Скачать презентацию ГОСТ Р 6 30 -2003 Автор Таисия Кузьминична Скачать презентацию ГОСТ Р 6 30 -2003 Автор Таисия Кузьминична

ГОСТ 61(1).ppt

  • Количество слайдов: 49

ГОСТ Р 6. 30 -2003 Автор Таисия Кузьминична Коваленко 01. 10. 2011 оформление документов ГОСТ Р 6. 30 -2003 Автор Таисия Кузьминична Коваленко 01. 10. 2011 оформление документов 1

01 Государственный герб РФ 1. 2. Федеральный закон «О Государственном гербе РФ» (Собрание законодательства 01 Государственный герб РФ 1. 2. Федеральный закон «О Государственном гербе РФ» (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52, часть I, ст. 5021). Располагается в верхней части бланков (по центру или слева) 16. 02. 2018 оформление документов 2

01 Государственный герб РФ Является обязательным реквизитом в законодательных актах (выполняется в цвете): 1. 01 Государственный герб РФ Является обязательным реквизитом в законодательных актах (выполняется в цвете): 1. 2. 3. 4. 5. федеральных законах и федеральных конституционных законах указах и распоряжениях Президента постановлениях государственной Думы РФ постановлениях и распоряжениях Правительства РФ решениях Конституционного Суда РФ, Верховного Суда РФ и Высшего Арбитражного Суда РФ. 16. 02. 2018 оформление документов 3

02 Герб субъекта РФ 1. Областной закон Свердловской области от 14. 04. 1997 г. 02 Герб субъекта РФ 1. Областной закон Свердловской области от 14. 04. 1997 г. № 19 - ОЗ «О гербе и флаге Свердловской области» 2. Располагается в верхней части бланков (по центру или слева) 16. 02. 2018 оформление документов 4

02 Герб субъекта РФ Помещается на бланках: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 02 Герб субъекта РФ Помещается на бланках: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Законодательного Собрания Свердловской области Губернатора Свердловской области Правительства Свердловской области Уставного Суда Свердловской области Избирательной комиссии Свердловской области Представительств Свердловской области Исполнительных органов государственной власти Свердловской области 16. 02. 2018 оформление документов 5

03 Эмблема организации или товарный знак 1. 2. 3. Зарегистрированный в установленном порядке товарный 03 Эмблема организации или товарный знак 1. 2. 3. Зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (логотип) Является средством визуальной индивидуализации, позволяющим отличить одну организацию от другой Располагается в верхней части бланков (по центру или слева) 16. 02. 2018 оформление документов 6

04 Код организации (ОКПО) 1. 2. 3. Выдается Госкомстатом Российской Федерации Проставляется по Общероссийскому 04 Код организации (ОКПО) 1. 2. 3. Выдается Госкомстатом Российской Федерации Проставляется по Общероссийскому Классификатору Предприятий и Организаций (ОКОГУ – Общероссийский Классификатор Органов Государственной власти и Управления) Состоит из 8 цифр 16. 02. 2018 оформление документов 7

05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) 1. 2. Присвоение осуществляется с 01. 07. 2002 05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) 1. 2. Присвоение осуществляется с 01. 07. 2002 в соответствии с Федеральным законом от 08. 2001 № 129 -ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» (с изменением на 23. 12. 2003) Выдается налоговыми органами Состоит из 13 цифр 16. 02. 2018 оформление документов 8

06 Идентификационный номер налогоплательщика Код причины постановки на учет (ИНН/КПП) 1. 2. 3. Присваивается 06 Идентификационный номер налогоплательщика Код причины постановки на учет (ИНН/КПП) 1. 2. 3. Присваивается каждому налогоплательщику Выдается налоговым органом согласно приказу ГНС России от 27. 11. 1998 № ГБ-312/309 (с изменением на 24. 12. 1999) Состоит из ИНН-10 цифр/КПП-9 цифр 16. 02. 2018 оформление документов 9

07 Код формы документа (ОКУД) 1. 2. 3. Проставляется по Общероссийскому Классификатору Управленческих Документов 07 Код формы документа (ОКУД) 1. 2. 3. Проставляется по Общероссийскому Классификатору Управленческих Документов Используется для кодирования документов организации (приказы, протоколы, личные карточки и пр. ) Состоит из 8 цифр 16. 02. 2018 оформление документов 10

