Форма делового письма на английском языке Цели

Форма делового письма на английском языке

Цели: o o Передать необходимую информацию. Создать соответствующий образ автора письма, а следовательно, и компании, от лица которой он выступает.

Типы деловых писем 1. 2. 3. 4. 5. Письмо-Заявление – Application Letter Письмо-Коммерческое предложение – Commercial Offer Письмо-Жалоба – Letter of Complaint Письмо-Запрос – Enquiry Letter Письмо-Ответ – Reply (Quotation)

Группы писем письма, представляющие собой предложения о продаже товаров или услуг (сюда относятся предложения о сотрудничестве, оптовая и розничная продажа, заявления о приеме на работу) o письма о покупке товаров или услуг (запрос на товары или услуги, заказ товара или услуг, запрос цен по прайс-листу) o остальные виды писем являются производными от выше упомянутых (письма-жалобы, напоминание об оплате счетов, подтверждение бронирования места в гостинице, объяснение причин задержки и т. д. ) o

Общие правила делового письма 1. 2. Лаконичность и информативность Объем – не более 1 страницы

Основные реквизиты делового письма 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Компания и адрес отправителя – Sender`s address Имя, должность, компания, адрес получателя – Addressee`s name, title, company, address Исходящий номер адресата и отправителя – Your ref/Our ref. Дата – Date Обращение – Salutation (Dear. . . ) Тема письма – Subject Содержание письма – Letter Content (Body of the Letter) Окончание – Complimentary close (Yours. . . ) Подпись – Signature Имя и должность отправителя – Sender`s name and title Вложение/приложение – Enclosure

2. Addressee’s Name Addressee’s Title Addressee’s Company Addressee’s Address 1. Sender’s Company Sender’s Address 3. Your ref: Our ref: 4. Date Пример расположения реквизитов делового письма 5. Salutation 6. Subject 7. Body of the Letter 8. Complimentary close 9. Signature 10. Sender’s Name Sender’s Title 11. Enclosure

1. Sender`s Company – Компания отправителя Sender`s Address – Адрес компании Brenner Records, Ltd 57 Leningradsky prospect, 119 487 Moscow Russia Tel. : (095)246 17 30 Fax: (095) 245 35 28 brenner@mail. cnt. ru

2. Addressee`s Name – Имя адресата Addressee`s Title – Должность адресата Addressee`s Company – Компания адресата Addressee`s Address - Адрес адресата Mr. Daivd Patricks Sales Manager Soundsonic Ltd. 54 Oxford Road London SE 23 1 JF UK Mr. Mark Diamond Financial Director Visteria Ltd. P. O. Box 82 Brighton BN 15 JF England

3. Your ref: Исходящие адресата Our ref: Исходные отправителя

4. Date: Дата В Великобритании пишут день, месяц, год 26 April, 2009 В США указывают сначала месяц, за ним следует день, а затем год April 26, 2009

5. Salutation (Dear. . . )– Обращение Если Вы знаете имя Вашего адресата, Вы пишете: Dear Mr. Patricks Обратите внимание, что пишется только фамилия, без указания имени: Mr. Patricks, Ms Winston, Mrs Levy

Обратите внимание! Разница в написании приветствия Английский Dear Sir, Dear Madam, Dear Mrs Smith, Dear Sirs, Американский Dear Sir: Dear Madam: Dear Mrs Smith: Dear Sirs:

Dear Mr – обращение к мужчине (for any man) Dear Ms – обращение к женщине (for any woman) Dear Mrs – обращение к замужней женщине (for a married woman) Dear Miss – обращение к незамужней женщине (for a single/unmarried woman) Dear Ms – нейтральное обращение к даме, семейное положение которой вам не известно

Если Вы не знаете имя адресата, то Ваше обращение будет следующим: Dear Sir – по отношению к мужчине (for a man) Dear Madam - по отношению к женщине (for a woman)

Если Вы знаете лишь должность и не знаете пол адресата, Вы пишете: Dear Sales Manager

Если Вы обращаетесь не к конкретному адресату, а к компании, Ваше обращение будет звучать так: Dear Sirs

Только в случае, если адресат – Ваш друг или хороший знакомый по бизнесу, вы можете обратиться: Dear David или Dear Helen

6. Subject – Тема Этот реквизит информирует о содержании письма. Это может быть, например, Счет-фактура – Invoice 265 или Заказ и его номер Order 439

7. Body of the Letter – Содержание письма Эта часть письма начинается: a) с просьбы или указания причин написания письма – The reason for writing; b) с благодарности – в случае, если вы отвечаете на письмо.

