Формы и средства электронного документооборота на предприятии. Выполнил: Касимов Павел 2 курс, МО-11
— движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Документооборот
— система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационнокоммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
Применение любого носителя информации определяется: Стоимость хранения информации -прямо пропорциональна количеству документов и стоимости хранения одного документа. Очень часто приводится не для одной страницы документа, что было бы очевидно для бумажных документов, а к одному мегабайту хранимой информации. Стоимость (время) поиска необходимой информации -определяется системой индексации документов. В том случае если система индексации отсутствует, то скорость поиска также прямо пропорциональна количеству хранимых документов. Стоимость коллективного использования информации - определяет количество копий документа, необходимых для коллективного использования при одновременном доступе.
Масштабируемость-желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Распределенность-архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок Общие требования к системе электронного документооборота.
Модульность-вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой. Открытость - система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами
электронного документооборота 1. Универсальные «коробочные» СЭДО: стандартный набор функций; невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации; низкие временные затраты на приобретение и установку; относительно низкая стоимость; необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.
2. Индивидуально разрабатываемые СЭДО: максимально персонифицированная система; большие временные затраты; высокая стоимость разработки; сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
3. Комбинированные СЭДО: базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули; полное соответствие нуждам предприятия; небольшие временные затраты на разработку и внедрение; стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа; передача заказчику прав на продукт; простота освоения и использования; удобный интерфейс; взаимодействие с существующими офисными приложениями.
Системы ЭУД, ориентированные на бизнеспроцессы (Business-process EDM): Documentum, File. Net, Hummingbird. Корпоративные системы ЭУД: Lotus, дополнения к Novell Group. Wise, Opent Text, Keyfile Corp. Системы управления контентом: Adobe, Excalibur Системы управления информацией (порталы): Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus. Категории технологий ЭУД с примерами Системы управления потоками работ: Lotus наиболее известных поставщиков и (Domino/Notes и Domino Worflow), Jetform, продуктов в каждом классе : File. Net, Action Technologies, Staffware
Системы ЭУД, ориентированные на бизнес -процессы предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Корпоративные системы ЭУД обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования.
Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet. Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме. Системы управления потоками работ обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации.
Современные программные средства электронного документооборота «ДЕЛО» – это программная система, позволяющая создать в организации полноценный электронный документооборот и одновременно автоматизировать работу с бумажными документами. Система ЕВФРАТ - позволяет осуществлять регистрацию, хранение и мгновенный поиск документов в единой базе данных; организовывать контроль исполнения поручений; формировать различные журналы и отчеты. Lan. Docs предназначена для построения автоматизированных систем документационного обеспечения управления на предприятиях различного масштаба и специализации.
DIRECTUM – корпоративная система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Nau. Doc-лидер среди российских систем своего класса: низкая стоимость приобретения и сопровождения системы по сравнению с аналогичными решениями; простота установки, настройки, развертывания, обновления и поддержки; работоспособность системы на любых операционных системах: Windows, Linux, Free. BSD, Sun Solaris, Mac OS и др. ; Docs. Vision обеспечивает тесную интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации.
Скачать презентацию Формы и средства электронного документооборота на предприятии Выполнил
2prezentatsia_po_inform_ob.pptx