ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ СЛУЖБЫ ОФИСА Выполнила студентка 4 курса ФЭМ 11 группа Воронина Марина
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ СЛУЖБЫ ОФИСА Кадровая служба Информационнодокументационная служба офиса Юридическая служба Финансовобухгалтерская служба Служба безопасности Социально-бытовая служба Служба связей с общественностью и служба рекламы Разделение и кооперация труда Секретарская служба Техническая служба
Разделение и кооперация труда в учреждениях и организациях Разграничение функций между внутренними подразделениями организации базируется на принципах разделения и кооперации управленческого труда. Разделение труда- это обособление качественно отличных видов трудовой деятельности в процессе совместного труда. Кооперация труда- это форма организации труда, при которой работники объединяются для планомерного и совместного участия в одном или разных, но связанных между собой процессах труда в целях достижения конечных результатов и повышения его производительности.
Различают следующие виды разделения труда: Общее( по отраслям) Частное ( внутриотраслевое) Единичное (внутри предприятия, учреждения организации)
ДЛЯ ОЦЕНКИ РАЦИОНАЛЬНОСТИ РАЗДЕЛЕНИЯ ТРУДА И КООПЕРАЦИИ СЛУЖАЩИХ БЫЛА РАЗРАБОТАНА СПЕЦИАЛЬНАЯ МЕТОДИКА, ОСНОВАННАЯ НА ВЫЧИСЛЕНИИ КОЭФФИЦИЕНТА РАЦИОНАЛЬНОСТИ РАЗДЕЛЕНИЯ И КООПЕРАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА Где - число служащих, имеющих утвержденные должностные инструкции; - общее число служащих; - коэффициент качества должностной инструкции - удельный вес не свойственных работникам функций
ИНФОРМАЦИОННОДОКУМЕНТАЦИОННАЯ СЛУЖБА ОФИСА Организационные формы документационного обеспечения управления Информационно документационная служба офиса Регламентация деятельности ДОУ Функции и структура
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ На современном предприятии служба организации документационного обеспечения управления (ДОУ) становится информационным центром, а информационнодокументационное обслуживание – главной обеспечивающей функцией управления, от которой зависят эффективность, оперативность и четкость деятельности любого предприятия.
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Выделяют три формы ДОУ : v Централизованная(обработка всех документов предприятия осуществляется в одном специализированном структурном подразделении); v Децентрализованная (каждое структурное подразделение предприятия самостоятельно производит весь технологический цикл работы с документами); v Смешанная форма (часть операции выполняется службой ДОУ, а другая часть децентрализованно в подразделениях предприятия).
ФУНКЦИИ И СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОДОКУМЕНТАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ ОФИСА Основными функциями информационно-документационной службы предприятия являются: Внедрение и введение унифицированных форм документов предприятия; v экспедиционная обработка, регистрация документов и информационносправочная работа по ним; v организация своевременного рассмотрения поступающих документов; v контроль исполнения документов; v контроль правильности оформления документов; v организация машинописного изготовления, тиражирование и копирование документов; v разработка номенклатуры дел предприятия, хранение и использование документной информации; v контроль правильности формирования и оформления дел в подразделениях; v организация работы архива; v разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами; v повышение квалификации работников службы ДОУ и архива; v организация рабочих мест и условий труда. v
ФУНКЦИИ И СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОДОКУМЕНТАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ ОФИСА Под структурой информационно-документационной службы понимается состав её внутренних подразделений, их подчиненность и взаимодействие между собой, а также между службой и аппаратом управления. В службу ДОУ могут входить следующие подразделения: v секретариат; v группа электронного документооборота; v протокольное бюро; v экспедиция; v подразделение по учёту и регистрации документов; v копировально-множительное бюро; v отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств; v группа контроля; v архив.
РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЛУЖБЫ ДОУ Инструкция по делопроизводству- основной нормативный акт регламентирующий технологию работы с документами на предприятии, правила, приемы процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция включает в себя общие положения, тематические разделы и приложения.
РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЛУЖБЫ ДОУ Разделы инструкции по делопроизводству: v Раздел « Общие положения» - содержит информацию о сфере распространения инструкции, ответственности за её соблюдением. v Раздел «Документирование» -определяет вопросы деятельности предприятия, подлежащие документированию. v Раздел «Организация-документооборота» -устанавливаются правила приема, обработки, распределения документов организации. v Раздел «Регистрация документов» v Раздел «Организация справочной работы» v Раздел «Организация контроля за исполнением документов» v Раздел «Оперативное хранение документов» v Раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» Приложения содержат иллюстрированный справочный материал к отдельным разделам инструкции по делопроизводству.
