ГБОУ ВПО Тюм. ГМАМнздрав России

ГБОУ ВПО Тюм. ГМАМнздрав России а Кафедра Управления и экономики фармации Раздел: Основы экономики аптечной организации ТОВАРНЫЕ ЗАПАСЫ И ИХ НОРМИРОВАНИЕ Лекция для студентов 5 курса фармацевтического факультета Тюмень - 2011

ПЛАН ЛЕКЦИИ 1. Товарные ресурсы и товарные запасы, основные понятия 2. Классификация товарных запасов. 3. Факторы, влияющие на размер товарных запасов. 4. Анализ и планирование запасов товаров. 5. Использование методов теории управления запасами. Определение оптимального размера заказа, частоты поставки, точки заказа. 6. Нормирование ассортимента ЛС в аптечных организациях.

ТОВАРНЫЕ РЕСУРСЫ аптечной организации - это масса товаров аптечного ассортимента, поступившая в аптеку от различных поставщиков, и предназначенная для последующей реализации конечному потребителю. Товарные ресурсы формируется за счет поступления товаров и товарных запасов и находятся в балансовой взаимосвязи с розничным товарооборотом: Он + П = Р + Ок где Он, Ок – товарные запасы на начало и конец периода П – объем поступления товаров Р – объем розничного товарооборота

Товарные запасы в аптеках обеспечивают бесперебойное снабжение населения и ЛПУ лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения от момента их поступления до реализации. В товарные запасы розничной аптечной организации включают Ø товары, имеющиеся в наличии в аптеке; Ø товары, закупленные, оплаченные и оставленные на ответственном хранении у поставщиков; Ø товары, принятые на комиссию и не проданные на дату наблюдения; Ø товары в пути; Ø тару всех видов под товаром и порожнюю.

Необходимость создания товарных запасов подтверждается рядом факторов: колебаниями спроса ЛС; колебаниями сроков выпуска на ЛС; наличием интервала в поставках наличием издержек, связанных с дефицитом (отсутствием запасов, задержки в поставках и пр. ) Мотивами для создания товарных запасов являются: необходимость совершения торговых операции (при маленьких размерах запасов – нельзя поддерживать прогнозируемый объем реализации; при больших – увеличиваются издержки по хранению, замедляется оборачиваемость, уменьшается прибыль и др); предостороженность (спрос не подлежит полному прогнозированию, поэтому запасы необходимо пополнять на случай непредвиденных обстоятельств); получение прибыли.

ТОВАРНЫЕ ЗАПАСЫ (ГОСТ Р 51303 -99 «Торговля. Термины и определения» ) - это количество товаров в денежном или натуральном выражении, находящиеся в торговых предприятиях на определенную дату ТОВАРНЫЕ ЗАПАСЫ ФАКТИЧЕСКИЕ Определяются на конкретную ПРОГНОЗИРУЕМЫЕ дату, за определенный период (НОРМИРОВАННЫЕ) • в сумме • в днях Сведения О ФАКТИЧЕСКИХ ТЗ В СУММЕ содержаться: Ø Документы инвентаризации Ø Товарный отчет Ø Бухгалтерский баланс

КЛАССИФИКАЦИЯ ТОВАРНЫХ ЗАПАСОВ ТОВАРНЫЕ ЗАПАСЫ ПО МЕСТУ ПО НАЗНАЧЕНИЮ ПО СРОКАМ ПО РАЗМЕРАМ НАХОЖДЕНИЯ ЗАПАСЫ ТЕКУЩЕГО ЗАПАСЫ В ЗАПАСЫ МИНИМАЛЬНЫЕ ХРАНЕНИЯ РОЗНИЧНОЙ СЕТИ ОТЧЕТНЫЕ ЗАПАСЫ ЦЕЛЕВОГО ЗАПАСЫ НА ОПТОВЫХ НАЧАЛЬНЫЕ ИЛИ МАКСИМАЛЬНЫЕ НАЗНАЧЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯХ ВХОДНЫЕ ЗАПАСЫ КОНЕЧНЫЕ ИЛИ ЗАПАСЫ СЕЗОННОГО ЗАПАСЫ В ПУТИ СРЕДНИЕ ВЫХОДНЫЕ ЗАПАСЫ НАКОПЛЕНИЯ И ДОСРОЧНОГО ЗАВОЗА

