ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ 1 Понятие управления

ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ 1. Понятие управления по функциям • Создание АИСУ -эволюционный процесс. Поэтому ИС обычно разрабатывают и вводят в эксплуатацию по этапам с добавлением новых функций и задач к ранее введенным; на всех этапах должна соблюдаться : ü целостность системы, ü обеспечиваться взаимосвязь между отдельными частями, в том числе вводимыми в эксплуатацию в разное время. • В соответствии с методологией системного анализа изучение любой системы начинают с выявления глобальной/ общей цели исследуемой системы. Общая цель системы определяется ее назначением. • Для промышленного предприятия это производство продукции определенной номенклатуры, для транспортной организации – перевозка грузов заданного характера и т. п. • Назначение системы определяет ее основную функцию. Возможно наличие у системы нескольких функций, причем некоторые из них по значению близки к основной. При изучении системы следует выявить: Ø все выполняемые ею функции, Ø установить их приоритет, Ø и взаимосвязь между ними.

(продолжение) • Важным этапом системного анализа является структуризация системы – локализация ее границ и выделение структурных составных частей. • Наиболее эффективным путем изучения процесса функционирования организации является анализ движения материальных потоков, для непроизводственных систем – выявление последовательных операций по обработке : ü входных заявок, ü документов, ü запросов потребителей и т. п.

(продолжение) • Выделенную по определенному признаку часть системы называют подсистемой. Развитие автоматизации управления происходит по пути создания функциональных подсистем. Этим определяются : v структура системы, v состав решаемых в подсистемах задач. Причем такой подход к структуризации системы традиционный.

(продолжение) q Функциональная структура – это процесс деления организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою четко определенную конкретную задачу и обязанности. q Создание функциональной структуры сводится к группировке персонала в соответствии с теми задачами, которые работники выполняют. При этом конкретные характеристики и черты каждого подразделения соответствуют главным целям деятельности всей организации. Традиционные функциональные блоки организации среднего размера – это отделы производства, маркетинга, финансов.

(продолжение) • Вид и число функциональных подсистем каждой организации определяют исходя из ее организационно-производственной структуры управления. • С ростом размеров организации, расширением объемов продаж и усложнения производственных процессов, как правило, растет число подразделений (отделов), которым соответствуют функциональные подсистемы. • Потребность в функциональных подсистемах возникает в сфере: • сбыта, • производства, • снабжения, • складского хозяйства, • а также подразделениях с комплексными, сквозными функциями, обеспечивающие работу других подразделений, например отдела труда и заработной платы, финансового отдела и др.

(продолжение) • По мере того как специалисты по компьютерным информационным системам накапливают опыт их использования в рамках всей организации, работники различных подразделений и подсистем также начинают лучше осознавать специфику своих информационных потребностей. В конце концов, это приведет к выделению из информационной системы организации • Функциональных информационных подсистем маркетинга, производства, финансов и кадров, которые в совокупности обслуживают подразделения организации, выполняют соответствующие функции. Помимо этого, признание специфики информационных потребностей высшего руководства организации требует создания специальной информационной подсистемы для их обслуживания.

(продолжение) • На рис. 4. 1 приведена возможная функциональная структура информационной системы организации, включающая в себя пять отдельных частей: 1) информационную систему руководства; 2) информационную систему маркетинга; 3) информационную систему производства; 4) информационную систему финансов; 5) информационную систему кадров (управления персоналом) [9].

Рис. 1. Функциональная структура информационной системы организации

(продолжение) • Функциональные подсистемы информационной системы организации работают одновременно в интересах достижения общих целей, поэтому решения, принимаемые в одной из них, должны быть сопоставимы с решениями, принимаемыми в других. • В табл. 1 приведены информационные системы и решаемые ими задачи применительно к каждой из указанных функциональных сфер.