ЮРИДИЧЕСКАЯ СЛУЖБА Юридическая служба – самостоятельное подразделение офиса большой организации. В небольших организациях функции этой службы выполняет юрист. Основной деятельностью юридической службы является правовое обеспечение и защита интересов предприятия. Для достижения поставленных целей в задачи службы входят: v создание базы данных законодательных и нормативных актов по всем аспектам деятельности предприятия; v оказание юридической помощи; v проверка издаваемых на предприятии распорядительных документов; v разработка проектов хозяйственных договоров и контрактов; v юридический контроль и консалтинг деятельности финансовой и кадровой служб; v представление интересов своего предприятия в судебных и арбитражных органах, а также других инстанциях.
ФИНАНСОВО-БУХГАЛТЕРСКАЯ СЛУЖБА Все организации независимо от форм собственности ведут бухгалтерский учет - упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного непрерывного и документального учёта всех хозяйственных операций.
ФИНАНСОВО-БУХГАЛТЕРСКАЯ СЛУЖБА Основными задачами финансово-бухгалтерской службы – осуществление финансовых операций при строгом соблюдении действующего финансовохозяйственного законодательства и ведение бухгалтерского учета и отчетности на предприятии. Для реализации этих задач финансово-бухгалтерские службы выполняют следующие функции: v погашение в установленный срок задолженности банкам по ссудам; v осуществление финансовых, расчетных и кредитных операций; v отчисление средств в соответствующие фонды и резервы предприятия; v обеспечение своевременной разработки и представления бухгалтерской отчетности; v правильное начисление и перечисление установленных платежей в бюджет; v контроль за использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов и другие.
ФИНАНСОВО-БУХГАЛТЕРСКАЯ СЛУЖБА Финансово-бухгалтерская служба офиса должна взаимодействовать со следующими подразделениями, службами и должностными лицами офиса: v v v руководством – по вопросам реализации финансово – хозяйственной политики предприятия; руководителями функциональных служб – по подготовке, согласованию проектов, контрактов и иных вопросов; юридической службой – по претензионным вопросам, предъявлению исков в суды и арбитраж; кадровой службой – по заключению коллективных договоров и контрактов, по согласованию приказов по основной и кадровой деятельности; службой ДОУ – по вопросам документирования и организации работы с документами.
КАДРОВАЯ СЛУЖБА Кадровая служба - одно из составных подразделений административной системы управления предприятием, осуществляющее управление его персоналом. Основная задача – создание наиболее эффективного кадрового потенциала, организация его развития и рационального использования для достижения организационных целей.
КАДРОВАЯ СЛУЖБА Имеются различные положения об отделах кадров, отражающие их функции. В этих положениях прослеживаются три тенденции: Ø функции кадровой службы сводятся к выполнению вспомогательных обязанностей технического и информационноучетного характера; Ø расширение функций службы кадров, чтобы добиться её решающей роли в работе с хозяйственными кадрами; Ø существенное возрастание роли кадровой службы, расширение её функций с сохранением в целом вспомогательной роли этой службы.
КАДРОВАЯ СЛУЖБА Основные виды деятельности по управлению персоналом: ü определение потребностей фирмы в человеческих ресурсах; ü формирование персонала предприятия; ü развитие персонала; ü нормирование и оплата труда персонала; ü взаимоотношения администрации и работников офиса; ü режим труда и отдыха персонала; ü ведение кадровой документации.
КАДРОВАЯ СЛУЖБА В своей работе кадровая служба взаимодействует: Ø с руководством – по вопросам кадровой политики предприятия; Ø с юридической службой – по вопросам соблюдения трудового законодательства, подготовки и заключения трудовых соглашений с персоналом предприятия; Ø со службой документационного обеспечения – по вопросам документирования кадровой деятельности; Ø с финансовой службой – по вопросам оплаты труда работников фирмы.
ТЕХНИЧЕСКАЯ СЛУЖБА Техническая служба предназначена для обеспечения и поддержания в надлежащем состоянии материальных и технических ресурсов предприятия. В организационном плане техническая служба может иметь в своем составе следующие структурные звенья: v отдел техники и инвестиций – изучает и проектирует развитие материально-технической базы предприятия, ведет техническое обучение персонала; v отдел снабжения(закупок) – осуществляет закупку всех видов необходимых материально-технических средств для внутреннего использования и в целях продажи; v подразделение средств связи – осуществляет их установку и эксплуатацию, инструктирует правила использования этих средств; v транспортный отдел – ведает вопросами обеспечения транспортом, его эксплуатацией, организацией диспетчерской службы; v отдел технического дизайна – проектирует размещение служебных помещений, их оборудование и оформление.
