ФГБОУ ВПО «Ом. ГАУ им. П. А. Столыпина»

Зарегистрируйтесь, чтобы просмотреть полный документ!

ФГБОУ ВПО «Ом. ГАУ им. П. А. Столыпина» Институт экономики и финансов Лекция 2. Система информационного обеспечения и коммуникации в управлении Доцент, к. э. н. l Асташова Екатерина Анатольевна l

Система информационного обеспечения и коммуникации в управлении 1. Сущность информации и ее роль в управлении. 2. Уровни информационного обеспечения. 3. Понятие коммуникаций, их система, виды и особенности. 4. Основные этапы и элементы коммуникационного процесса. 5. Барьеры коммуникационных процессов. Пути совершенствования коммуникаций.

1. Сущность информации и ее роль в управлении Информация – сообщение, которое позволяет устранить неопределенность знаний пользователя о состоянии объекта в течении событий и развития системы. Управленческая информация являющиеся объектом преобразования. хранения, – сведения, передачи и В процессе управления информация является объектом и предметом труда.

Классификация информации Группировочный признак 1. По содержанию Виды информации политическая; директивная; правовая; научнотехническая; экономическая; плановая; административная; нормативно-справочная; учетно-бухгалтерская; статистическая 2. По направлению движения входящая; исходящая 3. По характеру фиксации фиксированная; нефиксированная 4. По способу фиксации документированная; звуковая; аудиовизуальная 5. По отношению к субъекту управления внешняя; внутренняя 6. По степени обработки первичная, производная, итоговая 7. По степени постоянства постоянна, переменная 8. По форме представления буквенная, цифровая, кодированная 9. По возможности обработки поддающаяся; не поддающаяся 10. По насыщенности достаточная; недостаточная; избыточная 11. По правдивости достоверная; недостоверная

Информация должна отвечать следующим требованиям: 1. полнота и новизна информации: объем и содержание должны быть достаточными для принятия решений; 2. достоверность, точность и объективность поступающей информации: определяется надежностью источников, объективностью и правдивостью передачи; 3. оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений: исключение повторяемости и дублирования информации; 4. своевременность и оперативность: связаны с явлением старения информации и потерей ее ценности; 5. однозначность и доступность информации: состоит в том, что она поступает и накапливается в таком виде, чтобы ее можно было быстро и легко воспринимать и использовать в управлении.

2. Уровни информационного обеспечения Внутрихозяйственная система информации выполняет следующие функции: - определение характера и содержания необходимой руководителю информации для оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью предприятия; - определение потребности в технических средствах предприятия в целом и каждого руководителя для обеспечения их необходимой информацией; - централизованное планирование затрат на приобретение и аренду технических средств; - обеспечение высокого уровня сбора, хранения и представления информации; - разработка программных средств.

Используемая информация в зависимости от уровня управления Уровень управления стратегический подразделения оперативный Используемая информация внешняя и внутренняя – для оперативного планирования и прогнозирования деятельности предприятия. внешняя и внутренняя –для руководства деятельностью подразделений предприятия и контроля внутренняя – для планирования, осуществления повседневной производственной деятельности и контроля

Информационная система предприятия совокупность информационных процессов, которая включает в себя информацию, способы и средства, обеспечивающие ее сбор, передачу, накопление, обработку, хранение, представление и использование. Информационные системы бывают двух видов: 1. Простые: обеспечивают передачу информации от места ее возникновения к управляющему лицу без переработки. 2. Сложные: в системе существуют параллельные потоки первичной информации от места ее возникновения. Основная задача информационных систем – поддержка принятия решений и управление потоками входящей и исходящей информации.

3. Понятие коммуникаций, их система, виды и особенности Коммуникации – процесс, связанный с межличностным и организационным общением при передаче информации как внутри организации, так и с внешней средой.