(Таблица 1) Задачи, решаемые информационной системой в рамках каждой из функциональных сфер ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ ИС маркетинга ИС финансов учет заказов; управление план портфелем маркетинга; заказов; прогноз управление продаж; кредитной управление политикой; продажами; финансовое анализ прогнозирова рекламы; ние анализ цен ИС кадров зарплата; анализ потребности в труде; архивы записей о персонале; анализ подготовки кадров; планирование потребностей в кадрах ИС производства планирование объемов; календарные планы производства; контроль производства; анализ работы оборудования ИС руководства контроль за деятельность ю организации; выявление оперативных проблем; анализ управленческ их и стратегически х ситуаций Таким образом, разделение информационной системы организации на отдельные подсистемы является логическим подходом, который облегчает осмысление работы информационной системы организации с позиций их пользователей.

2. Информационная система руководства • Руководство организации обычно формулирует свои уникальные требования к информации. ИС руководства предназначена для обеспечения менеджеров высшего уровня всей необходимой для них информацией о деятельности организации с требуемым уровнем детализации. • Такие ИС начали создаваться в организациях сравнительно недавно. Это связано с тем, что деятельность руководства, затрагивающая множество плохо структурированных и совсем неструктурированных проблем, в значительно меньшей степени понималась специалистами по информатике, чем деятельность менеджеров на более низких уровнях управления. В современных условиях ИС руководства, предназначенные главным образом для менеджеров, работающих на уровне стратегического управления, являются объектом интенсивных научных исследований.

рис. 4. 2. Структура информационной системы руководства

(продолжение) В основу ее создания положен принцип совмещения возможностей большого центрального компьютера организации и сети персональных компьютеров, выполняющих роль рабочих станций, обслуживающих высшее руководство. Центральный компьютер (работающий не только в интересах информационной системы руководства) использует базу данных организации, включая данные из системы электронной обработки данных (СЭОД), библиотеку программных средств, а также специально вводимые в интересах руководства текущие новости и объяснения. Собственная база данных рабочих станций, обслуживающих руководство, содержит данные и информацию, предварительно подготовленные центральным компьютером. Руководитель лишь выбирает нужную ему информацию с указанием требуемой степени подробности или строит свою работу в запросно-ответном режиме. Система обеспечивает доступ руководства к электронной почте, а также к внешней информации и данным.

(ПРОДОЛЖЕНИЕ) Ø Диалог между руководителем и ИС строится на основе использования меню с минимальным использованием клавиатуры. Информация предоставляется в виде таблиц, графиков и объяснений. Используемые программы должны давать возможность переключения между графической и символьно-числовой формами представления данных. Сопроводительные пояснения могут вводиться: Ø помощниками руководителей Ø или разрабатываться системами искусственного интеллекта. Таким образом, в рамках информационной системы руководства реализуются в основном информационная и экспертная формы поддержки принятия решений.

(продолжение) Обязательным элементом диалога является возможность понижения (или повышения) уровня детализации описания того или иного контролируемого параметра. Так, например, начав с обзора выходных параметров в их окончательном виде и обнаружив в них какое-то несоответствие, руководитель может потребовать: порядок расчета и исходные данные, использованные для вычисления данного показателя. Использование такого метода оказывается весьма полезным для поиска возможных ошибок.

(продолжение) • В настоящее время рынок программных продуктов, специализированных для информационной системы руководства, недостаточно широк. Альтернативой покупки такого обеспечения является его разработка собственными силами, которая пока не под силу небольшим организациям. В ближайшем будущем следует ожидать появления новых видов гибкого программного обеспечения для информационной системы руководства, особенно использующих принципы экспертных систем и искусственного интеллекта.