СОЦИАЛЬНО-БЫТОВАЯ СЛУЖБА Социально-бытовая служба офиса имеет своей основной задачей создание для персонала офиса комфортных условий труда и отражает степень заботы руководства о своих служащих. Подразделения социально-бытовой службы: v административно-хозяйственный отдел – ведает ремонтом и эксплуатацией зданий и помещений, обеспечивает оптимальные санитарно-гигиенические условия; v медицинский отдел – оказывает профилактические услуги по охране здоровья и первую помощь при заболеваниях; v группа питания персонала – организует работу столовых, кафе , буфетов в офисе; v социально-бытовая служба должна укомплектовываться специалистами инженерно-технического профиля, медиками, социологами, менеджерами в области спорта и туризма. v
СЛУЖБА БЕЗОПАСНОСТИ Служба безопасности офиса - обязательное для офиса подразделение, выполняющее разнообразные функции, основу которых составляют обеспечение стабильных условий труда и защита деятельности офиса и его персонала от неправомерных посягательств. Основными функциями службы безопасности офиса являются: 1) защита прав коммерческого предприятия, его структурных подразделений и сотрудников; 2) сохранение финансовых, материальных и информационных ресурсов предприятия; 3) повышение имиджа и роста прибылей за счёт обеспечения качества услуг и безопасности его клиентов; 4) обеспечение безопасности проведения конфиденциальных переговоров и совещаний.
СЛУЖБА БЕЗОПАСНОСТИ Служба безопасности подчиняется непосредственно руководителю предприятия, возглавляется начальником и может иметь в своей структуре следующие подразделения Отдел охраны Отдел режима Отдел инкассации Оперативный отдел
СЛУЖБА СВЯЗЕЙ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ И СЛУЖБА РЕКЛАМЫ Служба обеспечивающая связи с общественность имеет своей основной задачей создание для предприятия благоприятного климата как со стороны потенциальных клиентов и партнеров по бизнесу, так и со стороны общества. В PR-службе могут выделяться подразделения, занимающиеся следующими вопросами: 1) заказом маркетинговых, социологических, политологических и прочих исследований; 2) налаживанием корпоративных связей с общественностью, формированием имиджа фирмы среди широких слоев населения; 3) взаимодействием со СМИ, организацией пресс-конференций, юбилеев и других торжеств; 4) внутрифирменные PR( оптимизацией кадровой политики фирмы, созданием системы внутрифирменного статуса и т. д. );
СЛУЖБА СВЯЗЕЙ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ И СЛУЖБА РЕКЛАМЫ Предназначение службы рекламы заключается в разработке организации рекламной деятельности организации. Она может состоять в зависимости от масштабов предприятия из самостоятельного отдела или отдельных специалистов. Служба рекламы непосредственно подчиняется заместителю руководителя офиса ведающему вопросами маркетинга.
СЕКРЕТАРСКАЯ СЛУЖБА Любой руководитель нуждается в секретариате, берущем на себя его организационное и информационное обслуживание. На небольших предприятиях эту работу выполняет секретарь или секретарь-референт, в крупных фирмах может создаваться секретариат, состоящий уже из нескольких работников. Секретари - лица, ведающие делопроизводством, профессионал в управлении, высококвалифицированный помощник руководителя, его референт. Основные функции секретаря подразделяются на: § работы, связанные с делопроизводством и документированием; § бездокументное обслуживание и обеспечение процесса управления.
СЕКРЕТАРСКАЯ СЛУЖБА Требования, предъявляемые к секретарской работе. Сфера профессиональных знаний современного секретаря довольно широка. Он должен знать: v правовые основы управления; v организацию управления; v основы менеджмента; v основы социальной политики; v основы этики и эстетики; v делопроизводство и методы создания и оформления документов; v бездокументное обслуживание; v архивное дело.
СЕКРЕТАРСКАЯ СЛУЖБА Деловые и личные качества секретаря. К деловым качествам относят профессиональные навыки, умение принимать решение самостоятельно. В личных качествах важное место отводится умению адаптироваться, быстро переключаться с одного вида работы на другой и способности одновременно выполнять несколько поручений, любезность, вежливость и доброжелательность.
СЕКРЕТАРСКАЯ СЛУЖБА Коммуникации секретаря-референта Руководитель Сотрудники Секретарь Посетители Клиенты Телефон
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
Скачать презентацию ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ СЛУЖБЫ ОФИСА Выполнила студентка 4 курса ФЭМ
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ СЛУЖБЫ ОФИСА.pptx