ТОВАРНЫЕ ЗАПАСЫ ИЗМЕРЯЮТСЯ: è в натуральных измерителях (кг, л, уп. , шт. и др. ) (этиловый спирт; ЛП, подлежащие ПКУ) è в стоимостных показателях (ден. ед) в ценах покупки Оценка стоимости запасов: 1) методом LIFO; 2) методом FIFO; 3) методом средней стоимости. è в относительном показателе (уровень) товарный запас в днях

ТОВАРНЫЕ ЗАПАСЫ В ДНЯХ (согласно ГОСТ Р 51303 -99 «Торговля. Термины и определения» ) это относительный показатель обеспеченности товарными запасами на определенную дату, показывающий на сколько дней торговли хватит товара

ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА ТОВАРНЫЙ ЗАПАС И ОБОРАЧИВАЕМОСТЬ Ø Объем реализации: чем крупнее аптека, тем большими товарными запасами она должна располагать; Ø Структура реализации (по покупателям, по ассортименту, например, удельный вес ГЛФ ускоряет оборачиваемость, группа «Медикаменты» в общем объеме товарооборота замедляет оборачиваемость товарных запасов); Ø Соотношение спроса и предложения на товары аптечного ассортимента (сезонность); Ø Организацией закупок товаров (уровень канала товародвижения, способ доставки и др. ); Ø Физико-химическими свойствами товаров; Ø Месторасположение аптеки (город, село), удаленность аптеки от баз снабжения (график поставки товаров, сроки поставки); Ø Состояние материально-технической базы аптечной организации; Ø Культура обслуживания, использование современных форм обслуживания (залы самообслуживания);

Общей положительной тенденцией является сокращение товарных запасов. Товарные запасы в аптеке составляют: в настоящее время 20 -30 дней в 90 -е годы ХХ века – 180 дней.

ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ АНАЛИЗА И ПЛАНИРОВАНИЯ (НОРМИРОВАНИЯ) ТОВАРНЫХ ЗАПАСОВ Определение целей формирования товарных запасов в аптеке Анализ размера, состава и оборачиваемости товарных запасов в предплановом периоде Разработка нормативов товарных запасов Определение плановой суммы товарных запасов Оценка эффективности разработанного плана товарных запасов Обеспечение постоянного контроля за состоянием товарных запасов

1. АНАЛИЗ ТОВАРНЫХ ЗАПАСОВ (ТЗ) Основная задача: проверка соответствия фактических товарных запасов установленным нормативам и выяснение причин отклонения ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ: • В СУММЕ • В ДНЯХ на определенную дату АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТОВАРНЫХ ЗАПАСОВ ВКЛЮЧАЕТ: Анализ динамики и эффективности использования ТЗ в общем объеме и по товарной структуре Факторный анализ: определение влияния отдельных факторов на величину ТЗ

ПОКАЗАТЕЛИ, ПОЗВОЛЯЮЩИЕ ОЦЕНИТЬ СОСТОЯНИЕ ТОВАРНЫХ ЗАПАСОВ 1. Объем товарных запасов (общая величина ТЗ) Ø в сумме Ø в днях запаса 2. Средний размер товарных запасов за период времени 3. Обеспеченность товарооборота товарными запасами, характеризуется размером товарных запасов в днях оборота (О дн. ) – показывает на сколько дней торговли хватит имеющегося на данный момент товарного запаса: О дн. = ТЗ (сумма) / Од 4. Товарооборачиваемость (время обращения), в днях - это время, в течение которого реализуются товарные запасы в размере их средней величины за отчетный период.

СПОСОБЫ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ТОВАРООБОРАЧИВАЕМОСТИ 1 -й способ. С использованием коэффициента скорости обращения ( Vобр. ) V обр. показывает число оборотов среднего товарного запаса в общем товарообороте за анализируемый период (год, квартал) Vобр. = ТО/ТЗ ср. Vобр. в днях запаса = продолжительность периода (360, 90, 30) / 2 -й способ. На основекоэффициента закрепления средств ( Кзакрепл . ) Кзакрепл показывает долю среднего товарного запаса, . приходящегося на каждый рубль товарооборота Кзакрепл = ТЗ ср. / ТО . 3 -й способ. С использованием величины среднедневной реализации (Од) , показывает средний объем продаж за день в анализируемом период Од = ТО / продолжительность периода (30, 90, 360) Товарооборачиваемость ТЗ ср. /Од, = Товарооборачиваемость, расчитанная данными способами, показывает за сколько дней реализован средний товарный запас

