ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 1. Основные понятия 2. Законодательное регулирование отдельных реквизитов 3. Стандарты по оформлению документов 4. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. пост. Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 с изм. 07. 09. 2011) 5. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 1
Информация к размышлению Сколько стоит документационное обеспечение управления? 2
• Объем документации, образующейся в деятельности органов государственного управления, составляет около 250 млрд. листов документов ежегодно • Стоимость документирования и обработки документов в пересчете на один документ в среднем составляет примерно 150 рублей • Выборочными обследованиями аппарата государственного управления установлено, что ежегодный прирост объемов документации составляет 8 -15%. 3
Регламентация функций органов государственного управления и процедур их документационного обеспечения снижение затрат времени на документирование и обработку документов (в среднем с 15 -20 мин. до 3 -4 мин. ) экономия всего времени, затрачиваемого на документационные процессы прямой экономический эффект не менее 2, 5 -3, 0 млн. рублей 4
Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27. 12. 2002 № 184 -ФЗ • • • Закон вводит деление всей продукции на две группы: подлежащей обязательной регламентации (биологическая, химическая, радиационная, электрическая, медицинская, военная); обязательные требования к этой продукции принимаются в форме Технических регламентов регулируемой рекомендательными стандартами 6
Технический регламент • документ, который принят международным договором Российской Федерации, ратифицирован в порядке, установленном законодательством РФ: федеральным законом, или указом Президента России, или Постановлением Правительства России • устанавливает обязательные требования к объектам технического регулирования (продукции, в том числе зданиям, строениям, сооружениям, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации). 7
Технические регламенты принимаются в целях: • защиты жизни или здоровья граждан; • имущества физических или юридических лиц, государственного или муниципального имущества; • охраны окружающей среды, жизни и здоровья животных или растений; • предупреждения действий, вводящих в заблуждение потребителей. Принятие технических регламентов в иных целях законом не допускается. 8
• Стандарт – документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ и оказания услуг. • Стандарт может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения. 9
Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27. 12. 2002 № 184 -ФЗ «Регулирование в области требований к документации, документационным процессам и операциям, а также к условиям хранения, использования и утилизации (уничтожения – в архивной терминологии) должно оформляться в форме стандартов» 10
Стандарты обеспечивающие технологический процесс делопроизводства • ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. • ГОСТ Р 6. 30 -2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. 11
РЕКОМЕНДАТЕЛЬНЫЙ ХАРАКТЕР ГОСТ Р 6. 30 -2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» . 12
ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» + Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти особенности применения 13
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149 -ФЗ • Статья 11. Документирование информации • П. 2. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. • Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти. 14
Постановление правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти • «Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. • На основе указанных Правил и Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству. 15
ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (пост. Правительства РФ от 15. 06. 2009 N 477) и ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов» 16
Бланки документов (ГОСТ) • Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. • Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя организации. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков. 17
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от 15. 06. 2009 • 5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата. А 4 (210 х 297 мм) или А 5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. • 8. Образцы бланков утверждаются приказом руководителя федерального органа исполнительной власти. • 10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. 18
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ от 7 сентября 2011 г. N 751 О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ • "При подготовке документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные шаблоны бланков документов". • "Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов федерального органа исполнительной власти утверждаются руководителем этого федерального органа исполнительной власти. • Установлено, что электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства. Он должен иметь те же реквизиты, что и его бумажный аналог, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба России. 19
