EVS-ISO 15489 Dokumendihaldus Veiko Berendsen 20 jaanuar 2005

EVS-ISO 15489 Dokumendihaldus Veiko Berendsen 20. jaanuar 2005

TK 22 Informatsioon ja dokumentatsioon • Asutamise aeg 10. 02. 2003 • Käsitlusala: – ISO/TC 46 Information and documentation – ISO/TC 171 Document imaging applications – CEN/TC 346 Conservation of cultural property • Sekretariaat — Eesti Rahvusraamatukogu

Ilmunud standardid • EVS-ISO 15489 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus – Osa 1: Üldnõuded – Osa 2: Juhised • EVS-ISO 5127 Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik • EVS-ISO 15836 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Core’i metaandmeelemendid

töös olevad 1 • Dokumendihaldusprotsessid — Dokumentide metaandmed – Osa 1: Põhimõtted (ISO 23081 -1) 4 Dokumendihalduse metaandmed 5 Dokumendihalduse metaandmete eesmärk 6 Rollid ja vastutus 7 Dokumendihalduse metaandmed teiste metaandmevaldkondade suhtes 8 Metaandmete haldamine 9 EVS-ISO 15489 -1 toetamiseks vajalikud metaandmete tüübid

töös olevad 2 • EVS 3 Dokumentide vorminõuded – Uustöötlus – Peab olema sobiv kasutamiseks elektroonilises keskkonnas • See tähendab vägagi uut kontseptuaalset lahendust – dokumenti ei pea kujundama enam A 4 -kujuliselt – Dokumendi struktuur (elemendid) peaks olema tehnoloogiliselt kirjeldatud -- näiteks XMLis (DTD, Shema) • Standardi või sellelaadse dokumendi vajadus – Dokumendihaldustarkvarade funktsionaalsusnõuded • Kavandi kujul olemas 2002. aasta lõpust • Pole selge – kas on õiged funktsionaalsused? – kas on õiged metaandmed?

EVS-ISO 15489 Dokumendihaldus • ISO 15489 -1 Üldnõuded – kasutajatena nähakse kõiki, kes asutustes standardimisega tegelevad • Näiteks kvaliteedijuhid – esitus balanseerib üldise ISO 9000 stiili ja erialakeele vahel • ISO 15489 -2 Juhised – on enam mõeldud erialakeelt valdavate elukutseliste dokumendihaldurite jaoks

EVS-ISO 15489 -1 – Üldosa 1. Poliitika ja vastutusala (tegevusvaldkond) 2. Dokumentide haldamisele esitatavad nõudmised 3. Dokumendisüsteemi väljatöötamine ja juurutamine 4. Dokumentidega teostatavate toimingute dokumenteerimine 5. Dokumendihaldusprotsessid ja ohjevahendid 6. Jälgimine, audit, väljaõpe

ISO 9001 Kvaliteedijuhtimise süsteem • On kvaliteedijuhtimise süsteem, et pidevalt tagada hallatavate protsesside efektiivsus – need protsessid võivad olla äriprotsessid (tootmine, teenindus) või avalik haldus (kool ja haridus, kohus, kaitsepoliitika, jne) – kvaliteedijuhtimine eeldab nende protsesside dokumenteerimist

ISO 9000 Kvaliteedijuhtimine Kvaliteedisüsteemi dokumenteerimine l Kvaliteedipoliitika (Quality policy) l l Kvaliteedikäsiraamat (Quality manual) l l on poliitikale allutatud ala (protsesside) kirjeldus Dokumenteeritud protseduurid (Documented procedures) l l vastab organisatsiooni(tüübi) vajadustele, tuleneb millestki ja näeb midagi ette see kirjeldab asutuse kõiki kvaliteedisüsteemile allutatud toiminguid ja nende dokumenteerimist Dokumendid (Records) l korras dokumentatsioon

EVS-ISO 15489 -2 – Juhised 1. Poliitika ja vastutusala (tegevusvaldkond) 2. Strateegia väljatöötamine ja juurutamine l ETAPID 3. Dokumendiprotsessid ja kontrollvahendid 4. Seire ja audit 5. Koolitus

Dokumendisüsteem 1 • Organisatsioon peab tegevuse dokumenteerimise strateegiatega kindlaks määrama, missuguseid dokumente ta vajab ning millal, kuidas ja kus tuleb need dokumendisüsteemi hõlmata. • Dokumendisüsteemi omadused: – – – Usaldusväärsus Terviklikkus Vastavus õigusaktidele Kõikehõlmavus Süsteemsus

Dokumendisüsteem 2 Dokumendisüsteemi toimimine. See peab: • rutiinselt hõlmama kõik vastava tegevusala dokumendid; • organiseerima dokumente nii, et see kajastab nende looja tegevusprotsesse; • kaitsma dokumente lubamatu muutmise või eraldamise eest; • rutiinselt toimima esmase infoallikana dokumentides dokumenteeritud tegevuse kohta; • võimaldama kohest juurdepääsu kõigile vajalikele dokumentidele ja nende metaandmetele.

