EXCMA DIPUTACIÓN PROVINCIAL ALICANTE DEPARTAMENTO DE FORMACIÓN AYUDA

EXCMA. DIPUTACIÓN PROVINCIAL ALICANTE DEPARTAMENTO DE FORMACIÓN AYUDA Anexo: MAPA DE PROCESOS Pág. : 1/1 Estratégicos Sistema de Gestión Mejora Continua Bienvenido/a al Mapa de Procesos del Departamento de Formación de la Diputación Provincial de Alicante. Planificación y Gestión de cursos Clave Este mapa es un Análisis de Necesidades que está sujeto a constantes cambios documento vivo para adecuarlo a y Determinación oferta propio departamento. Por lo tanto NO la realidad del formativa REALICE COPIAS IMPRESAS de dicho mapa ni de sus procedimientos, ya que es muy posible que, transcurrido un periodo breve de tiempo, se produzcan cambios en los mismos. El Departamento de Formación Gestión y control de certificados Soporte Elaboración y ejecución presupuestos Tramitación de asistencia a acciones formativas externas (por favor haga clic para continuar) Evaluación Gestión de la Documentación Compras de material Control de Almacén Tramitación de expedientes administrativos Formación del personal

EXCMA. DIPUTACIÓN PROVINCIAL ALICANTE DEPARTAMENTO DE FORMACIÓN AYUDA Anexo: MAPA DE PROCESOS Pág. : 1/1 Estratégicos Sistema de Gestión Clave Mejora Continua Planificación y Gestión de cursos Análisis de Necesidades y Determinación oferta formativa Gestión y control de certificados Evaluación Soporte Elaboración y ejecución presupuestos Tramitación de asistencia a acciones formativas externas Gestión de la Documentación Compras de material Control de Almacén Tramitación de expedientes administrativos Formación del personal

FICHA DEL PROCESO SISTEMA DE GESTIÓN Departamento de Formación Diputación de Alicante Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO Objeto Equipo Ver Procedimiento COMITÉ DE LA CALIDAD Fin Inicio Describir la sistemática seguida por el Departamento, a través del Comité de la Calidad, para la revisión de resultados, coordinación y seguimiento de los objetivos y procesos y las revisiones anuales del Sistema de Gestión. Revisar el seguimiento y resultado de los procesos o revisar el sistema de gestión. ENTRADA SALIDA RESULTADOS DE AUDITORIA INDICADORES DE PROCESOS INCIDENCIAS ACTAS DE REUNIONES ANTERIORES DEL COMITÉ INDICADORES • Número de horas totales dedicadas al Comité de Calidad Borrador del acta de la reunión. Emitir Informe de Revisión del Sistema. INFORME DE REVISIÓN DEL SISTEMA DOCUMENTACIÓN • Procedimiento del Sistema de Gestión • NORMA UNE-EN-ISO 9001: 2000 ANEXOS • I Actualización “Sistema de Gestión de la Calidad” Requisitos • Ley 30/1992, de 26 de noviembre de RJAP-PAC • Manual de la Calidad • Procedimiento de Gestión de la Documentación • Procedimiento de Mejora Continua • Procedimiento de Formación del Personal • VII Composición y funcionamiento del Comité de la Calidad • VIII Puntos correspondientes a la revisión del sistema EXCLUSIONES