3. Информационная система маркетинга (возможная схема) • • • • •

(продолжение) • Поток информации, поступающей к менеджерам по маркетингу, помогает им в проведении анализа, планирования, претворения в жизнь и контроля за использованием маркетинговых мероприятий. • Входные подсистемы служат для сбора данных и информации, хранимых в базе данных. Выходные подсистемы информационной системы маркетинга содержат программные средства, трансформирующие данные в нужную пользователям информацию. • Большое количество данных и информации, потребной для целей маркетинга, поступает в информационную систему маркетинга из системы электронной обработки данных (СЭОД). Сюда входят детализированные сведения об объемах продаж, используемые для создания периодических и специальных отчетов, построения математических моделей и получения советов от экспертной системы, что в совокупности позволяет принимать управленческие решения и осуществлять прочие коммуникации в рыночной среде.

(продолжение) • Исследовательская подсистема маркетинга предназначена для сбора данных, связанных с любыми аспектами маркетинговых операций организации, но особенно с аспектами, касающимися настоящих и будущих потребителей. • Данные для маркетинговых исследований могут покупаться у фирм, специализирующихся на сборе данных, или собираться посредством проведения анкетных опросов самой организацией. За последние годы на рынке программных средств появились программы проведения маркетинговых исследований, которые чрезвычайно расширили круг организаций, занимающихся проблемами маркетинга собственными силами.

(продолжение) • Внешняя подсистема маркетинга обеспечивает сбор внешних данных и информации о конкурентах организации, а также обо всех аспектах правительственного и международного регулирования бизнеса. Причем эти данные и информация должны быть ориентированы на будущее. Исторически эта подсистема всегда добывала сведения, используя неформальные пути. Однако сбор информации о конкурентах все же является легальным (законным) видом деятельности информационной системы маркетинга, который не следует путать с промышленным шпионажем, стоящим вне закона.

(продолжение) • Маркетинговая информация о продукции и услугах, предлагаемых организацией покупателям, включает в себя четыре характеристики: наименование продукта; место, где продукт был продан; активность организации в рекламе и персонала в продажах; цену продукта. Для получения о них полной информации информационная система маркетинга имеет соответствующие четыре выходные программные подсистемы, предлагающие информацию о сфере сбыта производимой продукции или услуг. Пятая выходная подсистема, называемая интегрированной, подсистема дает возможность менеджеру разрабатывать маркетинговые стратегии, использующие различные комбинации этих четырех характеристик. Примером информации, получаемой от интегрированной подсистемы, может быть прогноз продаж, в котором интерактивно меняются все четыре указанные выше характеристики маркетинга.

(продолжение) Каждая из выходных подсистем информационной системы маркетинга состоит из программных продуктов, находящихся в библиотеке программ центрального компьютера. Эти программы дают возможность менеджеру получать информацию в форме периодических или специальных отчетов, результатов математического моделирования, электронной коммуникации или советов экспертной системы.

(продолжение) • Первое решение менеджера, занимающегося маркетингом, обычно связано с определением вида продукции, которым организация намерена удовлетворить потребности рынка. Это решение может быть принято с использованием подсистемы продукции. Для принятия управленческого решения часто используется диаграмма жизненного цикла продукции, построенная на основе данных о ее продажах со времени первого появления данной продукции на рынке.

(продолжение) • Жизненный цикл продукции состоит из четырех стадий: стадии появления на рынке, стадии роста, стадии насыщения и стадии спада. На каждой из этих стадий менеджер, работая в рамках подсистемы продукции, должен принять соответствующие решения. До начала первой стадии принимается решение о целесообразности выхода на рынок с новой продукцией. Это серьезное решение требует специального финансового анализа, принимающего во внимание потенциальную прибыльность изделия и эффективность использования ресурсов. Оценка продукции для выпуска на рынок учитывает соображения как сферы производства, так и сферы маркетинга.

