Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом

Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» 1 Стандартизация - деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Принципы стандартизации (ст. 12): добровольность применения документов по стандартизации; максимальный учет законных интересов заинтересованных лиц; применение международного стандарта как основы разработки национального стандарта; недопустимость создания препятствий производству и обращению продукции, выполнению работ и услуг в большей степени, чем это минимально необходимо для выполнения целей стандартизации; недопустимость установления положений, противоречащих техническим регламентам; обеспечение условий для единообразного применения стандартов.

Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» 2 К документам в области стандартизации, используемым на территории Российской Федерации, относятся: национальные стандарты; правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации; применяемые в установленном порядке классификации, ОКТЭСИ; стандарты организаций; своды правил; международные стандарты, региональные стандарты ( своды правил), стандарты (своды правил) иностранных государств, зарегистрированные в Федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов; надлежащим образом заверенные переводы на русский язык международных стандартов, региональных стандартов (сводов правил), стандартов (сводов правил) иностранных государств, принятые на учет национальным органом Российской Федерации по стандартизации.

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Ростехрегулирование) – национальный орган по стандартизации: 3 утверждает национальные стандарты; принимает программу разработки национальных стандартов; организует экспертизу проектов национальных стандартов; осуществляет учет документов в области стандартизации в Федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов; создает технические комитеты по стандартизации, утверждает положение о них и координирует их деятельность; организует официальное опубликование и распространение национальных стандартов, ОКТЭСИ, правил стандартизации, норм и рекомендаций в области стандартизации в печатном издании и в электронно-цифровой форме; участвует в разработке международных стандартов и обеспечивает учет интересов Российской Федерации при их принятии; представляет Российскую Федерацию в международных организациях, осуществляющих деятельность в области стандартизации и др.

Национальные стандарты Российской Федерации в сфере управления документами 4 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»; ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов». ГОСТ Р ИСО 23310-2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов».

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 5 Стандарт идентичен стандарту ISO 15489-1:2001. Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего использования. Положения стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам. ISO 15489-1-2001. Information and documentation. Records management. General ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ССИБИД. Управление документами. Общие требования

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 6 Стандарт: содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций; содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001; содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами. Стандарт не распространяется на управление архивными документами, хранящимися в архивных учреждениях.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Термины и определения 7 Документ (record): Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Управление документами (records management): Совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций. Система управления документами (records system): Информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним. Метаданные (metadata): Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими. _______________________________________ Информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств ( ФЗ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Политика управления документами 8 Организация, стремящаяся к соблюдению требований стандарта, должна принять, документально фиксировать, поддерживать и распространять политику управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержка системы управления аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение установленного (необходимого) периода времени. Организации должны обеспечивать информирование о проводимой политике и ее применение на всех организационных уровнях. Политика управления документами должна быть: одобрена на высшем уровне принятия управленческих решений; распространена во всей организации; регулярно пересматриваться; распределена между всеми сотрудниками организации; отражена в должностных инструкциях и иных нормативных документах организации.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Ответственность за управление документами 9 Ответственность распределяется между: Специалистами в области управления документами; Руководством; Администраторами системы управления документами; Сотрудниками организации.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Требования к документам 10 Документ должен быть: аутентичным; достоверным; целостным; пригодным для использования. Документ должен быть постоянно связан с метаданными, при этом: а) структура документа, его формат и взаимосвязи между составляющими документ элементами, должны оставаться неизменными; б) в метаданных о документе должен быть отражен контекст его создания, получения и использования документа (в том числе процесс деловой деятельности, частью которого является данная операция, дата и время данной операции и ее участники); в) в метаданных о документе должны быть представлены связи между отдельными документами, составляющими в совокупности единый комплекс документов.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Требования к документам 11 Организации должны разрабатывать: - перечни документов для каждого процесса деловой деятельности и требования к информации, подлежащей включению в документы; - форму и структуру создаваемых и включаемых в систему документов; - требования к составу метаданных, их структуре и управлению ими. Правила создания документов и метаданных о документах и их включения в систему управления документами должны быть инкорпорированы в процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется доказательство осуществления действий.