EVS-ISO 15489 Dokumendihaldusprotsessid • Dokumendihaldusprotsessid – Dokumendisüsteemi võetavate dokumentide kindlaksmääramine – Dokumentide säilitamise aja määramine – Dokumentide süsteemi võtmine – Registreerimine – Liigitamine – Hoiustamine ja käsitsemine – Juurdepääs – Jälgimine – Eraldamise korra sisseseadmine – Dokumendihaldusprotsesside dokumenteerimine

ISO 15489 -2 Dokumendisüsteemi elluviimise metoodika See on kosemudel

See on spiraalmudel

Etapid • Etapp A: Lähteuuring • Etapp B: Organisatsiooni tegevuse analüüs • Etapp C: Dokumentidele esitatavate nõudmiste kindlaksmääramine • Etapp D: Olemasolevate süsteemide hindamine • Etapp E: Dokumentidele esitatavate nõudmiste täitmise strateegiate kindlakstegemine • Etapp F: Dokumendisüsteemi väljatöötamine • Etapp G: Dokumendisüsteemi juurutamine • Etapp H: Juurutamisjärgne ülevaatus

Etapp A: Lähteuuring • teadvustada organisatsioonile tema tegutsemise administratiivset, õiguslikku, äri- ja sotsiaalset konteksti • üldine hinnang organisatsiooni dokumendihalduse tugevatele ja nõrkadele külgedele • annab kindla aluse dokumenteerimise määratlemiseks ja juhtkonna toetuse taotlemiseks Tulemused • Koos kahe järgneva etapiga (B ja C) aitab lähteuuring hinnata organisatsiooni vastutust dokumentide eest ja vastavust dokumentide loomisele ja hoiule esitatavatele organisatsioonivälistele nõudmistele

Etapp B: Organisatsiooni tegevuse analüüs • välja töötada organisatsiooni tegevuse kontseptuaalne mudel – näitab, kuidas dokumendid on seotud nii organisatsiooni tegevusvaldkonna kui ka protsessidega • eriti oluline on see elektroonilises tegevuskeskkonnas, kus adekvaatseid dokumente ei ole võimalik hõlmata ega säilitada selleks süsteemi loomata Tulemused • organisatsiooni tegevust kirjeldavad dokumendid; • tegevuse liigitusskeem, milles näidatakse hierarhilises seoses organisatsiooni funktsioonid, ja toimingud; • organisatsiooni tegevuste skeem, milles näidatakse, missugustes etappides dokumente luuakse või saadakse.

Etapp C: Dokumentidele esitatavate nõudmiste kindlaksmääramine • teha kindlaks organisatsiooni toimingutega seotud dokumentide loomise, saamise ja hoiu nõuded ning dokumenteerida need struktureeritud ja hõlpsasti käsitletaval kujul • nõuded tehakse kindlaks organisatsiooni vajaduste, õigusaktidest tulenevate kohustuste ja mis tahes muude ühiskonna ees olevate kohustuste süstemaatilise analüüsi käigus Tulemused • organisatsiooni dokumentidele esitatavaid nõudeid sisaldavate allikate nimekiri; • dokumentide alleshoidmist tingivate normatiivsete, organisatsiooni tegevusega seotud ja muude üldiste ühiskonna poolt esitatavate nõudmiste nimekiri; • juhtkonna poolt heaks kiidetud riski hindamise aruanne; • ametlik dokument, milles selgitatakse juhtkonnale ja personalile organisatsiooni dokumentide alleshoidmise nõudeid.

Etapp D: Olemasolevate süsteemide hindamine • anda ülevaade organisatsioonis toimivast dokumendisüsteemist ning muudest infosüsteemidest • aitab avastada lünki organisatsioonis kokku lepitud nõudmiste ja toimiva süsteemi jõudluse ja võimaluste vahel • annab aluse uue süsteemi väljaarendamiseks ja olemasoleva süsteemi kohandamiseks Tulemused • organisatsioonis toimivate süsteemide loetelu; • aruanne selle kohta, mil määral need süsteemid vastavad organisatsioonis kokku lepitud dokumentidele esitatavatele nõudmistele.

