ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «КУРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» МИНЗДРАВСОЦРАЗВИТИЯ РФ КАФЕДРА ЭКОНОМИКИ И МЕНЕДЖМЕНТА ДИСЦИПЛИНА: ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЛЕКЦИЯ 7 ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ Курск, 2012 г.

ПЛАН 1. Основные виды документов по личному составу: 1. 1. Резюме 1. 1. Заявление 1. 2. Анкета (личный листок) 1. 3. Автобиография 1. 4. Трудовой договор (контракт) 1. 5. Приказы по личному составу 1. 6. Личная карточка сотрудника 1. 7. Трудовая книжка, особенности ее заполнения 2. Оформление отпусков и документов для командирования

Понятие кадровой документации Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называют документацией по личному составу.

Документация по личному составу условно классифицируется на 3 группы: -документация, связанная с приемом, переводом, увольнением сотрудников; -документация для предоставления отпусков; - документация для командирования.

1. Основные виды документов по личному составу Прием на работу сопровождается созданием следующих документов: резюме; заявления; анкеты; автобиографии; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу; личной карточки (форма № Т-2 или Т-2 ГС), заполнением трудовой книжки и открытием лицевого счета.

Резюме в настоящее время является распространенным документом приеме на работу в негосударственные предприятия Резюме – это сжатая краткая информация о себе, составленная лично претендентом на вакантное место. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе "Дополнительные сведения" может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности и т. п.

Заявление чаще всего пишется от руки, но фирма может иметь заранее разработанную и тиражированную трафаретную форму В заявлении указывается: должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т. п. ). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя.

Заявление подписывается и датируется. В заявлении не принято писать: предлог «от» (кого); архаизмы и канцеляризмы « весьма убедительно» , «заранее признателен» , «прошу не отказывать»

Образец заявления Директору НИИ строительных материалов профессору Петрову Н. И. Рыбиной Евгении Михайловны, проживающей по адресу: 117134 Москва, ул. Строителей, д. 12, кв. 45 заявление. Прошу принять меня на работу в вычислительный центр института оператором ЭВМ. Прошу принять меня на работу на должность _____ (указывается должность) в _____ (отдел, цех). Дата …… Подпись ……………ИОФ

Одновременно с заявлением, поступающий предъявляет паспорт как документ, удостоверяющий личность гражданина, военный билет (для военнообязанных) и трудовую книжку. При приеме на работу, требующую специальных знаний, поступающий предъявляет диплом или иные документы о полученном образовании или профессиональной подготовке.

АНКЕТА (ИЛИ ЛИСТОК ПО УЧЕТУ КАДРОВ) На практике поступающие на работу обычно заполняют анкету (или листок по учету кадров). Анкета – это обобщающий документ, дающий необходимые сведения о работнике. Анкета – это перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей. Личный листок заполняется самим работником от руки при поступлении на работу.

Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета (для военнообязанных), документов об образовании, трудовой книжки. По желанию поступающего он может представить характеристику или рекомендательные письма с предыдущего места работы.

Автобиография (оформляется по взаимному согласию работника и работодателя) - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Типового формуляра для автобиографии не существует и составляется она в произвольной форме. Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке.

В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы: -И. О. Ф. автора; -число, месяц, год рождения; -национальность (гражданство); -социальное происхождение; -полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях); -с какого времени началась трудовая деятельность и причины перехода с одной работы на другую;

В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы: -участие в производственной работе; -отношение к воинской обязанности и воинское звание; -наличие наград, поощрений; -сведения о близких родственниках; паспортные данные; -домашний адрес и телефон; -дата; -личная подпись.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу.

Трудовой договор обычно представляет собой трафаретную форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности и т. п.

При заключении договора рекомендуется указывать: 1. Место работы (наименования предприятия, куда принимается работник, его адрес); 2. Конкретную работу по определенной специальности или должности; 3. Дату начала работы и ее окончание, если заключается срочный трудовой контракт; оплату труда; 4. Обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

ДОГОВОР может содержать и дополнительные условия в частности: дополнительный отпуск; повышение квалификации; установление испытательного срока и т. д.

Договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр хранится у работника, второй – на предприятии.

Одновременно с подготовкой трудового договора готовится проект приказа о приеме на работу Подписанный руководителем организации приказ регистрируют и объявляют работнику под расписку На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т- 2 или № Т-2 ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54 а).

Также приказами по личному составу оформляются - перемещение по службе; - увольнение; - предоставление отпусков; - объявление поощрений; - объявление мер воздействия к нарушителям.

Оформляются приказы по личному составу на общих бланках заголовок к тексту приказа по личному составу : о приеме на работу о переводе на другую работу об увольнении о предоставлении отпуска о поощрении о нарушении о наложении административного взыскания

В приказе по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт начинается глаголом: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т. п. Эти глаголы печатаются от нулевого положения табулятора. От первого положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части.

Приказ по личному составу особенности оформления Фамилию печатают полностью прописными буквами Имя и отчество строчными затем указывают: должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ.

В пункте приказа о назначении на должность, указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых дней и даты начала и окончания отпуска.

