Ежегодная конференция «Осенний документооборот – 2007» Архивное хранение юридически значимых электронных документов Проблемы и решения Андрей Шаров «Электронные Офисные Системы» 2007
Долгосрочное хранение электронного документа • Возможность долгосрочного хранения реквизитов электронных документов • Неизменность реквизитного состава и значений реквизитов электронного документа в процессе хранения • Сохранение юридической значимости электронной цифровой подписи документа в процессе долгосрочного хранения X
Проблемы сохранения ЭЦП при долгосрочном хранении электронного документа • Срок действия сертификата электронной цифровой подписи ограничен • Средства и форматы электронной цифровой подписи подвержены техническому устареванию • Возможны законодательные изменения в политике применения электронной цифровой подписи
Области, в которых потенциально могут возникнуть указанные проблемы • Архивное хранение электронных документов • Процессы, оперирующие электронными документами со значительным сроком хранения • Электронный документооборот между гетерогенными документальными системами
Основные постулаты, на которых основывается предлагаемая методика • Юридическая значимость электронного документа важна не для самого процесса хранения, а для работы с документом вне системы хранения • Сертификат открытого ключа и электронная цифровая подпись – электронные документы со своим набором реквизитов • Электронный документ обладает набором реквизитов, достаточным для явной формализации подписи
Закон об электронной цифровой подписи Статья 4. Условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи 1. Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий: сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания; подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе; электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи. 2. Участник информационной системы может быть одновременно владельцем любого количества сертификатов ключей подписей. При этом электронный документ с электронной цифровой подписью имеет юридическое значение при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи.
Подпись - от ЭЦП к реквизитам Авторство подписи ▫ Создание или заполнение реквизита «Автор подписи» электронного документа Дата подписи и действительность сертификата на момент подписания или проверки ЭЦП ▫ Проверка ЭЦП электронного документа ▫ Создание или заполнение реквизита «Дата подписи» электронного документа Подтверждение математической подлинности ЭЦП (то есть неизменности подписанного содержимого ) ▫ Проверка ЭЦП электронного документа Условия подписания соответствуют сведениям, указанным в сертификате ▫ Проверка ЭЦП электронного документа. Создание и заполнение реквизитов подписи электронного документа.
Проверка ЭЦП электронного документа принятии в долгосрочное хранение Успешная проверка ЭЦП означает: подпись установлена в соответствии с требованиями действующего законодательства и регламентных требований подтверждена достоверность содержимого электронного документа есть основания для формирования и заполнения реквизитного блока подписи электронного документа
Приём электронного документа на долгосрочное хранение Формирование реквизитного блока подписи на основании результата проверки ЭЦП Внесение реквизитов сертификата ЭЦП в реквизитный блок подписи электронного документа Формирование контейнера для гарантированного сохранения неизменности содержимого электронного документа
Хранение электронного документа Реквизитный состав и значимое содержимое электронного документа сохранены Подпись, как реквизитная составляющая электронного документа, сохранена ЭЦП, как аналог собственноручной подписи, отсутствует
Выдача электронного документа – восстановление юридической значимости Реквизитный состав и значимое содержимое электронного документа восстановлены Подпись, как реквизитная составляющая электронного документа, восстановлена Документ заверен аналогом собственноручной подписи - ЭЦП ответственного сотрудника архива
Электронная цифровая подпись ответственного сотрудника архива • Соблюдены все требования для придания электронной цифровой подписи ответственного сотрудника архива юридической значимости • Сертификат электронной цифровой подписи ответственного сотрудника архива выдан для формирования цифровой подписи с целью подтверждения неизменности реквизитного состава и содержимого электронных документов, выдаваемых архивом, то есть для заверения реквизитного состава и содержимого электронного документа, что явно отражено в сертификате.
Юридическая значимость электронного документа, выдаваемого архивом • Реквизитный состав электронного документа соответствует требованиям стандартов • Аналог собственноручной подписи (ЭЦП ответственного сотрудника архива) подтверждает достоверность содержимого электронного документа: ü значений реквизитов электронного документа ü дату подписания документа ü авторство подписи документа
Процедура подтверждения, при помощи электронной цифровой подписи ответственного сотрудника архива, достоверности содержимого электронного документа, его реквизитного состава и подписи функционально аналогична процедуре заверения ответственным лицом достоверности незначимой копии документа для придания ей юридической значимости.
Закон об информации, информационных технологиях и о защите информации Статья 11. Документирование информации …Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти. 3. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. 4. В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи…
Закон об электронной цифровой подписи Статья 19. Случаи замещения печатей 1. Содержание документа на бумажном носителе, заверенного печатью и преобразованного в электронный документ, в соответствии с нормативными правовыми актами или соглашением сторон может заверяться электронной цифровой подписью уполномоченного лица. 2. В случаях, установленных законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или соглашением сторон, электронная цифровая подпись в электронном документе, сертификат которой содержит необходимые при осуществлении данных отношений сведения о правомочиях его владельца, признается равнозначной собственноручной подписи лица в документе на бумажном носителе, заверенном печатью.
Электронный документ - передача на архивное хранение и получение из архива
Спасибо за внимание Андрей Шаров hideon@eos. ru Электронные Офисные Системы http: //www. eos. ru
Скачать презентацию Ежегодная конференция Осенний документооборот 2007 Архивное хранение
b2485375bf6aee1c17de5bd306d0a8aa.ppt