Junkkari (valmistuvien palaute) Kinnunen (johdon prosessit) Kinnunen 7 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit 8. 1. 2007

Laatujärjestelmän tekninen rakentaminen § Laatujärjestelmän ydin on web-pohjainen prosessikuvausten kokoelma. Laatutiimi auttaa kuvausten laatimisessa § Osa kuvauksista on julkisia (Internet), osa on ekstranetissä ja osa henkilökunnan intranetissä § Prosessikuvausten runko on fyysisesti yhdellä palvelimella, prosessikuvaukset voivat olla hajautettuna usealla palvelimella. Laatutiimi vastaa rungon ylläpidosta § Prosessikuvauksista on linkit työohjeisiin, jotka voivat olla esim. toimipisteiden tai koulutusohjelmien alla – laatutiimi ei vastaa työohjeiden ylläpidosta 8 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit 8. 1. 2007

HAAGA-HELIAn palautejärjestelmät 26. 1. 2007 Juha P. Lindstedt laatupäällikkö HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit 8. 1. 2007

Palautejärjestelmät I § Sisäisten asiakkaiden (opiskelijat) pääprosessin arviointi § opintojaksopalaute (laadun-seuranta ja opintojakson kehittäminen) § palaute opinnäytetyö- ja harjoitteluprosessista § yhteysopiskelijatapaamiset § valmistuvien päättökysely § (ohjauskeskustelut) 10 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit 8. 1. 2007

Palautejärjestelmät II § Sisäisten asiakkaiden (opiskelijat) tukiprosessien arviointi § § opintotoimisto infopalvelut kirjasto opiskelija-ravintola § Ulkoisten asiakkaiden arviointi § tutkinto, opntyö, harjoittelu, tutkimus ja yrit. palvelut § Ulkoisen hallinnon arviointi (Opetusministeriö) § Vaikuttavuuden itsearviointi 11 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit 8. 1. 2007

Palautejärjestelmät III § Oman toiminnan itsearviointi § pääprosessi § tukiprosessit § Oman toimintaympäristön itsearviointi § työkykyisyys § työtyytyväisyys § Itsensä kehittäminen § toimenkuva § PD 12 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit 8. 1. 2007

Opintojaksopalaute Opintojakson laadun seuranta ja kehittämien Noin 25 – 30 % opintojaksoista Koulutusjohto määrittelee otokseen tulevat opintojaksot Palautelomakkeen strukturoitu palaute laadun seurantaan ja avoin palaute opintojakson kehittämiseen Strukturoitu palaute pyrkii pääsääntöisesti tunnistamaan laatupoikkeamat ja kehittämiskohteet sekä nostaa esiin parhaimmat käytänteet (palkitseminen). Tuottaa HH: n laadusta tietoa oman organisaation lisäksi ulkoisille sidosryhmille Avoin palaute pyrkii kehittämään opintojaksoa sisäisen asiakkaan näkökulmasta, Palaute käsitellään opetusorganisaation sisällä ja kirjataan opintojakson toteutuskuvauksiin sekä hyödynnetään kehityskeskusteluissa Verkkopedagogiikassa käytetään palautteen keruuseen räätälöityjä lomakkeita ja tekniikkaa, mutta periaate on sama kuin lähiopetukseen perustuvissa opintojaksoissa HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit 8. 1. 2007

Oppiminen opintojaksoilla Prosessikuvaus, opintojaksopalaute Koulutusohjelmajohto määrittelee otokseen tulevat oj: t 4 x vuodessa Laaturyhmä huolehtii palautteen keruusta opettajien avustuksella Opettaja tekee yhteenvedon avoimesta kehittämispalautteesta ja kirjaa kommentit oj: n toteutussuunnitelmaan Mahdollinen konsultointi AOKK: n ja/tai opiskelijoiden kanssa Opettaja ja koulutusjohtaja/päällikkö korjaavat toimintaa mikäli aihetta ilmenee, nostetaan esiin parhaita käytänteitä Hallinto pystyy todentamaan laadun organisaation sisäisille toimijoille ja ulkoisille yhteistyötahoille (kooste ekstranetiin) Palaute opettajalle Palaute koulutusjohdolle Laaturyhmä lähettää lomakkeen strukturoidun osan skannattavaksi Koulutuksen arviointikeskus skannaa ja tallentaa palautteen strukturoidun osan Laaturyhmä tekee analyysit strukturoidusta palautteesta Kooste hallinnolle puolivuosittain HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit 14 8. 1. 2007