ЗАО "Рябина" ПРИКАЗ 12. 04. 2011 г. № 36 - к г. Новосибирск о приеме на работу Григорьевой О. Ю. ГРИГОРЬЕВУ Ольгу Юрьевну принять на работу экономистом с 14. 02. 2011 г. с окладом согласно штатному расписанию. Основание: договор. Директор Подпись Н. И. Петров. Визы для должностных лиц Визы ознакомления поступающего на работу Приказ о приеме на работу может начинаться с распорядительного действия: "ПРИНЯТЬ", "НАЗНАЧИТЬ» . Образец оформления приказа

Личная карточка (форма Т-2) используется для анализа состава и учета движения кадров. Личные карточки заполняются на лиц, принятых на работу, на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования и др. документов, предусмотренных законодательством. Личная карточка заполняется в 1 экз. Все последующие изменения в учетных данных должны своевременно отражаться в личной карточке. Карточки ставятся в алфавитную картотеку работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике могут вводиться в ПЭВМ.

Трудовая книжка это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудников Она служит для установления общего, непрерывного и специального стажа. Поэтому трудовым книжкам и точности их заполнения придается особое значение

На лиц, поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в "Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях"

В трудовую книжку вносятся: • сведения о работнике: Ф. И. О. , дата рождения, образование, специальность, профессия; • сведения о работе: прием на работу, перевод на другую работу, увольнение; • сведения о награждениях, поощрениях: награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий, поощрения за успехи в работе, применяемые трудовым коллективом; • сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использовании изобретений и рационализаторских предложений и выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Законом запрещается • передача трудовых книжек в пользование другим лицам • иметь несколько трудовых книжек. В случае утери трудовой книжки ее дубликат выдается по последнему месту работы

Трудовые книжки • хранятся как документы строгой отчетности в отдельных картотеках в сейфах или в шкафах, исключающих возможность их утраты или порчи. • ведутся только по месту основной работы. • работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек. Она должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

Занесение сведений о работе в трудовую книжку С каждой записью, вносимой в трудовую книжку, перемещении или увольнении администрация обязана ознакомить владельца этой книжки. № Число, год Сведения о приеме и На основании записи перемещении какого документа 1 05. 04. 06 Принят переводом на Приказ № - 53 от должность бухгалтера 04. 06 Приказ № - 54 р от Уволен переводом в 06. 05. 09 05. 09 2 Объединение "Оксид"

В трудовой книжке нельзя допускать помарок, подчисток и других исправлений. Если возникает необходимость исправления, то эти исправления специально оговариваются и удостоверяются подписью и печатью. Подделка сведений в трудовой книжке преследуется по закону.

ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ • В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. • Вкладыш вшивается в трудовую книжку, без трудовой книжки он недействителен. • О выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки вверху ставиться штамп с надписью "Выдан вкладыш", указывается серия и номер вкладыша.

ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ • Лицо, потерявшее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. • Не позднее, чем через 15 дней после подачи заявления, администрация обязана выдать работнику новую трудовую книжку или вкладыш в к ней с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу титульного листа. • При выдаче дубликата трудовой книжки работники отдела кадров должны использовать соответствующие справки, выписки из приказов, личных дел, др. документов, подтверждающих наличие трудового стажа.

Личное дело После издания приказа о приеме на работу на всех сотрудников, за исключением принятых на временную работу( на них ведется только личная карточка по форме № Т-2) оформляется личное дело. Личное дело – документ длительного хранения (75 лет).

Оформление документов при увольнении Увольнение работника отражается в документах: заявлении или служебной записке, приказе об увольнении, запись в личной карточке, трудовой книжке, закрытие лицевого счета по заработной плате

В приказах об увольнении обязательно указываются причины ухода с работы со ссылкой на статью Трудового кодекса. Приказ после подписания регистрируется. Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу. Копия приказа помещается в личное дело. На основании приказа о прекращении действия трудового договора делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником. Личная карточка после внесения соответствующих записей переставляется в картотеку уволенных лиц.

В трудовой книжке в строгом соответствии с приказом делается запись о прекращении трудовой деятельности с указанием даты и причины увольнения, и книжка выдается на руки увольняющемуся в день увольнения. Увольняющийся расписывается в журнале регистрации трудовых книжек о ее получении. Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение.

2. Оформление отпусков и документов для командирования Оформление отпусков включает : 1. Составление графика очередных отпусков; 2. Контроль за соблюдением графика очередных отпусков в течение года; 3. Оформление приказов об отпуске, их регистрация, внесение данных об отпуске в личную карточку.

Документы о командировании работников форма № Т-10 а - служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. На основании этого документа издается приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. После подписания приказа о командировании выписывается командировочное удостоверение по форме № Т-10. Отметки о приезде и отъезде делаются в каждом пункте назначения и заверяются не только подписью ответственного должностного лица, но и печатью. Чаще всего командировочное удостоверение прибывших в организацию сотрудников оформляет секретарь.

БЛАГОДАРЮ ЗА ВНИМАНИЕ !