FRAKTAL ZLECENIA Oprogramowanie do organizacji obsługi zleceń Skraca

FRAKTAL ZLECENIA++ Oprogramowanie do organizacji obsługi zleceń. Skraca czas obsługi zlecenia.

FRAKTAL Zlecenia ++ FRAKTAL Zlecenia++ to nowoczesne oprogramowanie należące do rodziny programów FRAKTAL STUDIO. Wraz z programami SAD++, Faktury ++ i Rejestr ++ tworzy główny filar pakietu FRAKTAL STUDIO. Program Zlecenia ++ jest przeznaczony dla agencji celnych oraz firm spedycyjnych i służy do organizacji obsługi zleceń. Dane wprowadzone do zlecenia wykorzystywane są do rozliczenia usług wykonanych dla klienta, wystawienia faktur i not oraz do tworzenia dokumentów odprawy celnej. Program jest niezbędnym narzędziem pracy w agencjach celnych obsługujących wiele spraw. Oprogramowanie FRAKTAL Zlecenia ++ w zdecydowany sposób skraca czas obsługi zleceń klientów. Organizuje, systematyzuje, ułatwia kontrolę nad obsługą zlecenia, udostępnia dane o klientach i zleceniach.

FRAKTAL STUDIO FRAKTAL Zlecenia++ korzysta ze wspólnego interfejsu wraz z innymi modułami należącymi do FRAKTAL STUDIO. Oznacza to, że użytkownik korzystający z kilku modułów otwiera jeden program, który zawiera wszystkie opcje modułów. Moduły są dołączane w miarę zakupu licencji. Użytkownik nie musi przełączać się między aplikacjami – wszystkie funkcje są dostępne w ramach jednego interfejsu. Obrazki wykorzystane w prezentacji zostały wykonane przy wykorzystaniu oprogramowania FRAKTAL STUDIO z modułami: SAD++, Zlecenia++, Faktury++, Rejestr++ i Procedura++.

Technologia wykonania Program FRAKTAL Zlecenia++ jest aplikacją 32 -bitową pracującą w środowisku Windows pod kontrolą systemu operacyjnego Windows Vista/XP/2000/NT/Millennium/98/95. Program przechowuje wszelkie dane w bazie danych Microsoft SQL Server 2000 lub w wersji Desktop Engine tego serwera. Dla systemu operacyjnego Windows Vista program przechowuje dane w bazie danych Microsoft SQL Server 2005 lub w jego darmowej wersji Express Edition. Program zabezpieczony jest kluczem sprzętowym.

Zadania programu Zlecenia ++ • • • Zakładanie spraw zleconych przez klientów – wprowadzanie danych Organizacja i kontrola obsługi zlecenia Generowanie danych do faktur i not za usługi na podstawie uprzednio wprowadzonych danych Generowanie danych do dokumentów SAD Współpraca z rejestrem upoważnień Korzystanie ze wspólnej kartoteki klientów Tworzenie serii zleceń według potrzeb – serie według rodzaju spraw (np. importowe, transport morski, dla konkretnego klienta agencji) System statusów (w przygotowaniu, zgłoszone, odprawione itp. ) z możliwością wyszukiwania po statusach Zaawansowane wyszukiwanie danych Praca jedno- i wielostanowiskowa Rozliczanie kosztów zleceń (funkcja w przygotowaniu)

Menu programu Górne Boczne

Menu boczne wspólne KARTOTEKI • Kontrahenci • Kursy walut • Taryfa celna ADMINISTRACJA • Użytkownicy • Parametry • Wzorce SADów • Numerator SADów • Ustawienia wydruku SAD • Import danych

Menu boczne modułu Zlecenia++ ZLECENIA • Importowe • Eksportowe • Serie zleceń

Menu górne – elementy stałe Menu górne w programie rozwija się po kliknięciu na dany element.

Menu górne – elementy kontekstowe Elementy kontekstowe menu górnego są powiązane logicznie z działaniami podejmowanymi przez użytkownika programu. Wybrane opcje menu górnego w trakcie pracy użytkownika w: Zakładce Kartoteki Zakładce Zlecenia Zakładce Fakturowanie Zakładce Rejestry Zakładce Dokumenty SAD Zakładce Administracja

Konfiguracja programu Przed rozpoczęciem pracy w programie należy skonfigurować konta użytkowników, którzy będą korzystać z programu. Nowi użytkownicy są dodawani w zakładce Administracja/Użytkownicy. Tylko Administrator (login SA) ma prawo dodawać nowych użytkowników. Bardzo ważne jest bezpieczne przechowywanie hasła użytkownika SA, które jest niezbędne do wykonania wielu czynności (niektórych aktualizacji, kopii bazy danych). Tutaj podawane są dane użytkownika, w tym login i hasło.

