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“ Gli strumenti per l’organizzazione dei flussi documentali “ Gli strumenti per l’organizzazione dei flussi documentali

Aree Organizzative Omogenee ¬ Insieme di funzioni e di strutture, individuate dall’amministrazione, che opera Aree Organizzative Omogenee ¬ Insieme di funzioni e di strutture, individuate dall’amministrazione, che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato (DPCM 31 ottobre 2000 art. 2, lett. n) ¬ Un AOO può essere definita come un insieme di unità organizzative che usufruiscono degli stessi servizi per la gestione dei flussi documentali, in particolare del servizio di un unico protocollo ¬ Gli uffici periferici dello Stato e gli enti locali potranno prevedere un’unica area organizzativa omogenea

AOO e Servizio Archivistico ¬ In ogni AOO deve essere istituito un “servizio per AOO e Servizio Archivistico ¬ In ogni AOO deve essere istituito un “servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi” a cui è preposto un dirigente o un funzionario in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti dalla normativa. Il servizio deve svolgere compiti specifici (DPR 445/2000 art. 61) ¬ RIASSUMENDO: 1 AOO =1 Protocollo = 1 Servizio = 1 Responsabile

Compiti del responsabile ¬Il responsabile ha in particolare il compito di: – a) predisporre Compiti del responsabile ¬Il responsabile ha in particolare il compito di: – a) predisporre lo schema di manuale di gestione – b) proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche per l’eliminazione dei protocolli particolari – c) predisporre il piano per la sicurezza informatica d’intesa con i responsabili dei sistemi informativi automatizzati e della sicurezza dei dati personali (DPCM 31 ottobre 2000, art. 4)

Manuale di gestione • Strumento utilizzato nel mondo anglosassone per garantire lo sviluppo e Manuale di gestione • Strumento utilizzato nel mondo anglosassone per garantire lo sviluppo e l’esercizio corretto della funzione documentaria (qualità, trasparenza ed efficienza): Studio RAMP, Unesco 1990. • E’ introdotto nella normativa italiana dall’articolo 5 del dpcm 31 ottobre 2000 (regole tecniche sulla gestione informatica dei documenti)

DEFINIZIONE ¬ E’ l’insieme delle norme, direttive, procedure interne che: - stabiliscono le modalità DEFINIZIONE ¬ E’ l’insieme delle norme, direttive, procedure interne che: - stabiliscono le modalità concrete di formazione, utilizzo e conservazione dei documenti - definiscono le responsabilità di tutte le strutture operative del soggetto produttore - forniscono le informazioni necessarie a un efficiente trattamento dei documenti (fonte: Guercio) ¬ Insieme delle regole certificate dalla Amministrazione per un corretto ed efficace funzionamento del sistema documentale (fonte Linee Guida Stanca)

FINALITA’ ¬descrivere il sistema di gestione e conservazione dei documenti ¬fornire le istruzioni per FINALITA’ ¬descrivere il sistema di gestione e conservazione dei documenti ¬fornire le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio documentario (fonte art. 5 DPCM 31/10/2000) ¬Definire il sistema-archivio, il modello di gestione documentale adottato dall’ente in una presentazione unitaria che dia conto degli aspetti statici e dinamici dell’archivio, dal protocollo sino alla fase conservativa (Michetti)

OBIETTIVI ¬Esplicitare e normalizzare le procedure adottate ¬dare coerenza e uniformità agli oggetti del OBIETTIVI ¬Esplicitare e normalizzare le procedure adottate ¬dare coerenza e uniformità agli oggetti del sistema documentale ¬rendere partecipi delle politiche di gestione documentaria sia l’utenza interna (il personale) che esterna (i cittadini)

IL RUOLO NELLA NORMATIVA ITALIANA ¬ Snodo informativo e organizzativo del sistema informativo documentario IL RUOLO NELLA NORMATIVA ITALIANA ¬ Snodo informativo e organizzativo del sistema informativo documentario e strumento di trasparenza e qualità. ¬ Descrive in modo dettagliato, ma non tecnico le scelte e gli strumenti adottati dal soggetto produttore previsti nel testo unico sul documento amministrativo e dalle regole tecniche applicative (AOO, misure di coordinamento interno, semplificazione e scambio nella produzione documentaria). ¬ Deve riportare gli elementi indicati al comma 2 art. 5 DPCM 31 ottobre 2000. ¬ Deve essere reso pubblico