Бланки документов • Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А 4 (210 х 297 мм), А 5 (148 х 210 мм). • Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: 30 мм - левое ( «Правила…» – не менее 20 мм) 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. 20
Бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ • Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти. • Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. 22
Тиражирование бланков с воспроизведением Государственного герба РФ Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. Постановления Правительства РФ от 08. 06. 2001 N 450): «Установить, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно - граверные предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне» . 23
Бланки документов (ГОСТ) Виды бланков: – общий бланк; – бланк письма; – бланк конкретного вида документа; – бланк должностного лица. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. 24
Общий бланк │ ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ │ ДЕПАРТАМЕНТ ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА ГОРОДА МОСКВЫ __________________ ? ? ? ? ? (для любого вида документа)
Бланк конкретного вида документа (например Приказа) │ ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ │ ДЕПАРТАМЕНТ ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА ГОРОДА МОСКВЫ │ ПРИКАЗ
Бланк письма │ ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ │ ДЕПАРТАМЕНТ ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА ГОРОДА МОСКВЫ │ Милютинский пер. , д. 5, Москва, 101000 Телефон: (495) 624 -99 -13, WWW…. , mail……. , ОГРН 0000 Дата____________№ ____________ На №___________ от_____________
Бланк должностного лица │ ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ │ РУКОВОДИТЕЛЬ ДЕПАРТАМЕНТА ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА ГОРОДА МОСКВЫ │ Милютинский пер. , д. 5, Москва, 101000 Телефон: (495) 624 -99 -13, WWW…. , mail……. , ОГРН 00000 Дата____________№ ____________ На №___________ от_____________
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. пост. Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477) Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются: Государственный герб Российской Федерации; наименование федерального органа исполнительной власти; должность лица, подписавшего документ; подпись должностного лица (подпись. ГОСТ); вид документа; место составления (издания) документа; справочные данные о федеральном органе исполнительной власти; адресат; дата документа; регистрационный номер документа; 29 • • •
• наименование документа (заголовок к документу. ГОСТ); • текст документа; • ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; • отметка о наличии приложений; • гриф согласования; • гриф утверждения; • виза; • оттиск печати; • отметка о заверении копии; • отметка об исполнителе; • указания по исполнению документа (Резолюция. ГОСТ); • отметка об исполнении документа (Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. ГОСТ); • отметка о контроле документа; • отметка о конфиденциальности (гриф ограничения доступа. ГОСТ). 30
Государственное регулирование оформления документов: Язык документа; Гриф ограничения доступа (отметка о конфиденциальности); Государственный Герб; Герб субъекта Российской Федерации; Эмблема (товарный знак) организации; Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН); Подпись Гербовые бланки и печати 31
КОНСТИТУЦИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Статья 68 1. Государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык. 2. Республики вправе устанавливать свои государственные языки. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик они употребляются наряду с государственным языком Российской Федерации. З. Российская Федерация гарантирует всем ее народам право на сохранение родного языка, создание условий для его изучения и развития. 32
Требования к языку документа • Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807 -1 «О языках народов Российской федерации» устанавливает использование государственного языка в официальных документах • Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53 -ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» • Законы о языке субъектов РФ 33
Государственный язык РФ подлежит обязательному использованию: • в деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов…, в том числе в деятельности по ведению делопроизводства; • в наименованиях федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов…; • во взаимоотношениях федеральных органов государственной власти…; • при написании наименований географических объектов… 34
Язык документа: требования к написанию отдельных наименований • ФЗ от 18 декабря 1997 г. № 152 -ФЗ «О наименованиях географических объектов» • Постановление Правительства РФ от 3 июля 2000 г. № 487 «Об утверждении Положения о регистрации и учете наименований географических объектов… создании и ведении Государственного каталога географических названий» • Постановление Правительства РФ от 7 декабря 1996 г. № 1463 «Об использовании в наименованиях организаций наименований «Россия» , «Российская Федерация» (с изм. от 02. 1998) 35
Реквизит 01 – Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте • Федеральный конституционный закон «О Государственном гербе Российской Федерации» • Постановление Правительства от 27 декабря 1995 г. № 1286 с изменениями на 8 июня 2001 г. “Об упорядочении изготовления, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации” 36