например ОКУД 09010046, где 09 – документ пенсионного фонда 01 - расчетно-финансовая документация 004 например ОКУД 09010046, где 09 – документ пенсионного фонда 01 - расчетно-финансовая документация 004 – номер документа 6 – контрольное число (наименование документа) n 16. 02. 2018 оформление документов 11

08 Наименование организации 1. Соответствует наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (Уставе) 2. Содержит 08 Наименование организации 1. Соответствует наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (Уставе) 2. Содержит слова, указывающие на ее организационно-правовую форму (ОАО, ЗАО, ООО и т. п. ) и название 3. Располагается в верхней части бланков (по центру или слева) 16. 02. 2018 оформление документов 12

09 Справочные данные об организации 1. Указывают только на бланках писем 2. Состоят из: 09 Справочные данные об организации 1. Указывают только на бланках писем 2. Состоят из: § почтового адреса § номера телефона § адреса электронной почты § сайта, номеров счетов 16. 02. 2018 оформление документов 13

Почтовый адрес Правила оформления: § § § § 16. 02. 2018 Улица Дом Офис Почтовый адрес Правила оформления: § § § § 16. 02. 2018 Улица Дом Офис Населенный пункт Область Страна (при международной переписке) Индекс оформление документов 14

Почтовый адрес - Пример Ул. Мира, д. 19, оф. 304 г. Каменск-Уральский, Свердловская обл. Почтовый адрес - Пример Ул. Мира, д. 19, оф. 304 г. Каменск-Уральский, Свердловская обл. , 623400 16. 02. 2018 оформление документов 15

10 Наименование документа n n Оформляется на бланках конкретного вида документа Должен соответствовать виду 10 Наименование документа n n Оформляется на бланках конкретного вида документа Должен соответствовать виду документа, предусмотренных ОКУД Проставляется после наименования организации В письме наименование вида документа не указывают 16. 02. 2018 оформление документов 16

11 Дата документа 1. Обязательный реквизит, обеспечивает юридическую силу документу 2. Написание дат: § 11 Дата документа 1. Обязательный реквизит, обеспечивает юридическую силу документу 2. Написание дат: § словесно-цифровой § Европейский § не заполненная дата 16. 02. 2018 оформление документов 17

11. Пример написание дат 21 сентября 2007 г. (года) n 01. 11. 2007 n 11. Пример написание дат 21 сентября 2007 г. (года) n 01. 11. 2007 n 2007. 09. 21 n «___» ______200_г. n 16. 02. 2018 оформление документов 18

11 Дата документа Датой документа может быть: § дата подписания (писем) § дата регистрации 11 Дата документа Датой документа может быть: § дата подписания (писем) § дата регистрации (договор) § дата утверждения (инструкция) § дата заседания (протокол) § дата события (акт) 16. 02. 2018 оформление документов 19

12 Регистрационный номер документа 1. 2. Состоит из знака «№» и порядкового номера документа 12 Регистрационный номер документа 1. 2. Состоит из знака «№» и порядкового номера документа Может дополняться индексом дела по номенклатуре дел Например: № 23. 11 -06/17 16. 02. 2018 оформление документов 20

13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа 1. 2. Проставляется только в письмах 13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа 1. 2. Проставляется только в письмах или иных документах, требующих ответа Переписывается полностью с полученного письма Например: На № 12 -15/24 от 10. 02. 2006 16. 02. 2018 оформление документов 21

14 Место составления или издания документа 1. 2. Указывают город, где составлен документ (кроме 14 Место составления или издания документа 1. 2. Указывают город, где составлен документ (кроме письма), если название города не вошло в название учреждения или справочные данные Проставляется после наименования документа 16. 02. 2018 оформление документов 22

15 Адресат 1. 2. 3. Адресатом могут быть: § организации § структурные подразделения § 15 Адресат 1. 2. 3. Адресатом могут быть: § организации § структурные подразделения § должностное или физическое лицо Почтовый адрес не указывают, если адресуют в органы государственной власти На одном документе допустимо указывать до 4 адресатов (если больше, то составляется список на рассылку) 16. 02. 2018 оформление документов 23

Способы оформления адресата Адресован организации – наименование учреждения, структурного подразделения пишут в именительном падеже: Способы оформления адресата Адресован организации – наименование учреждения, структурного подразделения пишут в именительном падеже: Например: Администрация г. Екатеринбурга Управление ЖКХ 1. Адресован руководителю – в названии должности входит название учреждения и пишут в дательном падеже Например: Генеральному Директору ОАО «Урал» Г. П. Харитонову 16. 02. 2018 оформление документов 2. 24