Например: 1. 2. 3. 4. 5. 6. We are writing to enquire about. . . – Мы хотели бы поинтересоваться… We are writing to confirm your order. . . / our appointment – Мы хотели бы подтвердить Ваш заказ (условленную встречу)… We are writing in connection with. . . – Мы обращаемся к Вам в связи с… We are writing to introduce our company – Мы хотели бы представить Вам нашу компанию. We are interested in. . . – Нас интересует… We would like to know. . . – Мы хотели бы знать…

Если же Вы хотите выразить благодарность за оказанное Вам внимание, письмо или телефонный звонок, используйте варианты: Thank you for your letter of (date) We have received your letter of (date) Thank you for you telephone call asking if. . . enquiring about enclosing concerning

Деловое письмо заканчивается прямым указанием на то, каких действий вы ожидаете от адресата и подводит итог содержанию письма. I look forward to receiving your reply/products/ order/etc. С нетерпением ждем Вашего ответа/товары/ заказ и т. д. I look forward to hearing from you. C нетерпением ждем Ваш ответ.

Если вы сообщаете определенную информацию, закончите письмо следующим образом: I hope that this information will help you. Надеюсь, что информация, изложенная в письме поможет Вам в дальнейшем. Please contact me if you need any further questions. Если у Вас будут вопросы, пожалуйста, пишите. Please feel free to contact me if you have any further information. Пожалуйста, рассчитывайте на нас, если Вам понадобится более подробная информация. Please let me know if you need any further information. Если в дальнейшем Вам понадобится более подробная информация, пишите (дайте нам знать).

8. Complimentary Close – Окончание зависит от приветствия; если приветствие не было обращено к конкретному лицу, то письмо заканчивается словами: Yours faithfully, что означает – Искренне Ваш. Dear Sir Dear Madam Dear Sir or Madam Yours faithfully

Если Вы в начале письма обращаетесь к адресату по имени, то закончить письмо нужно словами Yours Sincerely Dear Mr Smith Dear Ms Levy Dear Mrs Cheng Yours Sincerely

Обращение к товарищу или хорошему знакомому по бизнесу заканчивается словами Best wishes – с наилучшими пожеланиями Dear David Dear Helen Best wishes

9. Signature – Подпись

10. Sender`s Name – Имя отправителя Sender`s Title – Должность отправителя За подписью следуют полное имя, фамилия и должность автора письма.

11. Enclosure – Вложение/Приложение Это значит, что в письмо вложены дополнительные материалы. Встречаются три варианта написания: § Encl. § Encis.

Если вы хотите указать какое конкретно приложение следует к письму, то строчка выглядит так: Encl: Curriculum Vitae (персональные данные) Encl: Catalogue

Пример письма на английском языке Lingua Services Galactic Ltd 69 Milk Street, LONDON SW 7 6 AW, UK Tel. : +44 20 765 4321 Email: info@linguaservicesgalactic. com Ms Andrea Patrics Dreamtime Movies Universal Ltd 54 Oxford Road Skagnes SK 3 4 RG 26 April, 2009 Dear Ms Patrics, Translation Services & Fees Thank you for you letter of 22 January enquiring about our translation services. Lingua Services Galactic offer a full range of translation services to help you in the development of sales literature and web sites. I have pleasure in enclosing our latest brochures and price list from which you can see that our prices are highly competitive. I look forward to calling you in a few days. Yours sincerely, James Brown James T Brown Sales Manager Enc. : 3

Выберите правильный ответ: 1. В Великобритании дата 9. 11. 09 означает a) 9 ноября 2009 г b) 11 сентября 2009 г c) 10 ноября 2009 г 2. Если Вы пишете письмо г-ну Peter Wood, вы начинаете письмо: a) Dear Mr Peter Wood b) Dear Mr Wood c) Dear Mr Peter

3. Если вы не знаете, что ваш адресат замужем или нет, то вы используете термин: a) Dear Mrs b) Dear Miss c) Dear Ms 4. Если вы обращаетесь к компании, ваше обращение будет: a) Dear Sales Manager b) Dear Sirs c) Dear Ms

5. 6. Если вы начинаете письмо с обращения Dear Sales Manager, вы заканчиваете его: a) Best wishes b) Yours sincerely c) Yours faithfully Если вы начинаете письмо с обращения Dear Helen, вы заканчиваете его словами: a) Yours faithfully b) Best wishes c) Yours sincerely

7. Имя и должность отправителя следуют после: a) Подписи b) Окончания c) Содержания письма

Правильные ответы: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. - a - b - с - b - a

Расставьте части письма в нужном порядке. Не забудьте поставить подпись. o o 1 You: Jane Murrey, Travel agent Date: 12. 9. 2009 Your address: Western Travel Agency 12, The Crescent, Brighton, BR 3 5 YT Tel. : 01219 -84436 Fax: 01219 -97760 Their address: Blacks computers, 7, White Blvd, Bristol o o 2 Their address: Ms R. Bloggs, Sales Manager, Office Furnishings, 907 3 rd Ave, New York Your address: 123 Smolensky Blvd, 119 357 Moscow You: Maria A. Smirnova, Purchasing Supervisor Date: 23. 10. 2009