АНАЛИЗ ТОВАРНЫХ ЗАПАСОВ (ФАКТИЧЕСКИХ) 1 этап. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРЕДНИХ ВЕЛИЧИН ТЗ Ø Среднемесячные ТЗ Ø Среднеквартальные Ø Среднегодовые 2 этап. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СКОРОСТИ ОБОРОТОВ оптовых ценах) (в 1) Vобр. (кол-во оборотов) = ТО/ТЗ ср. 2) Vобр. в днях запаса = продолжительность периода (360, 90, 30) / 3 этап. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ТЗв днях ТЗ дн. = ТЗ ср. ( опт. ц х кол-во дней в периоде ) ТО (опт. ц) или ТЗдн. = ТЗ ср. / Од , где Од = ТО/кол-во дней

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРЕДНЕЙ ВЕЛИЧИНЫ ТОВАРНЫХ ЗАПАСОВ 1. Среднемесячные запасы определяют по формуле: ТЗ ср. мес. = Он + Ок 2 2. Среднеквартальные запасы короткий период времени, до (за квартала - как среднеарифметическая величина): ТЗ ср. кв = М 1 + М 2 + М 3 3 3. Среднегодовой запас. ТЗ ср. год = Окв 1 + Окв 2 + Окв 3 + Окв 4 : 4 4. Средние товарные запасы длительный срок (более квартала, на на год) определяются как средние хронологические моментного ряда ½ О 1 + О 2 + О 3 + Оn + 1/2 Оn ТЗ ср. год = n– 1

2. ПЛАНИРОВАНИЕ (НОРМИРОВАНИЕ) ТОВАРНЫХ ЗАПАСОВ НОРМАТИВ ТОВАРНЫХ ЗАПАСОВ (ГОСТ Р 51303 -99 «Торговля. Термины и определения» ) - это оптимальныйразмер товарныхзапасов (ассортимента товаров), обеспечивающий бесперебойную продажу товаров при минимуме затрат НОРМАТИВ ТОВАРНЫХ ЗАПАСОВпризван поддержать ситуацию, когда в фармацевтической организации не наблюдается признаков ни затоваренности, ни дотоваренности. Норматив товарных запасов устанавливается ежегодно - на конец планируемого периода, ТЗ на начало планового т. к. периода равны ТЗ на конец предпланового периода - на конец каждого квартала с учетом товарооборота соответствующего квартала

Причины сверхнормативных запасов: Завоз товаров в количествах, превышающих заказ, Завоз товаров, не пользующихся спросом и др. Недостаточное информирование медицинских работников о наличии тех или иных ЛС в аптеке Причины занижения норматива товарных запасов: Нарушение графиков поставки; Завоз товаров в недостающем количестве; Неверные расчеты количеств заказываемых товаров и др.

При нормировании товарных запасов стоят две задачи: ОПТИМИЗАЦИИ ТОВАРНЫХ ЗАПАСОВ Нормирование ТЗ осуществляется: • в сумме • в днях оборота 1. Установить норматив товарных запасов (НТЗ) в сумме по всей ЗАДАЧИ номенклатуре товаров для обеспечения балансов увязки элементов товарооборота 2. Установить нормативный, оптимальный запас в натуральных и денежных измерителях по отдельным ассортиментным позициям для обеспечения спроса

РЕШЕНИЕ ПЕРВОЙ ЗАДАЧИ ОПТИМИЗАЦИИ ТОВАРНЫХ ЗАПАСОВ Установление прогнозируемого размера (норматива) товарных запасов по всей номенклатуре товаров для обеспечения балансовой увязки элементов товарооборота построено на методике нормирования общей величины товарных запасов в сумме (ценах покупки) в днях запаса.

ЭТАПЫ НОРМИРОВАНИЯ ТОВАРНЫХ ЗАПАСОВ I. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ФАКТИЧЕСКОЙ ТОВАРООБОРАЧИВАЕМОСТИ (время обращения в днях) В ТЕКУЩЕМ ГОДУ II. АНАЛИЗ ТОВАРООБОРАЧИВАЕМОСТИ ЗА РЯД ЛЕТ И ВЫЯВЛЕНИЕ ДИНАМИКИ ПОКАЗАТЕЛЯ III. УСТАНОВЛЕНИЕ ПЛАНОВОГО НОРМАТИВА ТОВАРНЫХ ЗАПАСОВ В ДНЯХ (НТЗ дн. ) IV. УСТАНОВЛЕНИЕ НОРМАТИВА ТОВАРНЫХ ЗАПАСОВ В СУММЕ НТЗ сум. = НТЗ дн. * Од (в опт. ценах)

