Глава 5 Руководство аудитом В интересах бизнеса и

Глава 5 Руководство аудитом В интересах бизнеса и людей Редакция: 16. 01. 2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента

5 Руководство аудитом Ø Дорогостоящая деятельность Ø Правильное руководство Ø Аудиты не должны являться «сюрпризом» Ø Всегда предварительно согласовывайте даты Редакция: 16. 01. 2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 2

5 Руководство аудитом Сбор информации Планирование и подготовка Вводное совещание Аудит Заключительное совещание Контрольный визит Редакция: 16. 01. 2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 3

5 Руководство аудитом Проверка деятельности и проверка подразделений Редакция: 16. 01. 2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 4

5 Руководство аудитом Над всеми ли аспектами установлен контроль ? Процесс: Вход Процессы + Деятельность + Ресурсы Выход Все ли аспекты идентифицированы, выполнена их оценка? Редакция: 16. 01. 2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 5

5 Руководство аудитом Процессы – понять взаимодействие Процесс A Процесс C Процесс B Процесс D Вход Выход Управление Редакция: 16. 01. 2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 6

5 Руководство аудитом Аудит системы Ø Составление схемы системы • процессы • входы-выходы • элементы управления • последовательность • взаимодействие Ø Подготовка плана Редакция: 16. 01. 2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 7

5 Руководство аудитом Как составлять программу внутренних аудитов? Ø Учитывать: Ø Важность вида деятельности Ø Статус деятельности Ø Результаты предыдущих аудитов Ø Минимум помех в работе Ø Присутствие персонала Редакция: 16. 01. 2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 8

5 Руководство аудитом Программа внутреннего аудита Минимум затрат Редакция: 16. 01. 2005 Максимальный эффект Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 9

5 Руководство аудитом Четыре этапа Распределение времени – подготовка 40% – выполнение 40% – составление отчетов 10% – контроль 10% Редакция: 16. 01. 2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 10

5 Руководство аудитом Руководитель программы аудита Аудитор(ы) Проверяемое подразделение Редакция: 16. 01. 2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 11

5 Руководство аудитом Краткая информация о: • Проверяемой деятельности • Области аудита • Причинах проведения аудита • Датах, продолжительности, группе (при аудите третьей стороны) Редакция: 16. 01. 2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 12

5 Руководство аудитом Область аудита: Границы аудита § Объекты § Структурные подразделения организации Редакция: 16. 01. 2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 13

5 Руководство аудитом Информация о проверяемой деятельности Ø Что именно делается? Ø Масштаб деятельности Ø Сложность процессов Редакция: 16. 01. 2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 14

5 Руководство аудитом Ознакомительный визит Ø Сбор информации Ø Личные контакты Ø Добиться взаимопонимания Ø Разъяснить масштаб, цели и методы Ø Предотвратить проблемы Редакция: 16. 01. 2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 15

5 Руководство аудитом Планирование ØОпределить объем работы ØПодготовка плана ØПодготовка рабочей документации ØИнформируйте проверяемое подразделение организацию, согласуйте дату и время Редакция: 16. 01. 2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 16

5 Руководство аудитом Подготовка рабочей документации • Контрольные листы • Формы • Стандарт • Руководства Редакция: 16. 01. 2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 17

5 Руководство аудитом Информируйте проверяемое подразделение - направьте: • Программу аудита • График • Контрольные листы Редакция: 16. 01. 2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 18

5 Руководство аудитом Собрания: § Вводное собрание § Заключительное собрание § Совместные собрания группы Редакция: 16. 01. 2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 19

5 Руководство аудитом Собрания: Ø Необходимо планировать Ø Разрабатывать повестку дня Ø Регистрировать присутствующих Ø Планировать размещение Редакция: 16. 01. 2005 Управляйте временем! Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 20

5 Руководство аудитом Вводное и заключительное собрания: Ø Будьте подготовлены и не опаздывайте Ø Участвует вся группа Ø Присутствует руководство участка Ø Руководитель группы председатель собрания Редакция: 16. 01. 2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 21

5 Руководство аудитом Повестка дня вводного собрания: Ø Представление группы Ø Причины, область, критерии Ø Обзор программы и методов проведения аудита Ø Выборочный характер Ø Конфиденциальность Ø Отчетность Редакция: 16. 01. 2005 Ø Классификация несоответствий Ø Готовность персонала к аудиту Ø Логистика - подтверждение Ø Техника безопасности Ø Вопросы Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 22

5 Руководство аудитом Совместные собрания группы: • Подтвердить эффективное и планомерное выполнение аудита • Подтвердить выполнение масштаба аудита • Обобщить имеющиеся результаты • Провести анализ несоответствий Редакция: 16. 01. 2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 23

5 Руководство аудитом Завершающее совместное собрание группы Ø Подготовка к заключительному совещанию Ø Анализ и обобщение результатов Ø Обсуждение рекомендаций Ø Подготовка итоговых отчетов Редакция: 16. 01. 2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 24

5 Руководство аудитом Повестка дня заключительного совещания: Ø Подтвердите причины, область и критерии Ø Напомните о программе и методах проведения аудита Ø Сообщите о результатах, положительных и негативных Редакция: 16. 01. 2005 Ø Общее резюме Ø Вопросы и ответы Ø Корректирующие действия и график Ø Следующий аудит Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 25

5 Руководство аудитом Контрольный визит • В согласованное время • Анализ документированных свидетельств • Повторный аудит на объекте • Только анализ корректирующих действий • Не начинайте весь аудит заново Редакция: 16. 01. 2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 26

5 Руководство аудитом Документальные свидетельства для контрольного визита » Записи » Сертификаты обучения » Поправки в процедурах » Фотографии » Видеозаписи Редакция: 16. 01. 2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 27

5 Руководство аудитом Что делать, если нарушены сроки? Предоставьте дополнительное время! Редакция: 16. 01. 2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 28

5 Руководство аудитом Если по-прежнему нарушаются сроки? Настаивайте! Редакция: 16. 01. 2005 Внутренние аудиты систем экологического менеджмента 29