Konfiguracja programu Przed rozpoczęciem pracy w programie należy założyć przynajmniej jedną serię zleceń. Serie zleceń dodawane są w Kartotece serii zleceń dostępnej w zakładce Zlecenia. Nową serię zakładamy wciskając przycisk „Dodaj”. W oknie Definicja serii zleceń definiujemy typ serii, jej nazwę oraz zasady numerowania zleceń w tej konkretnej serii. Numeracja określana jest w Numeratorze zleceń.

Konfiguracja programu W Numeratorze serii zleceń definiowany jest cykl numeracji: • ciągły • roczny • kwartalny • miesięczny Oraz czas obowiązywania numeratora i format numeru. Format numeru podawany jest następujący sposób: • Dwa dowolne znaki (litery lub liczby), które określają symbol serii/ • YY – w tym miejscu program automatycznie będzie wstawiać w numerze zlecenia dwie ostatnie cyfry roku/ • 9999 – cztery cyfry „ 9” definiują, że w tym miejscu będzie numer kolejny zlecenia

Menu Kartoteki Kontrahentów Funkcje dostępne w Kartotece Kontrahentów ● ● ● ● Użycie wybranego rekordu Wyświetlenie rekordu Edycja rekordu Dodanie rekordu Usunięcie rekordu Odświeżenie kartoteki Porzucenie kartoteki Wyszukiwanie rekordów ● Filtrowanie rekordów ●

Kartoteka kontrahentów zawiera dane o kontrahentach. Dane kontrahenta wprowadzane są na trzech tematycznych zakładkach. Dane klienta Dane kontaktowe Uwagi Na zakładce Upoważnienia wyświetlane są informacje o upoważnieniach udzielonych przez klienta.

Menu Kartoteki zleceń Funkcje dostępne w Kartotece dokumentów SAD ● ● ● ● Użycie wybranego rekordu Edycja rekordu Dodanie rekordu Usunięcie rekordu Komunikaty dotyczące rekordu Odświeżenie kartoteki Porzucenie kartoteki Wyszukiwanie rekordów ● Filtrowanie rekordów ●

Tworzenie nowego zlecenia Zlecenia są przechowywane w kartotece Zleceń importowych i eksportowych. Nowe zlecenie tworzone jest za pomocą przycisku „Dodaj” w Karotece zleceń. Pierwszym etapem tworzenia nowego zlecenia jest wybranie serii zleceń, w ramach której zlecenie ma być utworzone.

Tworzenie nowego zlecenia Dane Zlecenia wprowadzane są na zakładkach: Ř Dane podstawowe Ř Dane dodatkowe Ř Notatki Ř Status Ř Rozliczenie zlecenia Ř Faktury/noty

Tworzenie nowego zlecenia Przy tworzeniu nowego zlecenia należy podać: § § § numer Master i House dane nadawcy i odbiorcy ( pobranie danych z Kartoteki kontrahentów) dane towaru – ilości, waga, opis towaru, warunki dostawy, wartość, kraj pochodzenia, wysyłki, przeznaczenia Informacje dotyczące spedycji Informacje dotyczące odprawy celnej dane dotyczące rozliczeń z klientem Dane wprowadzone do zlecenia będą wykorzystane przy tworzeniu faktur/not za usługi oraz przy tworzeniu dokumentu SAD.

Tworzenie nowego zlecenia Na zakładce Dane dodatkowe podawane są dane przesyłki: • dodatkowe informacje o przesyłce • dodatkowe informacje o środku transportu • informacje o sposobie doręczenia przesyłki

Rozliczenie zlecenia Na zakładce Rozliczenie zlecenia podawane są informacje, na podstawie których zostaną wystawione faktury i noty dla klienta. Dzięki wprowadzeniu danych na tej zakładce dokumenty powstaną w sposób automatyczny, bez konieczności wprowadzania danych ręcznie w zakładce Fakturowanie.

Rozliczenie zlecenia Za pomocą przycisku „Dodaj” dodawane są nowe pozycje rozliczenia. Dane nowej pozycji: • Typ (należność, wykład, refaktura) • Podtyp • Opis pozycji • Cena, waluta, kurs waluty • Ilość, jednostka, rabat, stawka VAT • Kategoria FK i inne

Rozliczenie zlecenia Użytkownik może korzystać z tworzonych samodzielnie podręcznych słowników. Słownik jest dostępny np. w polu „Opis pozycji rozliczenia”. Każdy tekst wprowadzony w tym polu można zapamiętać w podręcznym słowniku a następnie użyć go przy tworzeniu nowych zleceń. Słownik jest dostępny w menu kontekstowym, po wciśnięciu prawego klawisza myszy.