HAAGA-HELIA Quality Management 29. 1. 2007 Juha P. Lindstedt Quality Manager HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit 8. 1. 2007

The function of HAAGA-HELIA quality team work: to support the main and supporting processes Supporting process Quality work Main process Quality work Supporting process Quality is in everyone’s responsibility; quality team supports all staff and student members of HH at quality issues (e. g. helping to write process descriptions and analyzing data from feedback systems). HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit 16 8. 1. 2007

Quality work Definition of quality Plan HH’s mission, vision & values HH’s insight into learning & pedagogic strategy; curriculum Process descriptions (quality handbook) Guidelines and documents Do Quality assessment Check Agreement with the Ministry of Education Curriculum work Statistics Initiatives from program directors E. g. OPALA, AMKOTA data basis Feedback systems • Fb. from students • Internel fb. • Extenal fb. Audits • Internal (self audit) • External (e. g. FINHEEC. ) Planning meetings Scorecards Quality improvement Act Discussions between superior and subordinate Review theme days and occasions Benchmarking and best practices Planning meetings Staff selfdevelopment Quality system and accreditation? Criteria of The Finnish Higher Education Evaluation Council, FINHEEC; EFQM, EQUIS Malli kalvopohjasta 17 10. 11. 2006

Quality systems and accreditation EFQM is the primary source for organisations throughout Europe which are looking for more than quality, but are also striving to excel in their market and in their business. Based in Brussels, EFQM brings together over 700 member organisations and valued partners situated in every geographical region across the globe. EFQM is the creator of the prestigious EFQM Excellence Award which recognises the very top companies each year. EFQM is also the guardian of the EFQM Excellence Model which provides organisations with a guideline to achieve and measure their success. EFQM is a not-forprofit membership foundation focused on serving its members' information and networking needs. Quality assurance Audits of quality assurance systems at higher education http: //www. kka. fi/ (The Finnish Higher Education Evaluation Council, FINHEEC) The European Quality Improvement System EQUIS is an international system for accrediting business schools. EQUIS accreditation is awarded after a rigorous assessment by a panel of international academics and business people. (http: //www. efmd. org/html/home. asp) http: //www. efqm. org/ ENQA, the European Association for Quality Assurance in Higher Education, disseminates information, experiences and good practices in the field of quality assurance (QA) in higher education to European QA agencies, public authorities and higher education institutions. http: //www. enqa. eu/ 18 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit 8. 1. 2007

Comparison – the choice of HH? Amk: t Yliopistot Jyväskylän ammattikorkeakoulu TOHJO, tekniikassa ISO 9001; itsearv. EFQM Helsingin yliopisto Arviointia ja seurantaraportteja Seinäjoen ammattikorkeakoulu EFQM; (toim. ohj. BSC) Helsingin kauppakorkeakoulu EQUIS Svenska yrkeshögskolan Kvalitetsmanual 2002; ”ISO 9001” * Svenska handelshögskolan EQUIS Keski-Pohjanmaan ammattikorkeakoulu Quality. COP-portaali; arviointi EFQM: n mukaisesti Tampereen yliopisto L. j. ensimmäinen jäsennys laadittu 2006 Mikkelin ammattikorkeakoulu EFQM: ään pohjautuva l. j. Turun yliopisto L. j. rakenteilla Pirkanmaan ammattikorkeakoulu Laatujärjestelmässä vaikutteita ISO: sta ja BSC: stä Kuopion yliopisto ISO 9001 Kymenlaakson ammattikorkeakoulu Itsearvioinnissa EFQM; johtamisjärjestelmässä BSC Vaasan yliopisto ”Tavoitteena kokonaisl. j. 2007 mennessä” Laurea-ammattikorkeakoulu Taustalla EFQM ja BSC Oulun yliopisto ”Oma järjestelmä alhaalta ylöspäin” Helsingin ammattikorkeakoulu, STADIA Rakenteilla EFQM-perustainen l. j. Lapin yliopisto Oma järjestelmä vuoden 2008 loppuun mennessä Turun ammattikorkeakoulu Rakenteilla 9001: Te. Li ISO 9001 ja ISO 14001 Teknillinen korkeakoulu TKK: n laadunvarmistusjärjestelmä Vaasan ammattikorkeakoulu ISO 9001 Sibelius-Akatemia Taidekk: jen laatuhanke Kursivoidut tiedot perustuvat lähteeseen ”RISUT JA RUUSUT, ”Ammattikorkeakoulujen asiakastyytyväisyyskyselyn loppuraportti” 2004. Pirkanmaan ammattikorkeakoulun julkaisusarja A. Tutkimukset ja selvitykset. Nro 7. Tampere. Sinisellä merkityt perustuvat lähteeseen: ”Yliopistojen laatujärjestelmät kesällä 2005: yhdistelmä laatutapaamisen 19 6. 6. 2005 katsauksista” Tampereen yliopisto, muistio 15. 6. 2005. Muut tiedot perustuvat ko. oppilaitoksen www. sivujen tietoihin. HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit 8. 1. 2007 * Kvalitetsmanualens struktur, liksom yrkeshögskolans kvalitetsledningssystem, följer ordningen i standard ISO 9001: 2000 utan uteslutningar.