РЕШЕНИЕ ВТОРОЙ ЗАДАЧИ ОПТИМИЗАЦИИ ТОВАРНЫХ ЗАПАСОВ Для оценки запасов в номенклатуре ЛС используют показатели: ØОПТИМАЛЬНОГО ЗАПАСА ØСТРАХОВОГО ЗАПАСА ØМИНИМАЛЬНОГО ЗАПАСА ØМАКСИМАЛЬНОГО ЗАПАСА ØСРЕДНЕГО ОПТИМАЛЬНОГО ЗАПАСА

СТРУКТУРА ТОВАРНОГО ЗАПАСА Запас текущего пополнения Рабочий запас Оптимальный запас Запас на время приемки товара (Qопт) Запас на период между подачей заказа и получением товара Страховой запас

ХАРАКТЕРИСТИКА ВИДОВ ЗАПАСА 1. Рабочий запас состоит из набора ЛП в торговом зале, размер рабочего запаса зависит от объема реализации и специализации аптеки. 2. Запас на время приемки и подготовки товаров к продаже определяются на основе данных о средних затратах времени на выполнение этих операций (с использованием метода хронометража). 3. Запас на период между подачей заказа и получение товара определяются по формуле: ТЗ = Д * Z, где Д – среднедневная продажа, Z – время между подачей заказа и его получением (дни) Данные три вида запаса составляют ОПТИМАЛЬНЫЙ ЗАПАС

ХАРАКТЕРИСТИКА ВИДОВ ЗАПАСА 4. Запас текущего пополнения обеспечивает бесперебойную продажу товаров в период между двумя очередными поставками. Величина данного запаса составляет половину оптимального запаса. 5. Страховой запас создается для бесперебойного удовлетворения непредвиденно меняющегося спроса в интервале времени для выполнения заказа: Н = М * √r, где М – среднемесячное потребление, r – интервал времени между поставками

РАСЧЕТ ВЕЛИЧИНЫ ОПТИМАЛЬНОГО ЗАПАСА 1. Оптимальный заказ определяется относительно затрат на создание товарного запаса (критерием оптимальности величины заказа (Q) служит минимум издержек на создание и хранение запаса), рассчитывается по формуле Уилсона: Q = 2 PS , где C Р – товарооборот; S – издержки выполнения заказа; С – величина издержек по хранению запасов. 2. Относительно снижения возможных убытков при нехватке товара (расчеты основаны на учете колебаний реализации в течение года)

ХАРАКТЕРИСТИКА ВИДОВ ЗАПАСА МАКСИМАЛЬНЫЙ ЗАПАС (Qmax) бывает на момент получения товара и равен сумме оптимального и страхового запасов Qmax = Q + Н МИНИМАЛЬНЫЙ ЗАПАС (Qmin) равен сумме страхового запаса и запаса на период между подачей заказа и получением товара (определяется непосредственно перед получением товара) Qmin = Н + ТО пэ-пт СРЕДНИЙ ОПТИМАЛЬНЫЙ ЗАПАС равен половине оптимального запаса Q ср = ½ Q

ТЕОРИЯ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ (система с фиксированным размером заказа) Основными элементами системы являются: Øоптимальный заказ (формула Уилсона) Øточка заказа Øоптимальный интервал поставки

ТОЧКА ЗАКАЗА Соответствует минимальному запасу и может рассчитываться по формулам: 1) Тз = Д * z + 3, 5 М , где М – среднемесячное потребление 2) Тз = Omax – Оmin 3) Тз = Д * Z + H , где Н – страховой запас; Д – среднедневное потребление; Z – интервал времени от подачи до получения заказа.

ОПТИМАЛЬНЫЙ ИНТЕРВАЛ ПОСТАВКИ – время между поступлением партии товаров и рассчитывается по формуле: Q То = , где М М–среднемесячное потребление. Q – оптимальный заказ.

МОДЕЛЬ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ТОВАРНЫМИ ЗАПАСАМИ С ФИКСИРОВАННЫМ РАЗМЕРОМ ЗАКАЗА 3 3 3 З А Оптимальный m о размер заказа П А a п С x т Точка и заказа м 1 1 1 min Страховой запас 2 2 2 z z время r = Tо

РАСЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ ТОВАРОВ (ТОВАРНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ) Для выполнения заданного объема реализации и создания оптимального запаса товаров необходимо соответствующее товарное обеспечение (покрытия) за счет покупки товаров у поставщиков. Товарное обеспечение объема реализации называют поступлением товаров. Размер поступления товаров на год (П) выводится из формулы товарного баланса: П = Р + Ок – Он Поступление в оптовых ценах, поэтому все элементы товарного уравнения должны быть в сопоставимых ценах.

