ГБОУ ВПО КИРОВСКАЯ ГМА МИНЗДРАВА РОССИИ СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ КАФЕДРА ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ Учебная дисциплина “Документационное обеспечение управления” (ДОУ) Цель - формирование базовых знаний в области ДОУ, умений по составлению и оформлению отдельных видов управленческих документов. Ø Главный акцент – на усвоении правил составления основных, наиболее часто используемых в управленческой практике видов документов. Ø
ТЕМА 1. Сущность и эволюция ДОУ. Нормативно-методические основы ДОУ. ВОПРОС 1. Изучение сущности и эволюции ДОУ. Ø 1. 1. Понятие документа, ДОУ. Терминология. Ø 1. 2. Эволюция ДОУ. ВОПРОС 2. Нормативно-методические основы ДОУ. Ø 2. 1. Нормативное регулирование делопроизводства. Ø 2. 2. Регламентация делопроизводства в организациях. Ø 2. 2. 1. Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства. Ø 2. 2. 2. Основные правила организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти.
1. 1. Понятие документа, документационного обеспечения управления. Терминология ИНФОРМАЦИЯ - это Ø Ø Ø Совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса Сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления (ГОСТ Р 51141 -98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям «данные» , «сведения» , «показатели» Управленческая информация – система данных, отражающих наиболее существенные стороны деятельности организации, учреждения, предприятия. На основании этой информации принимается управленческое решение
1. 1. Понятие документа, документационного обеспечения управления. Терминология ИНФОРМАЦИЯ УСТНАЯ (бездокументная) ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ – это процесс создания и оформления документа – запись информации на различных носителях по установленным правилам
1. 1. Понятие документа, документационного обеспечения управления. Терминология ДОКУМЕНТ – это письменное свидетельство и доказательство (Пётр I) Ø облеченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие фактов юридического значения (Большая Советская энциклопедия) Ø результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале (в документоведении) Ø
1. 1. Понятие документа, документационного обеспечения управления. Терминология ДОКУМЕНТ Ø Официальный – это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке Ø Служебный – это официальный документ, используемый в текущей деятельности организации Ø Личного происхождения – это документ, созданный лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности Ø Электронный – это документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники или форма представления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде
1. 1. Понятие документа, документационного обеспечения управления. Терминология ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Информационная Управленческая Правовая Коммуникативная Учетная Социальная Культурная другие
1. 1. Понятие документа, документационного обеспечения управления. Терминология Система документации Ø это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению Унифицированная система документации Ø это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности (ГОСТ Р 6. 30 -2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов).
УСД: Ø Ø Ø Ø Ø унифицированная система организационнораспорядительной документации; унифицированная система банковской документации; унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система отчетно-статистической документации; унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации; унифицированная система внешнеторговой документации
1. 1. Понятие документа, документационного обеспечения управления. Терминология Документооборот – это Ø движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления
Главное правило организации документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда
Схема организации работы с документами ПРИЕМ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ СОСТАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ДОКУМЕНТОВ НАПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА ИСПОЛНЕНИЕ РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ СОГЛАСОВАНИЕ ПРОЕКТА ДОКУМЕНТА КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПОДПИСАНИЕ ДОКУМЕНТОВ РУКОВОДИТЕЛЕМ ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА ПЕРЕДАЧА В АРХИВ ДАЛЬНЕЙШЕЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ УНИЧТОЖЕНИЕ ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННОЙ РАБОТЕ
1. 1. Понятие документа, документационного обеспечения управления. Терминология Делопроизводство = документационное обеспечение управления (ДОУ) = управление документами (records management) Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ Процесс создания и оформления документа – запись информации на различных носителях по установленным правилам ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения
ØОбъект ДОУ - как отдельные документы, так и вся совокупность документации. ØПредмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа
Общее понятие документа ИНФОРМАЦИЯ Совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса БЕЗДОКУМЕНТНАЯ (УСТНАЯ) ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ДОКУМЕНТ Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать ОФИЦИАЛЬНЫЙ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫЙ СЛУЖЕБНЫЙ УНИФИКАЦИЯ Единые правила и требования УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ Процесс создания и оформления документа ДОКУМЕНТООБОРОТ Движение документов в организации с момента их создания до завершения исполнения СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами
Эволюция документационного обеспечения управления
1. 2. Эволюция документационного обеспечения управления «Делопроизводство» (2 половина 18 в. ) «производство дела» - решение дела Этапы: 1. Приказное делопроизводство XV-XVII вв. 2. Система коллежского делопроизводства 3. Система министерского делопроизводства XIX - начала XX вв. 4. История управления и делопроизводства в 1917 -1941 гг. 5. История управления и делопроизводства в 1945 -1990 гг.