FICHA DEL PROCESO MEJORA CONTINUA Departamento de Formación Diputación de Alicante Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO Equipo Ver Procedimiento MIEMBROS DEL COMITÉ DE CALIDAD Inicio Objeto Establecer mejoras al Sistema de Gestión de la Calidad ENTRADAS INCIDENCIA QUEJA/SUGERENCIA Fin Detección de No Conformidades, de Quejas/Sugerencias y/u Observaciones SUBPROCESOS Tratamiento de las no conformidades, quejas, sugerencias, acciones correctivas y preventivas INFORMES DE AUDITORÍA INDICADORES DE PROCESO Auditorias Resultados de mejora SALIDAS • INCIDENCIA CERRADA • CONTESTACIÓN DE LA QUEJA • INFORME DE ACCIÓN CORRECTIVA/ PREVENTIVA VERIFICADO • ACTAS DE COMITÉ • INFORME DE REVISIÓN DEL SISTEMA INDICADORES DOCUMENTACIÓN • Procedimiento de Mejora Continua • Nº de quejas/sugerencias recibidas y contestadas • Planificación Anual de la Calidad en el plazo máximo de 9 días • Nº de no conformidades en un período de tiempo • Nº de Acciones Correctivas y Preventivas en un periodo de tiempo • Procedimiento del Sistema de Gestión • Manual de Calidad • Procedimiento de Gestión de la Documentación • Procedimiento de Evaluación • Criterios de cualificación y selección de técnicos de la Unidad de Calidad como auditores ANEXOS EXCLUSIONES I Actualización VI Tipos de auditoría y cualificación del auditor

FICHA DEL PROCESO Departamento de Formación Diputación de Alicante Responsable: ANÁLISIS DE NECESIDADES Y DETERMINACIÓN DE LA OFERTA FORMATIVA JEFE DEPARTAMENTO Equipo Ver Procedimiento JEFA DE SECCIÓN, JEFES DE NEGOCIADO, TÉCNICO MEDIO DE FORMACIÓN Inicio Objeto Establecer los criterios y responsabilidades de las actuaciones del diseño del Plan de Formación. ENTRADAS CUESTIONARIOS DE ANÁLISIS NECESIDADES ENTREVISTAS RESPONSABLES INDICADORES Cursos nuevos o actualizados respecto del total de cursos nuevos o actualizados del Plan Fin Determinar las herramientas e interlocutores para la recogida de datos iniciales del desarrollo del diseño Validar el Plan de Formación diseñado. Homologación del Plan de Formación SUBPROCESOS SALIDAS Homologación PLAN DE FORMACIÓN HOMOLOGADO DOCUMENTACIÓN • Procedimiento de Análisis de Necesidades Determinación de la Oferta Formativa ANEXOS y • Acuerdos de Formación Continua (Bases, ayudas) • Manual Gestión de la Formación • Resolución del Director para la modernización de las AA. PP de 18 de abril 1996 • Procedimiento de Gestión de la Documentación • Procedimento de Planificación y Gestión de Cursos I Actualización EXCLUSIONES

FICHA DEL PROCESO Departamento de Formación Diputación de Alicante GESTIÓN Y CONTROL DE CERTIFICADOS Responsable: JEFA DE SECCIÓN Equipo Ver Procedimiento AUXILIAR ENCARGADO DE CURSOS Y AUXILIAR DE REGISTRO Inicio Objeto Gestionar la expedición de Certificados para los participantes aptos en cursos homologados Finalización de la edición y recepción de la documentación Entrega de interesados ENTRADAS DOCUMENTACIÓN • Procedimiento de Gestión y Control de Certificados • Resolución de homologación en vigor • Manual de Plantillas • Manual de Gestión de la Formación • Procedimiento de Gestión de la Documentación • Procedimiento de Planificación y Gestión de Tiempo transcurrido desde que Cursos se recibe un certificado hasta que se envía al interesado los CERTIFICADO DE LA ENTIDAD CERTIFICADORA ENTREGADO A LOS ALUMNOS ACTA DE EVALUACIÓN DEL APRENDIZAJE % de tramitaciones de certificados en un plazo determinado (mes siguiente a la fecha de finalización) a SALIDAS CONTROL DE ASISTENCIA INDICADORES Certificados ANEXOS I Actualización EXCLUSIONES • Cursos homologados por el IVASP • Certificados expedidos por la UA • Cursos no homologados • Cursos homologados por el INAP • Participantes que no estén al servicio de la APL • Profesores que no estén al servicio de la Admon. Pública