Etapp E: Dokumentidele esitatavate nõudmiste täitmise strateegiate kindlakstegemine • Strateegia valikul arvestatakse – organisatsiooni eesmärke ja ajalugu; – organisatsiooni tegevuvaldkonda; – toimingute teostamise viisi; – tegevuse tehnoloogilist keskkonda; – valdavat organisatsioonikultuuri; Tulemus • on plaanipärane, süstemaatiline ja vajadustele vastav dokumentide loomise, hõlmamise, alalhoidmise, kasutamise ja säilitamise käsitlus

Etapp F: Dokumendisüsteemi väljatöötamine • muudatuste kavandamine toimivates süsteemides, protsessides ja tavades, • tehnoloogiliste lahenduste adapteerimine ja integreerimine, • otsuste langetamine dokumendihaldusprotsesside täiustamisele suunatud muudatuste elluviimise parima viisi kohta kogu organisatsioonis. Tulemused • Kirjeldused • Reeglid • Spetsifikatsioonid • protsesside, andmevoo ja olemimudelid

Etapp G: Dokumendisüsteemi juurutamine • Selle etapi lõpuks peavad täiustatud dokumendihalduse võtted olema organisatsiooni integreeritud, häirides võimalikult vähe organisatsiooni toiminguid • Dokumendihaldus peab olema viidud vastavusse kvaliteedi sertifitseerimisnõuetega ja ellu rakendatud etappides A kuni F tehtud töö

Etapp H: Juurutamisjärgne ülevaatus • mõõta dokumendisüsteemi tõhusust ja hinnata süsteemi arenguprotsessi, kõrvaldada puudused ning kehtestada jälgimisrežiim kogu süsteemi eluajaks

Terminoloogia dokument records arhivaal säilik (единица хранения) asjaajamine делопроизводство records management dokumendihaldus

Dokument Arhiiviseadus • Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks ISO 15489 “Dokumendihaldus” • 3. 10 dokument (document, noun): jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna • 3. 15 dokumendid (records): organisatsiooni või üksikisiku õiguslikest kohustustest tulenev või äritegevuse käigus loodud, saadud ja selle tõestuseks alles hoitud informatsioon

Asjaajamine v dokumendihaldus Arhiiviseadus • Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi • Arhiveerimine on arhivaalide korrastamine, kirjeldamine ja nende üleandmine arhiivi ISO 15489 “Dokumendihaldus” • 3. 16 dokumendihaldus (records management): halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega Arhiivinduse sõnastik 1970 • asjaajamine (делопроизводство) – asutuse tegevuse dokumenteerimise ja dokumentide korraldamisega seotud tööde kompleks

Uusi termineid • 3. 9 eraldamine (disposition): eraldamist volitavas dokumendis fikseeritud dokumentide säilitustähtaja määramise, hävitamise või üleandmise otsustega seotud tegevus • 9. 3 Dokumentide hõlmamine – Dokumentide dokumendisüsteemi hõlmamise eesmärk on: • seostada dokument selle looja ja tema tegevusega; • anda dokumendile dokumendisüsteemis koht koos sellest tulenevate seostega; • seostada dokument süsteemi teiste dokumentidega. – Dokumentide hõlmamise tehnikate hulka kuuluvad: • c) registreerimine, mis tõestab dokumendi olemasolu dokumendisüsteemis • 3. 18 registreerimine (registration): dokumendile süsteemi sisestamisel ainuidentifikaatori andmine

arhivaal Arhiiviseadus • Arhivaal – on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teistele isikutele (§ 4 lg 2). • АРХИВНЫЙ ДОКУМЕНТ • документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а также имеющий ценность для собственника Arhiivinduse sõnastik 1970 – arhivaal (van) vt säilitusühik – säilitusühik (единица хранения) ehk säilik • dokumentide kogum või üksikdokument, mida arhiivis arvestatakse omaette numbri all (toimik (1), projekt, album, fotodokument, filmirull, mikrofilm või mikrokaart jne)

Sõnade tähendus • Asjaajamiskord reguleerib asjade menetlemist, dokumentide ringlust, sisemist kooskõlastamist, kontrolli tähtaegadest kinnipidamise üle, dokumentide ametlikku kinnitamist, asjaajamise üleandmist, dokumentide vorminõudeid jpm. • Tavaliselt käsitletakse asjaajamiskorras ka dokumentide haldamist – dokumentide loetelu koostamist, toimikute pidamist, säilitustähtaegade kehtestamist, dokumentide hävitamist ja arhiivi üleandmist jne. “Dokumendi- ja arhiivihaldus” (Rahvusarhiiv juhised 2003) • Asjaajamise korraldamise näidisjuhend reglementeerib töö dokumentatsiooniga dokumentide ringluse kõikidel etappidel “Administratiivse asjaajamise korraldamine asutustes” (T. -R. Kõrven 1972)

Tähenduse väljakutse “Me elame maailmas, kus on järjest rohkem informatsiooni ja üha vähem tähendust. ” Jean Baudrillard “Simulaarkrumid ja simulatsioon” (1999)

Tähenduse katastroof • “Teispool tähendust on vaimustus, mis sünnib tähenduse neutraliseerimisest ja implosioonist. Teispool sotsiaalsuse horisonti on massid, mis sünnivad ühiskonna neutraliseerimisest ja implosioonist. ” • Info- ja meediaühiskonna valikud – Vaimustus definitsioonide võimust – Tähenduse kokkukukkumine ja kadu masside keelekasutuses