1 2 3 37
Государственный герб Российской Федерации в цветном варианте Помещается на бланках: · Федеральных конституционных законов и федеральных законов · Указов и распоряжений Президента России · Постановлений Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания РФ · Постановлений и распоряжений Правительства РФ · решений Конституционного Суда РФ · решений Верховного Суда РФ · решений Высшего Арбитражного Суда РФ · Президента Российской Федерации; · Совета Федерации и Государственной Думы ФС РФ · Правительства Российской Федерации · Конституционного Суда РФ · Верховного Суда РФ · Высшего Арбитражного Суда РФ 38
Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте Помещается на бланках: • Администрации Президента РФ • полномочных представителей Президента РФ в федеральных округах • федеральных органов исполнительной власти • Генеральной прокуратуры РФ § Уполномоченного по правам человека в РФ § Счетной палаты РФ § Центральной избирательной комиссии РФ § Центрального банка РФ 39
Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте без геральдического щита Помещается на бланках: · органов, организаций и учреждений при Президенте РФ и Правительстве РФ · Межведомственной комиссии по защите государственной тайны · федеральных судов · органов прокуратуры РФ • дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за рубежом 40
Печать с гербом России обошлась фирме в 100 тысяч рублей штрафа • • Прокуратура Калининского района Санкт-Петербурга провела проверку соблюдения ООО "ПЕТЕРПАЙП-ИНЖИНИРИНГ" требований законодательства о государственной символике. В ходе проверки установлено, что печать общества содержит изображение герба Российской Федерации. По данному факту прокуратура района возбудила в отношении ООО "ПЕТЕРПАЙП-ИНЖИНИРИНГ" административное дело по ст. 17. 10 Ко. АП РФ (нарушение порядка официального использования государственных символов Российской Федерации). Санкция статьи 17. 10 Ко. АП РФ предусматривает наложение административного штрафа на юридических лиц в размере от ста до ста пятидесяти тысяч рублей. Для граждан то же нарушение обойдется в сумму от 2 до 3 тысяч рублей, для должностных лиц - от 5 до 7 тысяч. Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе РФ» от 25. 12. 2000 года № 2 -ФКЗ закреплен перечень допустимых случаев размещения и воспроизведения государственного герба РФ. Данный перечень носит закрытый характер и расширенному толкованию не подлежит. 41
Герб субъекта Российской Федерации и Эмблема организации, товарный знак • Правила делопроизводства и ГОСТ Р 6. 30 -2003 не рассматривают оформление реквизитов Герб субъекта Российской Федерации и Эмблема организации, товарный знак • Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти субъектов Российской Федерации • Товарные знаки, используемые при оформлении документации, применяются в соответствии с Законом РФ от 23 сентября 1992 г. № 3520 -1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» (с изм. от 27 декабря 2000 г. , 30 декабря 2001 г. , 11 декабря, 24 декабря 2002 г. ) 42
Условия использования официальных символов • Официальные символы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и иных муниципальных образований (т. е. флаги, гербы, эмблемы) должны быть внесены в Государственный геральдический регистр Российской Федерации 43
ОБРАЗЕЦ бланка свидетельства о регистрации официального символа или отличительного знака в Государственном Геральдическом регистре Российской. Федерации 44
Стандартное свидетельство и свидетельство с многоцветным рисунком геральдического знака 45
Реквизит – основной государственный регистрационный номер юридического лица (постановление Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 438 с изм. от 08. 12. 2008 N 930) • Статья 8 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений - ОГРН указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием. • Государственный реестр юридических лиц ведется Федеральной налоговой службой и ее территориальными органами. • Пункт 4. 7 ГОСТ Р 6. 30 -2003 - ОГРН проставляется только в бланке письма в составе справочных данных об организации. 46
ГЕРБ ГОРОДА МОСКВЫ │ ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ │ РУКОВОДИТЕЛЬ ДЕПАРТАМЕНТА ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА ГОРОДА МОСКВЫ │ Милютинский пер. , д. 5, Москва, 101000 Телефон: (495) 624 -99 -13 ОКПО 0000, ОГРН 0000000, ИНН/КПП 00000/00000 47
Реквизит - справочные данные об организации • ГОСТ не лимитирует состав и объем сведений справочные данные включают в себя: почтовый адрес, номер телефона; могут также указываться: номера факсов, телексов, счетов в банке • должны указываться: адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта • Правила делопроизводства: справочные данные о федеральном органе исполнительной власти включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению федерального органа исполнительной власти (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и т. д. ). 48
