ФУНКЦИИ И КЛАССИФИКАЦИЯ СЛУЖЕБНЫХ

ФУНКЦИИ И КЛАССИФИКАЦИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

ФУНКЦИЯ ДОКУМЕНТА – присущее документу целевое назначение. Функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами

Ресурсом управления является информация, Функции документа непосредственно связаны с функциями информации

Социальная информация многофункциональна – т. е. ориентирована на удовлетворение различных потребностей человека, – документ также

Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой Можно временно выделить отдельные функции

Функции документа можно разделить на: общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, явные и скрытые (латентные) функции оперативного характера и функции постоянно действующие

СООТНОШЕНИЕ МЕЖДУ ФУНКЦИЯМИ ДОКУМЕНТА ПОСТОЯННО ИЗМЕНЯЕТСЯ, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, оперативная информация превращается в ретроспективную

ОБЩИЕ ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА

Функция 1 Важнейшая функция любого документа функция закрепления, запечатления информации информация материализуется

Функция 2 Коммуникативная функция = передача информации Её роль передающая и социально цементирующая § двустороннего действия; § многостороннего действия, рассчитанные на информирование всего общества; § документы, ориентированные сверху вниз, т. е. от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчинённому (законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции и т. д. ); § документы, ориентированные снизу вверх – от исполнителя и подчинённого к руководителю (жалобы, донесения, докладные записки, рапорты и т. д. )

Функция 3 сохранения информации Этим занимаются специальные организации – архивы, информационные центры, музеи

Функция 4 функция исторического источника (функция вторичного порядка) Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется, усилиями историков, занимающихся моделированием прошлого

Функция 5 культурная функция любой документ может отражать уровень материальной, научной, технической культуры, образования и пр. С помощью документа осуществляется закрепление и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, приумножение и развитие этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов

СПЕЦИАЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА

Функция 6 управленческая функция Значительный массив документов, специально создаётся для целей управления и выступает в качестве средства, инструмента и результата управленческого труда

13 12 Определ контроль ение 2 Реализац ия цели управлен Сбор 11 решения ия необход и плана имой Управление информ 3 персоналом ации Систем атизаци 10 я информ ации Доведение до исполнителей принятого решения и Алгоритм управления Анализ 4 плана информ ации Формиров ание плана Моделир реализаци ование и решения ситуации Выбор Прогнози 5 9 оптимал Выбор рование ьного решения вариантов событий рациональ ных 6 8 решений 7

Функция 7 правовая функция документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия документы, фиксирующие договорные отношения удостоверительные документы, используемые в качестве судебного доказательства

Функция 8 Исторически одной из первых была востребована функция учёта учёт населения, земли, урожая, скота, долгов Отражение: бухгалтерская, статистическая, плановая, отчётная документация

Функция 9 познавательная функция присуща прежде всего научной документации фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а в практических целях, - для понимания и решения проблем развития общества

Функция 10 политическая функция документы политических партий, различных общественно-политических структур идеологическая функция Документы, выполняющие идеологическую функцию, могут оказывать существенное влияние на умонастроения и социальное поведение значительных масс людей

Классификация – это деление документов на классы (группы) по наиболее общим признакам сходства и различия

Вся работа с документами требует точного знания состава и содержания документов Классификация является основой правильного формирования дел; обеспечивает быстрый поиск нужных документов, повышает оперативность работы с ними; Также необходима в работе архивов, библиотек, читальных залов и т. д.

По технике и способу документирования § письменные – это рукописные, машинописные, изготовленные на множительной технике или типографским способом; § графические – чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки; § фото-, кино- и видеодокументы, которые фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях; § звуковые (фоно-, акустические) документы, которые позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации

По выполнению управленческих функций § организационные (уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания); § распорядительные (постановления, распоряжения, указы, приказы, решения); § справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, справки, акты, обзоры, отчёты, стенограммы, списки, перечни, договоры, телеграммы, телефонограммы); § кадровые (заявления, трудовые книжки).

По наименованию (видам) каждый документ имеет своё наименование (письмо, приказ, протокол, акт, телеграмма, справка, отчёт, докладная записка и т. д. )

По авторству § служебные (официальные), авторы этих документов – юридические лица; § личные (частные), касающиеся конкретного лица и являющиеся именными, авторами которых являются частные лица (заявления, жалобы, письма, расписки, доверенности). Личные можно также разделить на: § имеющие § и не имеющие отношения к служебной деятельности.

В зависимости от сферы деятельности § управленческие; § научные; § технические; § технологические; § производственные.

По месту составления § внутренние – документы, создаваемые внутри конкретного учреждения для решения актуальных вопросов (планы, инструкции, приказы, протоколы, акты, информационно- аналитические документы, служебные записки, переписка между структурными подразделениями и т. д. ); § внешние – документы, направляемые другим учреждениям и лицам (исходящие) или получаемые от других учреждений и лиц (входящие).

По критерию гласности § несекретные (обычные); § для служебного пользования (ДСП) – несекретные документы, которыми могут пользоваться все работники, но их содержание не подлежит опубликованию; § секретные – документы, которыми пользуются адресаты и исполнители. Работа с ними осуществляется по особой технологии. § совершенно секретные – документы, с которыми имеет право знакомиться только адресат.

По форме и характеру изложения § типовые, созданные для групп однородных предприятий (инструкции, положения, регламенты, уставы, планы и пр. ); § трафаретные, когда часть документа отпечатана (содержит постоянную информацию), а часть (переменная информация) вписывается при составлении (справки, командировочные удостоверения, доверенности); § индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (письма, приказы, протоколы и пр. )

По степени сложности § простые – документы, содержащие один вопрос; § сложные – документы, в которых поставлены или решаются сразу несколько вопросов (приказы, протоколы).

По срокам исполнения § срочные – документы, для которых срок исполнения установлен законом или соответствующими правовыми актами, а также телеграммы, телефонограммы и документы с пометкой «срочно» ; § несрочные – документы, исполняемые в сроки, установленные администрацией учреждения.

По срокам хранения § постоянного срока хранения; § долговременного срока хранения (свыше 10 лет). § временного срока хранения (до 10 лет).

По стадиям создания (по степени подлинности) § оригинал (подлинник) – подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными § копия – повторное, точное воспроизведение подлинника, заверенное в установленном порядке должностным лицом. § выписка – это копия части какого-либо документа. При оформлении выписки указывают, из какого документа она сделана; § дубликат – второй экземпляр документа, выданный в связи с утерей владельцем подлинного документа, имеющий с ним одинаковую юридическую силу. § проект – предшествует созданию подлинника документа, не подписанный текст документа, подлежащий обсуждению, согласованию или утверждению (или уже согласованный).