Гарантийные письма Гарантийные письма Гарантийные письма

Гарантийные письма

Гарантийные письма • Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий в отношении намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты. Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др. • Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок — поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица.

• Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: «Настоящим письмом гарантирую…» . В других случаях гарантийное письмо может включать в себя изложение причин, которыми вызвано намерение автора заявить о своей готовности предоставить адресату те или иные гарантии. • В этом случае соответствующее заявление формулируется в заключительном предложении, например: «Своевременную и полную оплату гарантирую» . Особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью автора (допустим, директора организации) подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы. (Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации).

• Функциональное предназначение гарантийного письма вытекает из его названия. По сути это авансовое обязательство автора либо организации выполнить заранее согласованные с адресатом условия какой-либо договоренности. • Чаще всего речь идет о гарантиях в отношении оплаты поставок продукции. Однако деловая практика свидетельствует о том, что фактически область применения гарантийных писем гораздо шире. • У опытных и сообразительных сотрудников подготовка и составление гарантийных писем редко вызывают затруднения. Неудивительно, ведь этому способствует более высокая (по сравнению с другими видами деловых писем) унификация структуры и содержания подобных посланий.

Особенности оформления Содержание Особенности оформления • Во-первых, необходимо выделять ключевую формулировку, располагаемую, как правило, внутри текста послания, прописными буквами или полужирным шрифтом. • Во-вторых, в заголовке к тексту должны присутствовать слова «Гарантийное письмо» • Содержание • Текст гарантийного письма отличает краткость изложения и подчеркнутая официальность.

Структура. • Обычно такое послание состоит всего из одного либо двух абзацев. В первом абзаце в краткой форме излагаются обстоятельства, побудившие автора к предоставлению в распоряжение адресата соответствующих письменных гарантий. Во втором абзаце при помощи стандартной формулировки фиксируется существо гарантийных обязательств.

• В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т. д. ) гарантируем; Возврат кредита гарантируем и др. Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты. • Следует иметь в виду, что в отдельных случаях нормативными правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании определенных управленческих действий.

Нужно ли хранить гарантийные письма? Если да, то сколько лет? • Хранить гарантийные письма нужно пять лет. Об этом сказано в статье 158 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения (утвержден Росархивом 06. 10. 2000). Напомним, что началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за тем годом, в котором они были составлены (приняты к учету). • И. Д. Колбин, • аудитор • 1 сентября 2006 г. • "Нормативные акты для бухгалтера", N 17, сентябрь 2006 г.

Статья 7. Главный бухгалтер См. схему "Главный бухгалтер организации" • • • 1. Главный бухгалтер (бухгалтер при отсутствии в штате должности главного бухгалтера) назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации. 2. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. 3. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. 4. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.

Гражданский кодекс Статья 53. Органы юридического лица 1. Юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами. Порядок назначения или избрания органов юридического лица определяется законом и учредительными документами. 2. В предусмотренных законом случаях юридическое лицо может приобретать гражданские права и принимать на себя гражданские обязанности через своих участников. 3. Лицо, которое в силу закона или учредительных документов юридического лица выступает от его имени, должно действовать в интересах представляемого им юридического лица добросовестно и разумно. Оно обязано по требованию учредителей (участников) юридического лица, если иное не предусмотрено законом или договором, возместить убытки, причиненные им юридическому лицу.

Письмо ЦБР от 18 мая 1998 г. N 110 -Т "О фальшивых банковских обязательствах и гарантийных письмах Национального банка развития (BANCO NATIONAL DE FOMENTO), Эквадор" По информации, полученной Центральным банком Российской Федерации, на международных финансовых рынках в обращении находятся три фальшивых денежных обязательства с фиктивными гарантиями Национального банка развития (BANCO NATIONAL DE FOMENTO), Эквадор, на общую сумму 35 000 (тридцать пять миллионов) долларов США. При этом на фальшивых обязательствах, эмитированных PETROINDUSTRIALE SA. , Эквадор, и авалированных Национальным банком развития (BANCO NATIONAL DE FOMENTO), Эквадор, указаны настоящие фамилии генерального директора Национального банка развития (BANCO NATIONAL DE FOMENTO), Эквадор, г-на ENDORO LOOR RIVA DE NEIRA и директора иностранного департамента г-на JORGE ARTETA MARTINEZ. Однако подписи и печати на обязательствах фальшивые. Указанные фальшивые обязательства имеют следующие реквизиты: 1. от 12 марта 1998 года N 0024/ех/98 на сумму 15 000 (пятнадцать миллионов) долларов США с приказом об уплате KOZARICA d. o. o. (PLC) с датой погашения 11 марта 2001 года; 2. от 10 марта 1998 года N 0015/ех/98 на сумму 10 000 (десять миллионов) долларов США с приказом об уплате ROBBINS OLDY COMPANY с датой погашения 9 марта 2001 года. Одновременно сообщаем, что была предпринята попытка провести мошеннические операции с 6 гарантийными письмами, составленными от имени Национального банка развития (BANCO NATIONAL DE FOMENTO), Эквадор. Указанные гарантийные письма были выпущены 8 декабря 1997 года в пользу LIFE FONDATION TRUST со сроком погашения 16 декабря 1998 года на сумму 25 000 (двадцать пять миллионов) долларов США каждое, подписаны г-ном Ricardo Ferrin Barberan и г-ном Jose Mulky Pineiros и заверены г-ном Edgar F. Teran. Просим довести указанную информацию до сведения коммерческих банков. Первый заместитель Председателя Центрального банка Российской Федерации А. А. Козлов

Заметка. Существуют небольшие разногласия в написании гарантийных писем. Если рассматривать гарантийное письмо с точки зрения бухгалтерского учёта, то без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению, но если учитывать Статью 53. Органы юридического лица Гражданского кодекса РФ получается, что подпись главного бухгалтера не требуется, нужна лишь подпись Руководителя организации. Слайды с 8 по 11 взяты из программы «Гарант» . Так же 3 й пример гарантийного письма взят(без каких-либо исправлений) из программы «Гарант» . На этом примере видно, что подпись главного бухгалтера не требуется и не представлена.

Примеры гарантийных писем.