FICHA DEL PROCESO PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DE CURSOS Departamento de Formación Diputación de Alicante Responsable: RESPONSABLE DEL CURSO Equipo Ver Procedimiento AUXILIAR ADMTVO. AUX. DE CURSOS Y PROFESOR Inicio Objeto Planificar y gestionar acciones formativas ENTRADAS Fin Necesidad puesta en marcha de ediciones de los cursos SUBPROCESOS SALIDAS DOCUMENTACIÓN PLAN DE FORMACIÓN ACUERDOS CON OTRAS ENTIDADES INDICADORES • Ejecución de cursos • Ejecución de ediciones • Ediciones celebradas en un período de tiempo • Ediciones descentralizadas • % de ediciones que se convocan por escrito en un plazo superior a 5 días • % de solicitudes recibidas y % de las mismas que se consideran válidas • % de rehusados, renuncias y no presentados sobre el total de convocados de cursos del Plan • Número de fotocopias con licencia CEDRO • Nº de solicitudes recibidas por área formativa Archivo de la documentación de la edición de los cursos PLANIFICACIÓN REALIZACIÓN CONFECCIÓN PROGRAMA DOCUMENTACIÓN • Procedimiento de Planificación y Gestión de Cursos RELATIVA A LAS EDICIONES DE LOS CURSOS CONCLUIDAS ANEXOS I Actualización • Procedimiento del Sistema de Gestión • Procedimiento de Control de Almacén • Procedimiento de Tramitación de Exptes. Adtvos. • Procedimiento de Mejora Continua • Procedimiento de Evaluación • Procedimiento Compras de Material • Manual del Buen Profesor • Manual de Plantillas • Manual de Gestión de la Formación • Procedimiento de Gestión de la Documentación XV Tratamiento de medidas de protección y seguridad de los datos de carácter personal para el Departamento de Formación EXCLUSIONES

FICHA DEL PROCESO EVALUACIÓN Departamento de Formación Diputación de Alicante Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO Equipo Verificar la aceptación y eficacia de las acciones formativas realizadas ENTRADAS Fin Encuestar a los participantes y los proveedores anualmente, una vez finalizadas las acciones formativas. CUESTIONARIO EVALUACIÓN DEL PROFESOR Evaluación del Impacto de la Formacion SALIDAS INCIDENCIAS ACCIONES CORRECTIVAS, SI PROCEDE Evaluación de la Satisfacción CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL IMPACTO • Nº de ediciones celebradas que alcanzan o superan el criterio de aceptación en el apartado “Valoración Global” de la Evaluación de la Satisfacción • % de encuestas anónimas sobre el total de encuestas. • Cursos del Plan que tienen indicadores de transferencia (Evaluación del impacto). Analizar las evaluaciones y, si procede adoptar medidas SUBPROCESOS CUESTIONARIO EVALUACIÓN DE LA SATISFACCIÓN INDICADORES TÉCNICOS Inicio Objeto ÓRDENES DE COMPRAS Ver Procedimiento Evaluación Anual de Proveedores DOCUMENTACIÓN INFORME EVALUACIÓN DE LA FORMACIÓN LISTADO DE PROVEEDORES INFORME PROFESORES EVALUADOS ANEXOS • Procedimiento de Evaluación • I Actualización • Procedimiento de Planificación y Gestión de Cursos • XI Criterios de selección, evaluación y reevaluación de proveedores de materiales • Manual de Gestión de la Formación • Manual de la Calidad • Procedimiento de Mejora Continua • Procedimiento del Sistema de Gestión • Procedimiento de Compras de Material • Procedimiento de Gestión de la Documentación • XII Criterios de selección, evaluación y reevaluación de profesores EXCLUSIONES