Timetable for construction of the HH quality system 2007 The decision of the HH’s quality assurance system Self assessment of degree programs 1 st versions of process descriptions New course feedback system – launch in March 2008 Descriptions of the most essential processes ready 2009 Check of process descriptions 2010 Audit of FINHEEC Assessment of feedback systems and possible elaboration External (and 2 nd round internal) review of HH’s quality systems Assessment of supporting processes tem sys ality qu f the o ion tat Plan 20 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit 8. 1. 2007

The quality team and primary areas of duties Self assessment of degree programs Process descriptions Feedback systems Lindstedt (contact pedagogy) Junkkari (library, int. office, student office…) Lindstedt (pedagogy, R & D…) Kinnunen Karvanen (network pedagogy) Kinnunen (management processes) Karvanen (network pedagogy) Junkkari (feedback from graduating students) Kinnunen 21 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit 8. 1. 2007

Q-system from technical point of view § The core is the web-based quality hand book. Q team helps with the process descriptions § One part of the descriptions are public (in the Internet), one part in the extranet and one part in the intranet § Physically the main process descriptions (the stem of the quality handbook) are in one server, but the secondary process descriptions can be in several servers (linked to the stem). Q team manages the stem of the quality handbook § The quality handbook has links to the working guidelines and other documents (e. g. forms), which be saved in local servers. Q team is not responsible of the management and updates of external documents 22 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit 8. 1. 2007

HAAGA-HELIA’s feedback systems 26. 1. 2007 Juha P. Lindstedt Quality Manager HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit 8. 1. 2007

Feedback systems I § Internal customers’ (students) assessment of the main process § § § Course feedback (quality assurance and review) Feedback from thesis and work placement process Students - staff meetings Feedback from graduating students Meetings between students and teacher tutors 24 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit 8. 1. 2007

Feedback systems II § Internal customers’ (students) assessment of the supporting processes § Information and office services § Library § Student restaurant § Assessment by external customers § Degree program, thesis, work placement, R & D services § Assessment by external administration (Ministry of Education) § Evaluation of HH’s impact to society 25 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit 8. 1. 2007

Feedback systems III § Self evaluation on HH’s processes § Main process § Supporting processes § Self evaluation of HH’s working environment § Working ability § Work satisfaction § Self development § Work duties § PD 26 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit 8. 1. 2007

Course feedback Course quality assurance and review Sample 25 – 30% of courses Degree program directors define the sample Structured section of the form for quality assurance, open ended for review of the course Structured feedback indicates the possible quality problems and areas for improvement, as well as indicates the best practices (rewarding). It provides compact information for external co-operators. Open ended feedback gives the initiatives for course review from the point of view of the students. The feedback is analyzed within the process (teachers and degree program directors), it is reported and commented in course descriptions and further discussed in superior–subordinate meetings. In e-courses a Digium-based form is used containing some elements from the general form and some elements special to e-learning. HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit 8. 1. 2007

Learning in courses Process description, course feedback Deg. prog. admins define the sample 4 x a year Q team organizes the collection of data with the help of teachers Teachers make a commented summary of the feedback and adds it to the course description. Possibly consulting with the students and/or Teacher Education unit Review and actions for improvement by teachers and program directors, highlight the Fb. for teachers best practices Fb. for admins Admin can verify the quality for internal and external cooperators; summary into the HH extranet Q team sends the forms for scanning procedure The data from structured section is scanned and saved by the external service provider Q team analyzes the data Summary for higher admins 2 x a year HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit 28 8. 1. 2007