Федеральный закон РФ от 09. 02. 2009 N 8 -ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (вступил в силу с 1 января 2010 года) Средства обеспечения доступа: письменный запрос в том числе по электронной почте, устный запрос в том числе прием граждан должностным лицом, наглядная информация на стендах в приемных и др. доступных помещениях, опубликование в печати, интернет -сайт организации. Федеральный закон Российской Федерации от 22 декабря 2008 г. N 262 -ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» определяет запрос как обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в суды. 49
ПОЧТОВЫЙ АДРЕС • Почтовый адрес должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи (постановление Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221) 50
Порядок написания почтового адреса • Наименование адресата (наименование организации – юридического лица или имя, отчество для физических лиц); • название улицы, номер дома, номер квартиры; • название населенного пункта; • название области, края, автономного округа (области), республики; • страна (для международных почтовых отправлений); • почтовый индекс. 51
Оформление дат: ГОСТ и «Правила…» • Дата оформляется арабскими цифрами: день, месяц, год или в обратной последовательности – год, месяц, день. Допускается словесноцифровой способ • Год оформляется четырьмя цифрами • Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно • Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 14. 03. 2007 • Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 14 марта 2007 г. 52
Реквизит – адресат ( «Правила…) • • Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее. 54
Адресат – руководитель организации • При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например: Генеральному директору объединения "Ростекстиль" В. Д. Иванову 55
Почтовый адрес в составе реквизита «адресат» • При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например: Бельдовой М. В. Новоясеневский просп. , д. 12, кв. 32 Москва, 117574 Например: Образцову О. П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл. , 301264 56
Реквизит – заголовок к тексту (ГОСТ) • Заголовок располагается под реквизитами бланка, печатается через один интервал и не должен занимать более пяти строк. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются • Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А 4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений 57
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ от 7 сентября 2011 г. N 751 О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ • Уточнены реквизиты документов - в дополнение к наименованию документа вводится понятие аннотация документа. 58
Реквизит – заголовок к тексту (ГОСТ) Наименование документа (Правила) 59
Наименование документа (Правила) • Заголовок составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 -5 строк). • Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа. Например: Приказ (о чём? ) Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников министерства Письмо (о чём? ) Об оказании консультативной помощи Правила (чего? ) внутреннего трудового распорядка. 60
Наименование документа (Правила) • Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 -5 строк по 28 -30 знаков в строке. • В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом. 61
Реквизит – текст документа (ГОСТ) • Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А 4 через 1, 5 -2 межстрочных интервала, на бланках формата А 5 и менее - через один межстрочный интервал • При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Microsoft Word версии от 6. 0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14. 62
ГОСТ: текст документа оформляют в виде: • анкеты, таблицы, связного текста, трафарета, соединения этих структур. «Правила…» В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. • Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др. , в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты. • Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля. 63
Связный текст (ГОСТ 2003) • Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа; во второй (заключительной) – решения, выводы, предложения, просьбы, рекомендации. • Текст может состоять только из заключительной части. Например: приказы могут иметь распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения причин; справки, докладные записки – только оценку фактов, выводы. 64
Связный текст • Требование полноты, точности и ясности выработало особый тип предложения в деловом стиле: средняя длина предложения здесь 62+7 слов (в 2 -3 раза больше чем в других стилях). • Требование краткости текста привело к уменьшению объема текста документа: не более 1 стр. формата А 4 (один-два абзаца), объем письма, содержащего справочную информацию может быть увеличен до 3 стр. 65
Выделение полужирным шрифтом в служебном письме • Допускается выделять полужирным шрифтом: – Реквизиты «Адресат» и «Заголовок к тексту» ; – Отдельные слова и словосочетания в тексте документа, если нужно обратить внимание корреспондента на отдельные фрагменты текста. • Не рекомендуется в одном документе использовать более 2 -3 выделений полужирным шрифтом 66
Форма обращения • • «Уважаемый Рудольф Германович!» «Уважаемый господин Малышев!» «Господин Петров!» «Уважаемый господин мэр!» «Уважаемый господин посол! «Уважаемые господа банкиры!» «Уважаемые господа!» (когда неизвестны имена получателей письма) • «Уважаемые коллеги!» (в профессиональных сообществах) • «Уважаемые товарищи!» (в политических и общественных объединениях) • К высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам обществ, кампаний, фирм принято обращаться с указанием должности без фамилии. 67