Приказное делопроизводство XV-XVII вв. Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Ø Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления Ø В делопроизводстве приказов используется специфическая форма документа - столбец (столп, столпик) Ø Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные Ø
Система коллежского делопроизводства В 1700 г. Петр I издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной) Ø «Генеральный регламент» окончательно разделил обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от канцелярии, за которой закрепляется делопроизводственная деятельность Ø В Генеральном регламенте подробно проработаны и вопросы документирования и движения дел (документооборота) Ø Введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы Ø
Система министерского делопроизводства XIX - начала XX вв. Ø Ø Ø Новая система управления - министерская Издан "Общее учреждение министерств" законодательный акт, определивший всю систему министерского устройства, включая их делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами Все дела делились на три категории: текущие дела донесения, ведомости, представления, переписка и др. ; чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям; дела, "не терпящие времени", или срочные Появление делопроизводственной литературы, письмовников - сборников образцов документов Начинают использоваться пишущие машинки Появление телеграфа, изобретение телефона
История управления и делопроизводства в 1917 -1941 гг. Ø Организация исследований в области управления, научной организации труда (НОТ) и делопроизводства Ø Издание наиболее важных нормативнометодических документов в сфере ДОУ; Ø Практика работы ведомств, учреждений, организаций по документированию управленческой деятельности "общего делопроизводства" и специальных систем документации Ø Подготовка проекта "Общих правил документации и документооборота" (издан в 1931 г. )
История управления и делопроизводства в 1945 -1990 гг. Подготовка в 1965 г. "Материалов к Единой государственной системе делопроизводства". В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Ø В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, который включал не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению Ø 70 -80 -е гг. издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6. 38 -72 и ГОСТ 6. 39 -72 и др. ), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др. ) техникоэкономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы Ø
Современный этап В начале 1990 -х годов сложилась новая инфраструктура – т. н. Интернеткомпьютинг (Internet computing), способ построения ИТ-инфраструктуры, при котором выполнение отдельных функций может быть разнесено на территориально удаленные вычислительные средства с использованием Интернет-каналов Ø Офисная среда постоянно меняется, возрастает роль Интернета, увеличивается интенсивность обмена информацией, растет значение производительности отдельных сотрудников и рабочих групп Ø
Идея объединения универсальных офисных инструментов, не привязанных к конкретному виду делопроизводства, послужила основой всемирной популярности пакета MS Office
2. Нормативно-методическая база ДОУ это совокупность законов, нормативноправовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Ø также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты) Ø
2. Нормативно-методические основы ДОУ. 2. 1. Нормативное регулирование делопроизводства Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Ø утверждена приказом Главархива СССР от 25. 05. 88 № 33 (в части, не противоречащей российскому законодательству) Основные цели ГСДОУ – упорядочение документооборота организации, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления
2. Нормативно-методические основы ДОУ. 2. 1. Нормативное регулирование делопроизводства ГСДОУ носит рекомендательный характер и регламентирует: l порядок унификации, состав и виды документов; l оформление реквизитов документов; l общие требования к текстам документов; l принципы организации документооборота и контроля исполнения документов; l порядок архивного хранения документов. ГСДОУ состоит из общих положений и 4 тематических разделов: 1. «Документирование управленческой деятельности» 2. «Организация работы с документами» 3. «Механизация и автоматизация работы с документами» 4. «Служба документационного обеспечения управления»
2. 1. Нормативное регулирование делопроизводства Ø Федеральный закон от 27. 12. 02 № 184 -ФЗ «О техническом регулировании» (с имз. и доп. , вступившими в силу с 01. 09. 2013) дает основные понятия стандарта, международного стандарта, национального стандарта, стандартизации, технического регулирования, технического регламента Ø ГОСТ Р 51141 -1998. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения дает стандартизированные термины с определениями, например делопроизводство, документирование, документооборот, документ, официальный документ и другие
2. 1. Нормативное регулирование делопроизводства ØФедеральный конституционный закон от 25. 12. 2000 № 2 -ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» ; ГОСТ Р 51511 -2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования устанавливают: порядок размещения Государственного герба РФ на бланках и печатях государственных органов, организаций и учреждений, иных документах общегосударственного образца; l порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации; l технические параметры, требования к изготовлению и виду мастичных печатей с воспроизведением Государственного герба РФ. l Согласно этим нормативным документам изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие соответствующую лицензию и сертификаты. Аналогичного порядка изготовления и использования своих печатей и бланков без государственной символики придерживаются негосударственные организации.
