Функция контроля 1. Понятие и содержание

Функция контроля 1. Понятие и содержание контроля 2. Виды контроля 3. Этапы контроля

Контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он представляет собой систему наблюдения и соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий В процессе контроля можно получить ответы на следующие вопросы: n чему мы научились? n что в следующий раз следует делать иначе? n в чем причина отклонений от намеченного? n какое воздействие оказал контроль на принятие решений? n воздействие контроля было позитивным или негативным? n какие выводы следует сделать для выработки новых целей?

Цель контроля состоит в том, чтобы обслуживать различные планы и цели менеджмента. Технология контроля Концепция контроля: Нормы Цели контроля: 1. Предмет и цель контроля 1. Целесообразность контроля: 2. Контролирующий орган 1. Этические 2. Правильность 3. Система, процесс или 2. Производственные 3. Регулярность частные проверки 3. Правовые 4. эффективность Объем контроля: 1. Полный Виды 2. Сплошной 3. Эпизодический контроля: 4. Выборочный 1. Предварительный 5. финансовый а) диагностический б)терапевтический Область 2. Текущий контроля: 3. заключительный 1. Качество продукции 2. Производительность труда

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования-критерии: n эффективность контроля — определяется успешность, полезность контроля (уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль, затрат на персонал и технику контроля); n эффект влияния на людей — выясняется вопрос: применяемая технология контроля вызывает у работников положительные стимулы или негативные, стрессовые реакции (демотивация труда)? n выполнение задач контроля — контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления организацией, способствовать устранению отклонений и выработке эффективных решений; n определение границ контроля — контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений. Длина проверяемых отрезков должна позволять выявить отклонения на самой ранней стадии. Нужно соблюдать нормы контроля, определенные действующим законодательством.

2. Виды контроля: n Предварительный контроль . Осуществляется до фактического начала работ. Средства осуществления — реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется по отношению: - к человеческим (анализ профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей, отбор квалифицированных людей), - финансовым (составление бюджета) - материальным ресурсам (выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок). Диагностический контроль включает такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т. п. , указывающие на то, что в организации что-то не в порядке. Терапевтический контроль позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.

n Текущий контроль. Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы. Для осуществления контроля аппарату управления необходима обратная связь. n Заключительный контроль – осуществляется после проведения всех видов работ и дает руководству информацию, необходимую для планирования , если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Также способствует мотивации, так как измеряет достигнутую результативность

3. Этапы контроля Этап 1 — Установление стандартов. Стандарты — это конкретные цели, прогресс в отношен которых поддается измерению. Эти цели явным образом «вырастают» из процесса планирования. На первом этапе необходимо определить временные рамки и конкретный критерий, по которому оценивается работа. Это и есть результативность. Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для достижения поставленных целей. Подобные показатели позволяют руководству сопоставить реально сделанную работу с запланированной.

Этап 2 — Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом нужно принять еще одно очень важное решение: определить, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Такой этап контроля очень важен: - определяется масштаб отклонений, - измеряются результаты, - передается и оценивается информация.

Этап 3 — Принятие необходимых корректирующих действий. Проведение контроля может быть очень дорогостоящим, поэтому решение о том, какой тип контроля применить, требует тщательного обдумывания. В связи с этим при организации и проведении контроля следует учитывать ряд факторов и дать ответ на следующие вопросы: - понимают ли сотрудники цели организации? - спроектирована ли система контроля так, чтобы обеспечить существенные, а не тривиальные измерения? - представляет ли действующая система контроля менеджерам такую информацию, на основе которой можно действовать в разумных временных рамках? Несомненно, что в будущих контрольных системах будут использованы новые приспособления и новые достижения, однако базис, на котором они создаются, останется тем же.

На третьем этапе менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: 1. Ничего не предпринимать Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом. Если сопоставления фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать.

2. Устранить отклонения Система контроля, которая не позволяет устранить серьезные отклонения прежде чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Смысл корректировки состоит в том, чтобы понять причины отклонений и добиться возвращения организации к правильному образу действий. Осуществление корректировки может быть достигнуто путем улучшения значения каких-либо внутренних переменных факторов организации, усовершенствования функций управления или технологических процессов.

3. Пересмотреть стандарты Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты. Часто случается так, что система контроля указывает на необходимость пересмотра планов. Стандарты могут пересматриваться в сторону повышения и в сторону понижения.

Чтобы быть эффективным контроль должен обладать следующими важными свойствами: 1. Поведение людей 2. Стратегическая направленность контроля 3. Ориентация на результаты 4. Соответствие делу 5. Своевременность контроля 6. Гибкость контроля 7. Простота 8. Экономичность

Рекомендации по проведению эффективного контроля: 1. Устанавливайте осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками; 2. Устанавливайте двустороннее общение; 3. Избегайте чрезмерного контроля; 4. Устанавливайте жесткие, но достижимые стандарты; 5. Вознаграждайте за достижение стандарта.