Функции менеджмента КОНТРОЛЬ Контроль это процесс

Функции менеджмента КОНТРОЛЬ

Контроль • это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Составляющие процесса контроля • установка стандартов, • измерение фактически достигнутого результата, • проведение корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Причины необходимости контроля • Неопределенность. • Предупреждение возникновения кризисных ситуаций. • Поддержание успеха. • Широта контроля.

Три основные вида контроля. • Предварительный контроль. • Текущий контроль • Заключительный контроль.

Предварительный контроль. • Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения.

предварительный контроль используется в областях • Человеческих ресурсов, • материальных ресурсов, • финансовых ресурсов.

Человеческие ресурсы. • Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организации за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей.

Материальные ресурсы. • Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведение физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение запасов их в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Финансовые ресурсы. • Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансовый план), который позволяет также осуществить функцию планирования.

Текущий контроль • осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника.

Система обратной связи. • Обратная связь в контексте контроля – это данные о полученных результатах.

Принципы систем с обратной связью • Наличие целей; • Использование внешние ресурсы; • Преобразование внешних ресурсов для внутреннего пользования; • Контроль за значительным отклонением от намеченных целей; • Корректировка этих отклонений для того, чтобы обеспечить достижение целей.

Организационные системы с обратной связью. • управление рассматривается в основном как попытка обеспечить функционирование организации в качестве системы с эффективной обратной связью, т. е. как системы, обеспечивающей выходные характеристики на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних и внутренних отклоняющих факторов.

Заключительный контроль. • В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

важные функции заключительного контроля • Предоставление руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. • способствование мотивации.

Процесс контроля. 1. Установление стандартов. • Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению.

Две особенности целей, для использования в качестве стандартов • наличие временных рамок, в которых должна быть выполнена работа; • наличие конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.

2. Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами • Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации.

3. Измерение результатов • Для того, чтобы быть эффективной, система измерений должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю.

Процесс измерения результатов • выбор единицы измерения, причем такой, которую можно преобразовать в те единицы, в которых выражен стандарт (сопоставимость единиц). • определение скорости, частоты и точности измерений. Здесь возможен выборочный контроль, который должен вестись настолько часто, чтобы обеспечить высокую вероятность безопасности потребителей.

4. Передача и распространение информации – • Для того, чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты.

5. Оценка информации о результатах. • Менеджер должен решить, та ли, что нужно, информация получена, и важна ли она. Важная информация – это такая, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.

Действия о результатам контроля. • ничего не предпринимать, • устранить отклонение, • пересмотреть стандарты.

Ничего не предпринимать. • Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать.

Устранить отклонения. • Осуществление корректировки может быть достигнуто путем улучшения значения каких-либо внутренних переменных факторов данной организации, усовершенствования функций управления или технологических процессов.

Пересмотр стандартов. • Нереальность планов из-за неточности (прогнозный характер);

Характеристики эффективного контроля. • стратегический характер, • ориентированность на результаты. • соответствие контролируемому виду деятельности. • своевременность. • гибкость. • простота • экономичность.