Заключительные формы (международная «этикетная рамка» методические рекомендации к ГОСТ 2003) • Если служебное письмо начиналось со слова «Уважаемый…» , оно должно заканчиваться заключительной этикетной фразой: «С уважением» , которая печатается под текстом, через 2 -3 межстрочных интервала, без абзаца. • Например: С уважением, Генеральный директор Подпись С. Н. Крылов • Избегать излишне эмоциональной окраски. 68
Отметка о наличии приложения «Правила…» • Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом: Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. № 26 -дсп, на 2 л. в 1 экз. 69
Подпись – право подписания Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: • учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); • нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; • распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; • доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации • Для ФОИВ - Регламентами ФОИВ на основе Типового регламента взаимодействия (19. 01. 2005) и Типового регламента внутренней организации (28. 08. 2005) • Регламентом Правительства Москвы 70
Регламентация использования факсимиле в организации • Возможность использования факсимиле как собственной подписи зафиксирована в ст. 160 Гражданского кодекса РФ «Письменная форма сделки» . • Возможность использования факсимиле осуществляется в распорядительном документе организации, в котором оговариваются: – для кого в организации изготавливается факсимиле (должность, фамилия) – кто хранит и использует факсимиле (должность, фамилия) – в каких случаях (или при каких обстоятельствах) ставится факсимильная подпись как аналог собственноручной – на каких документах подлинная подпись заменяется факсимильной. 71
Пример из Регламента Правительства Москвы • Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др. (в ред. постановлений Правительства Москвы от 02. 12. 2008 N 1100 -ПП, от 05. 04. 2011 N 103 -ПП)
Состав удостоверения документа: оттиск печати Правила воспроизведения изображения Государственного герба Российской Федерации на печатях регулируются • Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2 -ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» • Постановлением Правительства от 27 декабря 1995 г. № 1286 с изменениями на 8 июня 2001 г. “Об упорядочении изготовления, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации ” 73
Печать с воспроизведением Государственного Герба РФ Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния 74
ГОСТ 51511 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" • Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. № 573 -ст ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ • устанавливает форму, размеры и технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации 75
Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба • • Оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. На рисунке для примера приведена повторяющаяся запись: "сертификат №ХХХХХ* 123. 2001. 11, 98765*, – где 123 — код изготовителя печати по реестру регистрационной палаты; – 2001. 11 — год и месяц изготовления печати; – 98765 — регистрационный номер печати по реестру регистра печатей в регистрационной палате. Сертификат должен подтверждать наличие у изготовителя печати технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне 76
Подписание документа в отсутствии должностного лица, обозначенного на проекте • документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель; при этом обязательно указывается: – фактическая должность лица, подписавшего документ, – его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «И. о. » , «Исполняющий обязанности» , «Зам. » ) • «Правила…» Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ. • не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. 77
Реквизит – оттиск печати ( «Правила…) • Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. • Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. 78
Реквизит – оттиск печати (определение ГОСТ) Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (Приложение 5 ГСДОУ) 79
Отметка о заверении копии ( «Правила…» ) • Реквизит оформляется на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом. • Включает: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно» , должность лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например: Подлинник документа находится в деле (наименование органа власти) № ____ за _____ г. Верно Ведущий специалист Подпись И. О. Фамилия Дата Печать • Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии : «Всего в копии ____ л. » . Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа. 80
Отметка об исполнителе (Пример из Регламента Правительства Москвы) • Инициалы, фамилия и номер служебного телефона исполнителя на документах (кроме заявлений в суды) располагаются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа • Для автоматического поиска документа ниже отметки об исполнителе может проставляться имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные документа.
Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
Организационно-правовые документы • К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный договор, положения об организации, структурном подразделении и коллегиальном органе, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция
Особенности подготовки и оформления организационноправовых документов: положения, правил, инструкции
Организационно-правовые документы • обязательными реквизитами являются: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения
Реквизит – наименование вида документа (ГОСТ) • Видовой состав документов должен быть определен регламентом, уставом, положением об организации и должен соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). • Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). • Пишется прописными буквами. 86
Реквизит - место составления или издания документа • «Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административнотерриториального деления, оно включает только общепринятые сокращения» . • В «Методических рекомендациях…» в бланках конкретных видов организационнораспорядительных документов везде указано место составления или издания документа. 87
Приложения к распорядительному документу «Правила…» • На первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение N 2 к приказу Росархива от 16. 03. 2005 N 261 • Если приложением к документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др. ), проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например: Приложение № 1 УТВЕРЖДЕНО приказом Росархива от 12. 11. 2009 № 125 88
«Правила …» Визирование • Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами федерального органа исполнительной власти оформляется визой. • Допускается полистное визирование документа и его приложений. • Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. • При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ Руководитель Юридического департамента Подпись И. О. Фамилия Дата 89
«Правила…» Согласование • Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа. • Грифы согласования могут располагаться на отдельном Листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается". • Согласование может быть оформлено также письмом о согласовании или протоколом обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. 90
Варианты оформления согласования по ГОСТ СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 05. 06. 2003 N 430 -162 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании "Росгосстрах" от 05. 06. 2003 N 10 91
Гриф согласования документа • Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Заместитель министра юстиции Российской Федерации _________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) 00. 0000 92
Лист согласования документа подписывается и датируется руководителем службы ДОУ (ГОСТ) ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО "Термика" ЗАО Торговый дом "Амур" Личная подпись А. Г. Цицин Личная подпись В. Е. Буни Дата 93
Состав удостоверения документа: подпись • Правовые вопросы подписания документов отражены в Постановлении Правительства РФ от 13. 08. 1997 № 1009 (в редакции от 17. 03. 2009 N 242) «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» • Нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. • Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается. • Нормативные правовые акты подписываются (утверждаются) руководителем органа исполнительной власти или лицом, исполняющим его обязанности. 94
Особенности оформления • Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые федеральным органом исполнительной власти; • утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. • Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении федерального органа исполнительной власти.
Особенности оформления • Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке. • Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А 4.
Особенности оформления реквизитов • Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем? " • Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого? " (Должностная инструкция главного специалиста)
Особенности оформления реквизитов Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Положение об организации • Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организации • Положение об организации оформляется на общем бланке организации • Обязательными реквизитами Положения об организации являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, оттиск печати
Положение о структурном подразделении • Положение о структурном подразделении – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений. • Представительства и филиалы являются обособленными подразделениями юридического лица, расположенными вне места его нахождения. Они действуют на основании утвержденных им положений. • Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом. • Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации.