Виды коммуникаций Коммуникации Внутренние Внешние Вертикальные По восходящей Горизонтальные По нисходящей Между руководителем и группой Между подразделениями Между руководителем и подчиненным

Виды коммуникаций: - внешние – коммуникации между организацией и ее окружением. - внутренние – это передача информации между подразделениями предприятия. Вертикальные коммуникации: - по нисходящей, то есть с высших уровней на низшие. - по восходящей, то есть снизу вверх.

Горизонтальные коммуникации: - между руководителем и подчиненным. Связаны с прояснением задач, установлением обязанностей, обеспечение вовлеченности в решение задач отдела; - между руководителем и его рабочей группой. Каждый работник подразделения имеет возможность высказать свое мнение о задачах и приоритетах отдела, о предстоящих изменениях и возможностях их последствий; - между подразделениями. Обмен информацией осуществляется для координации задач и действий.

4. Основные этапы и элементы коммуникационного процесса Коммуникационный процесс – процесс обмена информацией между двумя и более людьми. Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена. В процессе обмена информацией выделяют элементы: ü отправитель – лицо, которое генерирует идеи, собирает информацию и передает ее; ü сообщение – информация, закодированная с помощью символов; ü канал – средство передачи информации; ü получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят взаимосвязанные этапы: 1. зарождение идеи – отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена; 2. кодирование и выбор канала – отправитель с помощью символов кодирует идею, используя слова, интонацию, жесты. Далее выбирается канал передачи информации. ; 3. передача информации – отправитель использует каналы для доставки сообщения получателю; 4. декодирование – перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют такое же значение для получателя, последний будет знать, что имел в виду отправитель. Если реакция на идеи не требуется, процесс обмена информацией на этом завершается. Результат коммуникации — это изменения в поведении получателя информации, которые происходят вследствие передачи сообщения.

5. Барьеры коммуникационных процессов. Пути совершенствования коммуникаций К преградам организационных коммуникаций относят: 1. искажение сообщения, когда информация движется в организации вверх и вниз. Оно может быть вызвано следующими причинами: - затруднение межличностных контактов. Менеджер модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла было в его интересах; - фильтрация с одного уровня на другой направляется только та информация, которые касаются данного руководителя, а другая не передается; - несовпадение статусов уровней организации. Руководитель высшего звена обладает более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать его только положительно воспринимаемой информацией.

2. информационные перегрузки. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему важной; 3. неудовлетворительная организационная структура. Если структура организации продумана плохо, то это вызывает дублирование функций, задач и полномочий, что приводит к параллельным потокам информации, ее искажению и замедлению движения.

Способы совершенствования организационных коммуникаций регулирование информационных потоков. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную сторону своих информационных потребностей. - управленческие действия. Планирование, реализация, контроль формируют возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена. - система обратной связи. Заключается в перемещении людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. - система сбора предложений - разработана с целью облегчения поступления информации наверх. - совершенствование информационных технологий, т. е. использование персональных компьютеров, электронной почты и т. д.

К преградам межличностных коммуникаций относят: 1. Психологические различия в восприятии. Люди интерпретируют одну информацию по-разному в зависимости от образования, жизненного опыта, круга интересов и т. д. . 2. Семантические барьеры слова-символы, используемые для кодирования информации, могут иметь разные значения для людей в зависимости от профессии, социального статуса, должности и т. д. . 3. Невербальные преграды способны существенно исказить смысл передаваемого сообщения и создавать дополнительные проблемы в общении. 4. Плохая обратная связь. 5. Неумение слушать.

Совершенствование межличностных коммуникаций - Прояснение идеи перед началом передачи. - Восприимчивость к потенциальным семантическим барьерам. - Соблюдение правил языка, собственных поз, жестов и интонации. - Излучение симпатии и открытости. - Иметь представление о преградах на пути обмена информацией и методов совершенствования такого обмена. - Обязательное установление обратной связи.

Скачать презентацию ФГБОУ ВПО «Ом. ГАУ им. П. А. Столыпина»

Лекция 2 (Информация).ppt

Количество слайдов: 19