FP 7 INFO 24 4 2009 Research and Innovation

FP 7 INFO 24/4 2009 Research and Innovation Services April. 24, 2009 www. gu. se

Forskningsservice för EU-finansierade projekt Margareta Ahlqwist Ludde Edgren Emilia Rung Pirjo Gustafson www. gu. se

Budgetar för ramprogram www. gu. se

EU projekt vid Göteborgs universitet www. gu. se

Databas www. gu. se

FP 7 projekttyper 1. Collaborative Projects (CP) 2. Network of Excellence (No. E) 3. Coordination and support action (CSA) 4. Marie Curie (MC) 5. OBS! Olika Form C för olika projekt! www. gu. se

EC bidrag Projekttyp Aktivitet Overhead EC bidrag Collaborative project and Network of Excellence Forskning Demonstration Andra aktiviteter (dissemination, coordination, intellectual properties, promotion) 60% 60% 75% 50% 100% Coordination and Support Action Support (stöd) 7% 100% ERC Forskning 20% 100% Marie Curie Forskning 10% 100% www. gu. se

Overhead (Indirect costs) www. gu. se

Förändringar i terminologi FP 6 FP 7 Financial Guidelines Financial Rules Contract Grant Agreement Contractor Beneficiary Audit Certificate on Financial Statement Necessary costs Costs used solely to achieve Project Objectives www. gu. se

Konsekvenser av förändringarna + - Kostnader för fast anställd personal är godkända Högre förskottbetalning och interim betalningar Förskottsbetalning + interim betalningar högst 85% Certificate of Financial Statement bara om EC bidraget överstiger 375000 Euro Budget kan omfördelas mellan olika aktiviteter och deltagare CSA overhead bara 7% FORCE (web based editor for Form C) Rapporteringstid 60 dagar www. gu. se

Vad kollar vi? • Att kostnaderna för varje aktivitet i Financial Statement är berättigade till EC bidrag • Att inga ej berättigade kostnader är med • Transparens/spårbarhet • Att regelverket har följts www. gu. se

Godkända kostnader • faktiska • projektets kostnader • kostnaderna är från projektperioden (undantag: kostnaderna i samband med slutredovisningen) • i enlighet med GU: s normala regler och praxis • använt för att nå projektets resultat/mål • bokförda • är med i den totala budgeten www. gu. se

Ej godkända kostnader • skatter och tullavgifter • räntekostnader • reservations för ev. kommande förluster eller kostnader • valutadiffar • kostnader för andra projekt • skulder eller förseningsavgifter • onödiga “lyx”-kostnader www. gu. se

Spårbarhet Financial Statement (Form C) B A Sammanställningar (uträkningsfil) A Brygga måste finnas B Huvudbok www. gu. se

Spårbarhet Arbetsledningsbeslut/Förordnande Tidrapporter Lönebetalningar www. gu. se

Regelverk • Avtalet med EC (Grant Agreement) inkl. alla bilagor • Ekonomihandboken • Regler för upphandling www. gu. se

Viktiga interna dokument • Prefektintyg Innan en ansökan skickas in ska prefekten godkänna projektet och de ekonomiska risker och det medfinansieringsbehov som projektet kan medföra för institutionen. • Anhållan om förvaltning Ska skickas in så snart avtalet är underskrivet (blankett + kopia på avtalet + budget) • Forskarintyg Alla som bidrar till EU-projektets resultat oavsett om lönen finansieras av EU- eller andra medel • Arbetsledningsbeslut För samtliga som får sin lön helt eller delvis betald av EU-medel. Prefekt eller projektledare samt arbetstagaren ska skriva under beslutet innan arbetstagaren börjar arbeta inom projektet www. gu. se

Personalkostnader • • • också fast anställd personal lön och sociala avgifter enligt GU: s normala regler (ex. sjukskrivning, föräldraledighet) bara de timmar som arbete för projektet utförts pålitlig tidredovisning om kostnader för teknisk/administrativ personal ingår i indirekta kostnader, de kan inte tas med som direkta kostnader www. gu. se

Konsult eller ”In-house consult” • Som vanliga personalkostnader • Som Subcontractor (underleverantör) (OBS! inga overhead) • Som partner i projektet www. gu. se

Betalningarna • En förskottsbetalning - till koordinator under 45 dagar efter det att avtalet har blivit giltigt ( of the entry into force of the GA) - koordinator betalar till andra partners efter det att de skrivit under of Form A - om flera än 2 rapporteringsperioder: 160% av det genomsnittliga EC bidraget per rapporteringsperiod - 1 eller 2 rapporteringsperioder : 60 -80 % av det totala EC bidraget - 5% av det totala EC bidraget till en garantifond, som är en del av förskottsbetalningen - ränta förskottsbetalningen dras av från det totala EC bidraget - förskottsbetalning kan inte vara över 90% av det totala EC bidraget • Interim betalningar - motsvarar godkända kostnader för rapporterad period - förskottsbetalning + interim betalningar kan inte vara över 90% av det totala EC bidraget - koordinator får betalningen inom 105 dagar efter det att periodens rapport har lämnats in till EC • Slutbetalning - efter godkändandet av slutrapporten - kvarstående 10% av det totala EC bidraget - garantifondspengarna (5%) betalas tillbaka I samband med slutbetalningen www. gu. se

Eurokurs • Den dag då faktiska kostnader har utbetalts eller • Första vardagen efter rapporteringsperiodens slut http: //www. ecb. int/stats/exchange/eurofxref/html/eurofxref-graphsek. en. html#4 www. gu. se

Förberedelser för the Financial Statement under rapporteringsperioden Fyll i uträkningsfilen löpande! Förbered pärmen! Pärmförsättsblad: Göteborgs universitet, redovisnin av EU-projekt Projekt: Kontraktsnummer: Program: Projekttyp: GU koordinerar: Löptid: Ansvarig forskare: Ekonomiadministratör: Kontaktperson på Forskningsservice: www. gu. se