Положение о структурном подразделении. Содержание • В разделе "Общие положения" указываются полное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано подразделение, руководство, порядок назначения и освобождения от должности руководителя, наличие печати • Раздел "Основные задачи" – это перечень проблем, решаемых подразделением и определяющих направления его деятельности • В разделе "Функции" перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение
Положение о структурном подразделении. Содержание • В разделе "Права и обязанности" перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций • Раздел "Ответственность" устанавливает виды дисциплинарной, административной и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения • В разделе "Взаимоотношения" регламентируются документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; подразделениям и организации с которыми осуществляется взаимодействие
Положение о структурном подразделении • Положения о структурных подразделениях визируются: службой кадров, юристом, зам. руководителя организации - куратором данного подразделения, руководителями других подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе • Обязательные реквизиты положения о структурном подразделении: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения
Инструкция • Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научнотехнические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан • Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты. Текст инструкции должен начинаться с раздела "Общие положения", в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера
Инструкция • Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения - разработчика, и утверждается руководителем организации. • В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юристом, заместителем руководителя, курирующим деятельность - объект содержания инструкции • Инструкции оформляются на общем бланке организации • Обязательные реквизиты инструкции: наименование организации, вид документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, гриф утверждения
Должностная инструкция • Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно -правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы • В качестве инструмента для оценки результатов деятельности должностные инструкции используются при аттестации специалистов, должностных перемещениях, формировании резерва выдвижения на руководящие должности • Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации.
Должностная инструкция • Типовые должностные инструкции разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений и на их основе разрабатываются конкретные должностные инструкции • Текст должностной инструкции состоит из разделов: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения • Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации – куратор данного подразделения
Должностная инструкция • Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юрист, а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение • Датой должностной инструкции является дата ее утверждения • Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении
Должностная инструкция • Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России) • После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу: «С инструкцией ознакомлен» , дата, подпись. • Обязательные реквизиты должностной инструкции : наименование организации, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, гриф утверждения
Особенности подготовки и оформления организационнораспорядительных документов
Распорядительные документы § правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др. ) § правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт. Питербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований § правовые акты организаций, учреждений, предприятий
Распорядительные документы • К распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения, относятся приказы, распоряжения, указания. • К распорядительным документам, издаваемым в условиях коллегиального принятия решения, относятся постановления и решения. • Оформление проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги формата А 4. На верхнем поле справа проставляется слово Проект без кавычек.
Приказ • Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности
Распоряжение • Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, в целях разрешения оперативных вопросов • распорядительная часть отделяется от констатирующей словом ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ, которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова • Обязательные реквизиты распоряжения: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования
Реквизиты приказа (распоряжения) Герб Наименование органа власти Наименование вида документа - приказ Дата и номер приказа Дата оформляется словесно-цифровым способом Номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа. Датой приказа является дата его подписания.
Реквизиты приказа (распоряжения) Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Например: Об утверждении временной Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
Реквизиты приказа (распоряжения) Текст отделяется от заголовка 2 -3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1, 5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1, 25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа (распоряжения) Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т. д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается в разрядку.
Текст приказа (распоряжения) • Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. • Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. • В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. • Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Примеры текстов приказа 1. Начальнику Управления производства и внедрения информационных систем Воробьеву К. В. подготовить проект "Технического задания…". 2. Начальнику Управления сбыта информационных систем Ярославцевой Е. Н. подготовить проект коммерческого предложения …. • Указание срока исполнения печатается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например: Срок представления 15. 07. 2003
Текст приказа (распоряжения) Если приказ изменяет, отменяет или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: «Признать утратившим силу…» . В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения. . . ". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Реквизиты приказа (распоряжения) Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа (распоряжения) в нижней его части. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля. Приказы (распоряжения) подписывает руководитель, а в его отсутствие лицо, его замещающее.
Приложения к приказу • Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. • При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. • Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.
Реквизиты совместных приказов Наименования органов исполнительной власти располагаются на одном уровне. Наименование вида документа – ПРИКАЗ располагается центрованно. Дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи.
Реквизиты совместных приказов Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне.