FICHA DEL PROCESO GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Departamento de Formación Diputación de Alicante Responsable: RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Equipo Ver Procedimiento COMITÉ DE LA CALIDAD Inicio Objeto Controlar la documentación requerida por el sistema de gestión de la calidad desde su incorporación al sistema hasta su almacenamiento Fin Incorporar documentación al sistema Documentación controlada ENTRADAS DOCUMENTACIÓN SALIDAS LISTADOS DE DOCUMENTOS EN VIGOR (DOCUMENTOS Y REGISTROS) ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS INDICADORES • Documentos revisados DOCUMENTACIÓN • Procedimiento de Gestión de la Documentación • R: D 994/1999 aprobación del reglamento de medidas de seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal • Ley Orgánica 15/1999 de protección de datos de carácter personal • Norma UE-EN-ISO 9001: 2000 “Sistema de gestión de la calidad. Requisitos” • Procedimiento del Sistema de Gestión • Manual de Gestión de la Formación ANEXOS EXCLUSIONES • I Actualización • II Listado de registro del sistema de la calidad • IV Identificación de los documentos de calidad • V Contenido de los Documentos de calidad • XV Tratamiento de medidas de protección y seguridad de los datos de carácter personal para el Departamento de Formación

ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DE PRESUPUESTOS FICHA DEL PROCESO Departamento de Formación Diputación de Alicante Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO Equipo Ver Procedimiento JEFE DE SECCIÓN Inicio Objeto Suministrar recursos económicos Departamento para la ejecución de actividad al su Determinar los recursos económicos necesarios Fin Ejecutar el presupuesto SALIDAS ENTRADAS OFICIO DE COMUNICACIÓN DE ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTOS PRESUPUESTO EJECUTADO COMUNICACIÓN DE MODIFICACIÓN DE CRÉDITO INDICADORES • Situación trimestral de ejecución del presupuesto DOCUMENTACIÓN • Procedimiento de Elaboración y Ejecución de Presupuestos • Presupuesto de la Diputación Provincial. • Bases de ejecución del presupuesto. • Normas para la elaboración del presupuesto. • Ley de Presupuestos Generales del Estado. • Procedimiento de Gestión de la Documentación • Procedimiento de Compras de Material. • Procedimiento de Tramitación de Expedientes Administrativos. ANEXOS I Actualización EXCLUSIONES

FICHA DEL PROCESO Departamento de Formación Diputación de Alicante Responsable: TRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS JEFE DEL DPTO. Equipo Objeto Ver Procedimiento JEFA DE NEGOCIADO DE ADMINISTRACIÓN, TÉCNICOS Inicio Tramitar los expedientes administrativos para la aprobación de cursos, designación y pago de profesores y realización y cobro de acuerdos ENTRADAS Emitir orden de apertura de expediente administrativo SUBPROCESOS ORDEN DE APERTURA DE EXPEDIENTE Expd. Administrativo aprobación y designación profesores SOLICITUD ACUERDO Expd. Administrativo para la aprobación de realización de acuerdos INDICADORES Nº de expedientes administrativos realizados DOCUMENTACIÓN Fin Archivar la documentación SALIDAS PAGO A PROFESOR COBRO DEL ACUERDO ANEXOS I Actualización • Procedimiento de Tramitación de Expedientes Administrativos • IV Acuerdo sobre regulación de las condiciones de trabajo de los funcionarios de la Diputación y IV Convenio sobre regulación de las condiciones de trabajo de los empleados de la Diputación • Bases de ejecución del presupuesto • Procedimiento de Gestión de la Documetnación • Procedimiento de Planificación y Gestión Cursos • Real Decreto 462/2002 sobre indemnizaciones por razón del servicio • Ley de procedimiento administrativo • Manual de Gestión de la Formación • Manual de Plantillas EXCLUSIONES

FICHA DEL PROCESO Departamento de Formación Diputación de Alicante Responsable: TRAMITACIÓN DE ASISTENCIA A ACCIONES FORMATIVAS EXTERNAS JEFE DE NEGOCIADO DE ADMINISTRACIÓN Equipo Ver Procedimiento JEFE DE NEGOCIADO DE ADMINISTRACIÓN Inicio Objeto Gestionar la formación del Personal de Diputación realizada a través de Entidades o empresas de formación externas ENTRADAS SOLICITUD DE ASISTENCIA A CURSO EXTERNO INDICADORES • Nº de expedientes realizados para asistir a cursos externos Fin Recibir y revisar solicitud de asistencia a cursos de formación externa Archivar la documentación SUBPROCESOS Aprobación de asistencia Gestión y pago SALIDAS Memoria DOCUMENTACIÓN • Procedimiento de Tramitación de Asistencia a Acciones Formativas Externas • Bases de ejecución del presupuesto del año en curso • Manual de Plantillas • Coste medio por persona • Manual de Gestión de la Formación de la asistencia a acciones • Circular del Sr. Diputado sobre la regulación de criterios de autorización de asistencia a cursos externos. formativas externas • Ley de procedimiento administrativo • R. D 462/2002, de 24 de mayo sobre indemnizaciones por razón del servicio • Procedimiento de Gestión de la Documentación MEMORIA DE APROVECHAMIENTO ANEXOS I Actualización EXCLUSIONES

