Event Management Эвент ивент-менеджмент событийный менеджмент Гайнутдинов Р М

Event Management Эвент/ивент-менеджмент событийный менеджмент Гайнутдинов Р. М. доцент кафедры менеджмента ГОАУ ЯО ИРО, к. пс. наук

Как мы традиционно управляем проведением мероприятий • Что такое мероприятие? • Как мы обычно управляем мероприятием? • + и – традиционного подхода к проведению мероприятий

Мероприятия – это, что отличается от обычной жизни (Роберт Ф. Джани один из руководителей парка развлечений У. Диснея)

Еvent management (от англ. event - «событие» ) • это полный комплекс мероприятий по созданию корпоративных и массовых событий. • Причем если первые направлены в основном на укрепление внутрикорпоративного духа, то вторые оказывают мощную поддержку рекламным и PRкампаниям. • В целом же задача событийного менеджмента - сделать из банального мероприятия настоящее событие, которое будут вспоминать и после его окончания (со-бытие – совместное бытиё, совместное проживание и переживание жизни)

Сегодня профессионалы PR-бизнеса выделяют несколько направлений EM • Первое - это организация корпоративных мероприятий, направленных на укрепление командного духа (team building), объединяющей корпоративной культуры (КК). • Второе - массовые акции, создающие информационные поводы для участников и формирующие тем самым их паблисити - это более сложное направление событийного менеджмента. • Т. к. у нас эта тема в курсе технологий ПП, мы в основном будем говорить о втором направлении, но учитывать, что формирование командного духа (КК) – мощное средство формирования привлекательного образа ОО

Связи с общественностью, пиар • англ. Public Relations — связи с общественностью, отношения с общественностью, общественные связи, общественное взаимодействие; сокращённо: PR — пи-ар; • «Паблик рилейшнз — это управленческая деятельность, направленная на установление взаимовыгодных, гармоничных отношений между организацией и общественностью, от которой зависит успех функционирования этой организации» . • «ПР — это формирование общественного мнения о товаре, человеке, компании, событии» , • «ПР -информировать, образовывать, вызывать доверие»

История эвент/ивент-индустрии • С формальной точки зрения индустрия родилась в 1800 -х годах, когда началась продажа билетов на профессиональные спортивные мероприятия, и позднее постепенно трансформировалась. • Считается, что профессия сформировалась в 1950 -х годах, а началось все с открытия первый из тематических парков Уолта Диснея 17 июля 1955 года, т. е. в этом году будет 60 лет. • 20 лет назад было положено начало образования в области организации мероприятий

В зависимости от целей и характера • можно выделить следующие виды акций: соревнования; семинары, курсы повышения квалификации; фандрайзинг - мероприятия по сбору средств на различные цели; встречи, заседания, годовщины; особые мероприятия; церемонии, поздравления, открытия, торжества; спортивные мероприятия; музыкальные выступления и концерты; массовые гуляния. • Главное - правильно использовать каждый повод и организовать праздник с максимальной пользой для организации, её имиджа, её ключевых потребителей и партнеров.

При организации мероприятий (Event Management), в т. ч корпоративных • Фокус на участниках мероприятия • Фокус на идеях • Фокус на организации • Фокус на партнерах

Цели участников мероприятия • Организаторы преследуют свои цели (например продажа услуг), а участники – свои (например хотят хорошо провести время, познакомиться с новыми людьми, встретиться с друзьями). • Организация мероприятий в настоящее время входит в тройку самых востребованных инструментов маркетинга • Важно, чтобы ожидания каждой группы участников оправдались.

Почему мы любим мероприятия? Почему мы не любим мероприятия? • • Это главные моменты жизни; Ключевые моменты карьеры; Волнительные и важные встречи; Самые яркие впечатления; Это момент напряжения всех сил; Это переживания и надежды; Это максимум творчества и ответственности;

С чего следует начинать? • Для начала нужно определить цели, которые организация планирует достичь, и заложить способы оценки эффективности ивента. • Цель – это стратегическое направление, измеряемое достижение. • Дальше вы определяете ресурсы, которые можете потратить для достижения своих целей. • Смотрите, что можете сделать самостоятельно, а что нужно доверить специалистам. • Неплохо устроить мозговой штурм: как достигнуть нужных целей, какие варианты существуют

Мотивация: • Поймите, зачем Вы делаете мероприятие – определите прежде всего свои цели; • Поймите, зачем люди придут на мероприятие – найдите мотивы участников ( Дайте им причину прийти. Они придут, когда поймут зачем)

Зачем люди (родители, партнеры) участвуют в мероприятии ОО (и их альтернативы) • Развлечение, отдых • • • Обмен новостями, идеями • • Желание научиться • Знакомства, общение • • • Удовлетворение личных амбиций • • Азарт • Так надо/положено • • Из уважения к учителю Кино, театр Интернет, СМИ, слухи Книги, учебники Интернет, СС, личные встречи Появление в СМИ Специализированные заведения, спорт ?