Cosa deve contenere ¬ a) la pianificazione, le modalità e le misure di eliminazione Cosa deve contenere ¬ a) la pianificazione, le modalità e le misure di eliminazione protocolli interni; ¬ b) il piano di sicurezza dei documenti informatici; ¬ c) le modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti all’interno ed all’esterno dell’area organizzativa omogenea; ¬ d) la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione, tra i quali, in particolare, documenti informatici di fatto pervenuti per canali diversi dalla casella di posta elettronica istituzionale, nonché fax, raccomandata, assicurata; ¬ e) l’indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti con la specifica dei criteri per l’ulteriore eventuale inoltro dei documenti verso aree organizzative omogenee della stessa amministrazione e/o verso altre amministrazioni; ¬ f) l’indicazione delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti all’interno dell’area organizzativa omogenea; ¬ g) l’elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo; ¬ h) l’elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e le relative modalità di trattamento;

Cosa deve contenere ¬ i) il sistema di classificazione, con l’indicazione delle modalità di Cosa deve contenere ¬ i) il sistema di classificazione, con l’indicazione delle modalità di aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione, anche con riferimento all’uso di supporti sostitutivi; ¬ l) le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico ed in particolare l’indicazione delle soluzioni tecnologiche ed organizzative adottate per garantire la non modificabilità della registrazione di protocollo, la contemporaneità della stessa con l’operazione di segnatura, nonché le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito di ogni sessione di attività di registrazione; ¬ m) la descrizione funzionale ed operativa del sistema di protocollo informatico con particolare riferimento alle modalità di utilizzo; ¬ n) i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali; ¬ o) le modalità di utilizzo del registro di emergenza, inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente.

CARATTERISTICHE ¬Strumento flessibile e periodicamente aggiornato ¬Essenziale e snello con allegati specifici ¬Redatto in CARATTERISTICHE ¬Strumento flessibile e periodicamente aggiornato ¬Essenziale e snello con allegati specifici ¬Redatto in modo chiaro e completo ¬Il manuale fotografa l’esistente (anche le incongruenze) e quindi fornisce strumenti di analisi e verifica. ¬Deve promuovere la condivisione, la normalizzazione e l’interoperabilità senza imporre vincoli rigidi e inutili.

LE DIFFICOLTA’ ¬ Non esiste uno schema unico né definitivo: modelli diversi per strutture LE DIFFICOLTA’ ¬ Non esiste uno schema unico né definitivo: modelli diversi per strutture organizzative di diversa complessità ¬ E’ complesso predisporre uno strumento di facile e immediata comunicazione che utilizzi una terminologia chiara e corretta ¬ Alto rischio di ripetizioni e ridondanza ¬ Gli schemi generali esistenti mancano di verifiche sperimentali ¬ I modelli realizzati sono legati a situazioni organizzative definite

LA SOLUZIONE ¬Il manuale richiede il diretto intervento (e quindi l’assunzione di responsabilità) delle LA SOLUZIONE ¬Il manuale richiede il diretto intervento (e quindi l’assunzione di responsabilità) delle strutture interne dell’ente ¬E’ condizione essenziale la presenza (costante) di professionalità tecniche archivistiche

IL MODELLO ¬ Si può parlare solo di PROPOSTA, perché il manuale di gestione IL MODELLO ¬ Si può parlare solo di PROPOSTA, perché il manuale di gestione descrive un sistema che deriva necessariamente da scelte proprie di ciascuna amministrazione, calibrate sulle situazioni ed esigenze specifiche. ¬ Enti anche tra di loro uguali giuridicamente (ad esempio i Comuni) possono condividere alcuni strumenti, ma possono adottare soluzioni organizzative differenti, scelte tra quelle giuridicamente e archivisticamente corrette.