Проверьте себя 1 вариант Blacks computers 7 White Blvd Bristol Western Travel Agency 12 The Crescent BR 3 5 YT Brighton Tel. : 01219 -84436 Fax: 01219 -97760 12 September, 2009 Dear Sirs, хххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх Jane Murrey, Travel agent

Проверьте себя 2 вариант 123 Smolensky Blvd, 119 357 Moscow Ms R. Bloggs Sales Manager Office Furnishings 907 3 rd Ave New York 23 October, 2009 Dear Ms R. Bloggs, хххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх Maria Smirnova Maria A. Smirnova, Purchasing Supervisor

Заполните письма, используя данные фразы: 1. 2. 3. 4. I am writing in connection with Please could you Please find enclosed Thank you for your letter of Закончите письма, добавив заключительные слова вежливости: o «faithfully» , o «sincerely» , o «best wishes»

Личная переписка

Структура письма 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Адрес отправителя (повторяющий адрес на конверте). Дата написания письма. Приветствие или обращение. Текст письма, разделенный на абзацы. Заключительная форма вежливости. Подпись. Адрес на конверте.

Адрес отправителя. Дата. Адрес располагается в правом верхнем углу страницы и содержит: o номер дома отправителя, o название улицы, o город, штат (если письмо отправлено из США) o страна.

Адрес отправителя. Дата. Сокращения в адресе не используются, за исключением названия штатов (в США). Дату пишут под адресом строкой ниже. 258 Park Avenue New York, 23, N. Y. USA October 4, 2009

Приветствие или обращение Обычно пишется на левой стороне листа, после него ставится запятая. Приветствие зависит от отношений. Formal English American Dear Mr. Brown My dear Mr. Brown Dear Mrs. Smith My dear Mrs. Smith Informal Dear John, Dear Mary To close My dear Jane Dear Jane friends My dear Miss Brook Dear Miss Brook

Текст письма Каждую новую мысль следует начинать с абзаца. Не принято употреблять сокращенные формы, например: I`m вместо I am, Haven`t вместо have not I`ll вместо I will и т. д.

Заключительная формула вежливости Зависит от общего тона письма и отношений с адресатом. Первое слово всегда пишется с заглавной буквы, в конце фразы ставится запятая. Дружеская переписка Sincerely yours, Sincerely, Always sincerely yours, Yours, Переписка с близкими родственниками и друзьями Yours affectionately, Affectionately, Lovingly yours, Always yours, Love, As ever,

Подпись Ставится на один интервал ниже и чуть вправо от начала заключительной формулы вежливости. Всегда ставится ручкой и должна быть разборчива Yours very sincerely, Always yours, James Corbold Dick Sincerely yours, Sincerely, Robert Anderson (Miss) Agnes Jones

Образец письма Heading (Заголовок бланка) 186 Laring Avenue Buffalo, New York July 16, 2009 Salutation (Приветствие или обращение) Dear Kate, We were glad when the postman left us your letter today. Although you have been away only three days, it seems like thirty. Body of the letter My parents and I are pleased that (Текст письма) you are having a good time and complete rest. Bob was over for supper last night. He Complimentary close has had a course in camp cooking and (Заключительная grilled a steak for us. формула Bob says that he will write you a letter вежливости) tomorrow. Have a good time. Signature (Подпись) Lovingly yours, Ruth

Адрес на конверте Адрес и фамилия отправителя указываются в левом верхнем углу конверта или на оборотной стороне. Фамилия и адрес получателя пишутся в нижней половине лицевой стороны конверта. A. B. Aims 213 Summit Avenue Cleveland 6, Ohio Stamp Dr. and Mrs. Calvin Jones 1144 Morningside Drive New York 49 New York

Рекомендации, которых следует придерживаться в дружеской переписке 1. 2. 3. 4. 5. 6. Проявляйте уважение к вашему корреспонденту. Письмо должно быть содержательным и интересным. Первый абзац письма определяет его настрой в целом. Лучшим стилем дружеского письма будет неформальная разговорная форма общения. Пишите четким и разборчивым почерком. Заканчивайте письмо на благожелательной ноте.

И еще несколько советов… o o o Не злоупотребляйте местоимением «я» . Не пишите о ваших неприятностях, или упоминайте о них с юмором. Не сообщайте в письме каких-либо секретов или слухов. Не обременяйте письмо постскриптумами. Не откладывайте ответ на несколько дней, особенно, когда собеседник старше вас по возрасту или выше по общественному положению.

Спасибо за внимание!