Решение • Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений или совместный распорядительный документ, принимаемый двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия • Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом РЕШИЛ (РЕШИЛО, РЕШИЛИ), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если решение не нуждаются в обосновании, текст начинается словами: "Совет директоров РЕШИЛ: . . . ". • Обязательные реквизиты такие же как и в распоряжении
Оформление реквизитов протокола
Оформление реквизитов протокола • Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта N 14 или на общем бланке формата А 4 и имеют следующие реквизиты: • Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.
Оформление реквизитов протокола • Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру. • Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой.
Оформление реквизитов протокола Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола. Основная часть протокола печатается через 1, 5 межстрочных интервала.
Оформление реквизитов протокола Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Оформление реквизитов протокола • Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. • При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. • Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Без инициалов
Информационно-справочные документы Видовой состав: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень
Служебная записка (аналитическая, докладная, объяснительная) • Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись
Бланк служебной записки (ГОСТ) В организации могут быть разработаны свои бланки для внутренней переписки ДЕПАРТАМЕНТ ИНВЕСТИЦИОННЫХ ПРОГРАММ Генеральному директору ОАО СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Т. П. Донцову Дата №______ О переводе сотрудника В связи с реорганизацией структуры департамента и перераспределением функций сотрудников, прощу перевести специалиста первой категории Никонова Сергея Петровича в Департамент торговли потребительскими товарами с последующим внесением изменений в штатное расписание. Начальник департамента А. С. Никум
Докладная записка • Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись
Объяснительная записка • Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, адресат, подпись
Предложение (докладная записка) • Обязательными реквизитами предложения являются: наименование структурного подразделения, (наименование организации – при адресовании вышестоящей организации), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (при адресовании вышестоящей организации), заголовок к тексту, адресат, подпись
Представление • документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения • Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, подпись
Телеграмма • Категории телеграмм в зависимости от приоритета обработки: – – – Вне категории Внеочередная Президент Российской Федерации Высшая правительственная Срочная Обыкновенная • Для федеральной рассылки адреса отправителей и адресатов, отметки о категории оформляются на русском языке. • Для рассылки в пределах субъекта Федерации адреса отправителей и адресатов оформляются на языке субъекта и дублируются на русском, текст телеграммы и подпись отправителя пишутся буквами русского или латинского алфавитов.
Телеграмма • Телеграммы от юридических лиц должны быть подписаны должностными лицами и заверены печатью организации или печатью «Для телеграмм» . • Допускается прием телеграмм на бланках писем организаций, при этом текст бланковой надписи по телеграфу не передается. • Исправления или подчистки в тексте телеграммы должны быть заверены подписью отправителя. • В телеграмме не должно быть более 300 слов. Слова соединяющие части многословной телеграммы являются ее неотъемлемой частью. • Знаки препинания пишутся полностью словами либо сокращенно. Знаки ? - + / пишутся как есть символьными знаками.
Телеграмма • Телеграмма должна содержать данные в следующей последовательности: – Отметка о категории ( «обыкновенная» не указывается); – Отметка о виде телеграммы; – Адрес с указанием наименования адресата; – Текст; – Подпись отправителя (по желанию); – Фамилия и адресные данные отправителя или вместо адреса телефон отправителя в нижней части бланка (в оплату не входят); – Список адресов для многоадресной телеграммы, но не более 20 адресов в списке. Правила оказания услуг телеграфной связи (утв. Постановлением Правительства РФ от 15. 04. 2005 № 222.
Заявление • Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и подразделение, в котором он работает (для сотрудника организации), или адрес заявителя: полный домашний адрес, телефон (для автора заявления, не являющимся сотрудником организации), подпись
Акт • Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению)
Справка • Внешние справки составляются для представления в другую (вышестоящую) организацию • внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа • Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней – структурного подразделения), вид документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А 4), подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера)
Скачать презентацию ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 1 Основные понятия
Оформ. реквизитов ОРД для студентов 21.03.2013.ppt