Il regolamento ¬Perché un regolamento ¬La necessità di principi semplici e validi per tutti Il regolamento ¬Perché un regolamento ¬La necessità di principi semplici e validi per tutti ¬Un’assunzione di responsabilità da parte del soggetto produttore

Art. 1 La funzione ¬Certezza del diritto, semplificazione, trasparenza (e-gov) ¬Reperimento di informazione affidabile Art. 1 La funzione ¬Certezza del diritto, semplificazione, trasparenza (e-gov) ¬Reperimento di informazione affidabile (società dell’informazione) ¬Salvaguardia della memoria storica ¬Diritto all’accesso e alla formazione

Art. 2 Il sistema archivio Il complesso degli atti, documenti e dati prodotti e Art. 2 Il sistema archivio Il complesso degli atti, documenti e dati prodotti e ricevuti dall’ente -indipendentemente dal supporto – nel corso della esplicazione della propria attività e legati pertanto da un vincolo necessario. Complesso di atti e documenti… … e dati Sistemi informativi Db Sito Web Complesso delle relazioni Complesso degli strumenti ARCHIVIO

Art. 3 Natura dell’archivio ¬ Gli archivi e i singoli documenti degli enti pubblici Art. 3 Natura dell’archivio ¬ Gli archivi e i singoli documenti degli enti pubblici sono beni culturali (art. 2 d. lgs. 490/1999) ¬ Sono assoggettati al regime del demanio pubblico (art. 54) ¬ Sono inalienabili (art. 55) ¬ Sono destinati al godimento pubblico (art. 98) ¬ Sono liberamente consultabili (artt. 107 -108)

Art. 4 L’archivio come servizio Valenza interna: supporto all’attività amministrativa Servizio archivistico Valenza esterna: Art. 4 L’archivio come servizio Valenza interna: supporto all’attività amministrativa Servizio archivistico Valenza esterna: servizio pubblico di accesso alla documentazione Direttiva PCM 27/1/1994 Archivio Storico L. R. 18/2000

Art. 5 Unicità dell’archivio L’Archivio, inteso sia come patrimonio documentario, sia come servizio, è Art. 5 Unicità dell’archivio L’Archivio, inteso sia come patrimonio documentario, sia come servizio, è da considerarsi come unico, pur nella distinzione delle fasi di vita dei documenti, nonché della loro valenza sia giuridica che storica, indipendentemente dalle soluzioni organizzative e dalle responsabilità e professionalità individuate come idonee ad assicurare gli obblighi di legge e l’efficienza e l’efficacia del servizio. (ARCHIVIO: funzione; sistema documentario; servizio; bene demaniale)

Art. 6 Conservazione (artt. 21 e 22 del d. lg. 29 ottobre 1999, 490). Art. 6 Conservazione (artt. 21 e 22 del d. lg. 29 ottobre 1999, 490). ¬ L’archivio non può essere smembrato, a qualsiasi titolo, e deve essere conservato nella sua organicità. Il trasferimento di complessi organici di documentazione a soggetti diversi dall’Amministrazione è subordinato ad autorizzazione del soprintendente. ¬ Lo scarto di documenti archivistici è subordinato ad autorizzazione del soprintendente. ¬ L’archivio di deposito e l’archivio storico non possono essere rimossi senza autorizzazione del soprintendente.

Art. 7 Consultabilità Fini amministrativi Disciplinato da apposito regolamento ai sensi della L. 241/1990 Art. 7 Consultabilità Fini amministrativi Disciplinato da apposito regolamento ai sensi della L. 241/1990 Accesso Fini storici statistici scientifici • D. lgs. 281/1999 • Codice di deontologia e buona condo • Regolamento accesso archivio corre deposito (art. 108 D. lgs. 490/1999) • Regolamento sala studio archivio sto

Art. 8 Responsabilità ¬Le responsabilità inerenti l’archivio debbono essere precisate e comunque l’ente è Art. 8 Responsabilità ¬Le responsabilità inerenti l’archivio debbono essere precisate e comunque l’ente è sempre chiamato a risponderne ¬La responsabilità archivistica è una responsabilità diffusa: la corretta gestione dipende da tutti gli uffici