НОРМИРОВАНИЕ ПРОЧИХ АКТИВОВ (МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ) v ТАРА, оптимальный плановый запас в размере 3 -3, 5 % от запланированного товарного запаса в сумме. v ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ МАТЕРИАЛЫ, плановый запас устанавливается в размере 2 -2, 5 % от норматива товарного запаса. v ТОПЛИВО, норматив запаса определяется исходя из вида и стоимости топлива и длительности отопительного сезона v СТРОИТЕЛЬНЫЕ МАТЕРИАЛЫ, плановый норматив запаса определяют исходя из объема предстоящего ремонта количества и стоимости строительных материалов v МАЛОЦЕННЫЙ ИНВЕНТАРЬ, норматив устанавливается на основании отчетных данных об их статочной стоимости с добавлением запланированного приобретения.

БЛАГОДАРЮ ЗА ВНИМАНИЕ!

АССОРТИМЕНТ ЛЕКАРСТВЕННЫХ СРЕДСТВ v. Характеризуется как наименование ЛП сгруппированных в перечень по какому-либо признаку (фармакологическому, клиническому, химическому). v. Ассортимент лекарственных средств конкретного учреждения – это созданный и размещенный в конкретном учреждении в виде физических единиц, объемах, удовлетворяющих нужды потребителей.

АНАЛИЗ АССОРТИМЕНТА ПРОВОДИТСЯ ПО СЛЕДУЮЩИМ ПОЗИЦИЯМ: ШИРОТА АССОРТИМЕНТА – число фармакологических групп; ГЛУБИНА – разновидность дозировок, концентраций, фасовок; НАСЫЩЕННОСТЬ – это общее количество всех производимых ЛП на рынке; ГАРМОНИЧНОСТЬ характеризуется степенью однородности номенклатуры по отношению к предпочтению врача, пациента; ПОЛНОТА использования характеризуется как отношение продаж ассортиментных позиций к имеющему наличию за определенный период, чем выше этот показатель, тем правильнее подобран ассортимент; СТЕПЕНЬ ОБНОВЛЕНИЯ – доля новых лекарственных средств, введенных в ассортимент за определенный промежуток времени

ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ И КОНТРОЛЬ АССОРТИМЕНТА В АПТЕКЕ v Утверждение федерального, регионального перечней обязательного ассортиментного минимума для аптек. v Утверждение стандартов лечения и формуляров v Формуляр – это ограниченный список ЛП, утверждаемый к использованию в общественном секторе здравоохранения.

СИСТЕМА ФОРМИРОВАНИЯ АССОРТИМЕНТА v Определение текущей и перспективной потребности рынка по каждой ассортиментной позиции в натуральном, стоимостном выражении; v Оценку существующего ассортимента конкурентов и их ценовой, структурной политики; v Рыночную оценку ассортимента лекарств, выпускаемых производителями и предлагаемых оптовиками; v Решение вопросов в том, какие наименования лекарств следует добавить в действующий ассортимент, а какие исключить из-за появления новых препаратов и изменения в уровне конкурентоспособности; v Проведение пробных продаж новых наименований ЛП в целях выявления их приемлемости по основным показателям.

Формирование ассортимента для конкретного аптечного ассортимента Включает в себя знание: состояние заболеваемости на территории рынка, куда аптечная организация выходит с реализацией своего ассортимента; профессиональный уровень специалистов, назначающих ЛП, продавцы - консультанты; анализ продаж, анализ дефектуры, оптимизация ассортимента; ассортимент ЛП должен быть инструментом лечения, диагностики, профилактики того или иного заболевания.

ТОВАРНЫЕ ЗАПАСЫ В ДНЯХ характеризуются следующими показателями: Ø количество оборотов среднего запаса товаров в общем товарообороте аптеки за год. количество оборотов = ТО / ТЗ ср. Ø количество дней, приходящихся на один оборот товарного запаса оборот в днях = кол-во дней в периоде (360, 90, 30) количество оборотов ТЗ Оборачиваемость товаров в днях характеризует состояние ТЗ за весь анализируемый период (за год, квартал)

Аптеки должны всемерно сокращать время обращения товаров, что будет способствовать более быстрому развитию экономики, снижению издержек, повышению рентабельности, а также уменьшению потребности аптеки в оборотных средствах.