GRUPO DE TRABAJO SC 11 -España RECORDS MANAGEMENT

GRUPO DE TRABAJO SC 11 -España RECORDS MANAGEMENT Normalización de procesos documentales: ISO 15489 e ISO 23081 FESABID. Madrid, 15/04 2005 Manuela Moro Cabero moroca@usal. es

Gestión de la innovación CONOCIMIENTO USUARIOS Capital humano Capital estructural Capital relacional INNOVACIÓN CALIDAD

Componentes activos del records continuum • El individuo y su espacio 1. Creación • El grupo de trabajo 2. Incorporación • La organización o entidad 3. Gestión • La sociedad en un entorno local, autonómico, nacional, etc. 4. Uso y conservación [A. Cunningham]

Una constelación normativa Manuales ISO 15489 -1 ISO/TR 15489 -2 Instrumentos Encuestas Revisión ISO 15489: 2001 ISO/DIS 22310 Terminología Mo. Req ISO 23081 Metadatos Lista de verificación ISO/DIS 19853 requisitos Evaluación

Normativa para la gestión del cambio ISO 15489 -1 RECORDS MANAGEMENT PART. 1 GENERAL, 2001 Principios Componentes de Gestión de documentos Resultados ISO/TR 15489 -2 RECORDS MANAGEMENT PART 2 GUIDELINES, 2001 (TR) Metodología para lograr los resultados

Alcance de la norma Creación, incorporación, mantenimiento y control de un SGD Documentos de archivo en todo tipo de soporte 15489 -1/2 Gestión distribuida. Base documental ISO 9000 y AS 4390 Aplicación a todo tipo de organizaciones.

Elementos básicos integrantes de la gestión de documentos de archivo Capital intelectual: plantilla y liderazgo • “Gestores de los documentos” (archiveros) • Delegaciones de autoridad y distribución y asignación de responsabilidades • Políticas (conjunto asignado) Capital relacional: enfoque hacia el usuario • Usuarios

Elementos que incluye la gestión de documentos Capital estructural: enfoque basado en procesos • Procedimientos • Directrices, instrucciones y otros documentos • Documentos utilizados para la gestión y rediseño de sistemas Recursos • Software y Hardware • Documentos de archivo

Parte 2: Guía práctica 1 Campo de aplicación o alcance Estructura 2 Políticas y Responsabilidades 3 Estrategia, diseño e implantación 4 Métodos de archivo y de control 5 Control y auditoría 15489 -2 6 Formación Anexos Bibliografía

Ubicación de la estructura en un ciclo de gestión Ciclo PDCA ANÁLISIS Mejora Control Evaluación Diseño

FASES PARA LA PLANIFICACIÓN, DISEÑO, PUESTA EN MARCHA Y CONTROL DE UN PGD Etapa A Encuesta preliminar Etapa B Análisis de actividades Etapa C Identificación De requisitos E F Etapa D Evaluación Sistemas existentes Análisis e identificación de requisitos H

FASES PARA LA PLANIFICACIÓN, DISEÑO, PUESTA EN MARCHA Y CONTROL DE UN PGD A C Etapa E Identificación de estrategias Etapa H Control del sistema Etapa F Diseño del sistema Etapa G Implantación Estrategias, diseño, implantación y control

Capital estructural: enfoque basado en procesos

Capital estructural: enfoque sistémico basado en procesos Procesos estratégicos Procesos de realización Procesos de soporte Valor añadido al sistema USUARIOS SISTEMA

Definición de políticas y de objetivos Planificación Implantación SGD Establecer presupuestos Innovación de servicios Coordinación Estrategias PROCESOS TÉCNICOS Y DE DIFUSION Gestión infraes. Gestión tructura RR. HH (formación) Calidad Gestión económi ca Auditoría de procesos, productos, sistemas, etc

q. Incorporación de documentos Procesos de realización q. Registro (establecimiento de metadatos) Archivo q Organización lógica para la recuperación: clasificación e indización q. Clasificación para la seguridad y acceso q. Valoración de documentos Organización q. Almacenamiento q Trazabilidad (seguimiento del uso) q Disposición (ejecución del calendario de conservación) q Documentación

Procesos clave Archivo q. Incorporación de documentos q. Registro (establecimiento de metadatos) q Organización lógica para la recuperación: clasificación e indización q. Clasificación para la seguridad y acceso q. Valoración de documentos Organización q. Almacenamiento q Trazabilidad (seguimiento del uso) q Disposición (ejecución del calendario de conservación) q Documentación

Productos del sistema o de procesos: • Políticas, procedimientos, instrucciones, manuales de gestión • Informes DAFO, de riesgos, mapas de procesos • Planes de proyectos de diseño y de implantación, programas de formación • Documentos y esquemas de metadatos, especificaciones detalladas de software y hardware, planes de conversión, migración y digitalización. • Etc. PRINCIPALES ESPECÍFICOS NO ESPECÍFICOS

Instrumentos de trabajo PRINCIPALES Organización Lógica: Clasificación q. Plan de clasificación basado en las actividades del organismo (criterio funcional) q. Calendario de conservación Disposición q. Clasificación para la seguridad y el acceso Acceso

Instrumentos de trabajo ESPECÍFICOS Organización lógica: indización q. Tesauros q. Glosario de términos empleados q Otros vocabularios controlados (listas de autoridades)