Способы оформления адресата 3. Адресован разовым корреспондентам – указывают полный почтовый адрес (Установлено Правилами Способы оформления адресата 3. Адресован разовым корреспондентам – указывают полный почтовый адрес (Установлено Правилами оказания услуг почтовой связи) Например: 16. 02. 2018 Редакция журнала «Вестник образования» ул. Тургенева, д. 6, г. Екатеринбург, 620153 оформление документов 25

15 способы оформления адресата 1. Адресован должностному лицу – наименование учреждения пишут в именительном 15 способы оформления адресата 1. Адресован должностному лицу – наименование учреждения пишут в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном Например: 16. 02. 2018 АОЗТ «Урал» отдел кадров инспектору А. С. Рыбалко ООО «Старт» начальнику ОК В. И. Васильеву оформление документов 26

15 способы оформления адресата 4. Адресован нескольким однородным организациям – их названия обобщают Например: 15 способы оформления адресата 4. Адресован нескольким однородным организациям – их названия обобщают Например: 5. Директорам школ Кировского р-на г. Екатеринбурга Адресован физическому лицу – инициалы указывают после фамилии, а затем почтовый адрес 16. 02. 2018 оформление документов 27

16 Гриф утверждения документа n n n Состоит из слова УТВЕРЖДАЮ Должность Подпись Расшифровка 16 Гриф утверждения документа n n n Состоит из слова УТВЕРЖДАЮ Должность Подпись Расшифровка Дата Печать 16. 02. 2018 оформление документов 28

17 Резолюция n n Выполняется должностным лицом Содержит указания по исполнению данного документа Оформляется 17 Резолюция n n Выполняется должностным лицом Содержит указания по исполнению данного документа Оформляется на входящих и внутренних документах Допускается оформление резолюции на отдельном лист 16. 02. 2018 оформление документов 29

18 Заголовок к тексту n n n Заголовок к тексту включает краткое содержание документа 18 Заголовок к тексту n n n Заголовок к тексту включает краткое содержание документа Составляется автором документа Заголовок оформляется на всех документах формата А 4. Отвечает на вопросы: о чём (о ком)? , чего (кого)? В конце заголовка точка не ставится Заголовок печатается без кавычек Начинается с предлога «О» или «Об» 16. 02. 2018 оформление документов 30

19 Отметка о контроле Отметку о контроле обозначают буквой «К» n Словом «Контроль» n 19 Отметка о контроле Отметку о контроле обозначают буквой «К» n Словом «Контроль» n Штампом «Контроль» n 16. 02. 2018 оформление документов 31

20 Текст документа Форма текста может быть: n Табличной n Анкетной n Связный текст 20 Текст документа Форма текста может быть: n Табличной n Анкетной n Связный текст n Или все вместе n 16. 02. 2018 оформление документов 32

21 Отметка о наличии приложения Например: n Приложение: на 2 л. в 3 экз. 21 Отметка о наличии приложения Например: n Приложение: на 2 л. в 3 экз. n Приложение: 1. Финансовая справка на 1 л. в 2 экз. 2. Смета расходов на 6 л. в 1 экз. n Приложение: письмо Росархива от 05. 06. 2007 № 02 -6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. 16. 02. 2018 оформление документов 33

Приложения к распорядительному документу оформляются: n На первом листе в правом верхнем углу пишут Приложения к распорядительному документу оформляются: n На первом листе в правом верхнем углу пишут - Приложение №___ n Наименование распорядительного документа (к постановлению) n Дата и регистрационный номер 16. 02. 2018 оформление документов 34

22 Подпись Включает: 1. Наименование должности лица § полное - при оформлении документа не 22 Подпись Включает: 1. Наименование должности лица § полное - при оформлении документа не на бланке § сокращенное– при оформлении документа на бланке 2. Личную подпись и расшифровку 16. 02. 2018 оформление документов 35

22 Подпись – Пример 1. Документ оформлен не на бланке: Директор института систем управления 22 Подпись – Пример 1. Документ оформлен не на бланке: Директор института систем управления подпись А. Ф. Мамин 2. Документ оформлен на бланке: Директор подпись 16. 02. 2018 оформление документов А. Ф. Мамин 36