Pärmens innehåll (forts. ) 1. Kontrakt med EU (Core contract) + information om projektets syfte/mål (kort sammanfattning) 2. Financial Statement (Form C) + uträkningar 3. Budget, kreditavier för betalningarna, ev. officiell korrespondens om t. ex. godkända kostnader 4. Resultaträkning 5. Transaktionslistor (omkonteringar och korrigeringar: verifikationer och tydliga förklaringar 6. Leverantörsfakturakopior (exkl. resor) 7. Kundfakturor 8. Subcontracting 9. Personal (förordnande, arbetsledningsbeslut, tidredovisning, lönekostnadsdetaljer + ev. omkonteringar: verifikationer och förklaringar 10. Resor (fakturor, reseräkningar, agenda/program, inbjudan till konferens eller liknande underlag där ändamålet med resan framgår) www. gu. se

I rapporteringsperiodens slut • Fyll i/komplettera uträkningsfilen • Fyll i Financial Statement i FORCE • Pärm till revisorn (Ernst & Young AB) för granskning om EC-bidraget överstiger 375. 000 Euro • Underskrivet Form C samt ev. Certificate on the Financial Statement (CFS) till koordinatorn • EC ska ha CFS och Form C inom 60 dagar efter redovisningsperiodens slut www. gu. se

Ekonomisk rapportering Faktiska kostnader redovisas i efterhand Rapportering sker alltid i euro! Lönedelarna (living-mobility, travel, career allowance: A-B-C) skall redovisas exakt! EU kräver att forskaren får sina schablonbelopp utbetalda till 100% och kontrollerar detta noggrant. Dvs en reglering måste senast göras i samband med slutredovisning. Övriga kostnader är takbelopp. Redovisas elektroniskt via SESAM: http: //webgate. ec. europa. eu/sesam www. gu. se

Form C - Model of Financial Statement (to be filled in by each beneficiary ) Project nr 212214 Project Acronym Funding scheme Combination of CP and CPA CESSDA-PPP Period from 01/01/2008 To Is this an adjustment to a previous statement? 31/12/2008 NO Legal Name University of Gothenburg Organisation short Name UGOT Funding % for RTD activities (A) Beneficiary nr 75% 18 If flat rate for indirect costs, specify % 60% 1 - Declaration of eligible costs/lump sum/flate-rate/scale of unit (in €) Type of Activity Demonstration (B) RTD (A) Management (C) TOTAL (A+B+C+D) Support (D) Personnel costs 0 Subcontracting 0 Other direct costs 0 Indirect costs 0 Lump sums/flat-rate/scale of unit declared 0 Total 0 0 0 www. gu. se

Adressuppgifter till Ernst&Young AB www. gu. se

People - Marie Curie • • • projekt inom alla vetenskapsområden Projekt för ökad mobilitet bland forskare (doktorander, post. doc, seniora forskare) Möjligt söka från alla fakulteter Forskare anställs från 3 månader – 3 år Projekttiden max. 4 år Nätverksprojekt och enskilda post. doc. -tjänster GU i dagsläget: • FP 6: 14 projekt, mellan 1 -12 st Marie Curie - forskare i varje projekt. • FP 7: 9 godkända projekt hittills www. gu. se

A B C Pengar för anställd forskare A-B-C = lön Pengar till ”host. organisation”, dvs inst. vid GU Alla belopp A-B-C är inklusive sociala avgifter (LOP) och skatt! Institutionen måste betala det exakta beloppet enligt ”Marie Curie rates” eller mer. www. gu. se

Lön och lönetillägg Ersättning till anställd Marie Curie-forskare består av fyra olika delar, alla fastställs genom schablonbelopp av Europeiska Kommissionen. På samtliga lönedelar gäller (i dagsläget) vanlig svensk skattelagstiftning och ordinarie löneavgifterna (LOP) dras, inklusive semestertillägg. A Monthly Living Allowance (lön) Månadslön, beror på forskarens erfarenhet. lönekonto 4025 Mobility Allowance (utlandstillägg) Månadsvis ersättning för extra omkostnader som uppkommer vid utlandsvistelse, bidragets storlek beror på familjesituation. lönekonto 40252 B Travel Allowance (ersättning för resor till och från hemlandet) Ersättning som baseras på avståndet till hemlandet. Betalas med den första lönen, om anställningen 13 -24 månader ges två resebidrag och den andra utbetalningen sker med lönen i den 13 e månaden etc. lönekonto 40251 D Career Exploratory Allowance (medel för karriärutveckling) Utbetalas i månad 13 som klumpsumma för de flesta MC forskare anställda längre än 12 månader. lönekonto 40253 www. gu. se

Löneberäkning www. gu. se

Agreement - avtal med forskaren Avtal skrivs mellan GU och forskaren utifrån EUs löneschablonen (förbereds av forskningsservice). Alla belopp inkluderar LOP och skatter www. gu. se

Ekonomisk rapportering Faktiska kostnader redovisas i efterhand Rapportering sker alltid i euro! Lönedelarna (living-mobility, travel, career allowance: A-B-C) skall redovisas exakt! EU kräver att forskaren får sina schablonbelopp utbetalda till 100% och kontrollerar detta noggrant. Dvs en reglering måste senast göras i samband med slutredovisning. Övriga kostnader är takbelopp. Redovisas elektroniskt via SESAM: http: //webgate. ec. europa. eu/sesam www. gu. se

Projektstöd för FP 7 • http: //www. gu. se/forskninginnovation/forskningsservice /EU-finansiering/FP 7_projektrutiner/ www. gu. se