2. 1. Нормативное регулирование делопроизводства ØГОСТ Р 6. 30 -2003. Унифицированные системы документации. Система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов, введен в действие с 01. 07. 03, устанавливает требования по составу и оформлению реквизитов, придающих юридическую силу документам, а также форм бланков официальных документов. ØФедеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22. 10. 2013 № 125 -ФЗ (доп. от 11. 02. 2013) регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности
2. 1. Нормативное регулирование делопроизводства ØГОСТ Р ИСО 15489 -1 -2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования, введен в действие с 01. 07. 2007, устанавливает общие принципы управления документами, общие правила создания, обработки, переработки, хранения и использования документов и документной информации. Этот международный стандарт распространяется на все организации и на все виды документов. Вводит понятие «метаданные» (metadata) – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими, «управление документами» (records management) – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.
2. 2. Регламентация делопроизводства в организациях 2. 2. 1. Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства 1. Правовые акты, устанавливающие порядок деятельности аппарата управления, подразделения и работников, занятых организацией работы с документами: Ø Ø Ø Структура и штатная численность; Штатное расписание; Правила внутреннего трудового распорядка (Служебный распорядок). 2. Правовые акты (положения, правила, регламенты, инструкции и Ø Ø Ø Ø т. д. ), непосредственно посвященные работе с документами: Инструкция по делопроизводству; Инструкция по работе с обращениями граждан; Правила оформления документов; Табель унифицированных форм документов; Альбом бланков; Альбом унифицированных форм документов; Номенклатура дел и другие разработки
2. 2. 1. Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства РЕГЛАМЕНТ основной документ, определяющий порядок работы органов государственной власти и местного самоуправления, издаются также для установления порядка реализации определенных управленческих функций и задач Виды регламентов: регламент федерального органа исполнительной власти; Ø административный регламент исполнения государственных функций; Ø административный регламент предоставления государственных услуг; Ø должностные регламенты гражданских государственных служащих федерального органа исполнительной власти. Ø
2. 2. 1. Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства Инструкция по делопроизводству основной локальный нормативный акт в сфере делопроизводства, закрепляет принципиальные положения и технологические решения по документационному обеспечению управления Основные разделы Инструкции: Ø Ø Ø Ø Общие положения (указывается, в соответствии с какими нормативно -методическими документами разработана Инструкция и на какие системы документации распространяется, порядок ввода Инструкции в действие и внесение в нее изменений и дополнений); Состав документов организации (называются системы, виды и разновидности документов, используемые в данной организации для документирования управленческих функций. Создание документов, т. е. документирование принимаемых управленческих решений, является обязательной составляющей любой организации); Подготовка документов, организация документооборота; Информационно-поисковая система организации; Контроль исполнения документов; Организация документов в делопроизводстве; Передача документов на архивное хранение.
2. 2. 1. Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства Табель форм документов содержит перечень форм документов организации, необходимых и достаточных для реализации ее функций и задач, характеристику каждого документа с точки зрения его юридического статуса, этапов подготовки и прохождения Цель подготовки Табеля – установление границы документной базы организации, определение оптимального количества форм документов, применяемых в организации, описание всей последовательности действий с формой документа. Примерная форма табеля: № 1 Наименование Дата утверждения, Периодичность Подразделение, Примечание формы документа наименование органа, издания ответственное утвердившего Форму за подготовку документа 2 3 4 5 6
2. 2. 1. Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства Альбом унифицированных форм документов формируется на основе Табеля документов организации Ø содержит формы наиболее часто создаваемых документов (актов, договоров, приказов, писем и т. д. ) Ø включаются формы документов, прошедшие унификацию, в которых установлено стабильное расположение реквизитов, а тексты представлены в виде трафарета, анкеты или таблицы Ø
2. 2. 2. Основные правила организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30, в ред. от 06. 09. 2012) определяет Основные правила организации документооборота: Ø Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти, утверждаемой Министерством культуры и массовых коммуникаций РФ. Ø При подготовке документов и проектов актов, представляемых Президенту РФ и в Правительство, учитываются требования, установленные соответствующими инструкциями по делопроизводству в Администрации Президента РФ и в Аппарате Правительства РФ. Ø Рассматриваемые и подготавливаемые проекты документов, а также принятые по ним решения до их опубликования относятся к материалам, содержащим служебную информацию.
2. 2. 2. Основные правила организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти ØТиповой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г. № 452, в ред. от 27. 03. 2013) определяет Основные правила организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти. ØПравила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15. 06. 2009 № 477, в ред. от 07. 09. 2011). устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
Выводы: Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций Ø ДОУ является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения Ø
Выводы: Ø Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Ø Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Ø Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.
Литература Ø Ø Ø Басаков М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб. пособие. М. , 2003 (Допущено Министерством образования РФ). Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Под ред. Т. В. Кузнецовой. М. , 2003 (Допущено Министерством образования РФ). Кирсанова М. В. , Кобук С. П. , Аксенов Ю. М. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления: Учеб пособие. М. , 2004.
Благодарю за внимание
Скачать презентацию ГБОУ ВПО КИРОВСКАЯ ГМА МИНЗДРАВА РОССИИ СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ
Презентация ЛЕКЦИЯ 1 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ.ppt