23 Гриф согласования документа Используют для внешнего согласования документа 2. Состоит из: § слова 23 Гриф согласования документа Используют для внешнего согласования документа 2. Состоит из: § слова СОГЛАСОВАНО § наименования должности § подпись расшифровка § дата 3. Располагается ниже реквизита «Подпись» 1. Допускается оформление в верхнем левом углу титульного листа документа 16. 02. 2018 оформление документов 37

24 Визы согласования документа 1. Включает в себя: Наименование должности визирующего Личную подпись Расшифровку 24 Визы согласования документа 1. Включает в себя: Наименование должности визирующего Личную подпись Расшифровку Дату визирования 2. Визу располагают ниже реквизита «Подпись» 16. 02. 2018 оформление документов 38

24 продолжение Внутреннее согласование (ВИЗА) проводят: n С руководителями структурных подразделений n Заинтересованными должностными 24 продолжение Внутреннее согласование (ВИЗА) проводят: n С руководителями структурных подразделений n Заинтересованными должностными лицами других подразделений n (при необходимости) общественными организациями n Финансовыми службами n Юристами 16. 02. 2018 оформление документов 39

25 Оттиск печати Печати бывают гербовые и простые n Печать заверяет подлинность подписи должностного 25 Оттиск печати Печати бывают гербовые и простые n Печать заверяет подлинность подписи должностного лица n Оттиск печати должен захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ n Оттиск печати должен хорошо читаться 16. 02. 2018 оформление документов 40

25 продолжение Например: Директор подпись О. В. Орлов М. П. Нельзя ставить печать на 25 продолжение Например: Директор подпись О. В. Орлов М. П. Нельзя ставить печать на подпись! 16. 02. 2018 оформление документов 41

26 Отметка о заверении копии Включает: n заверительную надпись «Верно» n должность n подпись 26 Отметка о заверении копии Включает: n заверительную надпись «Верно» n должность n подпись расшифровку n дату 16. 02. 2018 оформление документов 42

27 Отметка об исполнителе Включает в себя: n Инициалы и фамилию составителя документа n 27 Отметка об исполнителе Включает в себя: n Инициалы и фамилию составителя документа n Номер его служебного телефона n Располагают в левом нижнем углу Ю. Р. Демидова 356 00 02 16. 02. 2018 оформление документов 43

28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело n n Включает в 28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело n n Включает в себя: краткие сведения об исполнении слово «В дело» номер дела, где будет храниться исполненный документ подпись дата 16. 02. 2018 оформление документов 44

29 Отметка о поступлении документа в организацию 1. Состоит из: Даты поступления Номера (индекса) 29 Отметка о поступлении документа в организацию 1. Состоит из: Даты поступления Номера (индекса) 2. Располагают в правом нижнем углу первого листа документа 18. 04. 2006 Канцелярия № 354 Вх. № 02 -07/16 « 14» 03 2006 16. 02. 2018 оформление документов 45

30 Идентификатор электронной копии документа n n Оформляется в виде колонтитула Проставляется в левом 30 Идентификатор электронной копии документа n n Оформляется в виде колонтитула Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит: наименование файла дату создания документа и иные поисковые данные 16. 02. 2018 оформление документов 46

30 например DOC №/ RASP/ 20052000. doc, где DОС № - каталог PASP - 30 например DOC №/ RASP/ 20052000. doc, где DОС № - каталог PASP - подкаталог 20052000/doc - файл или ПИСЬМО 27. DOC, где Письмо - вид документа 27. DOC - порядковый номер письма 16. 02. 2018 оформление документов 47

Оформление машинописной страницы шрифты интервал Times New 1 -2 (1, 5) Roman 16. 02. Оформление машинописной страницы шрифты интервал Times New 1 -2 (1, 5) Roman 16. 02. 2018 размер примечани е 12 -15 (14) В таблицах шрифт может быть меньше оформление документов 48

Межстрочные интервалы Строки реквизитов 1 Составные части реквизитов 1, 5 - 2 Реквизиты друг Межстрочные интервалы Строки реквизитов 1 Составные части реквизитов 1, 5 - 2 Реквизиты друг от друга 2 -4 Текст Формат А 4 Формат А 5 1, 5 – 2 1 16. 02. 2018 оформление документов 49