Мотивы Первичные Вторичные Корпоративные Личные Должны быть известны всем и могут быть названы • Не могут быть названы, но д. б. учитываемы • • •

Мероприятия как инструмент УП • Корпоративные ивенты, а особенно праздники для руководителя ОО – мощный инструмент эмоционального воздействия на сотрудников, формирования сплоченности, единения. • Остальные инструменты, такие как зарплата, мотивация, - функциональные

Как можно измерить эффективность ивента? • Шкалу измерений надо создавать еще во время подготовки мероприятия. • Измерить можно качество выполнения ивента то, насколько хорошо мероприятие выполнило поставленные цели, удовлетворенность участников. • Отдачу от проведения праздников вообще сложно оценить. Как вы измерите эффект от проведения Новогодних елок? • Кроме того, иногда должно пройти два-три месяца, прежде чем эффект от праздника начинает чувствоваться.

Результаты для участников и организаторов Тип мероприятия Результаты для участников Результаты для организаторов Деловые: Презентации ОО; новых программ, ОУ Мероприятия с партнерами Образовательные: Ученические форумы Учительские конференции, Семинары Тренинги Установление новых контактов Повышение лояльности существующих клиентов и партнеров Привлечение новых клиентов и партнеров Поиск новых идей Привлечение инвестиций Повышение эффективности работы Сплоченность коллектива Укрепление имиджа ОО Появление новых идей, подходов, обмен опытом Обмен идеями Обучение новым навыкам Обучение поведению в новых ситуациях Повышение квалификации

Потребности по А. Маслоу Проявление их в ходе мероприятий Самовыражение, самореализация Выступление, публичное отстаивание своих идей. Потребность в передаче знаний. Благотворительность и поддержка социально значимых проектов. Социальные потребности (власти, уважения, принадлежности…) Удовлетворение потребности в общении, в «поглаживаниях» ; подтверждение авторитета, статуса. Сравнение своих достижений с другими. Формирование командного духа, чувства «Мы» Безопасности Повышение квалификации и собственной ценности (гарантии проф. аттестации). Привлечение новых клиентов, партнеров. Развитие и подтверждение существующих отношений. Физиологические потребности Еда и напитки на фуршете, развлекательная программа, удобство места проведения, чувство комфорта.

Традиции мероприятий • • • Подарки Благодарности Отчеты Отзывы Памятные фото, сувениры Сделайте еще что-то: благодарственные письма; фотоотчеты; обратная связь.

У клиента уже есть: • Ожидания • Страхи • Стереотипы

Основные страхи • Бесполезно • Потеря времени, затянутость мероприятия • Плохой сервис (раздевалка не справляется, грязь на входе, в зале, места неудобные, ничего не видно и не слышно и т. д. и т. п. ) • Технические проблемы, накладки • Скучный сценарий • Пошлый сценарий • Несогласованность действий, плохая организация • Неловкость, дискомфорт и т. п. • Дети брошены, • Участники (в т. ч. дети) голодные, уставшие, неудовлетворенные…

Основные ожидания Внимание, внимание Быстрое реагирование Предвосхищение запросов Отсутствие накладок Адекватность и прозрачность целей мероприятия • Соответствие формы содержанию, зрителю • Продуманная концепция, интересный сценарий • Четкое выполнение обещанного/заявленного • • •

Как узнать об ожиданиях клиента Анкетирование • Интервью • Фокус-группы • Человек – «монитор» • Экспертное мнение • Внешнее исследование • Сайт с каналом обратной связи • Социальные сети • Конкуренты

Начало • • Лицо мероприятия – встречающие Приветствие Роль модератора/ведущего «Стол решения проблем» - в стороне от регистрации;

Мероприятия в мероприятиях • Программы для партнеров • Программа для VIP • Программы для детей, которых привели родители/зрители • Фильмы • Конкурсы • Экскурсии

Фокус на идеях: • • • Цели (глобальные достижения): В меру благородны, Правдивы Реалистичны Могут быть озвучены; Задачи (конкретные достижения) Привязаны к специфике Амбициозны Измеряемы Достижимы Не обязательно д. б. всем известны