FICHA DEL PROCESO CONTROL DE ALMACÉN Departamento de Formación Diputación de Alicante Responsable: AUXILIAR DE MATERIAL DE CURSO Equipo Ver Procedimiento JEFES Y ENCARGADOS DE CURSOS Inicio Objeto Controlar el inventario y mantener el stock mínimo Fin Revisar las existencias de materiales Inventario actualizado ENTRADAS SALIDAS ALBARÁN REGISTRO MOVIMIENTOS DE MATERIAL AUXILIAR HOJA DE PETICIÓN DE FOTOCOPIA REGISTROS DE EXISTENCIAS Y/O STOCKS SOLICITUD DE PRÉSTAMO INVENTARIO ACTUALIZADO INDICADORES DOCUMENTACIÓN • Procedimiento de Control de Almacén • Nº de horas de utilización • Procedimiento de Planificación y Gestión de de video-proyectores Cursos • Procedimiento de Compras de Material • Procedimiento de Gestión de la Documentación • Manual de Gestión de la Formación ANEXOS I Actualización EXCLUSIONES

FICHA DEL PROCESO COMPRAS DE MATERIAL Departamento de Formación Diputación de Alicante Responsable: JEFE NEGOCIADO DE ADMINISTRACIÓN Equipo Ver Procedimiento PERSONAL DEPARTAMENTO Inicio Objeto Controlar y materiales gestionar la compra de Atender la solicitud de necesidades de compras de material detectada por el personal del Departamento Fin Archivar la factura verficada o bien registrar la devolución del material, si es el caso. SALIDAS ENTRADAS TRAMITACIÓN DE LA FACTURA SOLICITUD DE COMPRAS INDICADORES DOCUMENTACIÓN • % de facturas no conformes • Procedimiento de Compras de Material recibidas • RDL 2/2002 de 16 de junio “Texto Refundido de la Ley de Contratos de la Administraciones Públicas”. • Bases de Ejecución del Presupuesto anual de la Excma. Diputación Provincial. • Procedimiento de Gestión de la Documentación ANEXOS I Actualización EXCLUSIONES • Compras de material o servicio determinado de carácter específico y no habitual. • Compras de materiales y servicios cuya contratación no corresponde al Dpto. de formación. • Compras a proveedores por importe total anual < 1000 €

FICHA DEL PROCESO FORMACIÓN DEL PERSONAL Departamento de Formación Diputación de Alicante Responsable: JEFE DEL DEPARTAMENTO Equipo TUTOR RESPONSABLE / PERSONAL DEPARTAMENTO Inicio Objeto Proporcionar la formación necesaria para asegurar las competencias del personal del Departamento Fin Detección de las necesidades formativas del personal del Departamento Evaluación de la eficacia de las acciones formativas realizadas. SALIDAS ENTRADAS CRITERIOS ESTABLECIDOS EN ANEXO XIII INDICADORES Ver Procedimiento INFORME DE REVISIÓN DEL SISTEMA DOCUMENTACIÓN • Procedimiento de Formación del Personal • Relación entre las horas de formación recibidas y • Procedimiento de Gestión de la Documentación las horas de trabajo anuales. • Procedimiento Planificación y Gestión de ediciones • Procedimiento Tramitación de asistencia a acciones formativas externos • Relación de Puestos de Trabajo. ANEXOS I Actualización XIII Criterios para la elaboración del Programa de Formación EXCLUSIONES