Instrumentos de trabajo NO ESPECÍFICOS Planificación: Evaluación q Registro de la legislación, normativa y códigos de mejores prácticas q Informe de análisis y gestión de riesgos q Inventario de Descripción y de Perfiles de Puestos de Trabajo (responsabilidades, delegaciones de poder, tareas, recursos, capacidades y habilidades) Planificación y Diseño q Inventario de fichas de habilidades y necesidades formativas Formación

Proceso de soporte: Auditar en la normativa ISO 15489 Control y auditoría Auditoría de conformidad Auditoría de evidencia Medidas de rendimiento

Conceptos y proceso Evidencias Criterios Hallazgos Agentes

Como archivero puedo auditar múltiples sujetos Auditoría AR CHIVO Resultados Sociedad Procesos Recursos Servicios sistemas

Modelo ISO/CD 19853: Guía de autoevaluación. 2004 REFERENCIA ESTRUCTURA DE LA NORMA ISO/CD 19853 CRITERIOS DE EVALUACIÓN MODELO DE MEDIDA O DE ANÁLISIS EVIDENCIAS DE AUDITORÍA ALCANCE

Modelo ISO 15489: 2001 Modelo ISO 9000: 2000 Modelos Premios EFQM Norma ISO/CD 19853 Norma ISO 19011: 2002 Criterios de Evaluación EFQM ISO 15489 -1 ISO 15489 -2 Norma ISO 9000 Norma ISO 9001 Norma ISO 9004 Norma ISO 10013 Agentes: Liderazgo, políticas y estrategias, recursos, procesos y personal Resultados: de los clientes, de las personas, impacto en la sociedad, resultados de la organización Gestión de documentos de archivo Gestión de un sistema de calidad en una organización Unidades de información Ejemplo: servicios bibliotecarios Andaluces

ISO/TC 46 SC 1 ----- ISO/TC 10 ------ ISO/TC 171 Archives/Records Management----Documentación de productos técnicos--- Aplicaciones de Gestión de documentos ISO/DIS 23081: 2004 Información y Documentación- Procesos de gestión de documentos. Metadatos para los documentos Parte 1 DIS: Principios Parte 2 TS: Implantación de los principios Parte 3 TS: Evaluación del conjunto de metadatos existentes (ISO 15489)

Estructura Contenidos 1 -Campo de aplicación Principios 2 -Normas para consulta 3 -Términos y definiciones 4 -Metadatos de gestión de documentos 5 -Finalidad de los Metadatos de GD 6 -Funciones y Responsabilidades 7 -Metadatos de GD en relación con otras áreas de metadatos 8 -Gestión de Metadatos 9 -Tipos de metadatos compatibles ISO 15489 -1 Concepto y alcance Requisitos previos, percepciones, beneficios y perspectivas RR. HH. Y Liderazgo E-negocio; Preservación; Descripción del recurso; Visualización-recuperación, gestión de derechos

Estructura 8 -Gestión de Metadatos Contenidos Diferenciación de áreas de gestión de metadatos y de normas Niveles de aplicación de metadatos Fases en la existencia de documentos en las que deben crearse y aplicarse metadatos Procesos de gestión de metadatos Estructuras de los metadatos Funcionalidad de los sistemas 9 -Tipos de metadatos compatibles ISO 15489 -1 Introducción a tipos de metadatos. Metadatos sobre documentos. Sobre normas empresariales, políticas y mandatos. Metadatos de los procesos y sobre procesos de gestión de documentos

Gestión de documentos Gestión de Metadatos Concepto alcance Identificar, autenticar, contextualizar documentos, individuos, procesos y sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan y las políticas por las que se rigen Datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos así como su gestión durante toda su vida Control de la gestión del documento Control de la gestión de los metadatos

*Necesidades de gestión empresarial Selección *Entorno normativo *Riesgos METADATOS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Percepciones +Percepción empresarial +Percepción de la gestión de documentos (características y contexto y gestión en el tiempo) +Percepción del uso interno y externo Perspectivas --M. Que documentan contexto de negocio, contenido, estructura y presencia. --M que documentan gestión de documentos y procesos de negocio en el que los documentos son utilizados.

DOCUMENTO METADATO (Historial y gestión) Metadatos sobre los documentos Metadatos sobre su Gestión y uso M. Momento de la incorporación M. Después de la incorporación Contexto de creación del documento Contexto empresarial Contexto sobre los individuos implicados Contenido Presencia Estructura física o técnica y lógica Atributos técnicos de los mismos documentos Procesos de gestión que han sido o serán aplicados para cada documento • Procesos de contexto de negocio • Procesos de gestión de metadatos • Proceso de gestión del sistema • M. De agentes • M. De políticas y mandatos

Normas de negocio, políticas y mandatos Establecen competencias Hacen Procesos de negocio Establecen competencias Son documentados en Procesos de Gestión de documentos Crea, incorpora, gestiona, dispone y usa Crea Agentes Documentos Usados por TIPOS DE METADATOS: ENTIDADES PRINCIPALES Y SUS RELACIONES

Técnicas para un nuevo método de gestión del conocimiento de archivos Técnicas de gestión Técnicas para asumir la planificación estratégica Técnicas de recogida y análisis de datos Técnicas de redacción, presentación y defensa de documentos de trabajo Técnicas de Comunicación – Formación y Aprendizaje Técnicas de auditoría