(продолжение) • На первой, второй и третьей стадиях принятая стратегия каждый раз должна подвергаться сомнению. На четвертой стадии решается вопрос о снятии данной продукции с производства. • Вторым параметром, определяющим выбираемую стратегию маркетинга, является место реализации продукции, что предполагает формирование соответствующей подсистемы. Выбор параметра места зависит от принятой в организации системы распределения продукции. • Для некоторых организаций длина распределительных каналов не велика, поскольку они продают свою продукцию непосредственно потребителю. Для других организаций длина каналов распределения увеличивается за счет привлечения в нее сети посредников: оптовиков , брокеров и дистрибьюторов.

(продолжение) • Каждый участник канала распределения при этом должен знать все детали операций, производимых с продукцией в канале. Так, производитель, продающий продукцию оптовику, должен знать, по какой цене его продукция продается в розничную сеть и по какой цене она реализуется потребителю. Тем самым в каждом канале распределения помимо материального потока, направленного от производителя к потребителю, существуют два разнонаправленных информационных потока. Один, направленный от потребителя к производителю, характеризует финансовую сторону производимых в канале операций. Второй, направленный от производителя к потребителю, несет рекламную информацию, а также сведения о возможных скидках, инструкции по использованию продукции, гарантийные обязательства, прогнозы спроса в будущем. • Использование компьютеров в каждом из этих двух потоков способствует повышению эффективности работы канала распределения продукции.

(продолжение) • Использование компьютеров может также способствовать повышению активности фирмы в рекламе и ее сотрудников в продаже своей продукции, что обеспечивается в подсистеме активности. Прежде всего это касается разработки и использования математических моделей для поддержки принятия решений в сфере рекламы. Другим важным аспектом этой деятельности может быть улучшение коммуникаций продавцов и торговых агентов. Это достигается использованием портативных компьютеров, которые торговые агенты носят с собой, работая на закрепленной за ними территории.

(продолжение) • Портативные компьютеры дают возможность: • а) реализовать запросно-ответный режим с центральной базой данных для уточнения сведений о наличии товара, цене, транспортных расходах и т. п. ; • б) вводить данные по новым заказам; • в) разрабатывать и предоставлять руководству доклады, содержащие обобщения контактов с покупателями с целью оценки эффективности выбранной стратегии маркетинга и изменений в конкурентном окружении организации.

(продолжение) С другой стороны, использование такой системы коммуникаций дает возможность организации предоставить своему торговому агенту дополнительную информацию: о новых видах продукции, разрабатываемых в организации; о продажах и покупателях данного региона за прошлые периоды; о прибыльности продукции и росте комиссионных вознаграждений при ее реализации.

(продолжение) • Такая информация повышает эффективность деятельности торгового агента. В результате все оказываются в выигрыше - агент увеличивает свои комиссионные, а организация - свои продажи. • Принятие решений в сфере ценообразования является очень важным, если не сказать критическим, при установлении стратегии маркетинга. Некоторые организации при установлении цен следуют затратной концепции ценообразования, определяя уровень цен уровнем своих затрат плюс некоторой нормированной прибылью. В теории этот подход оценивается как весьма осторожный.

(продолжение) • Другие менее осторожные организации придерживаются концепции ценообразования в зависимости от спроса. И • спользование моделей дает менеджеру возможность многократным решением задачи «Что будет, если ? » определить уровень цен, максимизирующий прибыль. Программное обеспечение решения таких задач является типичным для подсистемы цен информационной системы маркетинга.

(продолжение) • Интегрированная подсистема ИС • маркетинга дает возможность менеджеру разрабатывать маркетинговые стратегии, варьируя всеми четырьмя характеристиками: продукцией, местом, активностью и ценой. • Структура информационной системы маркетинга включает в себя входные подсистемы, обеспечивающие сбор данных как из внутренних, так и из внешних источников, базу данных, используемую для их хранения, и выходные подсистемы, трансформирующие данные в информацию, потребную для менеджеров, занимающихся проблемами маркетинга. Такая трансформация, происходящая в рамках выходных подсистем ИС маркетинга, может потребовать использования средств информационной, модельной и даже экспертной поддержки.