ГОСТ Р 6 30 -2003 ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ

ГОСТ Р 6. 30 -2003 ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ ВИДЫ БЛАНКОВ И ТРЕБОВАНИЯ К НИМ

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующий автора официального документа l l При оформлении ОРД принято использовать изготовленные заранее бланки. Бланк – стандартный лист бумаги с заранее воспроизведенной на нем типографским или каким-либо другим способом постоянной информацией об организации-авторе и местом, отведенным для переменной информации.

Применение бланков : l l l придает информации официальный характер; ускоряет процесс создания документа за счет постоянной информации; сокращает трудозатраты на составление документа; упрощает восприятие информации; повышает культуру управленческого труда.

l l Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Установлены два формата бланков – А 4 (210× 297 мм) и А-5 (148× 210 мм).

Бланки документов должны иметь поля не менее (мм): l l l 20 – левое; 10 – правое; 20 – верхнее; 20 – нижнее. В ГОСТ Р 6. 30 -2003 указаны минимальные размеры полей, максимальные их значения не оговариваются.

Бланки допускается изготавливать: l l l типографским способом; с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии); с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа

l Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

Установлено и два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный. l При продольном все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру – центрированный способ.

Расположение и границы зон реквизитов на формате А 4 углового бланка

l При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73 мм× 88 мм (28 ударов) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю (флаговое расположение), либо по центру отведенной площади (центрированное расположение).

Расположение и границы зон реквизитов на формате А 4 продольного бланка

l Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как верхний правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения, адресования, а также для написания резолюции. Поэтому особенно удобен угловой бланк для писем.

l l l ГОСТ Р 6. 30 -2003 устанавливает следующие виды бланков для организации: бланк структурного подразделения; бланк должностного лица; бланк письма; общий бланк; бланк конкретного вида документа.

Кроме того, можно изготавливать: l l l бланк должностного лица; бланк структурного подразделения. Эти бланки создаются в том случае, если руководитель структурного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи.

l МОСКОВСКАЯ ПЕЧАТНАЯ ФАБРИКА ГОСЗНАКА МЕДИКОСАНИТАРНАЯ ЧАСТЬ «ГОСЗНАК» ____________ №_________ Москва

Общий бланк l l l используют для подготовки любых видов документов, кроме писем. На общем бланке в зависимости от учредительных документов организации могут быть нанесены следующие реквизиты: 01 – Государственный герб РФ; 02 – герб субъекта РФ; 03 – эмблема организации или товарный знак; 08 – наименование организации; 14 – место составления или издания документа.

На общий бланк наносятся ограничительные отметки в виде линий и уголков – места расположения переменных реквизитов: l l l 11 – дата документа; 12 – регистрационный номер документа; 18 – заголовок к тексту; 19 – отметка о контроле; 29 – отметка о поступлении документа в организацию; 30 – идентификатор электронной копии документа.

После реквизита 08 «Наименование организации» в общем бланке оставляют место для реквизита 10 «Наименование вида документа» . Комитет социальной защиты населения Москвы Московский политехникум______№_____

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включают в себя реквизиты: l l l l 01 – Государственный герб РФ; 02 – герб субъекта РФ; 03 – эмблема организации или товарный знак; 04 – код организации; 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). 08 – наименование организации; 09 – справочные данные об организации.

На бланк письма наносятся по необходимости ограничительные отметки в виде линий и уголков для следующих переменных реквизитов: l l l l 11 – дата документа; 12 – регистрационный номер документа; 13 – ссылка на регистрационный номер документа; 15 – адресат; 18 – заголовок к тексту; 19 – отметка контроле; 29 – отметка о поступлении документа в организацию; 30 – идентификатор электронной копии документа.

l l Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов – служебного письма, поэтому нет необходимости указывать в нем реквизит 08 «Наименование вида документа» . В бланке письма на этом месте располагается реквизит «Справочные данные об организации» . Этот реквизит в обязательном порядке содержит информацию о месте составления документа, поэтому нет необходимости в оформлении реквизита 14 «Место составления или издания документа» . В бланке письма вместо реквизита 14 размещается реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» .

Министерство. Внешних экономических связей Российской Федерации (МВЭС РОССИИ) _______ Смоленская-Сенная пл. , 32/34 Москва, Г-200, 121200 Тел. : 244 -24 -50. Телекс: 412479 Факс: 244 -30 -68, 244 -3481 ________№______ На №______от______

l l Бланк конкретного вида документа кроме письма, - это разновидность общего бланка, на который заранее нанес реквизит 10 «Наименование вида документа» . Изготовление бланка конкретного вида документа допускается, если в организации документов конкретного вида издается более 200 в год.

Закрытое акционерное общество «Импульс» Отдел продаж ОТЧЕТ _______№______ Москва

l Бланк структурного подразделения организации или бланк должностного лица отличаются от остальных бланков тем, что после реквизита 08 «Наименование организации» наносится наименование структурного подразделения или должностного лица.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА 101000, Москва, Центр, Милютинский пер. , д. 7 а, тел. 925 -55 -60, ОКПО 02842708 ______ №_____ На №_____от_______

l l l На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номера страниц проставляют арабскими цифрами без слова «страница» . Если документ подлежит рассылке по нескольким адресам, то на бланке оформляют первый лист каждого экземпляра документа.

l l Порядок применения, изготовления, использования, учета и хранения бланков с воспроизведением Государственного герба РФ установлен Федеральным Конституционным законом «О государственном гербе РФ» . Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений, определенных Положением о Государственном гербе РФ, соответствующими правовыми актами субъектов РФ.

l Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется отдельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме, при этом используются следующие реквизиты:

При поступлении бланков: l l l наименование вида гербового бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование организации-поставщика гербовых бланков; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков

при выдаче бланков: l l l l наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица – получателя гербовых бланков; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т. д. ) Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту.

Задание. l l 1 Изучить состав реквизитов и месторасположение их на формуляреобразце документа по ГОСТ Р 6. 30 -2003. 2 Изучить требования к разработке бланков документов. 3 Составить макет документа (нанести на чистый лист бумаги формата А 4 все реквизиты, установленные ГОСТ Р 6. 30 по памяти). Письменно ответить на вопросы.

Контрольные вопросы l l l l 1. Какой формат бумаги рекомендован для оформления служебных документов? 2. Назовите основные виды бланков, применяемых в учреждениях. 3. Чем отличается общий бланк от бланка письма? 4. Какие требования предъявляются к оформлению реквизита «Наименование организации» ? 5. Что входит в состав реквизита «Справочные данные об организации» ? 6. Каковы порядок датирования документа и виды дат? 7. Каковы составные части регистрационного номера документа и его порядок проставления? 8. Каков порядок оформления реквизита адрес? 9. Какими способами оформляется утверждение документа? 10. Какие требования предъявляются к резолюции, каков порядок ее оформления? 12. Какие требования предъявляются к заголовку? 13. Каков порядок оформления приложений к документу? 14. каков порядок оформления реквизитов «подпись» и «отметки о заверении копии» ? 15. Как оформляется согласование документа? 16. Каков порядок проставления на документах печатей? 17. Перечислите отметки, проставляемые на входящем документе, укажите порядок их оформления.