ГОСТ Р ИСО 15489 -1 -2007 Система стандартов

ГОСТ Р ИСО 15489 -1 -2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования

Структура ГОСТ Р ИСО 154891 -2007 n n Приказом ФГУП «Стандартинформ» Ростехрегулирования от 12. 03. 2007 № 28 -ст ГОСТ Р ИСО 15489 -1 -2007 утвержден и вводится в действие с 1 июля 2007 г. Это - высокоуровневый документ, в котором отражены основные принципы современного управления документами (независимо от вида носителей). Стандарт может быть очень полезен для убеждения начальства и коллег из других подразделений в том, что управление документами - необходимый элемент деловой деятельности, на который имеет смысл выделять деньги и ресурсы. Он также может пригодиться при написании регламентов и других внутренних нормативных

ГОСТ Р ИСО 15489 -1 -2007 состоит из 11 разделов: n n n Область применения; Нормативные ссылки; Термины и определения; Преимущества управления документами; Нормативная среда; Политика управления документами и ответственность; Требования к управлению документами; Проектирование и внедрение системы управления документами; Процессы управления документами и контроль; Мониторинг и аудит; Обучение.

Назначение ГОСТ ИСО 15489 n n Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования. Положения стандарта являются рекомендациями n n в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др. ).

Назначение ГОСТ ИСО 15489 n n Действие ГОСТ Р ИСО 15489 -1 -2007 распространяется на документы (всех форматов и на всех носителях), создаваемые или получаемые государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность. Стандарт носит рекомендательный характер, что установлено Федеральным законом от 27. 12. 2002 № 184 -ФЗ «О техническом регулировании

Область применения n Стандарт: n n n Содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организации; Содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001; Содержит рекомендации по проектированию и внедрению документной системы.

Область применения n Стандарт предназначен для: Руководителей организаций n Специалистов в области управления документами, информацией, технологиями; n Сотрудников организаций n Других частных лиц, обязанных создавать и сохранять документы. n

Термины и определения n n n Документная система; система управления документами: информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управления документами и доступ к ним в течении времени. Документ: Зафиксированная на материальном носителе индексируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Конвертация: процесс перемещения документов с одного носителя на другой или одного формата в другой. Контроль действий: процесс отслеживания временных рамок совершения действий, а также процесс установления связи этих отдельных действий с деловой деятельностью организации. Метаданные: Данные описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течении времени.

Термины и определения n n Миграция: Действия по перемещению документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования. Обеспечение сохранности: процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течении времени. Аутентичность – возможность доказать авторство документа, время его создания и подлинность содержания. Целостность – полнота и неизменность документа с течением времени.

Преимущества управления документами n Управления документами распространяется на практическую деятельность как управляющих документами, так и любях других лиц, создающих или использующих документа в ходе их деловой деятельности.

Преимущества управления документами n Управление документами в организации включает: n n n Принятие политики и стандартов в сфере управления документами; Распределение ответственности и полномочий по управлению документами; Установление и распространение процедур и руководящих указаний; Предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов; Проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами; Интегрирование управления документами в системы и процессы деловой деятельности.

Преимущества управления документами n Система управления документами позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать подотчетсноть всем заинтересованным сторонам.

Преимущества управления документами n Документы позволяют организациям: n n n n осуществлять свою деятельность упорядоченно. эффективно и подотчетно; обеспечивать и документировать формирование политики и принятие управленческих решений: обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности: повышать эффективность деятельности всей организации: соблюдать требования законодательства и регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности: обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками. предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности; обеспечивать деловое, персональное и социальное своеобразие:

Регулирующая среда n Регулирующая среда включает: Законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в специфических отраслях; n Стандарты, относящиеся к практической деятельности; n Правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт; n

Политика и ответственность n n n Цель политики: создание и управление аутентичными, достоверными и пригоднями для использования документами, способными поддерживать деловую деятлеьность ыв течении установленного периода времени. Политика должны быть принята и одобрена на высшем уровне принятия управленических решений и распространена во всец организации. Политика должна разрабатываться на тснове анализа деловой деятельности.

Политика и ответственность n Ответственность в области управления документами должна включать следующие положения: n n Специалист в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами: за проектирование, внедрение и сохранность документных систем и их эксплуатационных характеристик; за обучение пользователей управлению документами и применению документных систем в индивидуальной практической деятельности. Ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации; Системные администраторы отвечают за то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала организации. Сотрудники ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.

Требования к управлению документами n n n Для этого организации должны принять и выполнять комплексную программу управления документами, включающую: перечень документов для каждого процесса деловой деятельности и требования к информации, подлежащей включению в документы; требования к составу метаданных, их структуре и управлению ими: установление требований к поиску, использованию и передаче документов, сроков хранения документов; решение, как организовать документы с тем. чтобы они отвечали требованиям, предъявляемым к их использованию: оценку рисков, связанных с отсутствием официальных документов, отражающих деятельность организации;

Требования к управлению документами n n n обеспечение сохранности документов н доступа к ним в целях выполнения требований деловой деятельности и общественных ожиданий: соответствие правовым требованиям, регулирующей среде, стандартам и политике организации: обеспечение хранения документов в безопасной и защищенной среде: обеспечение хранения документов в течение необходимого или требуемого срока; определение и оценку возможностей повышения эффективности, результативности или качества организационных процессов, решений и действий в

Характеристики документа n n n Общие положения Аутентичность Достоверность Целостность Пригодность для использования

Процессы управления документами и контроль n n n n n Экспертиза письменной информации, подлежащей включению в документную систему (базируется на анализе регулирующей среды и требований деловой деятельности и отчетности, а также на анализе рисков в случае, если документы не включены в систему); Определение сроков хранения документов; Включение документов в систему; Регистрация; Классификация; Хранение и обращение с документами; Доступ; Контроль; Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение; Документирование процессов управления документами.

Мониторинг и аудит n n Мониторинг должен проверять качество работы документной системы в организации, исполнение пользователями своих обязательств в отношении системы, а также удовлетворенность пользователей данной системой. Соответствие систем установленным требованиям, а также мониторинг следует документально фиксировать, а отчетные документы следует сохранять.

Обучение n Программы обучения управления документами должны охватывать роли и ответственность всех сотрудников и быть адресованными всем руководящим, штатным, временным работникам ответственным за создание и работу с документами.