Art. 9 Professionalità ¬ L’Amministrazione riconosce, pur nel concorso di competenze che afferiscono all’Archivio Art. 9 Professionalità ¬ L’Amministrazione riconosce, pur nel concorso di competenze che afferiscono all’Archivio e ne assicurano il buon andamento, la specificità della professionalità archivistica, garantendone l’acquisizione, l’autonomia e l’idoneo inquadramento professionale. ¬ Gli archivisti conducono la propria attività nel rispetto del Codice internazionale di deontologia degli archivisti.

Art. 10 Esternalizzazione ¬ In caso di esternalizzazione di determinati servizi o prestazioni, l’A. Art. 10 Esternalizzazione ¬ In caso di esternalizzazione di determinati servizi o prestazioni, l’A. ne sottopone i relativi capitolati d’appalto/contratti/convenzioniall’autorizzazione della Soprintendenza Archivistica. ¬ Questi dovranno sempre contenere tra i prerequisiti la professionalita’ archivistica degli operatori esterni. ¬ Il manuale di gestione di cui all’art. 18, dovrà fornire indicazioni sui prerequisiti obbligatori in ordine alle diverse tipologie di servizio/prestazione

Art. 11 Gli strumenti (1) ¬ Gli strumenti di cui l’ente si dota per Art. 11 Gli strumenti (1) ¬ Gli strumenti di cui l’ente si dota per il funzionamento/gestione del’A. sono: Ø Il Regolamento Generale Ø Il Manuale di gestione Ø Il Titolario /Sistema di classificazione Ø Il Piano di conservazione Ø Gli inventari degli archivi storici Ø I Regolamenti per l’accesso e la consultazione a fini storici (comprensivo dell’A. storico, di deposito, corrente – art. 108/490)

Art. 11 Gli strumenti (2) ¬ Gli strumenti citati costituiscono parte integrante dell’archivio. E’ Art. 11 Gli strumenti (2) ¬ Gli strumenti citati costituiscono parte integrante dell’archivio. E’ pertanto obbligo del Comune assicurare il recupero e la piena utilizzazione delle loro versioni storiche, quale imprescindibile informazione di contesto della produzione documentaria. ¬ L’adozione degli strumenti è accompagnata dalla valutazione del soprintendente.

Art. 12 Suddivisioni dell’archivio Archivio corrente Archivio di deposito Protocollo Contenitore autonomo Archivio in Art. 12 Suddivisioni dell’archivio Archivio corrente Archivio di deposito Protocollo Contenitore autonomo Archivio in formazione Records Management Valore amministrativo Archivio Storico Istituto deputato Ricerca storica Valore culturale

La “filiera” documentaria Documento FASCICOLAZI -Ricevuto/Prodotto ONE -Registrato -Segnatura -Classificato -Assegnato/Spedito ARCHIVIAZIONE ARCHIVIO DI La “filiera” documentaria Documento FASCICOLAZI -Ricevuto/Prodotto ONE -Registrato -Segnatura -Classificato -Assegnato/Spedito ARCHIVIAZIONE ARCHIVIO DI DEPOSITO Fascicolo -Classificato -Numerato -Oggetto -Assegnato

Art. 12 Le procedure di selezione ARCHIVIO DI DEPOSITO Valore preponderante delle carte: di Art. 12 Le procedure di selezione ARCHIVIO DI DEPOSITO Valore preponderante delle carte: di tipo amministrativo Finalità pratica S E L E Z I O N E ARCHIVIO STORICO Versamento Valore preponderante delle carte: di tipo storico Finalità culturale SCARTO

Le proposte organizzative ¬ Il gruppo di lavoro sui flussi documentali come gruppo stabile Le proposte organizzative ¬ Il gruppo di lavoro sui flussi documentali come gruppo stabile di controllo e sviluppo dei documenti, dei progetti, degli strumenti ¬ Un referente archivistico per ogni polo Panta Rei ¬ Un gruppo di lavoro provinciale coordinato dal referente di polo