Rozliczenie zlecenia Po wprowadzeniu wszystkich danych potrzebnych do wystawienia klientowi faktur i not pozycje są zatwierdzane przyciskiem „Zatwierdź”.

Rozliczenie zlecenia Faktury/noty można wygenerować z zatwierdzonych pozycji za pomocą przycisku „Faktura”. Program domyślnie generuje dokumenty ze wszystkich zatwierdzonych pozycji. Możliwe jest też generowanie dokumentów tylko do zaznaczonych pozycji.

Rozliczenie zlecenia Po wciśnięciu przycisku „Faktura” otwiera się okno faktury do zlecenia. W oknie uzupełniane są dane potrzebne do przygotowania dokumentu. W oknie można zaznaczyć opcję „Zapisz aktualną konfigurację jako domyślną”, co spowoduje, że widoczna konfiguracja będzie stosowana domyślnie do innych dokumentów sprzedaży. W oknie można zaznaczyć także opcję „Drukuj faktury po zaimportowaniu”, co spowoduje, że po wystawieniu faktury za pomocą przycisku „Wystaw fakturę” program automatycznie wyśle dokumenty do wydruku na drukarce.

Faktury do zlecenia Wystawione dokumenty sprzedaży można obejrzeć przechodząc na zakładkę Faktury/noty. Podgląd dokumentu wyświetlany jest po wciśnięciu przycisku „Pokaż”.

Faktury do zlecenia Dokumenty generowane ze zleceń są przechowywane w kartotece Dokumenty w module Faktury++. Dostęp do kartoteki z panelu bocznego programu, zakładka Faktury, kartoteka Dokumenty. Więcej informacji na temat dokumentów sprzedaży znajduje się w prezentacji programu FRAKTAL Faktury++

Dokument SAD do zlecenia, czyli taki, który automatycznie wypełniany jest danym ze zlecenia, tworzymy w Kartotece zleceń. Aby wygenerować dokument SAD, należy zaznaczyć zlecenie i z menu kontekstowego górnego wybrać polecenie „Wystaw nowy dokument SAD do zlecenia”

Dokument SAD do zlecenia Dokument SAD można utworzyć jako: • czysty (dokument wypełniany jest tylko danymi ze zlecenia) • wg wzorca (dokument generowany jest na podstawie danych zlecenia i danych wzorca) • na podstawie innego SADu (dokument wypełniany jest danymi ze zlecenia i danymi z istniejącego dokumentu SAD) W każdym przypadku dane ze zlecenia są danymi nadrzędnymi.

Dokument SAD do zlecenia Dokument SAD utworzony na podstawie zlecenia i wzorca od razu wypełniony jest wszystkimi danymi, które pochodzą z wzorca i ze zlecenia. SAD uzupełniany jest danymi wpisanymi do zlecenia: • Nadawca, odbiorca • Waga i wartość • Opis towaru • Dane środka transportu • Warunki dostawy • Liczba opakowań • Numer akt własnych (nr zlecenia) • Kraj wysyłki, pochodzenia, przeznaczenia

Dokument SAD do zlecenia Nowe dokumenty SAD, tworzone na podstawie wzorca są już częściowo wypełnione, co skraca czas potrzebny na wystawienie dokumentu. Wzorce tworzone i przechowywane są w kartotece „Wzorce SADów”. We wzorcu można zapisać wszelkie powtarzające się w dokumentach informacje, takie jak rodzaj odprawy, dokumenty dla danego rodzaju odprawy, urzędy celne itd.

Dokument SAD do zlecenia Dokumenty SAD przygotowane do zleceń zapisywane są w kartotece Dokumenty SAD „W przygotowaniu” i obsługiwane są dalej tak, jak inne dokumenty odprawy celnej. Więcej informacji o wystawianiu dokumentów SAD znajduje się w prezentacji programu FRAKTAL SAD++.

Dziękujemy za zainteresowanie oprogramowaniem Fraktal Studio moduł Zlecenia ++ Niniejsza prezentacja jest przeglądem głównych funkcji programu. W przypadku pytań prosimy o kontakt. Chętnie udzielimy wszelkich informacji na temat oprogramowania.

Studio Oprogramowania FRAKTAL ul. Konstruktorska 4 02 -673 Warszawa Tel. (22) 339 02 06 Fax. (22) 339 02 07 biuro@fraktal. com. pl www. fraktal. com. pl