Что не м. б. целью • Провести мероприятие, которое когда-то вписали в план – ради «галочки» в отчете • Заработать деньги • Просто традиция, так у нас принято • Занять персонал

Корпоративный праздник (основные сюжеты) • Стилизация традиций разных народностей или путешествий • Популярные сюжеты (характерные сюжетные ходы, сценки, стилизация оформления, выражения или афоризмы); • Организации (традиционная форма одежды, ритуалы, отношения, слэнг)

Основные сюжеты корпоративных праздников • Спорт (форма, разделение на команды, соревновательный дух, фиксированный результат, награды, церемонии, …) • Армия (форма, присяга, чины, награды, победа, строгая иерархия, экстремальные условия, маршбросок, песни…) • Религия (святыни, ритуалы, амулеты, обереги, песни, танцы, памятные документы…)

Расписание и атмосфера • Формула соотношения сценария и импровизации: ¾ к ¼ • Атмосфера: что вы хотите? • • • развлекать, сплотить, заинтриговать, спровоцировать, пообщаться, убедить, сообщить, напомнить, поддержать, научить, объяснить, что-то другое?

Учитывайте воздействие на все органы чувств • • • Зрение Слух Осязание Обоняние Вкус И еще кое-что…

Фокус на организации • • Техническое, Физическое Интеллектуальное Управленческое участие

План-график • Не менее четко, чем вопрос денег, нужно решить вопрос со сроками как самого события, так и всех этапов его подготовки. • Кадровое обеспечение • Сколько человек понадобится, чтобы организовать праздник? Сколько сотрудников и обучающихся будет работать на мероприятии? • Кто будет отвечать за установку и работу оборудования, подготовку площадки, вести переговоры с партнерами? Обеспечивать порядок в фойе, раздевалке, за кулисами и т. п. • Ответить на эти вопросы тоже необходимо, прежде чем механизм подготовки придет в действие.

Коммуникации и привлечение внимания общественности • Всегда следует помнить, что одна из сверхзадач event management - получить необходимый общественный резонанс. • Поэтому, планируя акцию, нужно точно представлять, от кого, в каких объемах и какой именно отклик на событие вы хотели бы получить; • Что необходимо сделать на этапе подготовки, в период проведения и после завершения мероприятия, а также, кто этим будет заниматься, какими полномочиями и ресурсами он наделен;

Те же правила что и в управлении проектами • В т. ч. управление рисками: 1. анализ возможных угроз (внутренних и внешних), вероятность их возникновения и степень тяжести для планируемого мероприятия; 2. План действий для предотвращения их возникновения и уменьшения их влияния в случае наступления события

Фокус на партнерах • Это также м. б. отнесено к управлению проектами: • Управление заинтересованными лицами и выбор партнеров

Основные заповеди событийного менеджера: • Начинайте планирование и подготовку мероприятия заблаговременно (1 месяц). • Всегда начинайте с малого. Не берите на себя больше того, с чем вы сможете справиться. • Привлекайте, по возможности, партнеров и спонсорскую поддержку. • Заранее определитесь, какие ТС будут задействованы. Выясните, сколько это Вам будет стоить. • При организации фуршета выясните, кто обеспечит Вас всем необходимым и сколько это будет стоить. • Не забудьте о парковке, входе, раздевалке и туалетах; • Проверьте прогр. -техническое обеспечение мероприятия; • Позаботьтесь об адекватном освещении события в СМИ, Интернете, социальных сетях.

• В заключение хотелось бы сказать, что проведение мероприятия любой степени сложности требует профессионализма, гибкости в принятии решений, умения прогнозировать непредвиденные обстоятельства и быстро ориентироваться в новых условиях. • Кто это делает лучше и учитывает возможности маркетинга событий тот существенно влияет на повышение привлекательности своей организации

Маркетинг событий (event-marketing) • Это система коммуникационных мероприятий, направленная на то, чтобы связать организацию (или торговую марку) с некоторым социальным событием, явлением или его аспектом. • Специальные события – это мероприятия, проводимые в целях формирования позитивного имиджа организации и привлечения внимания общественности к самой компании, её деятельности и продуктам.

«Зоны внимания» которые надо держать под контролем: • • • «Золотое правило четырех Р и одного F» : P – Place (место, где проходит мероприятие) P – Promotion (реклама, информирование) P – presentation (ход мероприятия) P – Personnel (персонал) F – Follow-UP (действия после мероприятия)

Всем успехов в проведении полезных и интересных Со-Бытий и повышения привлекательности своего ОУ! До новых встреч!